Vra u hoe om 'n virtuele vergadering op te stel? Nog beter, nog steeds wonder wat 'n virtuele vergadering is? Hier is die goeie nuus; Op hierdie tydstip kan dit nie makliker wees om 'n virtuele vergadering op te stel nie, en as u nog nie weet wat u is nie, is u op die regte plek.
Klaar om van naderby te kyk?
'N Virtuele vergadering is ...
Andersins bekend as 'n aanlynvergadering, of videokonferensie, en oudiokonferensie onder die paraplu van webkonferensies, word die definisie van virtuele vergadering volgens EDUCAUSE is: "Virtuele vergaderings is intydse interaksies wat op die internet plaasvind met behulp van geïntegreerde klank- en video-, kletsinstrumente en toepassingsdeling." Net soos 'n persoonlike vergadering, vergader 'n virtuele vergadering deelnemers om idees te deel, te gesels en in 'n dinamiese omgewing tussen twee of meer eindpunte saam te werk, behalwe dat dit fisies teenwoordig is, maar 'n toestel word eerder gebruik.
'N Virtuele vergadering is van kritieke belang vir die gesondheid van 'n groeiende onderneming. Enigiemand van 'n werknemer tot 'n projekbestuurder, bestuurder op c-vlak en HR professionele moet staatmaak op groepkommunikasietegnologie om hul werk te kan doen en die gaping tussen ander mense in tyd en ruimte te oorbrug. Farmaseutiese en IT-maatskappye, prokureursfirmas, klein ondernemings en meer, trek almal voordeel uit die onmiddellikheid en relevansie van 'n videosentriese kommunikasiebenadering.
Dit is 'n virtuele vergadering:
Deur virtuele vergaderings met enigiemand, oral en op enige tyd, te kan kommunikeer, kan ondernemings floreer ongeag hul ligging. Ruimtelike hindernisse wat normaalweg werksverhoudinge, kontinuïteit en produktiewe samewerking sal blokkeer, is nie meer daar met virtuele vergaderings wat verbinding aanmoedig nie. Sommige van die algehele voordele sluit in:
- Verminder tyd van pendel
- Besparing op vervoer-, reis- en verblyfkoste
- Verhoog produktiwiteit = Minder oortolligheid
- Beter werknemersbehoud
- Mededingende voordeel
En as dit by sake kom, oorweeg dit om 'n videosentriese benadering tot u kommunikasiestrategie te gebruik:
- 'N Meer digitaal geaktiveerde en gekoppelde arbeidsmag
- Toegang tot bestuur
- 'N Verbeterde wêreldwye kommunikasie kultuur
- Beter betroubaarheid wat gelyk is aan vinniger resultate
- Verminderde afleggings en aktuele data en inligting
- Beter waarde
- Nog 'n bietjie onduidelik hoe om met videokonferensies te begin? Hier is hoe u 'n virtuele vergadering instel:
Kies die regte sagteware
Oorweeg 'n paar logistieke voordat u 'n verbintenis met 'n diensverskaffer aangaan.
Hoe gereeld dink u sal u die sagteware moet gebruik? As u op soek is na videokonferensies wat gereed is vir ondernemings, dink dan aan waar die deelnemers geleë sal wees; tuis of in die raadsaal? As dit eersgenoemde is, is konferensies op die internet meer geskik, makliker en geriefliker om te gebruik.
Kyk watter funksies word verskaf. Kom dit saam met skermdeling (ideaal vir IT-kliëntediens en aanbiedings); 'n aanlyn witbord (nuttig vir opvoedkundige doeleindes of dinkskrums vir kreatiewe werk); of die deel van dokumente (maak deel-uitdeelstukke, belangrike dokumente en die aan boord van nuwe talent baie meer vaartbelyn), ens
Wees duidelik waarom u 'n virtuele vergadering benodig
Waarom bel julle in die eerste plek 'n vergadering? Is dit intern (aankondigings, aan boord, weefselsessies, bestuursvergadering) of ekstern (verkooppunt, nuwe sake-ontwikkeling)? Dink aan die struktuur en rede, en dan val ander stukke natuurlik soos bywoning.
Besluit wie dit moet bywoon
Virtuele vergaderings is veral effektief om mense terselfdertyd op 'n ander plek te kry. As u dus deelnemers in die buiteland het, tuis of in die gang af, kan u maklik en effektief verbind, ongeag die ligging. Solank almal bewus is van 'n moontlike tydsverskil of die tydsone-skeduleerder gebruik, is dit maklik om dit by te woon. Hou egter in gedagte dat slegs die nodige mense genooi moet word. Bespaar tyd en geld deur slegs deelnemers in te sluit wat noodsaaklik is. Neem die vergadering vir iemand anders op om dit later uit te stuur.
Skep 'n uiteensetting
As u 'n agenda opstel, sal u gedagtes georganiseer word, sodat u 'n tydige, kristalhelder en innemende virtuele vergadering kan hê. Boonop sal dit deelnemers help om te weet wat van hulle verwag word. Wat het hulle nodig om by te dra? Is daar materiaal wat hulle moet borsel voordat dit gesinkroniseer word? Hoe lank duur die vergadering? As u 'n kort uitleg insluit, kan dit verwarring voorkom en deelnemers help om voorbereid te voel.
Stuur uitnodigings en aanmanings
Wat wonderlik is met virtuele vergaderings, is dat u dit nou as 'n geïmproviseerde sessie of vooraf kan beplan. Dit is maklik om al die nodige inligting in die aanvanklike uitnodiging in te vul, soos tyd, datum en ander belangrike inligting, want dit is outomaties. Stel die aanmanings om u oproepe te help koördineer om deelnemers aan die komende sinkronisering te herinner. Vir meer dringende vergaderings wat ter plaatse moet plaasvind, gebruik SMS-kennisgewings om vergaderingsbesonderhede direk op die deelnemers se toestelle af te vuur. Daar word nie meer tyd gemors om te wag vir laat aankomende of nie-deelnemers nie.
Gebruik funksies vir meer effektiewe virtuele vergaderings
Die regte sagteware vir videokonferensies vir u virtuele vergadering bevat baie praktiese en gerieflike funksies om u aanlyn-ervaring te verbeter. Vir die beste resultate, sorg dat die tegnologie wat u kies, gelaai is met:
- Skermdeling: Deel u skerm onmiddellik met die deelnemers om 'n aanbieding te lei of 'n IT-probleem op te los.
- opname: Tref nou rekord om later te kyk. Ideaal vir deelnemers wat nie 'n oproep kan bywoon nie.
- transkripsie: Outomatiese transkripsies van alle opgeneemde vergaderings verseker dat geen idee agterbly nie.
- Aanlyn-witbord: 'N Kreatiewe manier om konsepte en grafika uit te druk met behulp van beelde, kleure en vorms.
Sluit A Take Away in
Waarmee wil u hê dat deelnemers aan die einde van u virtuele vergadering moet vertrek? Wat was die doel en wat is die volgende stappe? Sorg dat almal wegstap en weet wat die doel is en wat daarna gedoen moet word.
Volg 'n e-pos op
Hou dit so kort en soet as wat u kan, maar dit is wat u in 'n opvolg-e-pos moet insluit: samevatting van die vergaderingminute, volgende stappe, die belangrikste prestasie van die vergadering (dit moet ooreenstem met die doel van u vergadering) en die opname (as u dit opgeneem het ).
Beste praktyke vir virtuele vergadering
Noudat u 'n beter begrip het van hoe 'n virtuele vergadering die kommunikasie tussen die sender en ontvanger kan versterk, is daar 'n paar etiket te volg. Hier is 'n paar dinge wat u in gedagte moet hou:
Tegnologie: Doen 'n ondersoek voor die vergadering om seker te maak dat u tegnologie opgedateer en funksioneer. Verseker dat u mikrofoon, luidsprekers en kamera gereed is om te gebruik. Verifieer u instellings en as u modereer, begin 'n wagkamer en maak seker dat almal outomaties ingestel is op demp.
deelname: Hersien u uiteensetting van u vergadering en gaan oor die stroom voordat dinge aan die gang kom. Op hierdie manier kan u voorberei waar die pouses en pouses is, en vrae beplan om aan die deelnemers te stel. Probeer 'n aktiwiteit insluit deur gebruik te maak van die aanlyn-whiteboard en gebruik die skermdeling-funksie om 'te wys' in plaas van 'te vertel'.
betrokkenheid: Dit is meer waarskynlik dat deelnemers u inligting absorbeer wanneer u u aflewering interessant maak. In plaas daarvan om net statistieke en droë statistieke weer te gee, vertel 'n verhaal met 'n begin, middel en einde. Sluit die nodige data en inligting in deur gebruik te maak van beelde, video's, helder kleure en om belangrike woorde uit te lig.
Hê pret: Laat ons nie vergeet om 'n virtuele vergadering sosiaal te maak nie! Open die virtuele vergadering met ysbrekervrae. Vrae wat 'n bietjie meer persoonlik is, werk goed in klein groepies, soos: "Wat het u die naweek aangepak?" of "Vertel ons wat u op Netflix kyk."
By groter groepe kan u vaag en pret wees: "Wat is 'n persoonlike verskoning wat u die hele tyd gebruik?" of "Watter kind se film of boekkarakter herinner u aan jouself?"
En oorweeg dit om tydens 'n vergadering 'n relevante vraag te vra soos: "Wanneer laas het u in 'n groep gepraat?" of iets 'n bietjie meer unieks soos: "Wat sou dit wees as u enige dierestert het?"
Die idee is om mekaar in 'n professionele omgewing te leer ken, maar met 'n gemakliker toon. 'N Ysbreker inspireer gepaste emosie, stimuleer leer en moedig binding aan. Alle uitstekende vaardighede om na die virtuele tafel te bring!
Kies Callbridge as u groepkommunikasieplatform en kyk hoe die produktiwiteit en betrokkenheid toeneem sodra u geleer het hoe om 'n virtuele vergadering op te stel. Met premium funksies wat skermdeling insluit, transkripsie en opsommings wat op AI gebaseer word, plus verhoogde sekuriteitsmaatreëls, nul aflaai en aanpassing, kan u enige virtuele vergadering met deelnemers laat slaag.
