هل تتساءل عن كيفية إعداد اجتماع افتراضي؟ والأفضل من ذلك ، ما زلت أتساءل ما هو الاجتماع الافتراضي؟ ها هي الأخبار السارة. في هذه المرحلة الزمنية ، لا يمكن أن يكون من الأسهل إعداد اجتماع افتراضي ، وإذا كنت لا تزال غير واضح بشأن ماهية الاجتماع ، فأنت في المكان الصحيح.
هل أنت جاهز لإلقاء نظرة فاحصة؟
الاجتماع الافتراضي هو ...
يُعرف أيضًا باسم الاجتماع عبر الإنترنت ، أو مؤتمرات الفيديو ، والمؤتمرات الصوتية تحت مظلة مؤتمرات الويب ، وتعريف الاجتماع الافتراضي وفقًا لـ تثقيف هو: "الاجتماعات الافتراضية هي تفاعلات في الوقت الفعلي تتم عبر الإنترنت باستخدام الصوت والفيديو المدمج وأدوات الدردشة ومشاركة التطبيقات." تمامًا مثل الاجتماع الشخصي ، يجمع الاجتماع الافتراضي المشاركين لمشاركة الأفكار والتحدث والتعاون في بيئة ديناميكية بين نقطتي نهاية أو أكثر ، باستثناء أنه بدلاً من التواجد الفعلي فعليًا ، يتم استخدام الجهاز بدلاً من ذلك.
يعد الاجتماع الافتراضي أمرًا بالغ الأهمية لصحة الأعمال التجارية المتنامية. أي شخص من موظف إلى مدير مشروع ، ومدير تنفيذي على مستوى ج ، و الموارد البشرية المهنية يجب أن تعتمد على تقنية الاتصال الجماعي لتكون قادرة على القيام بعملها وسد الفجوة بين البشر الآخرين في الزمان والمكان. تستفيد شركات الأدوية وتكنولوجيا المعلومات ، وشركات المحاماة ، والشركات الصغيرة والشركات وغيرها ، من السرعة والملاءمة لاتباع نهج اتصال مرتكز على الفيديو.
هذا اجتماع افتراضي:
من خلال القدرة على التواصل مع أي شخص ، في أي مكان وفي أي وقت ، تسمح الاجتماعات الافتراضية للشركات بالازدهار بغض النظر عن الموقع. لم تعد الحواجز المكانية التي عادةً ما تمنع علاقات العمل والاستمرارية والتعاون المثمر موجودة مع الاجتماعات الافتراضية التي تشجع على الاتصال. تشمل بعض الفوائد العامة ما يلي:
- تقليل وقت التنقل
- خفض تكاليف النقل والسفر والإقامة
- زيادة الإنتاجية = تقليل التكرار
- تحسين الاحتفاظ بالموظفين
- ميزة تنافسية
وعندما يتعلق الأمر بالأعمال ، ضع في اعتبارك كيف يعمل دمج نهج مرتكز على الفيديو في استراتيجية الاتصال الخاصة بك على دعم:
- قوة عاملة أكثر تمكينًا رقميًا ومتصلة
- الوصول إلى الإدارة
- عالمي محسن ثقافة الاتصال
- موثوقية أفضل تساوي نتائج أسرع
- تقليل حالات التكرار وأحدث البيانات والمعلومات
- أفضل قيمة
- لا يزال من غير الواضح إلى حد ما كيفية البدء في مؤتمرات الفيديو؟ إليك كيفية إعداد اجتماع افتراضي:
اختر البرنامج المناسب
ضع في اعتبارك بعض الخدمات اللوجستية قبل القفز إلى الالتزام مع مزود الخدمة.
كم مرة تعتقد أنك ستحتاج إلى استخدام البرنامج؟ إذا كنت تبحث عن مؤتمرات فيديو جاهزة للمؤسسات ، ففكر في مكان تواجد المشاركين ؛ في المنزل أو في غرفة الاجتماعات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن عقد المؤتمرات عبر الويب يكون أكثر ملاءمة وأسهل وملاءمة للاستخدام.
