أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

كيف تتعاون بشكل فعال مع العاملين في المنزل والمكتب والميدان

مشاركة هذه المشاركة

رجل على الهاتفمع بداية عام 2020 ، من الآمن أن نقول إنه بحلول منتصف العام ، تحسنت تجربتك مع مؤتمرات الفيديو بمقدار عشرة أضعاف. تم تحويل مكتبك على الأرجح إلى نهج أكثر عبر الإنترنت ، والعمل من المنزل ، وفتح الأبواب للتواصل عبر الإنترنت باستخدام مؤتمرات الفيديو مع العملاء ، وفي إحاطات الفريق ، والمكالمات الجماعية للإدارة العليا ، وجلسات العصف الذهني ، واجتماعات الحالة ... والقائمة تطول على.

ما هو أكثر من ذلك هو أننا مع استمرارنا في التكيف مع الأوقات المتغيرة التي يواجهها الجميع حاليًا ، أصبحت القوى العاملة منقسمة في كيفية ظهورهم جسديًا (أو افتراضيًا!) للعمل. هل لديك زملاء يعملون من المنزل بدوام كامل؟ هل تضع الإدارة يومين في الأسبوع في المكتب ثم تعمل عن بعد؟ هل تتنقل بين العملاء الذين يتعين عليهم البقاء في المكتب 2 أيام في الأسبوع؟

عندما ينتشر الزملاء وأعضاء الفريق عبر المناظر الطبيعية الرقمية والمادية ، يمكن أن يكون الحفاظ على الجميع معًا مهمة صعبة رغم أنها ليست مهمة مستحيلة! على الرغم من وجود قيود زمنية ، وحواجز لغوية ، واختلافات في التسلسل الهرمي ، وتحديات عامة مع إدارة الوقت ، فإن الجميع يريد حقًا جعل العمل معًا فعالاً ومنتجًا قدر الإمكان.

إليك كيفية الحفاظ على بيئة عمل تعاونية بشكل فعال إذا كان فريقك منقسمًا في المنزل أو في المكتب أو في الميدان.

9 طرق لإدارة التعاون بين المكاتب:

9. تجنب فوضى البريد الإلكتروني

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني أساسية للتواصل بسرعة وفعالية مع ضمان وجود "أثر". ولكن عندما يتحول سؤال صغير إلى محادثة عملاقة طويلة ومعقدة ، فإن الفعالية الفعلية للتبادل تصبح معقدة.

الانتقال إلى أداة اتصالات الأعمال التي توفر قناة حيث يكون العمل والحالات والتحديثات مرئيًا وصوريًا ، مما يمنح الجميع على سطح السفينة عرضًا أكثر قابلية للإدارة لما يحدث. أداة تعاون مثل Slack تخلق هذا النوع من التماسك ، كما يفعل برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يأتي محملاً خيارات التكامل. بهذه الطريقة يمكنك الجمع بين نظامين أساسيين معًا للحصول على أداء تعاوني نهائي.

8. ترقب أعباء العمل

تساعد رؤية ما يعمل عليه الجميع عبر أداة إدارة المشروع على تمييز حالة المشروع ومن يقوم به. بهذه الطريقة ، سواء كنت في المنزل أو مسافرًا للعمل ، يمكنك القفز ومشاهدة ما هو قيد التطوير.

استفد من الترميز اللوني واستخدام الصفوف والأعمدة لتنظيم الملفات والمواقع وتتبع الوقت. على العكس من ذلك ، فإن وجود ملف اجتماع عبر الإنترنت يتيح استخدام مؤتمرات الفيديو لمناقشة المشروع في الوقت الفعلي للزملاء فرصة الانفتاح حول مكان وجودهم وكيف يشعرون في خضم الأمور. إن تعزيز روتين الاجتماعات عبر الإنترنت حيث تتم مناقشة الحالة والتحديثات سيساعد في تحديد العناصر ذات الأولوية والاختناقات وتقليل الجداول الزمنية المفقودة

(علامة بديلة: امرأة أنيقة تمشي في الشارع ممسكة بهاتف محمول وهي تنظر إليه وتلتقطه من خلاله).

7. كن منتبهاً للمناطق الزمنية

النساء على الهاتفليس من المثالي أن تضطر إلى الانضمام إلى اجتماع "العين الحمراء" أو الاجتماع قبل النوم مباشرة ، ولكن عند جدولة المشاريع أو المزامنة ، تلعب المناطق الزمنية دورًا في تحديد موعد عقد اجتماع عبر المكاتب.

يتيح وجود جدول الجميع في متناول اليد والمتاح للمضيف أو المنظم رؤية أفضل وقت لعقد اجتماع عبر الإنترنت. ابحث عن برنامج مؤتمرات الفيديو الذي يأتي مع جدولة المنطقة الزمنية أو يكون مفتوحًا لبعض المشاركين المدعوين الذين يتعين عليهم تسجيل الاجتماع الآن لمشاهدته لاحقًا.

6. تسجيل الوصول بانتظام

عندما ينتشر فريقك عبر المكتب والمنزل والميدان ، فمن السهل أن تفقد بعض السلوكيات الأكثر شيوعًا المكتسبة عندما تعمل جنبًا إلى جنب وعلى بعد بضعة أقدام فقط من بعضها البعض - مثل إلقاء نظرة خاطفة لطرح سؤال أو المرور بعضهم البعض في القاعة أو غرفة الاستراحة.

لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة ، اعتمد عادة لمس القاعدة بشكل متكرر. لا تتردد في إجراء اتصال عدة مرات في الأسبوع سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو المزامنة أو المكالمة الجماعية أو مؤتمر الفيديو أو الدردشة النصية!

5. الاعتماد على الأتمتة لتتبع

لا تعد إدارة المواعيد النهائية والحالات وتقدم العمل أمرًا سهلاً عندما لا يمكنك القيام بذلك شخصيًا. ولكن عندما تتمكن من تفريغ العمل المتكرر الذي يستغرق وقتًا طويلاً ، فإنك بذلك تفرغ من الوقت الذي تقضيه في مهام أكثر أهمية. بالإضافة إلى ذلك ، تؤدي إزالة العنصر البشري إلى نتائج أفضل وأكثر دقة. دع الأتمتة تقوم برفع الأحمال نيابة عنك:

  • جدولة الدعوات والتذكيرات لمؤتمرات الفيديو القادمة
  • ادمج تقويم Google مع برنامج مؤتمرات الفيديو الخاص بك للحصول على جدول سلس وإشعارات
  • شارك المعلومات في الوقت الفعلي مع Google Doc واحصل على تعديلات وتغييرات فورية يتم إرسالها إلى بريدك الإلكتروني
  • أدوات إدارة المشاريع والفيديو التي تعمل على أتمتة جداول البيانات ومعلومات العملاء والتسجيلات والنسخ والمزيد.

4. استخدم تطبيق جوال

في حالة عقد اجتماع عبر الإنترنت ، يمنح تطبيق الهاتف المحمول الزملاء خيارًا سريعًا وسهلاً للتمكن من إجراء مكالمة من أي مكان - في الشارع أو في الفناء الخلفي أو في غرفة الطعام.

يمنحك بدء اجتماع أثناء التنقل من راحة يدك اجتماعات عالية الجودة كما لو كانت على سطح مكتبك. لا يزال بإمكانك جدولة الاجتماعات مسبقًا أو على الفور ؛ يمكنك الوصول والمزامنة مع التقويم الخاص بك ودفتر العناوين ؛ وبالطبع ، أينما كنت بالضبط هو مكان اجتماعك. يمنحك تطبيق الهاتف المحمول حرية إجراء اجتماع أو مكالمة أينما كان هناك اتصال بالإنترنت.

بالإضافة إلى ذلك ، لا يزال بإمكانك الوصول إلى سجل المكالمات والنصوص والتسجيلات في بيئة اجتماعات آمنة ومأمونة.

3. إنشاء مركز تخزين عمل "قياسي"

مكالمة فيديو للسيداتاجعل جميع الملفات والروابط والمستندات والوسائط المهمة يسهل الوصول إليها وتخزينها في مكان واحد. عندما يتمركز في مكان واحد ، لا يجب أن يبدو الوصول إليه مثل هذه المهمة. عندما يتم فهرسة العناصر وتنظيمها وإتاحتها في الوقت الفعلي ، يمكن للجميع الوصول إلى أحدث الملفات ، وأحدث الاجتماعات الموثقة ، والقرارات المهمة.

بعض الاقتراحات الأخرى:

إذا كان لديك مكاتب في مواقع مختلفة ، فقد يكون هناك أكثر من لغة واحدة منطوقة. حاول البقاء مع اللغة الأكثر انتشارًا وإذا كنت بحاجة إلى التواصل بلغة مختلفة ، فقم بإجراء المحادثة على انفراد عبر الدردشة النصية أو في قناة منفصلة.

تجنب عمل نسخ مكررة من المستندات عن طريق تصنيفها بشكل صحيح ، وتوضيح أن هناك إجراءً للعمل عليها. لا يوجد شيء أسوأ من إضاعة ساعات في مستند تم إنجازه بالفعل أو إصدار أحدث أو ضاع.

حدد طريقة الاتصال الأنسب لهدفك. إذا كنت بحاجة إلى توضيح بشأن أحد التفاصيل أو سؤال بنعم أو لا ، أرسل رسالة إلى زميلك في الدردشة النصية. إذا كان لديك قلق بشأن طلب إجازة قادم ، فقم بإرسال بريد إلكتروني. إذا كانت هناك مشكلة مع زميل وتؤثر على قدرتك على أداء وإنتاج عمل جيد ، فقم بجدولة مؤتمر فيديو فردي.

2. اعتماد نهج "الفيديو أولاً"

خاصة في ضوء أ وباء التي أثرت في العالم ، نهج مرتكز على الفيديو ويقدر التفاعلات وجهاً لوجه يعمل على إبقاء الزملاء يشعرون وكأنهم يعملون مع شخص حقيقي بدلاً من فكرة واحدة. إظهار وجهك ، ومشاركة صوتك ، وتحريك جسدك - كل هذا جزء من إنشاء نسخة أكثر واقعية منك في بيئة افتراضية. يعمل مؤتمر الفيديو على إنشاء بيئة مكتبية عادية في مشهد رقمي.

بالإضافة إلى ذلك ، لماذا "أخبر" عندما يمكنك "إظهار"؟ بعض العروض التقديمية - خاصة تلك التي تتضمن المفاهيم والأفكار المجردة أو التنقل الدقيق من خلال تصميم موقع ويب - تصل بشكل أفضل مع عرض توضيحي باستخدام مشاركة الشاشة. يجب أن يكون الزملاء فعليًا على نفس الصفحة من جلسة مؤتمرات الفيديو الخاصة بك مع وجود مقعد في الصف الأمامي لأفكارك.

1. التجربة والحصول على ردود الفعل

مثل معظم الترتيبات ، هناك القليل من الانتقال والتجريب. يحتاج التعاون عبر المكاتب الذي يعمل بشكل أشبه بآلة جيدة التجهيز بدلاً من آلة صدئة ، إلى تنفيذ استراتيجيات وأنماط اتصال وأدوات مختلفة لمعرفة أفضل مسار للعمل يعمل لصالح الفريق.

أحد أهم العوامل التي ستحدد نجاح الفريق أو ناتج المشروع هو رغبة الجميع في الثقة ببعضهم البعض. هل أعضاء الفريق قادرون على معاملة بعضهم البعض باحترام؟ هل يقوم العمال عن بعد بسحب أوزانهم بدلاً من مجرد الاسترخاء؟ هل يقوم موظفو المكاتب بالكثير من العمل ، ويتوقون لإثارة إعجابهم وأخذ زمام المبادرة؟

مع التركيز على التخطيط ، واستخدام أدوات بناء الفريق ، والقليل من الصداقة الحميمة هنا وهناك ، حتى لو كان فريقك منتشرًا ، فإن تجربة أشياء جديدة لسد الفجوة لا يجب أن تكون شاقة. من المهم تجربة استراتيجيات وأدوات جديدة ومعرفة أي منها يحقق أفضل النتائج لفريقك وهدفك.

سيأتي التعاون عبر المكاتب دائمًا مع مجموعة من النزاعات والتحديات. نتائج الزملاء الذين يعملون داخل وخارج المكتب ، قريبًا وبعيدًا ، ويعملون وفقًا لجداول زمنية مختلفة مثل ساعات مرنةأو بدوام جزئي أو بدوام كامل تؤثر جميعها على إخراج العمل وتدفقه. ومع ذلك ، حتى في الوضع الحالي للعالم ، فهذه فرصة للتكيف مع توازن يحتمل أن يكون أكثر تكاملاً بين العمل والحياة والذي يتحرك وينحني مع التكنولوجيا التي نستخدمها.

