Wanneer iets so groot soos 'n pandemie die wêreld beïnvloed, verander dit onvermydelik hoe die wêreld werk. Stap vir stap, deur onbekende gebiede, leer elke bedryf en elke onderneming hoe om aan te pas en suksesvol te wees in hierdie nuwe normaal - veral wettig.
Die regstelsel het verskeie beperkings en beperkings ondergaan en het gevolglik die frekwensie en beskikbaarheid van mosies, voorverhore, verhore en die geheel van die prosesproses as geheel beïnvloed.
As regspersoon het u sekerlik eerstehands die implikasies ervaar dat u tuis moet werk. Virtuele vergaderings het die geldeenheid geword namate vorige prosesse en stelsels verander het na 'n aanlynruimte. Met 'n duidelik veranderende regslandskap word videokonferensies die oplossing vir baie regsgedinge, begin met ondersoeke om te ontdek.
Videokonferensies stel beide kante van advokate in staat om die nodige en kritiese feite, bewyse, ondersteuning, eise, bewyse en verdediging in die regsgeding te bekom sonder om ooit in die hof te hoef te trap.
Gestel u prokureursfirma het die oorgang aanlyn gemaak - die aantal vergaderings op afstand verhoog, die IT-afdeling versterk, leer hoe om dit te gebruik skerm deel en virtuele agtergronde, wat die aanpassing maak aan korter, bondiger aanlyn vergaderings en aanbiedings - u kan nou sien hoe tegnologie die geleentheid bied om met gemak op afstand te kommunikeer.
Kom ons gaan dieper in hoe dit verskillende juridiese implikasies aanneem.
Een van die handigste en vooruitstrewende kenmerke van videokonferensies is opname. As u 'n rekord tref sodra 'n aanlynbyeenkoms aan die gang is, bied die deelnemers 'n volledige opname van alles wat in die sinchronisasie plaasgevind het, van begin tot einde.
Dit kan egter 'n prosedureverskuiwing vir baie ondernemings en ondernemings wees. Voordat u aanlyn gaan en die meeste mense van die huis af werk, is spanoproepe al aangeteken? Wie het vergaderingnotas geneem? Hoeveel tyd is daaraan belê om byeen te kom? Maak die skuif soomloos deur tegnologie in te samel wat die swaar werk doen, soos om klank, video, skreefgrepe, gestuurde skakels en dokumente vir u vas te lê.
Behalwe vir die voordeel van opname, kom tipies transkripsie en slim opsommings, twee funksies wat die ontdekkingsproses verbeter. Nie net word nuanse en liggaamstaal via video vasgelê nie, maar ook die stemtoon, denkpatrone en woordeskat kan onderskei word deur middel van die tegnologiese luidsprekermerke, gevorderde algoritmes en algemene onderwerpskakels.
Aan die ander kant van die munt lê egter 'n paar uitdagings wat toekomstige geding en ondersoek in ag moet neem. Massa-opname wek drie aspekte van kommer vanuit die oogpunt van die stoor van data:
Die vermenigvuldiging van data
Wanneer meer en meer aanlyn-uitruilings aangeteken word, stapel meer lêers op, en so ook die grootte van die videolêers. Namate die hoeveelheid data in grootte klim, sal die vermoë om veilig te stoor en op te neem, toenemend toeneem.
Bestuur van rekords
Veilige en veilige berging van data is noodsaaklik, aangesien die inligting wat gedeel en bespreek word, baie sensitief kan wees en nie bedoel is vir iemand anders nie. Oorweeg hoe en waar hierdie lêers gestoor word. Wie of wat is die beskerming? Wie het toegang en hoe word dit beskerm?
Discovery
Voorheen is dit moontlik dat vergaderings oudio-opgeneem is, of in 'n woordverwerkingsdokument neergeskryf is, wat die akkuraatheid en omvang van die verstrekte inligting beperk.
Miskien is die data in 'n aanbieding of agenda saamgevat. Die potensiaal vir meer gedetailleerde elektroniese lêers en transkripsies is nou baie voordeliger as ooit tevore. Opgeneemde aanlynvergaderings het die vermoë om klank en / of video op te neem, tesame met al die inhoud van die vergadering wat elke transaksie en uitruil gedurende die hele vergadering insluit.
Hou die waarde van gesigsuitdrukkings, gebare en alles wat daar is in gedagte gekommunikeer sonder om te praat.
Iets om te onthou:
Toegang tot opgeneemde vergaderings kan beide wees positief en negatief as 'n 'digitale voetspoor' kan dit rede wees om later te gebruik. Maak seker dat u privaatheids- en veiligheidsmaatreëls op datum is en deursigtig is, aangesien versoeke om regsgedinge te ontdek, net so gereeld video-vergaderings soos e-pos en dokumente kan insluit.
Om algehele akkuraatheid en deursigtigheid te verseker, moet u beleid opstel wat samehang skep wanneer dit kom by videokonferensies. As u data organiseer, riglyne besluit en gewoonlik 'n vloei of prosedure instel wat aanlynvergaderings betref, sal die veiligheidsrisiko's beperk word, data ontgin word en inligting beskikbaar is:
- Besluit oor die benoeming van byeenkomste vir vergaderings en wie verantwoordelik is vir die bestuur van die opnames. Waar bly die opnames en wat is die administratiewe reëls vir berging, toeganklikheid, verwydering, ontdekking, ens?
- Afhangend van die grootte van die vergadering, dra die opneem van verantwoordelikhede op aan een of enkele deelnemers. Kies 'n deelnemer uit elke departement, toesighouer of bestuurder om verantwoordelik te wees vir die opname van verskillende soorte vergaderings. Wie sal die moderator wees en watter beleide, reëls en prosedures moet daargestel word vir verskillende virtuele vergaderings?
- Watter “aansig” wil u stoor? Nadat u besluit het wie die moderator is (of miskien 'n paar), kies watter van die verskillende vergaderingsopsies aan u behoeftes voldoen en wie sal die opname doen vanaf watter rekenaar of uitkykpunt.
- Hou die einde dop opsommings en verslae wat deur die videokonferensieplatform gelewer word en bepaal wie daarvoor verantwoordelik is. Wie sal hulle ontvang en hoe sal toegang tot hulle verkry word?
- Vermy ontsporing van ontdekking met afsettings van videokonferensies wat:
Bepaal die fisiese ligging van die deponent en hoe hy / hy logisties ingestel sal word om aan te sluit by die virtuele vergadering
Kom met 'n ander opsie as die hofverslaggewer en deponent nie op dieselfde plek kan opdaag nie
Kry vooraf uitstallings of elektronies tydens die deposito uitstallings na die deponent
Verloop vlot - toets die tegnologie voor die dag van die virtuele afsetting
Verbind verskeie prokureurs en deelnemers van verskillende geografiese plekke
Daar word deur almal saamgestem of dit opgeneem gaan word of nie - kry toestemming - Hou 'n bewaringsbeleid wat uiteensit hoe videokonferensies gestoor word en later na 'n sekere tyd vernietig word.
Nadat 'n aanlynvergadering afgesluit is, word die opnames in die wolk gestoor en is dit toeganklik via die portaal van die firma of deur die moderator. Om sekere deelnemers toegang te gee is 'n privaatheids- en veiligheidsmaatreël. Algemene rekordbestuur, bedieningsprotokolle en toegang moet vasgestel word deur die bespreking en ontwikkeling van beleid en prosedure.
Voorkom veiligheidsoortredings en afluister van video's met tegnologie wat elke aanlyn-beurs veilig en privaat maak. Beveel die gebruik van 'n eenmalige toegangskode of een persoon wat rekord tydens die vergadering behaal. Soek funksies soos:
- Eenmalige toegangskode: Elke oproep word geïnkripteer met 'n unieke en private kode wat slegs geldig is vir die gespesifiseerde en geskeduleerde oproep konferensie-oproep.
- Vergadering slot: Aktiveer hierdie funksie onmiddellik nadat deelnemers opgedaag het om te voorkom dat ongewenste deelnemers ingryp. Enigiemand wat laat opdaag, sal die moderator moet toestemming vra.
- Sekuriteitskode: As die aanlynvergaderingsagenda die bespreking van hoogs sensitiewe inligting behels, voeg 'n ekstra veiligheidslaag by met 'n addisionele kode wat benodig word wanneer u 'n konferensie betree.
Tegnologie wat maklik beskikbaar is en wat die grond bied vir die ontdekking, blyk meer algemeen te wees. En vorentoe is dit onwaarskynlik dat persoonlike verrigtinge voorrang sal geniet. As wettige ontdekking en ander prosesse aanlyn gedoen kan word, is dit moontlik dat dit steeds aanlyn gehou sal word.
As dit kom by die gebruik van sagteware vir videokonferensies in plaas daarvan om persoonlik op te daag,
die voordele - insluitend kostebesparings, minder reis, meer tyd, samewerking op afstand, toename in produktiwiteit, minder vertragings - weeg beslis die uitdagings op:
Uitdaging # 1:
Tradisioneel is elke party gewoonlik in die fisiese teenwoordigheid van hul regsadviseur, wat tydens die eksamen dokumente en uitstallings moet verskaf, bystaan en verduidelik.
Oplossing:
In plaas daarvan, met videokonferensies, is dit 'n geleentheid om vooruit te beplan. Prokureurs en regsadviseurs moet elke bewysstuk, bewysstuk, dokument en bewys vooraf uitsorteer. Dit moet duidelik, gemerk, georganiseer, getiteld en per pos gestuur word of gereed wees om elektronies afgedank te word. Verseker dat adresse op datum is, korrek gespel is en dat almal wat die data benodig, ingesluit is by die digitale transaksie of per pos.
Uitdaging # 2:
Om die houding en kalmte van 'n getuie te beoordeel, kan deur middel van 'n video-skakel duister wees eerder as om op dieselfde fisiese plek te wees.
Oplossing:
'N Tegnologietoets wat gedurende die dae voor die virtuele vergadering gedoen is, sal verseker dat die deelnemer duidelik en volledig gesien word. Skep 'n verwysingsgids vir videokonferensies vir kliënte, kollegas en ander regspersone in u firma wat verpligte praktyke bevat vir vokale projeksie, beligting, houding, aanvaarbare agtergronde en enige ander inligting wat die ontdekking van video op die punt, gepoleer en professioneel maak.
Uitdaging # 3:
'N Instelling wat nie institusioneel is nie of nie so neutraal of toepaslik lyk nie, kan hinderlik, misleidend wees of tot 'n onvoldoende ondersoek lei.
Oplossing:
Verskaf voorbeeldvideo's en aanlyn-tutoriale oor hoe die deposito van die videokonferensie, 'n opsporingsoproep, 'n voorverhoor of 'n verhoorproses moet ontvou. Beskryf wat aanvaarbaar is en watter opstellings en agtergronde tot 'n suksesvolle eksamen sal lei. Gee ook voorbeelde van swak video's en wat om nie te doen nie.
Uitdaging # 4:
As u nie in dieselfde fisiese ruimte is nie, kan u ondersoek instel na moontlike misbruik of wanpraktyk.
Oplossing:
Volledige deursigtigheid van die bespreking word vereis van begin tot einde. Instemming met 'n opvallende aanwysing aan die begin van die vergadering verseker dat almal voldoen. Die verskaffing van onderrig en opleiding rakende beste praktyke tydens die eksamen versterk prosesse om seker te maak dat dit vaartbelyn is en op standaard is.
Hier is 'n paar beste praktyke rakende die werklike kwaliteit van kommunikasie tydens ondersoeke vir videokonferensies;
• Stel die tyd af - voor, gedurende en daarna
Aanmeldings, onderhoude, getuienisse, vergaderings, afsettings - sorg dat daar 'n tydjie voor is om voor te berei, genoeg tyd om deur te kom en 'n bietjie tyd daarna om na te dink en deur die opname of opsommings te gaan.
• Verseker dat alle tegnieke funksioneer
As die tyd van kardinale belang is, moet u nie probeer om tegniese probleme op te los en op te los terwyl almal wag nie. Kom 'n bietjie vroeër by die videokonferensie op en toets u mikrofoon, luidspreker en verbinding.
Kyk of alles opgelaai is, ekstra toue beskikbaar is, wifi sterk is, ens. Maak gebruik van klank- en videotoetsing wat aangebied word deur konferensieplatforms op ondernemingsvlak.
• Gaan die kol na
Kies 'n plek wat stil, steriel en afleidingsvry is. 'N Wit muur of 'n afgeslote kamer met 'n eenvoudige, nie-ontwrigtende agtergrond, werk die beste.
• Hou by die tydsberekening
Kommunikeer die tydsduur van die vergadering voor die tyd sodat almal daarvolgens kan beplan. Net soos 'n persoonlike vergadering, skep 'n agenda, hou daarby en beskerm almal se tyd.
• Gaan die klank- en video-verbinding na
Gebruik 'n headset om terugvoer te verminder en u gehoor en projeksie te maksimeer. Gebruik videokonferensies wat klank- / video-vermoëns van hoë gehalte het.
Laat Callbridge u videokonferensie-tegnologie aan u prokureursfirma voorsien wat prosedures voor die verhoor soepel laat verloop in 'n virtuele omgewing. Met die ongelooflike potensiaal om baie persoonlike prosedures aanlyn te bring, is die geleentheid om koste te bespaar, meer van die huis af te werk, geregtelike prosesse te bespoedig en vinniger meer inligting te kry.
Callbridge se tweerigting-kommunikasieplatform het die vermoë om meer diepgaande te gaan en dimensie te gee aan die manier waarop regsfirmas hul sake bedryf. Opgeneemde aanlynvergaderings gee aan al die partye die gevoel dat hulle van aangesig tot aangesig is, maar van 'n veilige en gesonde afstand. Boonop bied dit meer buigsame bywoning, en met die regte nadenke is beplanning en paraatheid 'n geskikte plaasvervanger vir persoonlike vergaderings.
