Hoeveel werksvergaderings het u al bygewoon? Ten minste 'n handjievol hierdie maand. U was beslis in 'n vroeë oggend -aanlynvergadering waarin u die status of ontwikkeling van 'n projek bespreek. Indien nie, het u miskien 'n webinar, aanbieding, werkswinkel of aanlynklas bygewoon. Miskien het u 'n dinkskrum gehad of lei u 'n virtuele verkoopspresentasie. Hoe u ook al opgedaag het, 'n aanlynvergadering bestaan gewoonlik uit dieselfde bewegende dele: daag op, en bied gasheer aan, word voorgestel en bel in.
Dit is dieselfde formule, maar dit hoef nie dieselfde ervaring te wees nie. As u agterkom dat mense nie so verloof is as wat u wil nie, of as die bywoning afneem, is dit tyd om terug te gaan na die tekenbord en te kyk waar u die vloei van die vergadering kan verbeter.
Maar moenie bekommerd wees nie, dit is nie so 'n groot taak as wat u dink nie! Hier is 'n paar maniere waarop u vergaderings kan opbou om dit nuttiger en konstruktiewer te maak.
Eerstens - wat beteken 'n nuttelose vergadering? 'N Nuttige vergadering wat meer as hulp kan belemmer, is wat gebeur as niemand dit lei nie, die agenda voel sporadies, die bespreking loop uit die weg of neem te lank en daar is geen doelwitte om te bereik nie ('n besluit om te neem, 'n onderwerp om te bespreek, 'n probleem om op te los, 'n oplossing om te vind, 'n persoon om te huur, 'n afspraak met hom, ens.).
'N Opbouende vergadering? Uitsonderlike gereedskap plus uitsonderlike funksies en praktyke wat in werking gestel word. Dit is die 5 eienskappe wat die krag versterk en bydra tot die integriteit van u aanlynvergadering:
1. Met 'n gedefinieerde doel en doel
Vra jouself af voordat jy 'n aanlynvergadering reël: 'Moet ek die werkstroom met 'n vergadering verbreek?' Om presies te weet wat u nodig het, bepaal die aard van u versoek en uiteindelik die vergadering.
Van daaruit kan u agterkom of u net 'n dokument moet voorberei wat deelnemers kan lees en terugvoer kan gee oor hul eie tyd, of as u net een of twee mense moet opdaag in plaas van die hele span.
2. Duidelik gedelegeerde rolle
Vir 'n effektiewe ontmoeting wat u eintlik êrens bring, kry die volgende rolle en hul onderskeie individue:
Die bestuurder: die ontmoetingsleier wat in die eerste plek almal bymekaar gebring het.
Die Goedkeurer: Die eienaar of belanghebbende wat die finale besluit kan neem.
Die bydraers: Diegene wat die inligting en data het en die doel van die vergadering kan bereik.
Die ingeligte mense: diegene wat kennis neem voor en na die vergadering, maar nie verplig is om dit by te woon.
Pro-tip: Sagteware vir videokonferensies wat geïntegreer is met projekbestuurshulpmiddels en kalenders, word baie verkies bo oplossings wat nie versoenbaar is nie.
3. 'n Aanpasbare struktuur
Alhoewel alle vergaderings die vryheid en ruimte onontbeerlik moet maak, is die skep van 'n houer wat die tyd en energie van mense respekteer, die basis vir vergaderings wat idees inspireer in plaas daarvan om dit uit te druk. Skep 'n agenda wat besprekingsonderwerpe uiteensit en gebruik 'n timer om op koers te bly.
Maak dit duidelik dat individue 'n bepaalde tyd het om te reageer. Stel die idee van 'n parkeerterrein bekend waar idees "geparkeer" word as daar potensiaal is, maar dit gaan nie nou heen nie.
4. Duidelike aksiepunte
Almal het dus sy stuk gesê, en die doelwit wat nou bespreek moet word, het aksiepunte en oriëntasie. Pro-tip: Moenie die vergadering beëindig sonder 'n oproep tot aksie nie-sal daar 'n opvolgvergadering wees? Wie is verantwoordelik vir die volgende? Weet elke persoon waarvoor hy verantwoordelik is? Wat is die sperdatum? Maak seker dat die nodige notas geneem word, dat opnames gemaak word en dat die projekbestuursinstrument opgedateer is.
Goed, nou vir die lekker deel
5. Spuit pret
Natuurlik, elke span het sy eie benadering ten opsigte van die skep van 'n ondernemingskultuur of 'n bietjie opwinding, maar dit is 'n bietjie ekstra moeite om die element van pret en verrassing te behou.
Probeer om die ys te breek met 'n vraag op die aanlyn -witbord of reël 'n professionele dog lighartige aktiwiteit soos Virtual Show and Tell. Daar is baie spanbou-oefeninge om van te kies.
As u die vyf eienskappe wat 'n goeie ontmoeting versterk, stewig hanteer het, is u gereed om videokonferensiefunksies van Calbridge te ondersoek wat die tekstuur en vloei van u sinchronisasies vorm. Laat die tegnologie toe om vergaderings konstruktief te maak met funksies en gereedskap wat die teenwoordigheid en betrokkenheid versterk.
Pro-wenk: O, en as jy regtig wil kry die meeste uit u vergaderings (pret ingesluit) - gebruik altyd video en herinner ook deelnemers.
Hier is hoe om weg te gaan van die moegheid om meer opgewonde te voel:
Outomatiese transkripsie
Met Callbridge se kenmerkende funksie Cue ™ hoef niemand te beklemtoon of hulle 'dit' neergeskryf het nie. Deelnemers hoef nie bekommerd te wees of die volgende sin te mis as Cue ™ opnames outomaties transkribeer nie.
Boonop bied Cue ™ outomaties luidsprekeretikette en tyd- en datumstempels. Neem notas as u wil, maar wees verseker dat alles vir u versorg is!
Kry 'n dieper begrip van emosies
Meet die emosionele temperatuur van u aanlyn ontmoeting met Sentiment Analysis; 'N Gesofistikeerde funksie wat positiewe en negatiewe emosies uithaal om u 'n meer deeglike begrip te gee van die nuanses en betekenis van die spel.
Bonus: Kyk na die Insight Bar om 'n beter aanduiding te kry van waar en watter soort vrae gedurende die vergadering gevra is
Trek 'n virtuele agtergrond op
Laat die verskeidenheid virtuele agtergronde van Callbridge die toneel wees vir u aankoms en teenwoordigheid. Kies regte instellings, abstrakte kleure en vorms, of laai u eie ontwerp en handelsmerk op.
Moedig strenger verbindings aan
Maak voorsiening vir kleiner groepe wat wil skakel in 'n ruimte wat geïsoleerd is van die hoofvergadering met Breakout Rooms. Gebruik hierdie spasies om afrondingsbesprekings te vergemaklik, aan aparte take te werk, of 1: 1-ondersteuning.
Werk kreatief saam
Laat deelnemers met behulp van die aanlyn witbord uitdruk wat hulle moet deel met behulp van kleur, vorm, klank, video en beelde. Almal kan intyds byvoeg en deel. U kan nou daaraan werk, of dit stoor en later weer besoek.
Werk saam met Callbridge, en u sal vinnig inslag vind in hoe u aanlynvergaderings uitgevoer en bygewoon word, veral met integrasies van derde partye, insluitend Slack en Google Calendar. Gebruik die nuutste funksies soos Sentimentanalise, transkripsie, Skermdelingen meer, u het reeds 'n voordeel in vergelyking met ander sagteware vir videokonferensies op die mark.
