Elke onderneming vertrou op hul vermoë om tyd en werk te bestuur om die beste resultate te behaal. Groei, skaal, uitbrei, dit is net nie moontlik sonder om 'n soliede werkvloeistruktuur te implementeer en te bestuur hoe dit ontvou nie. As u dit nie kan regkry nie, kan u dit nie meet nie. Wat is werkbestuur presies en hoe optimaliseer dit spanne? Lees verder om meer te wete te kom.
Wat is werkbestuur?
In sy mees basiese terme verwys werkbestuur na waar die prosesse van die span en die prosesse van die onderneming vergader om samehang te vorm in werkstrome en -uitsette.
Sagteware vir werkbestuur is veral nuttig om die vloei te orden en prosesse wat inligting genereer, te omskryf. Saam met aanlynvergaderings wat sagteware vir videokonferensies gebruik, skep 'n werkbestuursbenadering ritme en sigbaarheid vir almal, van werknemers tot kliënte, en stroomlyn prosesse vir verbeterde prestasie en resultate.
Werkbestuur kan afgeboor word om 'n spesifieke projek of individu te bestuur. Die werkbestuursproses begin aan die begin van die projekbestuursiklus, sodat u 'n beter begrip van die omvang kan kry om beter te kan uiteensit hoe 'n enkele (of meerdere) projek sal ontvou.
Werkbestuur beïnvloed die hantering van spanne. Dit sluit in:
- Die bestuur van individue
- Hou toesig oor werkstroom
- Regie van die werklading
- Toewysing van 'n taak aan spanne
- Besluit wat prioriteit is
- Sperdatums skep
- Klante en werknemers opdateer oor veranderinge of blokke
... wat alles met sagteware vir werkbestuur hanteer kan word en verder bemagtig kan word via aanlyn vergaderings en video-klets.
Projekbestuur vs. Werkbestuur
Projekbestuur is 'n holistiese benadering tot die geheel, terwyl werkbestuur 'n benadering is wat projekbestuur, werkautomatisering en samewerking kombineer om spanne te bemagtig om beter te werk in alle projekte, take, aflewerings, ens.
Projekbestuur help om projekte met 'n begin en 'n einde en duidelike rolle vir verskillende werknemers te bestuur. Dit kan egter nood- of ad-hoc-projekte, last minute duidelike take, en meer, afslag. Laat ons ook die tyd wat aan e-posse, administrasietake, bywoning van vergaderings en ander items wat nie werk nie, spesifiek in die span geneem is, in ag neem.
Waarom is werkbestuur so van kritieke belang?
In basiese terme: dit verbeter prestasie. Net soos met enige bestuurstelsel of individu in 'n bestuurderspos, werkbestuur is 'n ander manier om te verseker dat u span met die beste prestasies werk om die beste gehalte te lewer teen die doeltreffendste afleweringsnelheid sonder om finansies te hoef uit te put. Die vermindering van afleggings, die identifisering van knelpunte, die bepaling van tyd teenoor die begroting kan bepaal word met die regte kommunikasie en strategieë vir die beste werkbestuurstelsel.
Werkbestuur afbreek
Die besonderhede sal van bedryf tot bedryf verander, en tussen organisasies is daar egter 'n paar gemeenskaplike aspekte en ook algemene werkbestuursuitdagings:
- Taakspanne
Wanneer 'n nuwe projek aan die orde kom, staan organisasie en afvaardiging eerste. Dit is die verantwoordelikheid van 'n bestuurder om hulpbronne toe te ken en toe te ken, terwyl hulle ook toesien dat hulle die regte persoon het vir die werk of taak bo en behalwe om te verseker dat dit betyds gedoen word en dat dit van hoë gehalte is. Dit is handig om op die hoogte te hou van wie wat met digitale gereedskap en bestuurssagteware doen, terwyl u ook gereeld hou virtuele vergadering skedule vir statusopdaterings, aanmeldings en inligtingsessies - Die vasstelling van die lyn tussen dringende en hoë prioriteit take
Veral as iets uit die niet opduik, kan daar verwarring wees oor wat binnekort gedoen moet word. Om op die hoogte te wees van die komende sperdatums en om sigbaarheid te hê van wat in die vooruitsig is, skep 'n beter begrip en 'n uitkykpunt om te weet of om ja of nee te sê vir aflewerings. - Die skep van sperdatums vir take
'N Bestuurder met kennis en ervaring sal vaardig wees om toepaslike sperdatums vir take te bepaal. Die probleme ontstaan wanneer sperdatums verander of daar nie genoeg buffertyd is nie. Einddatums moet duidelik uiteengesit en sigbaar wees vir almal om te sien. - Bly deursigtig met kliënte
Die algemene reël is om te min te gee en te veel te lewer, nie andersom nie. Duidelike en bondige gesprekke met kliënte en spanne help om verwagtinge te bestuur en prioriteite vas te stel sodat mense op dieselfde bladsy is. Die verandering en aanstuur van die projek, sperdatum en toewysing van hulpbronne word nie duidelik gemaak nie dat die projek kan ontspoor of uitdagender kan raak.
Met 'n behoorlike vloei van werkbestuur wat konsekwente aanlynvergaderings en opdaterings moontlik maak, kan projekte akkurater vorm aanneem en op die begroting bly.
Beste praktyke vir werkbestuur
Of u nou 'n spesifieke sagteware vir werkbestuur het, of dat u 'n ander stelsel soos gewone aanlynbyeenkomste het, weet net dat dit nie in klip geskryf hoef te word nie. Die doeltreffendste werkbestuur is lewe en asemhaling en moet gereeld hersien word. Hier is 'n paar moets en moenies:
- Oefen uitstekende kommunikasie
Bou samewerkende spanomgewings met duidelike en tydige kommunikasie. Stel gesentraliseerde inligting en dokumente op, gereelde aanlynvergaderings en spanbyeenkomste. Sit 'n ondernemingskultuur van kommunikasie in deur ooreen te stem oor die reëls vir betrokkenheid: Wanneer is dit die beste om 'n e-pos of 'n vergadering te hê? Wie is in beheer van wat en hoe kan hulle gekontak word? Hoe is nuwe werknemers aan boord? Waarheen kan werknemers gaan vrae vra? - Moenie deursigtigheid vermy nie
Laat spanlede weet wat aangaan sodra dit gebeur of sodra dit gepas is. Is daar 'n begroting gesny? 'N Verandering in leierskap? Nuwe sake-ontwikkeling? Hou mense op die hoogte en noem die redes vir die verandering wanneer dit geskik is. Probeer ook om belangrike inligting te vermy. Gerugte mors tyd en breek die moreel af. - Moedig 'n deurlopende terugvoerlus aan
Vir die beste moontlike resultate dwing waardering en terugvoer van geleenthede beter luister af en moedig resultate aan. Dit bou nie net vertroue nie, dit behou werknemers en laat mense gewaardeer voel. Laat terugvoer deel wees van die werkbestuursproses vir beter produktiwiteit en minder verspilde tyd. - Moenie Micromanage bestuur nie
Spanlede is aangestel om die werk te verrig. Sodra hulle die nodige gereedskap en tyd benodig, hoef hulle nie soos 'n valk dopgehou te word nie. Laat hulle toegang hê tot die sagteware en platforms wat die nodige inligting het, en vertrou hulle dan om te bereik wat hulle beplan om te doen. Met ander woorde, gee 'n opdrag en stel dit op om suksesvol te wees, sodat hulle ononderbroke tot hul volle potensiaal kan werk.
Laat Callbridge se gesofistikeerde videokonferensieplatform verbindings skep om individue en die werkbestuurstake waarmee hulle te make het, te bemagtig. Met 'n videosentriese benadering wat naatloos met ander projekbestuur- en sakekommunikasie-instrumente geïntegreer word, kan u die werking van u span onmiddellik optimaliseer.
