Hoe om 'n konferensieoproepvergadering aan te bied
As jy soos die meeste kleinsake-eienaars is, moes jy gasheer hê 'n konferensie-oproepvergadering of twee in orde beplan of dinkskrum saam met jou span. Jy het ook seker nou al besef dat nie alle vergaderings so produktief is as wat hulle kan wees nie.
Soms daag werknemers laat op. Soms is hulle te slaperig of afgelei. Ander kere daag hulle glad nie op nie. Dit is soms maklik om te wonder of dit selfs moontlik is om 'n konferensie-byeenkoms aan te bied waar niks verkeerd loop nie.
Gelukkig vir u is 'n sinvolle en produktiewe konferensie-byeenkoms moontlik. By Oproepbrug, ons het genoeg vergaderings gesien en gefasiliteer om presies te weet wat u moet doen om die beste moontlike vergadering aan te bied. Al wat u hoef te doen is om hierdie vinnige en maklike stappe te volg:
Stap 1: Hou 'n duidelike ontmoetingsdoelwit in gedagte voordat u iets anders doen.
Stap 2: Skep 'n konferensie-oproepagenda wat so gedetailleerd as moontlik is.
Stap 3: Stuur gedetailleerde uitnodigings vir vergaderings en volg u gaste op.
Stap 4: Stoor nie-verwante onderwerpe vir later sodat u vergadering nie ontspoor nie.
Stap 5: Kom ooreen met die volgende stappe vir almal in die vergadering voordat u dit beëindig.
Het 'n duidelike ontmoetingsdoelwit
Dit is maklik om in sirkels te draai wanneer jy 'n vergadering aan te bied om "oor projek X te gaan" of "onderwerpe wat met Y verband hou, te verken", want jy het nie duidelike doelwitte vir die vergadering gestel nie. In plaas daarvan, hoe gaan dit met die stel van 'n doelwit soos "stel op 'n rigting vir die herfsveldtog", of "vestig en stem saam oor 'n metingsraamwerk vir ons sosiale media-advertensies".
Probeer om u spesifieke doelwitte so spesifiek moontlik te maak, en u sal nie net kan sien of u vergadering 'n sukses is nie, maar ook of u nie van die baan af gaan of nie.
Skep 'n konferensie-oproepagenda
Niemand skryf 'n boek deur 90% van hul tyd aan die voorwoord te spandeer nie. As u 'n agenda het en daarby hou, sal dit u nader daaraan bring om die doel vir u konferensie-oproepvergadering wat u vroeër uiteengesit het, te bereik, want daar sal 'n tyd wees om al die belangrike onderwerpe in u vergadering te bespreek.
Dit is ook belangrik om te onthou dat ons almal maar net menslik is, en soms maak die beste van ons foute, raak aan of raak net plesier. U moet u konferensie-byeenkoms volgens skedule hou, maar moenie daarteen militant wees nie. Daar is plek vir pret in elke vergadering.
Stuur gedetailleerde uitnodigings vir vergaderings en volg hulle op
As u uitnodigings vir die vergadering stuur, is die reël 'hoe vroeër, hoe beter'. Op hierdie manier het u tyd om mense saggies te herinner as hulle vergeet het om na u vergadering te antwoord. Deur tyd aan u deelnemers te gee, kan hulle ook voorberei op u vergadering en hulself op die hoogte bring van wat hulle voor die vergadering moet weet.
Waarom moet u agenda uiteengesit word? Omdat die deelnemers weet dat hulle oor 'n sekere onderwerp of werk gevra sal word, is hulle geneig om vooraf 'n antwoord voor te berei. Eintlik sal hulle meer voorbereid wees op hul vergadering, al is dit net om te voorkom dat hulle uitgesonder word as iemand wat nie voorbereid was nie.
Onderwerpe van 'n konferensie vir 'n konferensieoproep wat nie relevant is nie
Wat doen u as u vergadering in 'n nie-verwante raaklyn begin afloop? U kan eenvoudig vir hulle sê om op te hou, maar dit is miskien nie die mees taktvolle en goed ontvangde oplossing nie. Probeer eerder om hierdie raaklyne te "parkeer" om aan die einde van die vergadering of op 'n later tydstip besoek te word. Sommige mense noem dit die "parkeerterrein".
Die parkeerterrein is ook wonderlik as iemand 'n geldige punt wil opper, maar dit is steeds nie eksplisiet relevant vir die vergadering nie. Op hierdie manier kan belangrike onderwerpe steeds die aandag kry wat hulle nodig het terwyl u vergadering voortgaan, ongehinderd deur besprekings buite die onderwerp.
Maak seker dat die volgende stappe ooreengekom word
Hierdie stap is noodsaaklik. Herhaal al die volgende stappe aan die einde van die vergadering, asook wie die eienaarskap gaan neem. Sodra alle partye tot hul take ingestem het, kan niemand die verskoning maak om verward te wees of te sê dat iets 'van hul kant af gegly het nie'.
Danksy cue, kan u ook 'n AI-gegenereerde vergaderingtranskripsie aan alle deelnemers stuur, sodat daar geen verwarring is oor wat gedoen moet word nie.
Nadat u ingestem het wanneer die volgende vergadering sal wees, kan u na u parkeerterrein terugsirkel en enige ekstra besonderhede aanspreek, of net gesels. Alhoewel dit soms nutteloos kan lyk om oor dinge soos aktuele gebeure en films te praat wanneer u 'n konferensie-vergadering hou, is dit noodsaaklik vir 'n positiewe ekosisteem op die werkplek en gelukkige werknemers.
