عندما يجتمع الجميع في اجتماع عبر الهاتف ، عليك أن تُظهر أفضل ما لديك. تمثيل شركتك بأفضل صورة وترك انطباع أول جيد هو ما يميزك عن الآخرين، ويساعدك على إتمام صفقة أو تقديم عرض مقنع. صحيح أن عرضك التقديمي قد يكون ممتازًا، لكن طريقة تقديمه هي الأهم. جميعنا نعرف زميلًا يحتاج إلى تحسين آداب الاجتماعات، ذلك الذي يفتح كيس رقائق البطاطس بصوت عالٍ أثناء المكالمة، أو الذي يرن منبه هاتفه بعد دقائق من بدء الاجتماع. إليك دليلًا سريعًا لما يجب تجنبه في المرة القادمة التي يعقد فيها فريقك اجتماعًا عبر الهاتف.
الذهاب في الظل
كل فريق لديه شخص يحب سماع صوته. إنه الموظف الذي يعرض مهاراته الشعورية للجمهور الأسير ، مستخدمًا الاجتماع كمرحلة لسماع آرائه الطويلة أو الخروج عن مسار القصة. الحيلة هنا هي تحديد اللحظة التي على وشك الإقلاع فيها ، وإرشادهم بأدب ولكن بحزم إلى النقطة التالية. من خلال الإمساك بهم على حين غرة ، ولو لثانية واحدة فقط ، يمكنك حملهم على التوقف عن الحديث حتى تتمكن من الانتقال إلى موضوع آخر وإعادة الاجتماع إلى حيث كان ذاهبًا.
الوصول متأخرًا عن الموعد المحدد
من بين الأشياء الرائعة العديدة في المكالمة الجماعية مع الفيديو القدرة على رؤية الجميع على شاشتك ، كل ذلك في مكان واحد بغض النظر عن الموقع الفعلي لكل شخص. و مع مواقع مختلفة ، تأتي مناطق زمنية مختلفة. من السهل أن تنشغل بالحياة وتتأخر عن الجدول الزمني ، لكن الوصول متأخرًا بشكل منتظم أمر محبط ويؤثر على تدفق جميع المعنيين. يؤدي تأخير الاجتماع إلى إضرار بجدول الجميع ويجعل الفريق أقل إنتاجية بشكل عام. في المرة القادمة ، قد يكون التذكير الودي للحاضر المتأخر هو ما يحتاجون إلى سماعه ليكون في الوقت المحدد للاجتماع التالي.
المقاطعة والتدخل خارج الدور
يُساعد الانتباه إلى عدم مقاطعة الآخرين أثناء المكالمة الجماعية على الحفاظ على سير الحوار بسلاسة. فمقاطعة شخص ما للحديث في منتصف الفكرة قد تُزعزع استقرار الاجتماع بأكمله، كما أنها تُربك باقي المشاركين في المكالمة الذين يحاولون متابعة المتحدث. تذكر أن تُتيح لكل شخص فرصة التعبير عن رأيه، وانتظر لحظة مناسبة في الحوار لتُدلي برأيك. إذا قاطعك أحدهم مُبكراً بتغيير الموضوع قبل أن تُنهي حديثك ، فتجنب هذا الموقف المُحرج بشكره على رأيه، ولكن أوضح له أنك لم تكن مُستعداً للانتقال إلى موضوع آخر بعد، ثم استأنف الحديث من حيث توقفت.
التململ والمضايقة حولها
كل شخص لديه عادة عصبية ، ولكن عندما تكون في مكالمة جماعية ، فمن الأفضل تجنب التململ. بعد كل شيء ، كل شيء معروض على الشاشة ، لذا لن يراك زملاؤك فحسب ، بل سيسمعونك تضغط بقلمك على إيقاع أغنيتك المفضلة. هذا الصوت الثابت والمسموع في الخلفية لقرع الطبول أو هز القدم هو الذي ينتقص من الاجتماع. عادةً ما يكون إلقاء نظرة أو سحب الشخص جانبًا بعد الاجتماع كافياً لوضع حد للسلوك القلق. وفي معظم الحالات ، لا يدرك الشخص حتى أنه يفعل ذلك!
الأكل والشرب أمام الجميع
هناك وقت ومكان مناسبان لتناول الغداء أو وجبة خفيفة، وعادةً لا يتزامن ذلك مع مكالمة جماعية مُجدولة . تناول لقمة سريعة قبل أو بعد الجلوس والبدء بالعمل أفضل بكثير وأكثر مراعاةً من تناول البسكويت وترك فتات أو شرب عصير الفاكهة بالمصاصة. ولا ننسى كم هو قبيح منظر قطعة الطعام عندما تعلق بين الأسنان!
أن تكون مشغولاً على هاتفك
Newsflash: أنت تجري مكالمة جماعية. يؤدي الاستيقاظ لتلقي مكالمة شخصية أو التنصت على هاتفك للرد على رسائل البريد الإلكتروني إلى تشتيت الانتباه. إنه لا يكسر تركيزك فحسب ، ولكنه أيضًا يزعج الأشخاص من حولك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تقسيم انتباهك لا ينتج عنه أفضل النتائج ، ومحاولة أن تكون سلسًا من خلال القيام بذلك تحت الطاولة لا تزال واضحة. يمكن لزملائك في الفريق رؤيتها. بالطبع ، هناك ظروف مخففة وحالات طوارئ ، لكن القاعدة الأساسية هي أن تجعل هاتفك في وضع الصامت أو تتركه على مكتبك.
CALLBRIDGE هي منصة الاجتماعات الافتراضية الأكثر تقدمًا في العالم وهي مفتاح تسهيل نجاح فريقك
هناك دائمًا مجال للتحسين عندما يتعلق الأمر بالتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بآداب المكالمة الجماعية المناسبة. إن إتقان مهارات عقد المؤتمرات هذه هو فقط نصف الحصول على اجتماع مثمر. النصف الاخر؟ استخدام النظام الأساسي للتعاون في غرفة الاجتماعات في الصوت والفيديو و SIP من Callbridge والذي يجعل الاجتماعات والمؤتمرات سلسة وخالية من الإجهاد ، بحيث يمكنك التركيز على أشياء أخرى ، مثل إيصال وجهة نظرك بوضوح ودقة.
استفد من ميزات Callbridge الاستثنائية مثل النسخ القابلة للبحث بمساعدة الذكاء الاصطناعي والقدرة على عقد المؤتمرات من أي جهاز وفي أي مكان دون تنزيلات.
