عندما يتعلق الأمر بإنجاز المزيد من العمل بسرعة أكبر، يبدو أن هناك دائمًا اتجاهات جديدة تظهر. غرف الاجتماعات الصغيرة للمناقشات المركزة؛ العمل المرن لتحسين رضا الموظفين؛ كبائن الهاتف للخصوصية - وهذه مجرد أمثلة قليلة. إذا كان ذلك يعني تسريع وتيرة العمل بنفس الجودة أو أفضل منها بطريقة مثلى، فلا شك أن على الشركات أن تتبنى هذه الأساليب وتجربها.
تتضمن بعض العقبات التي يواجهها أي نوع من الفريق ، سواء كانت شركة ناشئة أو مؤسسة ، جمع أعضاء الفريق لمزامنة سريعة أو اجتماع افتراضي. ليس من غير المألوف التخطيط للاجتماع مسبقًا عندما يتعلق الأمر بجلسات العصف الذهني الكبيرة والتقييمات ، ولكن اللقاءات الأصغر هي التي تميل إلى التراجع. وهي مفيدة بنفس القدر! تتطلب عمليات المزامنة الأصغر لمشاركة التقدم وإزالة الحواجز والبقاء على اتساق نطاقًا تردديًا ذهنيًا وحضورًا ماديًا (أو افتراضيًا!) أيضًا. إن السماح لهم بالسقوط من خلال الثغرات يمكن أن يضر بصحة عملك أكثر مما تدرك.
إليكم فكرة الاجتماعات الافتراضية السريعة . تعرّفوا على نبض شركتكم من خلال عقد اجتماعات غير منتظمة، قصيرة، وعفوية مع زملائكم وأنتم واقفون. أحيانًا، لا داعي للرسميات. في الاجتماعات السريعة، يكون الجو أكثر مرونة، وأقل تطفلاً، وأكثر فائدةً بكثير دون الحاجة إلى الجلوس الذي يُضفي جوًا رسميًا. إليكم بعض النصائح والإرشادات التي يجب اتباعها في اجتماعكم السريع القادم.
قم بتشغيل الكاميرا
عادة ، هناك شخص واحد على الأقل حاضر مع جهاز الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب في مكان قريب. اجعل الموظفين البعيدين في الحلقة من خلال دعوتهم إلى المنصة واجعلها اجتماعًا افتراضيًا. مع مؤتمرات الفيديو و قدرات مشاركة الشاشة، فمن السهل الانضمام عبر رابط الاجتماع وجعلهم يشعرون بأنهم حاضرون.
ابق واقفًا
حسنًا ، قد يكون هذا واضحًا ، لكن التمسك بهذه القاعدة يجعل اتباع القواعد الأخرى أسهل. الوقوف أثناء اجتماع افتراضي يحافظ على تركيز المتحدثين ويمنعهم من التهور. أزل الكراسي أو ادفعها إلى جانب الغرفة أو اجعل مزامنتك في مكان غير رسمي.
لا تدع أعضاء الفريق يتجولون
من السهل أن تصبح الفكرة قطارًا هاربًا ، ولكن مع اجتماعات الوقوف ، اجعلها مقتضبة. إذا لم يكن الأمر ذا قيمة لجميع الحاضرين ، امتنع عن قول ذلك. أو احتفظ بحد زمني لكل متحدث.
احرص على عدم تكرار حالات الوقوف
هذه حميمة اجتماعات افتراضية يجب أن يحدث فقط عند الضرورة ، وبالتالي فإن التدفق المنظم الذي يتطلب من الجميع الاجتماع في نفس الوقت في نفس اليوم ليس ضروريًا ، ما لم يستدعي سير العمل ذلك.
لا تذهب لفترة قصيرة وحلوة
يقف الناس ، وبالتالي فإن طبيعة هذا النوع من الاجتماعات الافتراضية مختصرة. يجب مشاركة التحديثات الهامة بدون التفاصيل. فكر في الأمر على أنه بكرة مميزة منذ آخر موقف - لا تزيد مدته عن 15 دقيقة ويمكن تضمين المزيد من التفاصيل في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.
لا تنتظر فريقك
ابدأ في الوقت المحدد. أي شخص فاته أو ظهر متأخرًا سيبذل قصارى جهده لتحقيق ذلك في المرة القادمة. يساعد هذا في الحفاظ على سير جدول الجميع بسلاسة.
هل تحافظ على النزاهة الهيكلية
لا ينبغي أن ينحرف الاجتماع الافتراضي غير الرسمي ، والسريع ، ولكن الذي يركز على الليزر ، بعيدًا عن مشاركة أعضاء الفريق لتحديثات التقدم ، وحالة العمل الحالية ، وأين يواجهون مشكلة.
حافظ على أداة إدارة مشروعك في متناول اليد
اسحب لوح المعلومات عبر الإنترنت أو شارك الملفات على الفور حتى يكون الجميع في نفس الصفحة مع تدفق المشاريع. تساعد مراجعة ما يجري أثناء التنقل أو المعلق أو يحتاج للبدء في مساعدة الفريق على رؤية الصورة الأكبر.
ابق موجهًا نحو الهدف بثلاثة أسئلة
ألست متأكدًا من كيفية تدفق الاجتماع الافتراضي الوقفي؟ اطلب من كل عضو في الفريق الإجابة على الأسئلة التالية للحفاظ على الإنتاجية:
1) ما الذي حققته منذ الاجتماع الوقائي الأخير؟
2) ماذا لديك أثناء التنقل حتى اجتماع الوقوف التالي؟
3) هل هناك أي عوائق أو تحديات تمنعك من إنجاز ما كنت تخطط للقيام به؟
لا تحاول تقديم أفكار جديدة
التزم بالأسئلة الثلاثة بدلاً من ذلك. سيؤدي طرح فكرة جديدة إلى تحويل إيقاع الاجتماع الافتراضي الافتراضي وجعله أطول للجميع. إذا كان هناك إلهام ، فذكره في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة.
قم بتشجيع الأشكال الأخرى من التواصل الجماعي
يعد وضع الوقوف مفيدًا للاتصال بأعلى مستوى ، ولكن لا ينبغي أن يكون الطريقة الوحيدة التي يلامس بها الفريق القاعدة ، خاصة من أجلها العمال عن بعد. اجعل الجميع على اطلاع عبر جلسات أطول وأكثر تفصيلاً ، أو من خلال الدردشة النصية خلال أسبوع العمل.
دع Callbridge تُسهّل على فريقك تحقيق أقصى استفادة من وقتهم. اجتماع افتراضي سريع باستخدام إمكانيات صوت وفيديو عالية الجودة، وميزات مشاركة محسّنة، واتصال سهل دون الحاجة إلى تنزيل أي برامج، يجمع الفريق معًا كوحدة واحدة. احصل على رؤية أوضح للمشروع أو سير العمل باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يتكامل معك.
