أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

12 طريقة لاستضافة اجتماعات أكثر فعالية عبر الإنترنت

مشاركة هذه المشاركة

عرض عن قرب من قدح القهوةعندما تخطط لاجتماع عبر الإنترنت ، عليك أن تأمل أكثر من أن ينتبه المشاركون! في الواقع ، أنت تريد إلهامهم للمشاركة والحضور. لكي يحدث ذلك ، يجب تنظيم اجتماعك عبر الإنترنت. يجب أن تكون مصممة و تلبي احتياجات جمهورك.

بعد كل شيء ، ما هو الغرض خلاف ذلك؟ لماذا تمضي الوقت في جمع القوات لاستعراض تقارير التقدم أو فتح خطوط الاتصال لعصف ذهني في الملعب إذا كان الصوت الوحيد المسموع هو الصراصير؟

من خلال اتباع نهج أكثر تفاعلاً في اجتماعاتك عبر الإنترنت ، يمكنك توقع مشاركة عالية واستيعاب أفضل للمعلومات وفهم أكثر شمولاً للمحتوى الخاص بك. ربما حتى قليلا من المرح!

دعنا نبدأ العمل - اجتماعات العمل ، وهذا هو!

وفقًا لمقالة Harvard Business Review ، فإن الإدارة العليا والمديرين التنفيذيين من المستوى C وغيرهم من صانعي القرار يقضون ما يقرب من ثلاثة أرباع وقتهم في الاجتماع مع الآخرين لمناقشة تقدم العمل. هذا الكثير من الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات.

دعونا لا ننسى أيضا العمال عن بعد. بفضل التكنولوجيا المتطورة ، من الممكن عقد اجتماعات عبر الإنترنت مع الفرق والزملاء في مواقع مختلفة ولكن لا تزال هناك تحديات تتعلق بالمناطق الزمنية والاتصال وتنسيق المشاريع. هذا هو المكان الذي يمكن أن يضيع فيه الوقت الذي يقضيه أو يساء استخدامه.

هل تفعل كل ما في وسعك للتأكد من أن اجتماعاتك عبر الإنترنت منتجة واستغلال جيد للوقت؟

إذا كنت تبحث عن:

  • اكتشف طرقًا أبسط للتنسيق مع الزملاء والعاملين عن بُعد
  • ابق على اتصال بغض النظر عن الوقت أو المسافة
  • إعادة تنشيط التفاعلات
  • ادفع لمزيد من المشاركة والفعالية

ثم إليك بعض الأفكار لإضفاء الحيوية على الاجتماعات لجعلها أكثر تفاعلية وفعالية:

أولاً ، اسأل نفسك: هل هذا الاجتماع حتمي؟ هل أنت حقا بحاجة لعقد هذا الاجتماع؟

لكي يتفاعل المشاركون ويتعاونون ، يجب سماع الأصوات والآراء والنتائج وتبادل المعلومات. في حالة الاجتماع عبر الإنترنت ، يُفضل الحوار على المونولوج.

شخص على كمبيوتر محمول يستخدم أداة إدارة المشروع ويمسك بجهاز محمولإذا كان هناك إعلان أو معلومات لا تتطلب من المشاركين الإضافة أو العمل من والاستماع فقط ، ففكر في الكيفية التي قد تكون بها رسالتك مناسبة بشكل أفضل في رسالة بريد إلكتروني. بالنسبة للاجتماعات التفاعلية والجذابة ، قد يؤدي مطالبة المشاركين بالاستماع فقط إلى فقدان الاهتمام أو التظاهر به.

بمجرد تحديد المحتوى والغرض من الاجتماع عبر الإنترنت على أنه "ضروري" ، فإليك ما يجب فعله بعد ذلك:

12. إدارة التوقعات
قم بتنمية العقلية الصحيحة بين الزملاء من خلال إخبارهم مسبقًا بأن مشاركتهم مطلوبة. في جدول الأعمال الذي تم إرساله قبل الاجتماع عبر الإنترنت ، قدم مخططًا بسيطًا لما يمكن أن يتوقعه الجميع.

اعرض المشكلة واجعل المشاركين يعرفون أن أفكارهم ومدخلاتهم مطلوبة. يوفر لهم هذا الوقت للتفكير وحل المشكلات ، مع وضع بعض القواعد الأساسية أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك ، دعهم يعرفون بعض الآداب الأساسية المتوقعة ، مثل:

  • اضغط على "كتم الصوت" عندما لا تتحدث
  • الامتناع عن الأكل أو الشرب
  • ضع الهواتف بعيدًا وغير ذلك من عوامل التشتيت في وضع الإيقاف المؤقت

11. تسجيل الوصول مع الزملاء
في ضوء الوباء الأخير مع الملايين من الناس الذين يعملون من المنزل نتيجة لذلك ، يمكن أن يشعر العمل عن بعد بالعزلة. بمجرد التخطيط لاجتماع يوم الاثنين والبدء بالسؤال البسيط ، "ماذا فعلت في نهاية هذا الأسبوع؟" يمكنك الحصول على المشاركة وتشجيع الزملاء على الانفتاح.

والأفضل من ذلك ، اعتمادًا على حجم اجتماعك ، استخدم وقت المقدمة هذا لجعل الجميع يتواصلون معك ويشكروا أحد الزملاء على شيء فعلوه. كبير أو صغير ، من خلال إظهار التقدير من خلال مكالمة اسم بسيطة وصيحة مهمة ، يعمل الامتنان على جعل الجميع يشعر بمزيد من التواصل. هذه طريقة صغيرة لكنها قوية لتشجيع الترابط الاجتماعي على منصة افتراضية.

هل يتألف فريقك من العديد من العاملين عن بعد؟ غرس المزيد من الإحساس بالترابط الاجتماعي عن طريق حقن القليل من المرح للمساعدة في كسر الجليد وجعل الناس يشعرون بوحدة أقل مع التباعد الاجتماعي أو العمل من المنزل:

  • مقدمات Spice Up:

غرفة اجتماعات عبر الإنترنت مليئة بالغرباء؟ ادعُ المشاركين لتقديم أنفسهم وقليلاً من المعلومات الغريبة:

    • أغنية الكاريوكي المفضلة لديهم
    • طبقهم المطبوخ في المنزل
    • أفضل حفل ذهبوا إليه على الإطلاق

غرفة اجتماعات عبر الإنترنت مع نفس الزملاء؟ قم بدعوة الوجوه المألوفة إلى:

    • ناقش بإيجاز فيلمًا جيدًا شاهدوه مؤخرًا
    • شارك كيف يعمل حيوانهم الأليف
    • انفتح على هواية أو مشروع شخصي قاموا به
  • استخدم عقلك:
    لا ينبغي أن تقع تمارين بناء الفريق على جانب الطريق لمجرد أن أعضاء الفريق أكثر تشتتًا. قدم المعايير مسبقًا حتى يتمكن المشاركون من الظهور على أهبة الاستعداد. جرب عرضًا قصيرًا عبر الإنترنت لـ Charades ، أو Balderdash للحصول على طريقة أكثر تشويقًا لفتح الاجتماع.
  • العب لعبة التخمين:
    هناك طريقة أخرى لزيادة مشاركة الأشخاص وهي مطالبة كل مشارك بتشغيل إصدار بسيط من ISpy عن طريق وصف عنصر في منطقة العمل البعيدة.

10. إنشاء جدول أعمال الاجتماع الخاص بك قبل الوقت
إذا كانت أجندة اجتماعك واضحة ومحددة ، فيمكنك توقع نفس عائد الاستثمار مع اجتماعك عبر الإنترنت! مع عدم وجود خطة أو مدروسة ، فإن المزامنة الغامضة والمضللة ستؤدي إلى الارتباك وإضاعة الوقت.

قم بإعداد جدول أعمال منظم يحدد القضايا الرئيسية ، واذكر ما هو مطلوب ومتوقع من المشاركين. أرسل على الأقل يومًا مقدمًا ولا تنس استخدام إعداد الدعوات والتذكيرات لنشر المعلومات بسرعة.

9. استعد للتكنولوجيا الخاصة بك
بقدر ما هي رائعة التكنولوجيا ، لا تزال هناك مناسبات يمكن أن تتعثر فيها بعض الشيء. كن واثقًا من أن كل شيء يعمل بسلاسة عن طريق اختبار التكنولوجيا الخاصة بك ، والتحقق من شحن جميع الأجهزة. تعرف على مكان مآخذ التيار الكهربائي لديك واطلب من أجهزة الشحن الخاصة بك بالقرب منك. اختبر الكاميرا والميكروفون والاتصال بالإنترنت وفكر في أي شيء آخر قد تحتاجه:

  • هل الإضاءة لديك شديدة السطوع أم خافتة للغاية؟
  • هل أنت محاط بالكثير من الفوضى؟
  • هل أنت في منطقة ذات حركة مرور عالية حيث يأتي الناس ويذهبون؟
  • متى كانت آخر مرة قمت فيها بإيقاف / إعادة ضبط جهازك؟

ضع في اعتبارك تضمين هذه النقاط في البريد الإلكتروني لجدول أعمال ما قبل الاجتماع حتى يكون الجميع على دراية بذلك.

8. تنفس الحياة في ولادتك
بالتأكيد يمكنك إجراء اجتماعك عبر الإنترنت بشكل فعال عن طريق إزالة العناصر الرئيسية ولكن يمكنك أيضًا إضافة بعض الإثارة لإبقاء الناس مفتونين:

  • دعوة الحركة
    نعلم جميعًا مدى سهولة الاستثمار في العمل. الاستيقاظ من مكتبك فكرة رائعة ولكن يمكن نسيانها عندما تكون في خضم إطفاء حريق أو كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة. في مرحلة ما من اجتماعك عبر الإنترنت ، قم بتحريكه قليلاً عن طريق حث المشاركين على تحريك دمائهم. يمكن أن تؤدي الحركات البسيطة مثل مد ذراعيك فوق رأسك أو الوقوف والجلوس بضع مرات أو القيام ببعض تمارين الإطالة على المكتب إلى زيادة وصول الأكسجين إلى الدماغ والعمل على كسر الشعور بالتعب والخمول.
  • أضف المرئيات
    شجع التفاعل وانقل المحتوى الخاص بك إلى جمهورك عن طريق
    باستخدام الألوان الزاهية ومقاطع الفيديو والصور والمكالمات السريعة. اجعل المحتوى الخاص بك سهل الهضم ولا يُنسى من خلال عرض تقديمي بسيط لفهمه يكون جذابًا باستخدام المرئيات وربما الميم المناسب المناسب!
  • احصل على التعليقات في الوقت الفعلي
    تعرف على كيفية استيعاب الأشخاص للمحتوى الخاص بك من خلال إجراء استطلاع في الموقع. لا يقتصر الأمر على هذه المتعة فحسب ، بل إنها تقاطع البرنامج وتزودك بمعلومات في الوقت الفعلي تكون في متناول اليد. إنها تخدم أداة فورية لاتخاذ القرار ، وتحافظ على المشاركة عالية وتساعد في تنظيم الخطوات التالية.

7. تفويض المهام
عندما يكون الأشخاص مسؤولين عن المساهمة بشيء ما في الاجتماع عبر الإنترنت مثل الإشراف أو إجراء نشاط لكسر الجمود أو تدوين الملاحظات ، كلما زاد تفاعل كل شخص. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد هذا في جعل الاجتماعات صغيرة. حافظ على الأدوار واضحة من خلال تضمين فقط أولئك الذين يحتاجون إلى أن يكونوا هناك مثل صانع القرار ، والمستشار ، والمتدرب ، وما إلى ذلك.

  • اختيار وسيط
    يضمن المشرف عدم خروج الاجتماع عن مساره. وظيفته / وظيفتها هي مراقبة التكنولوجيا ، والقيادة بسلطة ، وإعطاء إذن التحدث لمن يحتاجون إليها ، وتحمل مسؤولية التسجيل ، ومراقبة جودة الصوت والفيديو.

6. التمسك بالإطار الزمني
عندما تكون على دراية بالوقت المحدود لديك ، تميل الإنتاجية إلى الانطلاق. العمل مع "الإطار الزمني" للاجتماع والتركيز عليه. خصص مقدارًا محددًا من الوقت لكل نقطة رئيسية باستخدام مخزن مؤقت مدته 10 دقائق. بهذه الطريقة يمكن للجميع أن ينتهي في الوقت المحدد أو في وقت مبكر!

5. إزالة الانحرافات
امرأة تجلس على المكتب مع العمل على كمبيوتر محمول مفتوحمن السهل (والشائع جدًا) أن ترغب في التحقق من بريدك الإلكتروني أو إلقاء نظرة على هاتفك أثناء اجتماع عبر الإنترنت. التزم بالتوقيت وتجنب الإغراء عن طريق إزالة عوامل التشتيت من البداية: أغلق علامات التبويب على الكمبيوتر المحمول ، واضبط هاتفك على الوضع الصامت (أو وضع الطائرة!) ، وأغلق النافذة لإغلاق ضوضاء الخلفية (أو استخدم سماعات الرأس) وحفظها وجبة خفيفة بعد!

(علامة بديلة: امرأة تجلس على مكتب وتعمل على كمبيوتر محمول مفتوح تجلس بالقرب من النافذة في الصباح الباكر)

4. تعزيز التعاون
استخدم اجتماعًا عبر الإنترنت لتوليد أفكار من المشاركين. خصص بعض الوقت لتتعرف على خصائص مركز الفكر أو جلسة العصف الذهني. السماح للناس بالتوصل إلى أفكارهم الخاصة أو الاستغناء عن أفكار الآخرين ؛ جرب ميزة مثل السبورة البيضاء على الإنترنت لتدفق العصائر الإبداعية.

3. دمج الألعاب
عبر gamification، يمكنك أن تتوقع مستويات التفاعل في اجتماعك عبر الإنترنت لتتخطى السقف! قم بتضمين سؤال صغير في البداية واجعل المشاركين يتابعونه. يمكن تحفيزها أيضًا - غداء ممتد ، غنيمة الشركة ، إجازة مبكرة ، إلخ. على سبيل المثال:

  • حدد صورة أو شخصية لتضمينها في جميع الشرائح واجعل المشاركين يجيبون على عدد المرات التي تمت رؤيتها فيها خلال العرض التقديمي.
  • ألقِ اختبارًا بسيطًا في النهاية لاختبار فهم المشاركين للمحتوى.
  • اجمع الاقتباسات من الزملاء واجعلهم يخمنون من قال ماذا.

2. قم بإنهاء عناصر العمل المفصلية بشكل جيد
الهدف من الاجتماع عبر الإنترنت هو جمع المشاركين والالتقاء لإحراز تقدم نحو الخطوة التالية. لا يمكن القيام بذلك إلا باستخدام عناصر عمل واضحة. عندما يكون الجميع على دراية بما يجب عليهم فعله عندها فقط يمكن إنجاز الأمور. قبل انتهاء الاجتماع ، تحقق من أن المشاركين على دراية بدورهم. اقض بضع لحظات في مراجعة ما تمت مناقشته وتعيين الشخص للوظيفة.

1. شارك الملخص
يمكن أن يحدث الكثير في اجتماع عبر الإنترنت. يتم طرح الكثير من الأفكار والاقتراحات والآراء ، وهذا هو سبب فعالية الملاحظات الملخصة جيدًا في الحفاظ على سلامة المزامنة.

اختر برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يأتي مع ميزة التسجيل و / أو قدرات الذكاء الاصطناعي لالتقاط كل ما حدث. يعد تدوين الملاحظات يدويًا فكرة جيدة دائمًا ، ولكن عندما يكون لديك تقنية تعمل في الخلفية من أجلك ، يمكنك الأداء أثناء الاجتماع مع العلم أنه يتم الاهتمام بالباقي.

فيما يلي بعض الحيل الأخرى لجعل اجتماعك التالي عبر الإنترنت يتألق:

  • قم بتزيين علامتك التجارية عبر جميع نقاط الاتصال في اجتماعك
    الترويج للآفاق؟ سجل رسالتك الخاصة التي تقدم اسم شركتك وشعارك وإعلاناتك المهمة أثناء حضور المشاركين إلى غرفة اجتماعات على الإنترنت قابلة للتخصيص. اترك انطباعًا أوليًا رائعًا يكون مصقولًا واحترافيًا مع شعارك وألوان علامتك التجارية عبر واجهة المستخدم.
  • استخدم الذكاء الاصطناعي للقيام بالعمل القانوني
    في اجتماع عبر الإنترنت ، تقوم بعمل مواجهة للأمام. اختر أ مؤتمرات الفيديو الحل الذي يعمل في الخلفية لتوفير نسخ وعلامات مكبر الصوت وطوابع التاريخ للبحث السهل في وقت لاحق.
  • انقر على "مشاركة الشاشة" من أجل "إظهار" بدلاً من "أخبر"
    مع مشاركة الشاشة الخيار ، أصبح التنقل في العروض التوضيحية التي يصعب شرحها وميزات المنتج أثناء اجتماع عبر الإنترنت أسهل. يمكن للجميع فهم ما تقوله عندما يكونون قادرين على رؤيته أمام أعينهم. قم بإحضار المشاركين إلى نفس الصفحة عندما يمكن عرض كل مسار عمل في الوقت الفعلي.

دع Callbridge تنشط اجتماعاتك عبر الإنترنت. بفضل التكنولوجيا المتطورة والميزات القابلة للتخصيص وواجهة المستخدم المصممة بشكل حدسي ، أصبحت اجتماعاتك أكثر إثارة وإنتاجية.

مشاركة هذه المشاركة
جوليا ستويل

جوليا ستويل

كرئيسة للتسويق ، جوليا مسؤولة عن تطوير وتنفيذ برامج التسويق والمبيعات ونجاح العملاء التي تدعم أهداف العمل وتحقق الإيرادات.

جوليا هي خبيرة تسويق تقني بين الشركات (B2B) تتمتع بخبرة تزيد عن 15 عامًا في المجال. أمضت سنوات عديدة في Microsoft ، في المنطقة اللاتينية ، وفي كندا ، ومنذ ذلك الحين حافظت على تركيزها على التسويق التكنولوجي بين الشركات.

جوليا هي رائدة ومتحدثة مميزة في أحداث تكنولوجيا الصناعة. وهي خبيرة تسويق منتظمة في كلية جورج براون ومتحدثة في مؤتمرات HPE Canada و Microsoft Latin America حول مواضيع تشمل تسويق المحتوى وتوليد الطلب والتسويق الداخلي.

كما أنها تكتب وتنشر بانتظام محتوى ثاقب على مدونات منتجات iotum ؛ Freeconference.com., Callbridge.com و TalkShoe.com.

جوليا حاصلة على ماجستير إدارة الأعمال من مدرسة ثندربيرد للإدارة العالمية ودرجة البكالوريوس في الاتصالات من جامعة أولد دومينيون. عندما لا تكون منغمسة في التسويق ، فإنها تقضي الوقت مع طفليها أو يمكن رؤيتها وهي تلعب كرة القدم أو الكرة الطائرة الشاطئية حول تورنتو.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى