أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

11 نصيحة للاجتماعات الاحتياطية المثمرة

مشاركة هذه المشاركة

عندما يتعلق الأمر بإنجاز المزيد من العمل بشكل أسرع ، يبدو أن هناك دائمًا اتجاهات جديدة تظهر. غرف اجتماعات للمناقشة المركزة ؛ مرونة العمل لتحسين سعادة الموظف ؛ أكشاك الهاتف للخصوصية - وهذه فقط خدش السطح. إذا كان ذلك يعني تسريع نفس جودة العمل أو بشكل أفضل بطريقة مُحسَّنة ، بكل الوسائل ، يجب على الأعمال أن تقفز على العربة وترى ما الذي ينجح.

تتضمن بعض العقبات التي يواجهها أي نوع من الفريق ، سواء كانت شركة ناشئة أو مؤسسة ، جمع أعضاء الفريق لمزامنة سريعة أو اجتماع افتراضي. ليس من غير المألوف التخطيط للاجتماع مسبقًا عندما يتعلق الأمر بجلسات العصف الذهني الكبيرة والتقييمات ، ولكن اللقاءات الأصغر هي التي تميل إلى التراجع. وهي مفيدة بنفس القدر! تتطلب عمليات المزامنة الأصغر لمشاركة التقدم وإزالة الحواجز والبقاء على اتساق نطاقًا تردديًا ذهنيًا وحضورًا ماديًا (أو افتراضيًا!) أيضًا. إن السماح لهم بالسقوط من خلال الثغرات يمكن أن يضر بصحة عملك أكثر مما تدرك.

أدخل ، قف اجتماعات افتراضية. تعرف على نبض شركتك من خلال عقد اجتماعات غير متكررة وصغيرة وعابرة مع زملائك أثناء الوقوف فعليًا. في بعض الأحيان ، ليست هناك حاجة للإجراءات الشكلية. عندما تكون في اجتماع الوقوف ، تكون النغمة أكثر مرونة وأقل تدخلاً ويمكن أن تكون أكثر تنويرًا دون الحاجة إلى الجلوس وجعلها تشعر بالضيق. في ما يلي بعض ما يجب فعله وما لا يجب تنفيذه في المرة القادمة التي تعقد فيها اجتماعًا احتياطيًا.

قم بتشغيل الكاميرا
عادة ، هناك شخص واحد على الأقل حاضر مع جهاز الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب في مكان قريب. اجعل الموظفين البعيدين في الحلقة من خلال دعوتهم إلى المنصة واجعلها اجتماعًا افتراضيًا. مع مؤتمرات الفيديو و قدرات مشاركة الشاشة، فمن السهل الانضمام عبر رابط الاجتماع وجعلهم يشعرون بأنهم حاضرون.

اجتماع غير رسميابق واقفًا
حسنًا ، قد يكون هذا واضحًا ، لكن التمسك بهذه القاعدة يجعل اتباع القواعد الأخرى أسهل. الوقوف أثناء اجتماع افتراضي يحافظ على تركيز المتحدثين ويمنعهم من التهور. أزل الكراسي أو ادفعها إلى جانب الغرفة أو اجعل مزامنتك في مكان غير رسمي.

لا تدع أعضاء الفريق يتجولون
من السهل أن تصبح الفكرة قطارًا هاربًا ، ولكن مع اجتماعات الوقوف ، اجعلها مقتضبة. إذا لم يكن الأمر ذا قيمة لجميع الحاضرين ، امتنع عن قول ذلك. أو احتفظ بحد زمني لكل متحدث.

احرص على عدم تكرار حالات الوقوف
هذه حميمة اجتماعات افتراضية يجب أن يحدث فقط عند الضرورة ، وبالتالي فإن التدفق المنظم الذي يتطلب من الجميع الاجتماع في نفس الوقت في نفس اليوم ليس ضروريًا ، ما لم يستدعي سير العمل ذلك.

لا تذهب لفترة قصيرة وحلوة
يقف الناس ، وبالتالي فإن طبيعة هذا النوع من الاجتماعات الافتراضية مختصرة. يجب مشاركة التحديثات الهامة بدون التفاصيل. فكر في الأمر على أنه بكرة مميزة منذ آخر موقف - لا تزيد مدته عن 15 دقيقة ويمكن تضمين المزيد من التفاصيل في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

لا تنتظر فريقك
ابدأ في الوقت المحدد. أي شخص فاته أو ظهر متأخرًا سيبذل قصارى جهده لتحقيق ذلك في المرة القادمة. يساعد هذا في الحفاظ على سير جدول الجميع بسلاسة.

هل تحافظ على النزاهة الهيكلية
لا ينبغي أن ينحرف الاجتماع الافتراضي غير الرسمي ، والسريع ، ولكن الذي يركز على الليزر ، بعيدًا عن مشاركة أعضاء الفريق لتحديثات التقدم ، وحالة العمل الحالية ، وأين يواجهون مشكلة.

إشراك المحادثةحافظ على أداة إدارة مشروعك في متناول اليد
اسحب لوح المعلومات عبر الإنترنت أو شارك الملفات على الفور حتى يكون الجميع في نفس الصفحة مع تدفق المشاريع. تساعد مراجعة ما يجري أثناء التنقل أو المعلق أو يحتاج للبدء في مساعدة الفريق على رؤية الصورة الأكبر.

ابق موجهًا نحو الهدف بثلاثة أسئلة
ألست متأكدًا من كيفية تدفق الاجتماع الافتراضي الوقفي؟ اطلب من كل عضو في الفريق الإجابة على الأسئلة التالية للحفاظ على الإنتاجية:
1) ما الذي حققته منذ الاجتماع الوقائي الأخير؟
2) ماذا لديك أثناء التنقل حتى اجتماع الوقوف التالي؟
3) هل هناك أي عوائق أو تحديات تمنعك من إنجاز ما كنت تخطط للقيام به؟

لا تحاول تقديم أفكار جديدة
التزم بالأسئلة الثلاثة بدلاً من ذلك. سيؤدي طرح فكرة جديدة إلى تحويل إيقاع الاجتماع الافتراضي الافتراضي وجعله أطول للجميع. إذا كان هناك إلهام ، فذكره في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.

قم بتشجيع الأشكال الأخرى من التواصل الجماعي
يعد وضع الوقوف مفيدًا للاتصال بأعلى مستوى ، ولكن لا ينبغي أن يكون الطريقة الوحيدة التي يلامس بها الفريق القاعدة ، خاصة من أجلها العمال عن بعد. اجعل الجميع على اطلاع عبر جلسات أطول وأكثر تفصيلاً ، أو من خلال الدردشة النصية خلال أسبوع العمل.

دع Callbridge تسهل الوسائل لفريقك لزيادة وقتهم إلى الحد الأقصى. اجتماع افتراضي قائم على الوقوف باستخدام إمكانات صوت وفيديو عالية الجودة وميزات مشاركة أفضل واتصال مناسب بدون تنزيلات يجمع الفريق معًا ككل. احصل على عرض أفضل للمشروع أو سير العمل باستخدام برامج مؤتمرات الفيديو الذي يعمل معك.

مشاركة هذه المشاركة
ميسون برادلي

ميسون برادلي

Mason Bradley هو خبير تسويق ، وخبير في وسائل التواصل الاجتماعي ، وبطل نجاح العملاء. لقد كان يعمل لدى iotum لسنوات عديدة للمساعدة في إنشاء محتوى لعلامات تجارية مثل FreeConference.com. بصرف النظر عن حبه لـ pina coladas والوقوع في المطر ، يستمتع Mason بكتابة المدونات والقراءة عن تقنية blockchain. عندما لا يكون في المكتب ، يمكنك على الأرجح اللحاق به في ملعب كرة القدم ، أو في قسم "جاهز للأكل" في Whole Foods.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى