أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

سد المسافة بين العاملين عن بعد بهذه القواعد الذهبية لإجراء المكالمات

مشاركة هذه المشاركة

أصبحت الاجتماعات عن بُعد جزءًا أساسيًا من كيفية إنجاز العمل في جميع أنحاء العالم. حتى لو كنت تعيش في مدينة كبيرة ، فإن ذلك يساعد في سد الفجوة إذا كنت تعيش في جزء من المدينة وكان مكتبك في الجزء الآخر. المكالمات الجماعية و مؤتمرات الفيديو اجعل الأمر يبدو وكأنه لا توجد مسافة بين المرسل والمستقبل ، مما يغير الطريقة التي نتواصل بها. إنه لأمر مدهش حقًا أننا نعيش في عصر يمكننا فيه الاحتفاظ بمكاتب في سنغافورة ولندن ونيويورك وإقامة الأمهات في المنزل اللائي يعشن في الضواحي - كل ذلك يعمل معًا في نفس الصفحة.

والآن بعد أن قامت شركتك بتوظيف أفضل المواهب وقمت بإنشاء إيقاع فعال للاجتماعات ، فهناك وصمة عار مفادها أن المديرين يفضلون الاجتماعات الشخصية بدلاً من الاجتماعات البعيدة. في حين أن هذا صحيح تقليديًا ، فإن القدرة أيضًا على تكييف وإعداد العمال عن بُعد باستخدام أفضل أدوات التجارة لزيادة الإنتاجية والمشاركة (والأمن السيبراني!) اللقاءات التي تؤدي إلى ضرب الأرقام وتحطيم الأهداف.

نظرًا لأن القواعد المختلفة تنطبق عندما لا تكون في اجتماع وجهًا لوجه ، فإن إجراء محادثة حول "القواعد الذهبية" تشمل الجميع بحيث يمكن تسليم كل مزامنة واستلامها بطريقة تحقق النتائج. فيما يلي القواعد الأساسية التي يجب مراعاتها في علاقة العمل عن بُعد:

قبل الاجتماعغرفة الاجتماع

تعرف على التكنولوجيا الخاصة بك

يعد تشغيل كاميرا الفيديو وإرسال رمز للمكالمة الجماعية أمرًا سهلاً. لكن التعرف بشكل أفضل قليلاً على كيفية تشغيل البرامج والأجهزة يمكن أن يضعك في وضع جيد إذا - لا سمح الله - كانت هناك صعوبة تكنولوجية أثناء المكالمة الجماعية. امنع أي عوائق عن طريق الاتصال بالإنترنت قبل 5 دقائق من الموعد المحدد حتى تتمكن من الإعداد مبكرًا ؛ أو لديك خطة ب جاهزة للانطلاق في العمل. حتى إجراء بروفة لتسجيل الفيديو هي خطوة ذكية!

أضف طبقات إلى مساحة مشتركة

المساحة المشتركة ليست غرفة اجتماعات. في الواقع ، إنها غرفة الاجتماعات التي تحتوي على المساحات المشتركة مثل اللوحات الورقية ، و السبورة عبر الإنترنت والشاشات المشتركة والمزيد. يمكن أن يشعر العمال عن بعد بأنهم ثاني أفضل شيء لوجودهم جسديًا من خلال التأثر بمجموعة من هذه المساحات أثناء المكالمة الجماعية.

ضع جدول أعمال ، شاركه قبل الموعد

تتضمن المكالمة الجماعية عن بُعد جهدًا وتخطيطًا لضمان حضور الجميع. من خلال تسليط الضوء على الموضوعات التي تمت تغطيتها ومشاركة جدول الأعمال مسبقًا ، يمكنك حفظ اللحظات الثمينة بالالتزام بالخطة. بهذه الطريقة ، يعرف المشاركون ما هو قادم ويمكنهم الاستماع بنشاط وكذلك الاستعداد لجزءهم من الاجتماع.

قم بدعوة مجموعة مختارة قليلة

كلما زاد عدد الحاضرين في المكالمة الجماعية ، انخفض توقع المساهمة في المناقشة. 1-10 من الحضور مثالي.

خلال الاجتماع

حافظ على هدف الاجتماع في المقدمة والوسط

بكلمات بسيطة، ذكر الجميع بما يجب تحقيقه بنهاية المكالمة الجماعية. قم بتدوينها على السبورة عبر الإنترنت ، على سبيل المثال ، حتى يتمكن الجميع من رؤيتها بوضوح ، واستخدامها لإرضاء المشاركين إذا انحرفوا عن المسار أثناء المناقشة.

أدوار المكالمة الجماعية من Gamify

يمكن إعطاء الأدوار لمختلف الحاضرين مثل الميسر ، وضابط الوقت ، والكاتب لتدوين جميع نقاط العمل والقرارات المتخذة. للاجتماعات المتكررة ، ارسم الأسماء وغيّر الأدوار حتى يتم تحديدها في بداية الاجتماع و- مفاجأة! - قد تكون أنت! هذا سيضمن التلعيب بقاء الأشخاص مشاركين.

المكالمات الجماعيةالجميع يحصل على مقدمة

الحاضرون أكثر استعدادًا للمشاركة في مكالمة مؤتمر عندما يكون لديهم فهم أفضل لمن يتصل بهم. مقدمة سريعة عن جميع الموجودين في الاجتماع ، (حتى لو كان هناك رمز أو صورة) يضيف لمسة إنسانية ويجعل العاملين عن بعد يشعرون بأنهم مرئيون ومسموعون!

شجع القليل من الحديث الصغير

التواصل مع الزملاء البعيدين يجعل حضورهم محسوسًا في الاجتماع. اللحاق السريع بيومهم ، والطقس ، وخطط عطلة نهاية الأسبوع - يجعلهم يشعرون بأنهم معروفون في العالم الحقيقي وكذلك في العالم الرقمي.

بعد الاجتماع

ضع معا متابعة

لخص النقاط الرئيسية والاختراقات في الاجتماع ليتم إرسالها. الجزء الذي يجعلها جذابة؟ أضف عنصرًا من المرح والصداقة الحميمة. تساعد الصور المتحركة أو الفيديو أو الموافقة المسبقة عن علم المضحكة على جعل البريد الإلكتروني أو رسالة الدردشة لا تنسى ، والتي بدورها ستجعل الجميع يتطلع إلى متابعة البريد الإلكتروني بعد الاجتماعات المستقبلية.

أذكر الأرقام

تعتمد صحة وإنتاجية علاقة العمل عن بُعد على تحقيق الأهداف وضرب الأرقام وتحقيق أهداف الأداء. خصص وقتًا لمناقشتها في الاجتماع ، أو أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة يحدد التغييرات والإنجازات والتحسينات وما إلى ذلك.

دع برنامج المؤتمرات عالي الأداء من Callbridge يبث الحياة في مكالمات العمل الجماعية. تعمل منصة غرف الاجتماعات من الدرجة الأولى على سد الفجوة من أجل الاجتماعات الافتراضية والواقعية. مع ميزات تعاون استثنائية التي تشمل مشاركة الشاشةومشاركة الملفات وتقديم المستندات والدردشة الجماعية ، تعمل تقنية Callbridge الصوتية والمرئية الاستثنائية على رعاية علاقات العمل عن بُعد.

مشاركة هذه المشاركة
أليكسا تربنجيان

أليكسا تربنجيان

تحب Alexa التلاعب بكلماتها من خلال تجميعها معًا لجعل المفاهيم المجردة ملموسة وسهلة الهضم. راوية القصص ومورِّدة الحقيقة ، تكتب للتعبير عن الأفكار التي تؤدي إلى التأثير. بدأت Alexa حياتها المهنية كمصممة جرافيك قبل الشروع في علاقة غرامية مع الإعلانات والمحتوى ذي العلامات التجارية. قادتها رغبتها النهمة في عدم التوقف عن استهلاك المحتوى وإنشاءه إلى عالم التكنولوجيا من خلال iotum حيث تكتب للعلامات التجارية Callbridge و FreeConference و TalkShoe. لديها عين مبدعة مدربة لكنها صريحة في الصميم. إذا لم تكن تنقر بقوة على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بها بجانب كوب ضخم من القهوة الساخنة ، فيمكنك العثور عليها في استوديو لليوغا أو حزم حقائبها لرحلتها القادمة.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى