Met die begin van 2020 is dit veilig om te sê dat u ervaring met videokonferensies teen die middel van die jaar tien keer verbeter het. U kantoor het waarskynlik oorgegaan tot 'n meer aanlyn-werk-van-huis-benadering, wat die deure oopmaak vir aanlynkommunikasie met behulp van videokonferensies met kliënte, in spanbyeenkomste, konferensie-oproepe in die hoofbestuur, dinkskrums, statusvergaderings ... aan.
Wat meer is, is dat wanneer ons aanhou om aan te pas by die veranderende tye waarvoor almal tans te staan kom, die arbeidsmag besig is om verdeeld te raak oor hoe hulle fisies (of feitlik!) Moet werk. Het u kollegas wat voltyds van die huis af werk? Sit die bestuur 2 dae per week op kantoor in en werk dit dan op afstand? Gaan u heen en weer tussen kliënte wat 5 dae per week op kantoor moet bly?
Wanneer kollegas en spanlede oor digitale en fisiese landskappe versprei het, kan dit moeilik wees om almal bymekaar te hou, maar nie onmoontlik nie! Alhoewel daar tydsbeperkings, taalhindernisse, verskille in die hiërargie en algemene uitdagings met betrekking tot tydsbestuur is, wil almal regtig so effektief en produktief as moontlik saamwerk.
Hier is hoe u 'n gesamentlike werksomgewing effektief kan handhaaf as u span tuis, op kantoor of in die veld verdeel is.
9 maniere om samewerking op kantoor te bestuur:
9. Vermy e-posrommel
E-posse is die sleutel om vinnig en effektief te kommunikeer, terwyl daar verseker word dat daar 'n 'spoor' is. Maar as 'n klein vraag in 'n reuse-gesprek beland wat lank en ingewikkeld raak, raak die werklike doeltreffendheid van die uitruil ingewikkeld.
Om oor te gaan na 'n besigheidskommunikasie-instrument wat 'n kanaal bied waar werk, status en opdaterings sigbaar en grafies gemaak word, gee almal op die dek 'n beter beheer van wat gebeur. 'N Samewerkingsinstrument soos Slack skep hierdie soort kohesie, net soos sagteware vir videokonferensies wat daarmee gepaard gaan integrasie opsies. Op hierdie manier kan u twee platforms saambring vir die beste samewerkingsprestasie.
8. Hou die werklading dop
Om te sien waaraan almal werk via 'n projekbestuursinstrument, help om die status van die projek en wie daaraan werk, te onderskei. Op die manier, of u nou tuis is of werk toe gaan, u kan spring en sien wat in die vooruitsig is.
Maak gebruik van kleurkodering en gebruik rye en kolomme om lêers, liggings en tydopsporing te organiseer. Omgekeerd, met 'n aanlyn vergadering die gebruik van videokonferensies om die projek in real-time te bespreek, bied kollegas die kans om hulself te openbaar oor waar hulle is en hoe hulle voel. Die bevordering van 'n roetine van aanlynvergaderings waar status en opdaterings bespreek word, sal help om prioriteitsitems, knelpunte te identifiseer en gemiste tydlyne te verminder.
(alt-tag: Stylvolle vrou wat in die straat loop terwyl sy 'n selfoon vashou terwyl hy daarna kyk en deurduim.)
7. Wees bedag op tydsones
Dit is nie ideaal om by 'n "rooi-oog" -byeenkoms aan te sluit of net voor die slaap nie, maar wanneer projekte geskeduleer of gesinkroniseer word, speel tydsones 'n rol in die besluit wanneer u 'n kantoor bymekaar wil hou.
As u almal se skedule handig en beskikbaar het, kan die gasheer of organiseerder die beste tyd hê om 'n aanlynvergadering te hou. Soek vir videokonferensiesagteware wat saam met 'n tydsone-skeduleerder kom, of wees oop vir sommige genooide deelnemers wat die vergadering nou moet opneem om dit later te sien.
6. Check gereeld in
As u span oor kantoor, huis en veld versprei is, is dit maklik om van die meer tipiese gedrag wat u opdoen, te verloor as u saam werk en net 'n paar meter van mekaar af - soos om na te kyk om 'n vraag te stel of om daar verby te gaan mekaar in die saal of breekruimte.
Om te verseker dat almal op dieselfde bladsy is, gebruik die gewoonte om gereeld aan die basis te raak. Moet nie huiwer om verskeie kere per week 'n verbinding te maak nie, hetsy per e-pos, sync, konferensie, videokonferensie of sms!
5. Vertrou op outomatisering om tred te hou
Die bestuur van sperdatums, status en werkvordering is nie so maklik as u dit nie persoonlik kan doen nie. Maar as u tydrowende herhalende werk kan aflaai, maak u tyd vry om aan belangriker take te spandeer. Boonop lewer die verwydering van die menslike element beter, meer akkurate resultate. Laat outomatisering die swaar werk vir u doen:
- Beplan uitnodigings en aanmanings vir komende videokonferensies
- Integreer Google Kalender met u videokonferensiesagteware vir 'n soomlose skedule en kennisgewings
- Deel intydse inligting met Google Doc en kry direkte wysigings en veranderinge aan u e-pos gestuur
- Projekbestuur en video-gereedskap wat sigblaaie, kliënte-inligting, opnames, transkripsies en meer outomatiseer.
4. Gebruik 'n mobiele app
In die geval van 'n aanlynvergadering, bied 'n mobiele app kollegas die vinnige en maklike opsie om in staat te wees om na 'n oproep te spring van waar hulle ook al is - op straat, in die agterplaas of in die eetkamer.
As u van die palm van u hand aan die gang begin, gee u vergaderings van hoogstaande gehalte wat net so goed is asof dit op u lessenaar was. U kan steeds vergaderings vooraf of ter plaatse beplan; u kan toegang tot u kalender en adresboek hê en dit sinkroniseer; en natuurlik, waar u is, is waar u vergadering is. 'N Mobiele app gee u die vryheid om 'n vergadering te hou of te bel waar ook al 'n internetverbinding is.
Boonop kry u steeds toegang tot u oproepgeskiedenis, transkripsies en opnames in 'n veilige en veilige vergaderingomgewing.
3. Skep 'n "gestandaardiseerde" werkopslaghub
Maak alle belangrike lêers, skakels, dokumente en media maklik toeganklik en op een plek gestoor. As dit op een plek gesentraliseer is, hoef dit nie so 'n taak te wees om dit te bereik nie. As items in realtime gekatalogiseer, georganiseer en beskikbaar is, kan almal toegang hê tot die nuutste lêers, mees onlangse gedokumenteerde vergaderings en belangrike besluite.
'N Paar ander voorstelle:
As u kantore op verskillende plekke het, kan daar meer as een taal gepraat word. Probeer om by die taal te bly wat die meeste gepraat word, en as u wel in 'n ander taal moet kommunikeer, voer die gesprek privaat via 'n teksklets of in 'n aparte kanaal.
Vermy duplikasies van dokumente deur dit korrek te etiketteer, en maak dit duidelik dat daar 'n prosedure is om daaraan te werk. Daar is niks erger as om ure te mors op 'n dokument wat reeds gedoen is, 'n meer onlangse weergawe het of verlore geraak het nie.
Ondersoek watter kommunikasiemetode die beste by u doelstelling pas. Stuur 'n boodskap aan u kollega in 'n teksgesprek indien u meer inligting oor 'n detail of 'n ja- of nee-vraag wil hê. As u bekommerd is oor 'n komende tydsversoek, stuur 'n e-pos. As daar 'n probleem met 'n kollega is en dit beïnvloed u vermoë om goeie werk te lewer en goeie werk te lewer, beplan dan 'n een-tot-een videokonferensie.
2. Neem 'n "video-eerste" benadering aan
Veral in die lig van 'n pandemie wat die wêreld beïnvloed het, werk 'n videosentriese benadering wat interaksies van aangesig tot aangesig waardeer, om kollegas te laat voel dat hulle met 'n werklike persoon werk in plaas van die idee van een. Wys jou gesig, deel jou stem, beweeg jou liggaam - dit is alles deel van die skep van 'n meer realistiese weergawe van jou in 'n virtuele omgewing. 'N Videokonferensie werk om 'n normale kantooromgewing in 'n digitale landskap te skep.
Plus, waarom 'sê' wanneer jy kan 'wys'? Sommige aanbiedings, veral konsepte, en abstrakte idees of 'n snaaksige navigasie deur 'n webwerfontwerp, word beter met 'n demonstrasie met behulp van skermdeling. Kollegas kom letterlik op dieselfde bladsy van u videokonferensiesessie met u sitplek op die voorste ry.
1. Eksperimenteer en kry terugvoer
Soos die meeste reëlings, is daar 'n bietjie oorgang en eksperimentering betrokke. Cross-office samewerking wat meer soos 'n goed geolie masjien werk in plaas van 'n geroeste een, moet verskillende strategieë, kommunikasiemiddele en hulpmiddels implementeer om die beste manier van werk vir die span te sien.
Een van die belangrikste faktore wat die sukses van die span of die uitset van die projek sal bepaal, is elkeen se bereidwilligheid om mekaar te vertrou. Kan spanlede mekaar met respek behandel? Trek afgeleë werkers hul gewig in plaas daarvan om net te ontspan? Neem kantoorwerkers te veel aan, is hulle gretig om indruk te maak en die leiding te neem?
Met die fokus op beplanning, die gebruik van instrumente vir spanbou en 'n bietjie kameraadskap hier en daar, selfs al is u span verspreid, hoef u nie nuwe dinge te probeer om die gaping te oorbrug nie. Dit is belangrik om nuwe strategieë en hulpmiddels te probeer en te sien watter strategieë die beste resultate vir u span en doelwitte behaal.
Cross-office samewerking sal altyd met 'n stel konflikte en uitdagings gepaard gaan. Die uitkomste van kollegas wat binne en buite die kantoor werk, naby en ver, en volgens verskillende skedules werk buigure, deeltyds of voltyds beïnvloed die uitset en vloei van werk. Selfs in die wêreld se huidige toedrag van sake is dit egter 'n geleentheid om aan te pas by 'n potensieel meer geïntegreerde balans tussen werk en privaat lewe wat beweeg en buig met die tegnologie wat ons gebruik.
Laat Callbridge se unieke reeks tweerigting-videokonferensiesagteware kohesie tussen spanne skep. Die tegnologie is ontwerp om mense met mekaar te verbind, sodat u besigheid kan floreer ongeag hoe verspreid u werksmag is.
Callbridge maak voorsiening vir middelgrootte ondernemings wat op soek is na gesofistikeerde oplossings wat die verskille intern tussen kollegas en ekstern met kliënte, verskaffers, belanghebbendes en ander belangrike bewegende dele van u groeiende onderneming verminder. Callbridge se kundige klank-, video- en webkonferensie-platform bied u 'n wye verskeidenheid samewerkende funksies om betrokkenheid en produktiwiteit te bevorder, waar u ook al is en waar u ook al gaan.
Wat maak Callbridge anders?
Ontmoet transkripsies deur AI - U kunsmatig intelligente persoonlike assistent Cue ™ sorg vir die opname van u vergaderings en die identifisering van sprekers, onderwerpe en temas.
Integrasies met Slack en Google Kalender - Moet nooit 'n slag mis as u saam met Google Suite, Outlook en Slack kan integreer nie.
Uitsonderlike kenmerke - Geniet wêreldklas-funksies soos Opname van vergaderings, Skermdeling, Dokumentdeling, Aanlyn whiteboard, en nog baie meer!
Hoëvlakbeveiliging - Wees vol vertroue dat u inligting veilig en veilig is met eenmalige toegangskode, vergaderingslot en veiligheidskode.
Persoonlike handelsmerk - Maak u aanlyn-vergaderlokaal as 'n handelsmerk en uniek u eie met u eie logo en handelsmerkstandaarde.
Geen aflaaie benodig nie - daar is geen toue en swaar toerusting nie, net aflaai, blaaiergebaseerde oplossings vir videokonferensies.
