أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

دليل لعقد مؤتمرات الفيديو لمتخصصي الموارد البشرية

مشاركة هذه المشاركة

مكالمة فيديويتم تحديد قوة الشركة ونموها وصحتها العامة من خلال القوة العاملة التي تولد زخمها. القوة تكمن في الأشخاص ، لذلك فإن فريق الموارد البشرية القوي هو أمر بالغ الأهمية للعمليات الناجحة للأعمال التجارية - خاصة وأن مؤتمرات الفيديو مهمة تغيير لعبة العمل عن بعد.

تتمثل وظيفة قسم الموارد البشرية في استكشاف إمكانات الموظفين وتوظيف أفضل المواهب ؛ تطوير الموظفين والاحتفاظ بهم ودعمهم بالإضافة إلى أن يكونوا لسان حال الشركة من خلال إبقاء الجميع على اطلاع بالتغييرات الهيكلية والتغييرات على مستوى الأعمال.

بدافع حلول مؤتمرات الويب في المكان المناسب لتنسيق النظام البيئي للمكتب ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تحدي المكان والزمان والموقع من خلال التحدث إلى أي شخص في أي مكان. سواء كان لديك بعض الخبرة في اتصالات الفيديو أو كنت تبتل قدميك ، تابع القراءة للحصول على بعض النصائح والحيل لأي دور في الموارد البشرية يعمل بسلاسة أكبر.

بشكل عام ، مؤتمرات الفيديو:

  • يعزز العمل عن بعد
  • يصوغ التعاون
  • يعطي الطريق لمشاركة أفضل
  • يحفظ أموال الشركة ووقتها
  • يحفظ أموال الموظفين ووقتهم
  • يحسن الإنتاجية
  • يساعد على تنمية الأعمال الصغيرة

إذن كيف يؤثر ذلك إيجابًا على متخصصي الموارد البشرية؟

8 فوائد لعقد مؤتمرات الفيديو لمتخصصي الموارد البشرية

  1. تجمع مواهب أكبر بشكل كبير
    العمل عن بعد وفير ، ونموذج العمل التقليدي عازم على استيعاب ذلك. إذا كان أفضل شخص في منصب المبيعات لا يعيش في البلد ، مع إستراتيجية اتصال مؤتمرات الفيديو ، فلا يهم حقًا. وظف الموهبة التي تحتاجها من أي مكان بدلاً من الاضطرار إلى الاختيار محليًا.
  2. التواصل الداخلي المبسط

    _ عرض الإيجار الجديد جالسًا مع وضع الأيدي على طاولة محاطة بثلاثة تنفيذيين رفيعي المستوى في مساحة مكتبية

    استعمل برامج مؤتمرات الفيديو لإنشاء ندوات عبر الإنترنت قصيرة وموجزة إذا كان الموظفون يواجهون كتلة أو إذا كنت بحاجة إلى نشر اتصالات الشركة بشكل سريع. تعد رسائل البريد الإلكتروني مهمة أيضًا ، ولكن الرسائل الفورية والدردشة النصية المقدمة أثناء مكالمة الفيديو فعالة بنفس القدر - ويمكن تسجيلها لاستخدامها لاحقًا.

  3. أفضل الموظفين لديهم فرصة أفضل في البقاء
    يجب أن يكون الاتصال عبر الإنترنت سريعًا وسهلاً وتعاونياً ويمكن الوصول إليه. الشفافية هي المفتاح. الاستفادة من الأنظمة التعاونية التي توحد العمال وتنشيط ثقافة الشركة وزيادة الإنتاجية من خلال تبسيط الدعم وإدارة المشاريع والمزيد من خلق بيئة عمل إيجابية عبر الإنترنت لا تغذي فقط ناتجًا جيدًا من العمل ولكن أيضًا الصداقة الحميمة ، مما يؤدي إلى تكوين تجربة أكثر "كاملة" للعاملين من أجل تشعر بالرضا.
  4. يتم تخفيض تكاليف السفر بشكل كبير
    وفر أموال الشركة عندما يتعلق الأمر بمقابلة موظف جديد أو محتمل شخصيًا. يمكن تقليل سفر الموظفين وحزم التوظيف والفنادق والسيارات والبدلات اليومية بشكل كبير باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يوفر اجتماعًا فوريًا وجهاً لوجه بدون زخرفة إضافية.
  5. زيادة الكفاءة الشاملة
    مناقشة المشاريع بشكل أسرع وتقليص سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة. أحيانًا يكون العرض التوضيحي السريع أسهل من كتابة الفقرات. استخدم العروض التقديمية و مشاركة الشاشة للعرض بدلاً من الإخبار وإشراك الجميع في نفس الصفحة في نصف الوقت.
  6. تقاسم الشاشة من أجل الفوز
    إذا كان لدى المرشح محفظة أو يحتاج إلى مشاركة عرض تقديمي كجزء من عملية التوظيف ، فمن السهل جدًا استعراضه عبر الإنترنت. من خلال مشاركة الشاشة ، يمكن للمرشح النقر للمشاركة وإرشادك خلال عرضه التقديمي المعروض على شاشته. ضع في اعتبارك كيف يمكن عرض هذا في غرفة اجتماعات ، أو عرضه على شاشة كبيرة لجمهور هائل ، أو عرضه على جهاز محمول! إنه ثاني أفضل شيء لمشاهدته في الحياة الواقعية كما لو كان المرشح يقف هناك.
  7. الاتساق بين Office و Online
    تعمل مؤتمرات الفيديو باستخدام مشاركة الشاشة على دفع الشعور بالاتساق والإلحاح إلى الأمام. في دردشة الفيديو ، تتم مشاركة المواد في الوقت الفعلي والعمل عليها في الوقت الفعلي ، مما يعني أنه يتم تحديثها وتخزينها تلقائيًا في السحابة. لا يمكن أن تختفي الملفات أو يتم حذفها فجأة ، ويتم العمل على الملف نفسه بدلاً من محاولة فرز الإصدارات القديمة.
  8. تقوية العلاقات
    الأمر بسيط مثل إظهار وجهك باستخدام الكاميرا أثناء مكالمة فيديو. ثبت أن رؤية لغة جسد الشخص ووجهه وسلوكياته لها قيمة كبيرة. هذه هي الطريقة التي نتعرف بها على الشخص ونبني علاقات عمل أفضل - أو نحصل على وظيفة!

تحسين مؤتمرات الفيديو لمتخصصي الموارد البشرية

توفر مؤتمرات الفيديو اتصالات لا مثيل لها في مجال الموارد البشرية ليس فقط للموظفين والمواهب في الخارج أو خارج المكتب ، ولكن أيضًا في أسفل القاعة. يؤدي تنفيذ مكالمات الفيديو وعقد المؤتمرات عبر العديد من وظائف الموارد البشرية إلى تبسيط المهام مثل التوظيف والإعداد والتدريب والاحتفاظ بالتعيينات المحتملة.

كيف توظف مواهب جديدة

إن جمال استخدام منصة اتصالات جماعية ثنائية الاتجاه لمقابلة الموظفين وتوظيفهم هو أنك أمام بعضكما البعض وجهًا لوجه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التوظيف بناءً على الموهبة والخبرة الفعلية بدلاً من العثور على أفضل ما يمكنك في محيطك المحلي. أيضًا ، على الرغم من أنك تقوم بالتوظيف من أجل المهارات ، فإن مؤتمرات الفيديو تساعد على اختراق الشخصية وكشفها ، مما يمنح متخصصي الموارد البشرية إحساسًا أفضل بمن هو لاعب الفريق ومن سيكون مناسبًا ثقافيًا - نقطتان رئيسيتان عند التوظيف على المدى الطويل.

  1. تعزيز العلامة التجارية الخاصة بك على الإنترنت
    من المرجح أن تعرف المواهب المحلية علامتك التجارية وما تمثله. ومع ذلك ، قد لا تكون المواهب في الخارج مألوفة. إذا كنت تريد أن تجتذب مؤسستك موظفين محتملين من مجموعات المواهب المختلفة في جميع أنحاء العالم ، فتأكد من أن علامتك التجارية تتقدم بشكل كبير. سترغب في تصوير أنفسكم على أنهم مبتكرون وجديرون بالثقة وذات مصداقية. كيف تبدو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك؟ متى كانت آخر مرة قمت فيها بتحديث الموقع؟
  2. اجعل التطبيقات عبر الإنترنت في غاية السهولة
    لضمان تجربة سلسة ، اجعل من السهل حقًا على المرشحين التقديم. تعد مواقع البحث عن الوظائف التابعة لجهات خارجية مفيدة ولكن تحقق جيدًا من أن رسائلك متسقة عبر قنوات مختلفة. الموالية للنصيحة: قم بتمشيط التطبيقات بحثًا عن الكلمات الطنانة مثل "مستقل" و "اتصال ممتاز" و "إدارة جيدة للوقت" وغيرها إذا كنت تريد عمالًا فعالين عن بُعد يمكنهم الاحتفاظ بمفردهم.
  3. استخدم مؤتمرات الفيديو لإجراء المقابلات
    بمجرد العثور على شخص واعد ، من السهل تحريك العملية جنبًا إلى جنب مع المقابلات التي تتم عبر الإنترنت:

    1. يمكنك إجراء مقابلة فيديو أولية عامة مع مرشح للتعرف على هويته وكيفية عمله. الانفتاح على الدور ومسؤولياتهم والخبرة السابقة.
    2. إذا سارت هذه المرحلة بشكل جيد ، فقم بإعداد مقابلة ثانوية مع الفريق المحتمل للمرشح والقادة الرئيسيين. تأكد من أن مقطع الفيديو الخاص بكل شخص قيد التشغيل وقم بتسجيل الدخول إذا لم يتمكن صانع القرار من القيام بذلك.
    3. إذا نجح المرشح في اجتياز هذه الجولة ، فقم بإخراج خطاب عرض وجدولة محادثة فيديو ثالثة لمناقشة المزايا والراتب والإقامة والجدولة وما إلى ذلك.

كيف تجلب المواهب الجديدة

عادةً ما يتطلب الإعداد الأعمال الورقية ، والاجتماع والتحية ، وطرح الأسئلة والإجابة عليها ، وإنشاء نقطة الصفر بشكل عام مع موظف جديد. استعد للنجاح من البداية باستخدام تقنية مؤتمرات الفيديو التي تبسط الاتصال والعمل.

  1. اجتماعات عبر الإنترنت مع تكنولوجيا المعلومات
    سواء كان ذلك فعليًا في المكتب أو العمل من المنزل ، فستكون فرص التواصل مع تكنولوجيا المعلومات متكررة. قم بإعداد موظفين جدد لتحقيق النجاح من خلال توفير الأدوات الرقمية والتكنولوجيا اللازمة لبدء العمل. هل يحتاجون إلى الوصول إلى شبكة وبرامج الشركة أم أنه من المتوقع أن يوفروا شبكة وبرامج خاصة بهم؟ هل سيستخدمون برامج مشاركة عبر الإنترنت مثل محرر مستندات Google؟ ما هي معلومات تسجيل الدخول المطلوبة؟ هل يحتاجون إلى VPN؟ ما التطبيقات التي يحتاجون إليها لتنزيلها من أجل المراسلة والمصادقة وإدارة المشاريع وما إلى ذلك؟
  2. اجتماعات عبر الإنترنت مع الموارد البشرية
    بمجرد أن يصبح الموظف الجديد متعاطفًا مع التكنولوجيا وشبكة الشركة ، قم بتنسيق مكالمة فيديو لمعالجة أي مخاوف خارجية. إذا كانت هناك أعمال ورقية ، على سبيل المثال ، يمكنك تقديم مؤشرات أو معالجة الأسئلة. يمكنك أيضًا تسجيل الوصول لمعرفة كيف يستقرون!
  3. اجتماعات عبر الإنترنت مع الفريق
    حدد موعدًا لعقد مؤتمر فيديو تمهيدي مع فريق الموظف الجديد ، ولا سيما المديرين التنفيذيين والمسؤولين الأعلى منهم خلال أسبوعهم الأول. هذا مهم بشكل خاص وسيحدد النغمة. من المستحسن أن تلتقي الفرق وجهًا لوجه ، ولكن إذا كان هناك وقت طويل بين مكالمات الفيديو ، فستوفر دردشة الفيديو التمهيدية على الأقل قاعدة صلبة وتسمح للموظف الجديد بوضع وجه للاسم.

كيف تدرب المواهب البعيدة

  1. القيادة مع التوقعات
    ضع توقعات واضحة لكيفية تواصل الموظف الجديد والعمل معه كن منتج. التوافق مع ما يصلح لهم ولصالح الشركة الأكبر. يمكن تحقيق ذلك على أفضل وجه عبر مكالمة فيديو.
  2. متخصص جاد في الموارد البشرية يملأ الأوراق على مكتب رخامي بين رئيسي اثنين من المرشحين يجلسان على الجانب الآخر

    تقديم تدريب شخصي
    يعمل العمال عن بعد والمستقلون عمومًا وفقًا للوقت الذي يمكنهم فيه العثور على الوقت للعمل وفقًا لسرعتهم الخاصة (خاصة إذا كان هناك فارق زمني). اجعلهم على دراية بكيفية إدارة عملك من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى ندوات قصيرة عبر الإنترنت (تم إنشاؤها باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو) التي تكسر ثقافة الشركة وعملياتها وأنظمتها وما إلى ذلك. ستعمل أيضًا عروض الشرائح والوثائق والعروض التقديمية على الإنترنت والمزيد للحصول عليها الموجهة لهم.

  3. تسجيل الوصول بشكل متكرر
    سيطرح الموظفون الجدد الأسئلة دائمًا. التدريب مستمر ومطلوب باستمرار للبقاء على اطلاع دائم وسابق الاتجاه. شجع حلقة منتظمة من التعليقات حتى يتمكن الموظفون الجدد من البقاء على رأس عبء العمل.

بعض النصائح الاحترافية لعقد مؤتمرات الفيديو:

  1. المظهر هو كل شيء
    مع الانتقال من المكتب إلى الإنترنت ، ليس من المستغرب ألا يكون الناس على دراية بقواعد اللباس المناسب أو مكان الإعداد. في ضوء الوباء الحالي ، خففت معظم الشركات ملابس عملها لتكون أكثر استيعابًا للعمال عن بعد. ومع ذلك ، إذا كنت تترك انطباعًا أوليًا لدى أشخاص خارج شركتك ، فمن المقترح أن تبدو أنيقًا. في استطلاع تم إجراؤه في المملكة المتحدة ، 1 من كل 6 عمال اعترف بملابسك جزئيًا فقط أثناء إجراء مكالمة فيديو. هذا يعني ، عدم ممارسة التمارين الرياضية أو القمصان أو الشعر الفوضوي - على الأقل من الخصر إلى أعلى!
  2. حارب الرغبة في إيقاف تشغيل كاميرا الويب
    من الأهمية بمكان الاحتفاظ بكاميرا الويب قيد التشغيل والمشاركة في مكالمات الفيديو ، فهذه هي الطريقة التي ستعرف بها شخصًا ما والعكس صحيح. كونك وجه المنظمة يؤسس الصداقة الحميمة والثقة.
  3. جدولة محادثات "اللحاق"
    إلهام العمال عن بعد لفتح القليل عن حياتهم الشخصية. ليس من الضروري أن تكون ممتلئًا ، ولكن حاول مناقشة عطلة نهاية الأسبوع الماضية بإيجاز ، واسأل عن الهوايات أو دعوة حيوان أليف للظهور على الشاشة. هذا يكسر الجليد وينتقل بشكل جيد إلى محادثة العمل وبما أن هذه المحادثات تحدث بشكل طبيعي في المكتب ، فلماذا لا تكون عبر الإنترنت؟
  4. لا يتحدث؟ ضرب كتم الصوت
    آداب عقد المؤتمرات عبر الفيديو 101: الضوضاء في الخلفية أو الملاحظات أو المحادثات التي يتم سماعها عن طريق الخطأ تزيل المهمة التي تقوم بها. يضمن كتم صوتك عندما لا تتحدث لقاءً ممتعًا عبر الإنترنت لجميع المعنيين.
  5. قدم المعلومات الضرورية
    استخدم خيار الدعوات والتذكيرات لتضمين معلومات تسجيل الدخول أو التعليمات الخاصة مسبقًا. أو قم بتضمين المعلومات في رسالة بريد إلكتروني أو في دردشة. يساعد القيام بذلك مسبقًا على تجنب الصداع واللطخات الفنية!

دع Calbridge تلبي احتياجاتك كمتخصص في الموارد البشرية. مع أحدث البرامج التي تتكامل بسلاسة مع إدارة المشروع وأدوات البث المباشر ، بالإضافة إلى أنها تأتي محملة بالميزات وتوفر راحة البال مع الأمان المتطور ، يمكنك الأداء بأفضل ما لديك. استخدم ال ميزة مشاركة الشاشة، والصوت والفيديو عالي الدقة لجعل شركتك تبدو مصقولة عند مواجهة التعيينات المحتملة.

مشاركة هذه المشاركة
أليكسا تربنجيان

أليكسا تربنجيان

تحب Alexa التلاعب بكلماتها من خلال تجميعها معًا لجعل المفاهيم المجردة ملموسة وسهلة الهضم. راوية القصص ومورِّدة الحقيقة ، تكتب للتعبير عن الأفكار التي تؤدي إلى التأثير. بدأت Alexa حياتها المهنية كمصممة جرافيك قبل الشروع في علاقة غرامية مع الإعلانات والمحتوى ذي العلامات التجارية. قادتها رغبتها النهمة في عدم التوقف عن استهلاك المحتوى وإنشاءه إلى عالم التكنولوجيا من خلال iotum حيث تكتب للعلامات التجارية Callbridge و FreeConference و TalkShoe. لديها عين مبدعة مدربة لكنها صريحة في الصميم. إذا لم تكن تنقر بقوة على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بها بجانب كوب ضخم من القهوة الساخنة ، فيمكنك العثور عليها في استوديو لليوغا أو حزم حقائبها لرحلتها القادمة.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى