كيفية استضافة اجتماع المكالمة الجماعية
إذا كنت مثل معظم أصحاب الأعمال الصغيرة ، فيجب عليك الاستضافة اجتماع عبر مكالمة جماعية أو من أجل التخطيط أو تبادل الأفكار مع فريقك. ربما تكون قد أدركت الآن أيضًا أنه ليست كل الاجتماعات مثمرة بالقدر الذي يمكن أن تكون عليه.
في بعض الأحيان يأتي الموظفون متأخرين. في بعض الأحيان يشعرون بالنعاس الشديد أو تشتت انتباههم. في أوقات أخرى ، لا يظهرون على الإطلاق. من السهل أن تتساءل في بعض الأحيان عما إذا كان من الممكن حتى استضافة اجتماع عبر الهاتف لا يحدث فيه أي خطأ.
لحسن الحظ بالنسبة لك ، من الممكن عقد اجتماع مكالمة جماعية هادف ومثمر. في كالبريدج، لقد رأينا وسهّلنا اجتماعات كافية لنعرف بالضبط ما يجب عليك فعله لاستضافة أفضل اجتماع ممكن. كل ما عليك فعله هو اتباع هذه الخطوات السريعة والسهلة:
الخطوة 1: ضع في اعتبارك هدفًا واضحًا للاجتماع قبل أن تفعل أي شيء آخر.
الخطوة 2: قم بإنشاء جدول أعمال اجتماع عبر الهاتف يكون مفصلاً قدر الإمكان.
الخطوة 3: أرسل دعوات اجتماعات مفصلة وتابعها مع ضيوفك.
الخطوة 4: احفظ الموضوعات غير ذات الصلة لوقت لاحق حتى لا يخرج اجتماعك عن مساره.
الخطوة 5: الاتفاق على الخطوات التالية لكل شخص في الاجتماع قبل إنهائه.
لديك هدف واضح للاجتماع
من السهل أن تدور في دوائر عندما تقوم بذلك استضافة اجتماع إلى "استعراض المشروع X" أو "استكشاف الموضوعات المتعلقة بـ Y" ، لأنك لم تحدد أهدافًا واضحة للاجتماع. بدلاً من ذلك ، ماذا عن تحديد هدف مثل "الاستقرار على اتجاه حملة الخريف" ، أو "إنشاء إطار قياس لإعلانات الوسائط الاجتماعية والاتفاق عليه".
حاول أن تكون محددًا قدر الإمكان فيما يتعلق بأهدافك ، ولن تكون قادرًا فقط على معرفة ما إذا كان اجتماعك ناجحًا أم لا ، ولكن أيضًا ما إذا كنت تخرج عن المسار الصحيح في مناقشاتك أم لا.
إنشاء مكالمة جماعية جدول أعمال الاجتماع
لا أحد يكتب كتابًا بقضاء 90٪ من وقته في المقدمة. إن وجود جدول أعمال والالتزام به سيضعك على مقربة من تحقيق هدف اجتماع المكالمة الجماعية الذي حددته سابقًا لأنه سيكون هناك وقت مخصص لمناقشة جميع الموضوعات المهمة في اجتماعك.
من المهم أيضًا أن تتذكر أننا جميعًا بشر ، وأحيانًا يرتكب أفضلنا أخطاء ، أو نذهب في الظلال ، أو يبتعدون عن المتعة. يجب أن تحافظ على اجتماع المكالمة الجماعية في الموعد المحدد ، ولكن من فضلك لا تكن متشددًا حيال ذلك. هناك مساحة لبعض المرح في كل اجتماع.
إرسال دعوات اجتماعات مفصلة ومتابعتها
إرسال دعوات للاجتماع ، القاعدة هي "كلما أبكر ، كان ذلك أفضل". بهذه الطريقة ، لديك الوقت لتذكير الأشخاص بلطف إذا نسوا الرد على الدعوة لحضور اجتماعك. كما يتيح منح المشاركين وقتًا لهم التحضير لاجتماعك ، وتزويد أنفسهم بالسرعة التي يحتاجون إلى معرفتها قبل الاجتماع.
لماذا يحتاج جدول أعمالك إلى التفصيل؟ ببساطة لأنه عندما يعلم المشاركون أنه سيُسألون عن موضوع أو وظيفة معينة ، فإنهم يميلون إلى إعداد إجابة مسبقًا. في الأساس ، سيكونون أكثر استعدادًا لاجتماعهم ، حتى لو كان ذلك فقط لتجنب تمييزهم كشخص غير مستعد.
"بارك" موضوعات اجتماع المكالمة الجماعية غير ذات الصلة
ماذا تفعل عندما يبدأ اجتماعك في الانجراف إلى ظل غير ذي صلة؟ يمكنك ببساطة أن تطلب منهم التوقف ، ولكن قد لا يكون هذا هو الحل الأكثر لبقة واستقبالًا جيدًا. بدلاً من ذلك ، حاول "إيقاف" هذه المظلات لتتم زيارتها في نهاية الاجتماع ، أو في وقت لاحق. يسمي بعض الناس هذا "ساحة انتظار السيارات".
تعد ساحة الانتظار أيضًا رائعة إذا أثار شخص ما نقطة صحيحة تحتاج إلى معالجتها ، ولكنها لا تزال غير ذات صلة صراحة بالاجتماع. بهذه الطريقة ، لا يزال من الممكن إعطاء الموضوعات المهمة الاهتمام الذي تحتاجه أثناء استمرار اجتماعك ، دون عوائق من المناقشات خارج الموضوع.
تأكد من الاتفاق على الخطوات التالية
هذه الخطوة ضرورية. في نهاية الاجتماع ، كرر جميع الخطوات التالية ، وكذلك من سيتولى الملكية. بمجرد موافقة جميع الأطراف على مهامهم ، لا يمكن لأحد أن يتذرع بالارتباك ، أو القول إن شيئًا ما "غادر ذهنهم".
بفضل جديلة، يمكنك أيضًا إرسال نسخ اجتماع تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي إلى جميع المشاركين حتى لا يكون هناك التباس حول ما يجب القيام به.
بعد الموافقة على موعد الاجتماع التالي ، يمكنك بعد ذلك الرجوع إلى ساحة انتظار السيارات الخاصة بك وتحديد أي تفاصيل إضافية ، أو مجرد الدردشة. في حين أنه قد يبدو أحيانًا أنه من غير المجدي التحدث عن أشياء مثل الأحداث الجارية والأفلام عند استضافة اجتماع عبر الهاتف ، إلا أنه من الضروري لنظام بيئي إيجابي في مكان العمل وموظفين سعداء.