دع مجموعة Callbridge الفريدة من برامج مؤتمرات الفيديو ثنائية الاتجاه تخلق تماسكًا بين الفرق. تم تصميم تقنيتها لربط الأشخاص ، بحيث يمكن أن يزدهر عملك بغض النظر عن مدى تشتت القوى العاملة لديك.

تلبي Callbridge الشركات متوسطة الحجم التي تبحث عن حلول متطورة تضيق الاختلافات داخليًا بين الزملاء وخارجها مع العملاء والموردين وأصحاب المصلحة والأجزاء المتحركة المهمة الأخرى في عملك المتنامي. من خلال تقديم مجموعة واسعة من الميزات التعاونية لدفع المشاركة والإنتاجية إلى الأمام ، فإن منصة Callbridge المتخصصة في الصوت والفيديو ومؤتمرات الويب تبقيك على اتصال بأمان وأمن أينما كنت وأينما كنت.

ما الذي يجعل Callbridge مختلفة؟

تدوين الاجتماع من خلال الذكاء الاصطناعي - يتولى مساعدك الشخصي الذكي الاصطناعي Cue ™ الاهتمام بتسجيل اجتماعاتك وتحديد المتحدثين والموضوعات والموضوعات.

التكامل مع Slack وتقويم Google - لا تدع أي شيء يفوتك عندما يمكنك الاندماج جنبًا إلى جنب مع Google Suite و Outlook و Slack.

ميزات استثنائية - استمتع بميزات ذات مستوى عالمي مثل تسجيل الاجتماع, مشاركة الشاشة, تقاسم الوثائق, السبورة على الإنترنت، و اكثر!

أمان عالي المستوى - كن واثقًا من أن معلوماتك آمنة ومأمونة باستخدام رمز الوصول لمرة واحدة وقفل الاجتماع ورمز الأمان.

العلامة التجارية المخصصة - اجعل غرفة الاجتماعات الخاصة بك عبر الإنترنت ذات علامة تجارية فريدة لك باستخدام شعارك ومعايير علامتك التجارية الخاصة.

لا توجد تنزيلات - لا توجد أسلاك ومعدات ثقيلة ، فقط لا يوجد تنزيل ، حلول مؤتمرات الفيديو القائمة على المستعرض.

مشاركة هذه المشاركة
جوليا ستويل

جوليا ستويل

كرئيسة للتسويق ، جوليا مسؤولة عن تطوير وتنفيذ برامج التسويق والمبيعات ونجاح العملاء التي تدعم أهداف العمل وتحقق الإيرادات.

جوليا هي خبيرة تسويق تقني بين الشركات (B2B) تتمتع بخبرة تزيد عن 15 عامًا في المجال. أمضت سنوات عديدة في Microsoft ، في المنطقة اللاتينية ، وفي كندا ، ومنذ ذلك الحين حافظت على تركيزها على التسويق التكنولوجي بين الشركات.

جوليا هي رائدة ومتحدثة مميزة في أحداث تكنولوجيا الصناعة. وهي خبيرة تسويق منتظمة في كلية جورج براون ومتحدثة في مؤتمرات HPE Canada و Microsoft Latin America حول مواضيع تشمل تسويق المحتوى وتوليد الطلب والتسويق الداخلي.

كما أنها تكتب وتنشر بانتظام محتوى ثاقب على مدونات منتجات iotum ؛ Freeconference.com., Callbridge.com و TalkShoe.com.

جوليا حاصلة على ماجستير إدارة الأعمال من مدرسة ثندربيرد للإدارة العالمية ودرجة البكالوريوس في الاتصالات من جامعة أولد دومينيون. عندما لا تنغمس في التسويق ، تقضي الوقت مع طفليها أو يمكن رؤيتها وهي تلعب كرة القدم أو الكرة الطائرة الشاطئية حول تورنتو.

المزيد للاستكشاف

سماعات

أفضل 10 سماعات رأس لعام 2023 لعقد اجتماعات عمل سلسة عبر الإنترنت

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى