Wanneer u 'n aanlynvergadering beplan, moet u meer as net hoop dat deelnemers aandag skenk! Eintlik wil u hulle inspireer om verloof en teenwoordig te wees. Om dit te laat gebeur, moet u aanlynvergadering gestruktureer wees. Dit moet ontwerp word en voorsiening gemaak vir u gehoor.
Wat is die doel anders? Waarom die tyd daaraan bestee om die troepe bymekaar te maak om oor vorderingsverslae te gaan of om die kommunikasielyne oop te maak om 'n dinkskrum te klop as die enigste geluid wat krieke is?
Met 'n meer interaktiewe benadering tot u aanlynvergaderings, kan u verwag dat u 'n groter betrokkenheid, beter opname van inligting en 'n meer deeglike begrip van u inhoud sal hê. Miskien selfs 'n bietjie pret!
Laat ons sake doen - besigheidsvergaderings, dit is!
Volgens 'n artikel van Harvard Business Review bestee die bestuur, C-vlakbestuurders en ander besluitnemers byna 'n driekwart van hul tyd om met ander te vergader om werkvordering te bespreek. Dit word baie tyd aan vergaderings bestee.
Laat ons ook nie van afgeleë werkers vergeet nie. Danksy gevorderde tegnologie is aanlynvergaderings met spanne en kollegas op verskillende plekke moontlik, maar daar is steeds uitdagings met tydsones, konnektiwiteit en koördinerende projekte. Dit is hier waar tyd spandeer kan verdwaal of misbruik word.
Doen u alles om te verseker dat u aanlynvergaderings produktief is en die tyd goed gebruik?
As u wil:
- Vind eenvoudiger maniere om met kollegas en werkers op afstand te koördineer
- Bly verbind ongeag tyd of afstand
- Versterk interaksies
- Beywer u vir meer deelname en effektiwiteit
Hier is 'n paar idees om vergaderings op te kikker om dit interaktiewer en effektiewer te maak:
Vra uself eers af: is hierdie vergadering noodsaaklik? Het u regtig nodig om hierdie vergadering te hou?
Om deelnemers te kommunikeer en saam te werk, moet stemme, opinies, bevindings en die deel van inligting gehoor word. In die geval van 'n aanlynvergadering word 'n dialoog verkies bo 'n monoloog.
As daar 'n aankondiging of inligting is waarvoor deelnemers nie hoef by te voeg of daaraan te werk nie en net te luister, kan u oorweeg hoe u boodskap beter in 'n e-pos kan pas. Vir vergaderings wat interaktief en innemend is, kan die belangstelling van die deelnemers gevra word om net te luister.
Nadat die inhoud en doel van 'n aanlynvergadering as 'noodsaaklik' vasgestel is, is dit wat u volgende moet doen:
12. Bestuur verwagtinge
Kweek die regte ingesteldheid onder kollegas deur hulle vooraf te laat weet dat hul deelname vereis word. In die agenda wat voor die aanlynvergadering gestuur is, bied u 'n eenvoudige uitleg van wat almal kan verwag.
Stel die probleem ten toon en laat deelnemers weet dat hul idees en insette gevra word. Dit gee hulle die tyd om na te dink en probleme op te los, terwyl hulle ook grondreëls bepaal.
Laat weet hulle ook 'n basiese verwagte etiket, soos:
- Druk 'stom' as u nie praat nie
- Weerhou van eet of drink
- Sit telefone weg en ander afleidings tydens pouse
11. Inklok by kollegas
In die lig van 'n onlangse pandemie met miljoene mense wat tuis werk as gevolg daarvan, kan werk op afstand afgesonder voel. Deur eenvoudig 'n vergadering op 'n Maandag te beplan en te begin met die eenvoudige vraag: "Wat het u hierdie naweek gedoen?" u kan deelname lok en kollegas aanmoedig om oop te maak.
Nog beter, afhangende van die grootte van u vergadering, gebruik hierdie intro-tyd om almal te help om 'n kollega te bedank vir iets wat hulle gedoen het. Groot of klein, deur dankbaarheid te toon met 'n eenvoudige naamoproep en taakoproep, kan dankbaarheid almal help voel meer verbonde. Dit is 'n klein, maar magtige manier om sosiale binding op 'n virtuele platform aan te moedig.
Bestaan u span uit baie afgeleë werkers? Smeer meer 'n gevoel van sosiale binding deur 'n bietjie pret in te spuit om die ys te breek en mense minder eensaam te laat voel met sosiale afstand of om van die huis af te werk:
- Spice Up-inleidings:
Aanlyn vergaderlokaal vol vreemdelinge? Nooi deelnemers om hulself en 'n vreemde bietjie inligting voor te stel:
-
- Hul gunsteling karaoke liedjie
- Hul kenmerkende tuisgemaakte gereg
- Die beste konsert waarheen hulle ooit gegaan het
Aanlyn vergaderlokaal met dieselfde kollegas? Nooi bekende gesigte uit om:
-
- Bespreek kortliks 'n goeie film wat hulle onlangs gesien het
- Deel hoe hul troeteldier vaar
- Maak oop vir 'n stokperdjie of persoonlike projek wat hulle aangepak het
- Gebruik jou brein:
Spanbou-oefeninge moet nie van die kant af val nie, net omdat spanlede meer verspreid is. Verskaf die kriteria voor die tyd sodat deelnemers gereed kan wees. Probeer 'n kort aanlyn weergawe van Charades, of Balderdash, vir 'n interessanter manier om die vergadering te open. - Speel 'n raai-speletjie:
'N Ander manier om mense meer betrokke te kry, is om elke deelnemer te vra om 'n eenvoudige weergawe van ISpy te speel deur 'n item in hul afgeleë werkarea te beskryf.
10. Skep u vergaderingsagenda voor die tyd
As u agenda van die vergadering duidelik en geartikuleerd is, kan u dieselfde ROI met u aanlynvergadering verwag! Met geen plan of vooruitskouing nie, sal 'n vae, verkeerde kennisgewing tot verwarring lei en tyd mors.
Berei 'n gestruktureerde agenda voor waarin belangrike kwessies uiteengesit word, en noem wat die deelnemers benodig en verwag. Stuur minstens 'n dag voor die tyd uit en moenie vergeet om u instellings vir uitnodigings en herinneringe te gebruik om inligting vinnig te versprei nie.
9. Maak u tegnologie gereed
So wonderlik soos tegnologie is, is daar nog steeds geleenthede dat dit 'n bietjie sleg kan word. Wees vol vertroue dat alles vlot verloop deur u tegnologie te toets en te kontroleer of alle toestelle gelaai is. Leer waar u elektriese afsetpunte is, en hou u laai naby. Toets u kamera, mikrofoon, internetverbinding en oorweeg alles wat u nodig het:
- Is u beligting te helder of te dof?
- Word u omring deur baie rommel?
- Is u in 'n gebied met baie verkeer waar mense kom en gaan?
- Wanneer laas het u u toestel afgeskakel / teruggestel?
Oorweeg dit om hierdie punte in die e-pos van die agenda voor die vergadering in te sluit, sodat almal daarvan weet.
8. Asem die lewe in u aflewering
U kan sekerlik u aanlynbyeenkoms effektief deurloop deur sleutelitems te gebruik, maar u kan ook pizzazz byvoeg om mense geïnteresseerd te hou:
- Nooi beweging
Ons weet almal hoe maklik dit is om in werk belê te word. Dit is 'n wonderlike idee om van u lessenaar af op te staan, maar u kan dit vergeet as u besig is om 'n vuur te blus of 'n lang e-pos te skryf. Skud dit op 'n sekere tyd in u aanlynbyeenkoms 'n bietjie op deur deelnemers te laat beweeg. Eenvoudige bewegings soos om jou arms bo jou kop uit te strek, 'n paar keer op te staan en te gaan sit of 'n paar lessenaars te doen, kan suurstof in die brein verhoog en werk deur moegheid en lusteloosheid deur te breek. - Voeg beeldmateriaal by
Moedig interaksie aan en bring u inhoud na u gehoor deur
gebruik helder kleure, video's, foto's en snaakse uitroepe. Maak u inhoud verteerbaar en onvergeetlik met 'n eenvoudig te verstaan aanbieding wat aantreklik is vir die gebruik van beeldmateriaal en miskien 'n gepaste, gepaste mem! - Kry intydse terugvoer
Kyk hoe mense u inhoud absorbeer deur 'n peiling ter plaatse te doen. Dit is nie net lekker nie, dit onderbreek die program en bied u intydse inligting wat handig te pas kom. Dit dien 'n onmiddellike besluitnemingsinstrument, hou betrokkenheid hoog en help om die volgende stappe te struktureer.
7. Delegeer take
As mense daarvoor verantwoordelik is om iets by te dra tot die aanlynvergadering, soos om te modereer, 'n ysbreker-aktiwiteit te voer of aantekeninge te maak, sal elke persoon meer betrokke wees. Boonop help dit om vergaderings klein te hou. Hou rolle voor die hand liggend deur slegs diegene wat daar moet wees, in te sluit, soos 'n besluitnemer, adviseur, die intern, ens.
- Die keuse van 'n moderator
'N Moderator sorg dat die vergadering nie ontspoor nie. Sy / haar taak is om die tegnologie dop te hou, met gesag te lei, spraak toestemming te gee aan diegene wat dit nodig het, verantwoordelik te wees vir opname, en toe te sien dat die klank- en videokwaliteit versorg word.
6. Hou by die tydraamwerk
As u bewus is van die beperkte tyd wat u het, is produktiwiteit geneig om brandend te word. As u met 'n tydsberekening werk, vergader die vergadering en fokus dit. Ken 'n spesifieke hoeveelheid tyd toe vir elke sleutelpunt met 'n buffer van tien minute. Op hierdie manier kan almal betyds of net voor die tyd eindig!
5. Verwyder afleiding
Dit is maklik (en baie algemeen) om u e-posadres na te gaan of u foon te kyk terwyl u in 'n aanlynvergadering is. Hou by die tydsberekening en vermy die versoeking deur van die begin af afleiding te verwyder: maak die oortjies op u skootrekenaar stil, sit u foon op stil (of vliegtuigmodus!), Maak die venster toe om agtergrondgeraas af te sluit (of gebruik 'n koptelefoon) en bespaar die peuselhappie vir na!
(alt-tag: Vrou sit by die lessenaar en werk aan 'n oop skootrekenaar wat vroegoggend naby die venster sit)
4. Bevorder samewerking
Gebruik 'n aanlynvergadering om idees van deelnemers te genereer. Sit 'n bietjie tyd om die kenmerke van 'n dinkskrum of dinkskrum aan te wend. Laat mense toe om met hul eie idees vorendag te kom of van ander se idees af; Probeer 'n funksie soos die aanlyn whiteboard om kreatiewe sappe te laat vloei.
3. Neem speletjies in
deur Gamification, kan u verwag dat die vlakke van interaktiwiteit in u aanlynbyeenkoms deur die dak sal skiet! Sluit 'n klein vraestel aan die begin in en laat die deelnemers dit volg. Dit kan ook aangemoedig word - uitgebreide middagete, bedryfswissel, vroeë verlof, ens. Byvoorbeeld:
- Kies 'n prentjie of karakter om in die skyfies in te sluit en laat deelnemers antwoord hoeveel keer dit tydens die aanbieding gesien is.
- Gooi 'n eenvoudige vasvra aan die einde in om deelnemers se begrip van die inhoud te toets.
- Versamel kwotasies van kollegas en laat hulle raai wie wat gesê het.
2. Eindig met goed geartikuleerde aksie-items
Die doel van 'n aanlynbyeenkoms is om deelnemers te versamel en bymekaar te kom om vordering te maak met die volgende stap. Dit kan slegs met duidelike aksie-items gedoen word. As almal eers bewus is van wat hulle moet doen, kan dinge gedoen word. Voordat die vergadering verby is, moet u seker maak dat deelnemers duidelik is oor hul rol. Bestudeer 'n paar oomblikke wat bespreek is en ken die persoon toe vir die werk.
1. Deel die opsomming
Baie kan in 'n aanlynvergadering plaasvind. Baie idees, voorstelle en menings word weggegooi, en daarom is goed opgesomde aantekeninge effektief om die integriteit van die sinkronisering te handhaaf.
Kies sagteware vir videokonferensies wat saam met 'n opnamefunksie en of AI-vermoëns kom om alles wat afgegaan het, vas te lê. Om handmatig aantekeninge te maak is altyd 'n goeie idee, maar as u tegnologie op die agtergrond vir u werk, kan u tydens die vergadering optree, wetende dat die res versorg word.
Hier is nog 'n paar truuks om u volgende aanlyn vergadering te laat skitter:
- Versterk u handelsmerk oor alle raakpunte van u vergadering
Gee vooruitsigte? Teken u eie boodskap op wat u maatskappy se naam, slagspreuk en belangrike aankondigings bekendstel terwyl deelnemers aan die aanpasbare aanlyn vergaderlokaal. Maak 'n wonderlike eerste indruk wat gepoleer en professioneel is met u logo en handelsnaamkleure in die gebruikerskoppelvlak. - Gebruik AI om die beenwerk te doen
In 'n aanlynvergadering doen u die toekomsgerigte werk. Kies 'n videokonferensies oplossing wat in die agtergrond werk om transkripsies, luidsprekermerke en datumstempels te verskaf om later maklik te soek. - Druk die skermdeel om te "wys" in plaas van "Vertel"
Met die skerm deel opsie, om moeilik te verklaar demonstrasies en produkkenmerke tydens 'n aanlynbyeenkoms te vergemaklik. Almal kan verstaan wat u sê as hulle dit voor hul oë kan sien. Bring deelnemers na dieselfde bladsy wanneer elke aksie in real-time vertoon kan word.
Laat Callbridge u aanlynvergaderings versterk. Met gesofistikeerde tegnologie, aanpasbare funksies en 'n intuïtief ontwerpte gebruikerskoppelvlak, word u vergaderings net interessanter en produktiewer.