ألق نظرة على الميزات المتوفرة. هل تأتي مع مشاركة الشاشة (مثالية لخدمة عملاء تكنولوجيا المعلومات والعروض التقديمية) ؛ لوحة بيضاء عبر الإنترنت (مفيدة للأغراض التعليمية أو العصف الذهني للعمل الإبداعي) ؛ أو مشاركة المستندات (يجعل مشاركة النشرات والمستندات المهمة وإعداد المواهب الجديدة أكثر بساطة) ، وما إلى ذلك.
احصل على توضيح لماذا تحتاج إلى اجتماع افتراضي
لماذا تدعو إلى اجتماع في المقام الأول؟ هل هو داخلي (إعلانات ، تأهيل ، جلسات مناديل ، اجتماع إداري) أم خارجي (عرض ترويجي ، تطوير أعمال جديدة)؟ فكر في الهيكل والسبب ومن ثم بطبيعة الحال ، ستقع القطع الأخرى في مكانها مثل الحضور.
حدد من يحتاج إلى الحضور
الاجتماعات الافتراضية فعالة بشكل خاص لاحتجاز الناس في نفس الوقت ، في مكان مختلف. لذلك إذا كان لديك مشاركين في الخارج أو في المنزل أو في أسفل القاعة ، فيمكنك الاتصال بسهولة وفعالية بغض النظر عن الموقع. طالما أن الجميع على دراية بوجود فارق زمني محتمل أو يستخدم مجدول المنطقة الزمنية ، فمن السهل الحضور. ضع في اعتبارك أنه يجب دعوة الأشخاص الضروريين فقط. وفر الوقت والمال من خلال تضمين المشاركين الأساسيين فقط. لأي شخص آخر ، سجل الاجتماع لإرساله لاحقًا.
إنشاء مخطط تفصيلي
سيؤدي وضع جدول أعمال إلى تنظيم أفكارك حتى تتمكن من عقد اجتماع افتراضي في الوقت المناسب وواضح تمامًا وجذاب. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعد المشاركين على معرفة ما هو متوقع منهم. ماذا يحتاجون للمساهمة؟ هل هناك أي مواد يحتاجون إلى تحسينها قبل المزامنة؟ إلى متى سيستمر الاجتماع؟ إن تضمين مخطط موجز سيمنع الالتباس ويساعد المشاركين على الشعور بالاستعداد.
إرسال الدعوات والتذكير
ما يميز الاجتماعات الافتراضية هو أنه يمكنك استضافة واحدة الآن كجلسة مرتجلة أو جدول زمني مسبقًا. من السهل إدخال جميع المعلومات الضرورية في الدعوة الأولية مثل الوقت والتاريخ والمعلومات المهمة الأخرى لأنها تلقائية. اضبط التذكيرات للمساعدة في تنسيق مكالماتك لتذكير المشاركين بالمزامنة القادمة. لمزيد من الاجتماعات العاجلة التي يجب عقدها على الفور ، استخدم إشعارات الرسائل القصيرة لإطلاق تفاصيل الاجتماع مباشرة إلى أجهزة المشاركين. لا مزيد من الوقت الضائع في انتظار الوصول المتأخر أو عدم الحضور.
استخدم الميزات لعقد اجتماعات افتراضية أكثر فعالية
سيأتي برنامج مؤتمرات الفيديو المناسب لاجتماعك الافتراضي مع العديد من الميزات العملية والمريحة لتحسين تجربتك عبر الإنترنت. للحصول على أفضل النتائج ، تأكد من أن التقنية التي تختارها تأتي محملة بما يلي:
- مشاركة الشاشة: شارك شاشتك على الفور مع المشاركين لقيادة عرض تقديمي أو حل مشكلة تكنولوجيا المعلومات.
- تسجيل: اضغط على سجل الآن لمشاهدته لاحقًا. مثالي للمشاركين الذين لا يستطيعون حضور مكالمة.
- نص: تضمن النسخ التلقائية لجميع الاجتماعات المسجلة عدم ترك أي فكرة وراء الركب.
- السبورة على الإنترنت: طريقة إبداعية للتعبير عن المفاهيم والرسومات باستخدام الصور والألوان والأشكال.
تضمين تيك أواي
في نهاية اجتماعك الافتراضي ، ما الذي تريد أن يغادر به المشاركون؟ ما هو الهدف وما هي الخطوات التالية؟ تأكد من أن الجميع يبتعد وهم يعلمون الهدف وما يجب القيام به بعد ذلك.
المتابعة برسالة بريد إلكتروني
اجعله قصيرًا ولطيفًا قدر الإمكان ، ولكن إليك ما يجب تضمينه في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة: ملخص محضر الاجتماع ، والخطوات التالية ، وإنجاز الاجتماع الرئيسي (يجب أن يتطابق مع هدف الاجتماع) ، والتسجيل (إذا قمت بتسجيله ).
أفضل ممارسات الاجتماع الافتراضي
الآن بعد أن فهمت بشكل أفضل كيف يمكن للاجتماع الافتراضي أن يعزز التواصل بين المرسل والمستقبل ، هناك بعض آداب المعاشرة للمتابعة. وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار:
تكنولوجيا: قم بإجراء فحص ما قبل الاجتماع للتأكد من تحديث التكنولوجيا الخاصة بك وعملها. تأكد من أن الميكروفون ومكبرات الصوت والكاميرا جاهزة للاستخدام. تحقق من إعداداتك ، وإذا كنت تقوم بالإشراف ، فقم بتشغيل غرفة الانتظار وتأكد من ضبط الجميع تلقائيًا على كتم الصوت.
مشاركة: راجع مخطط اجتماعك واستعرض التدفق قبل أن تبدأ الأمور. بهذه الطريقة ، يمكنك الاستعداد لمكان فترات التوقف والاستراحة ، وتخطيط الأسئلة لطرحها على المشاركين. حاول تضمين نشاط باستخدام السبورة عبر الإنترنت واستخدام ميزة مشاركة الشاشة "للعرض" بدلاً من "الإخبار".
المشاركة: من المرجح أن يستوعب المشاركون معلوماتك عندما تجعل توصيلك مثيرًا للاهتمام. بدلاً من مجرد نقل الإحصائيات والمقاييس الجافة ، قم برواية قصة ببداية ووسط ونهاية. قم بتضمين البيانات والمعلومات الضرورية من خلال استخدام الصور ومقاطع الفيديو والألوان الزاهية وإبراز الكلمات المهمة.
استمتع: دعونا لا ننسى أن نجعل اجتماعًا افتراضيًا اجتماعيًا! افتح الاجتماع الافتراضي بأسئلة كاسحة الجليد. تعمل الأسئلة الشخصية قليلاً بشكل جيد في مجموعات صغيرة ، مثل ، "ما الذي استفدت منه في نهاية هذا الأسبوع؟" أو "أخبرنا بما تشاهده على Netflix."
مع المجموعات الأكبر ، يمكنك أن تكون أكثر غموضًا ومتعة ، "ما العذر الشخصي الذي تستخدمه طوال الوقت؟" أو "أي فيلم طفل أو شخصية كتابية تذكرك بنفسك؟"
وفي الاجتماع ، ضع في اعتبارك طرح سؤال ذي صلة مثل ، "متى كانت آخر مرة تحدثت فيها في مجموعة؟" أو شيء فريد من نوعه مثل ، "إذا كان بإمكانك الحصول على ذيل حيوان ، فماذا سيكون؟"
الفكرة هي التعرف على بعضنا البعض في بيئة مهنية ولكن بنبرة غير رسمية. تحفز كاسحة الجليد على المشاعر المناسبة وتحفز التعلم وتشجع الترابط. جميع المهارات الممتازة لإحضارها إلى الطاولة الافتراضية!
اختر Callbridge كمنصة اتصالات جماعية وشاهد ارتفاع الإنتاجية والمشاركة بمجرد أن تتعلم كيفية إعداد اجتماع افتراضي. من خلال الميزات المتميزة التي تتضمن مشاركة الشاشة والنسخ والملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي ، بالإضافة إلى إجراءات الأمان المشددة ، وعدم التنزيل والتخصيص ، يمكنك جعل أي اجتماع افتراضي يصل إلى المنزل مع المشاركين.
