هل تتساءل عن كيفية إعداد اجتماع افتراضي؟ والأفضل من ذلك ، ما زلت أتساءل ما هو الاجتماع الافتراضي؟ ها هي الأخبار السارة. في هذه المرحلة الزمنية ، لا يمكن أن يكون من الأسهل إعداد اجتماع افتراضي ، وإذا كنت لا تزال غير واضح بشأن ماهية الاجتماع ، فأنت في المكان الصحيح.
هل أنت جاهز لإلقاء نظرة فاحصة؟
الاجتماع الافتراضي هو ...
يُعرف الاجتماع الافتراضي أيضاً بالاجتماع عبر الإنترنت، أو مؤتمرات الفيديو، أو المؤتمرات الصوتية ضمن مظلة مؤتمرات الويب. ويُعرّف موقع Educause الاجتماع الافتراضي بأنه: "تفاعلات فورية تجري عبر الإنترنت باستخدام الصوت والفيديو المدمجين، وأدوات الدردشة، ومشاركة التطبيقات". وكما هو الحال في الاجتماع الحضوري، يجمع الاجتماع الافتراضي المشاركين لتبادل الأفكار، والتحاور، والتعاون في بيئة ديناميكية بين نقطتين أو أكثر، إلا أنه بدلاً من التواجد الفعلي، يتم استخدام جهاز.
تُعدّ الاجتماعات الافتراضية ضرورية لنموّ الشركات وازدهارها. فكلّ فرد، من الموظف إلى مدير المشروع، مروراً بالمدير التنفيذي، وصولاً إلى أخصائي الموارد البشرية ، يعتمد على تقنيات التواصل الجماعي لأداء مهامه وتجاوز الفجوة الزمنية والمكانية. وتستفيد شركات الأدوية وتكنولوجيا المعلومات، ومكاتب المحاماة، والشركات الصغيرة والكبيرة، وغيرها، من سرعة وفعالية التواصل عبر الفيديو.
هذا اجتماع افتراضي:
من خلال القدرة على التواصل مع أي شخص ، في أي مكان وفي أي وقت ، تسمح الاجتماعات الافتراضية للشركات بالازدهار بغض النظر عن الموقع. لم تعد الحواجز المكانية التي عادةً ما تمنع علاقات العمل والاستمرارية والتعاون المثمر موجودة مع الاجتماعات الافتراضية التي تشجع على الاتصال. تشمل بعض الفوائد العامة ما يلي:
- تقليل وقت التنقل
- خفض تكاليف النقل والسفر والإقامة
- زيادة الإنتاجية = تقليل التكرار
- تحسين الاحتفاظ بالموظفين
- ميزة تنافسية
وعندما يتعلق الأمر بالأعمال ، ضع في اعتبارك كيف يعمل دمج نهج مرتكز على الفيديو في استراتيجية الاتصال الخاصة بك على دعم:
- قوة عاملة أكثر تمكينًا رقميًا ومتصلة
- الوصول إلى الإدارة
- عالمي محسن ثقافة الاتصال
- موثوقية أفضل تساوي نتائج أسرع
- تقليل حالات التكرار وأحدث البيانات والمعلومات
- أفضل قيمة
- لا يزال من غير الواضح إلى حد ما كيفية البدء في مؤتمرات الفيديو؟ إليك كيفية إعداد اجتماع افتراضي:
اختر البرنامج المناسب
ضع في اعتبارك بعض الخدمات اللوجستية قبل القفز إلى الالتزام مع مزود الخدمة.
كم مرة تعتقد أنك ستحتاج إلى استخدام البرنامج؟ إذا كنت تبحث عن مؤتمرات فيديو جاهزة للمؤسسات ، ففكر في مكان تواجد المشاركين ؛ في المنزل أو في غرفة الاجتماعات؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن عقد المؤتمرات عبر الويب يكون أكثر ملاءمة وأسهل وملاءمة للاستخدام.
ألق نظرة على الميزات المتوفرة. هل تأتي مع مشاركة الشاشة (مثالية لخدمة عملاء تكنولوجيا المعلومات والعروض التقديمية) ؛ لوحة بيضاء عبر الإنترنت (مفيدة للأغراض التعليمية أو العصف الذهني للعمل الإبداعي) ؛ أو مشاركة المستندات (يجعل مشاركة النشرات والمستندات المهمة وإعداد المواهب الجديدة أكثر بساطة) ، وما إلى ذلك.
احصل على توضيح لماذا تحتاج إلى اجتماع افتراضي
لماذا تدعو إلى اجتماع في المقام الأول؟ هل هو داخلي (إعلانات ، تأهيل ، جلسات مناديل ، اجتماع إداري) أم خارجي (عرض ترويجي ، تطوير أعمال جديدة)؟ فكر في الهيكل والسبب ومن ثم بطبيعة الحال ، ستقع القطع الأخرى في مكانها مثل الحضور.
حدد من يحتاج إلى الحضور
الاجتماعات الافتراضية فعالة بشكل خاص لاحتجاز الناس في نفس الوقت ، في مكان مختلف. لذلك إذا كان لديك مشاركين في الخارج أو في المنزل أو في أسفل القاعة ، فيمكنك الاتصال بسهولة وفعالية بغض النظر عن الموقع. طالما أن الجميع على دراية بوجود فارق زمني محتمل أو يستخدم مجدول المنطقة الزمنية ، فمن السهل الحضور. ضع في اعتبارك أنه يجب دعوة الأشخاص الضروريين فقط. وفر الوقت والمال من خلال تضمين المشاركين الأساسيين فقط. لأي شخص آخر ، سجل الاجتماع لإرساله لاحقًا.
إنشاء مخطط تفصيلي
سيؤدي وضع جدول أعمال إلى تنظيم أفكارك حتى تتمكن من عقد اجتماع افتراضي في الوقت المناسب وواضح تمامًا وجذاب. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعد المشاركين على معرفة ما هو متوقع منهم. ماذا يحتاجون للمساهمة؟ هل هناك أي مواد يحتاجون إلى تحسينها قبل المزامنة؟ إلى متى سيستمر الاجتماع؟ إن تضمين مخطط موجز سيمنع الالتباس ويساعد المشاركين على الشعور بالاستعداد.
إرسال الدعوات والتذكير
ما يميز الاجتماعات الافتراضية هو أنه يمكنك استضافة واحدة الآن كجلسة مرتجلة أو جدول زمني مسبقًا. من السهل إدخال جميع المعلومات الضرورية في الدعوة الأولية مثل الوقت والتاريخ والمعلومات المهمة الأخرى لأنها تلقائية. اضبط التذكيرات للمساعدة في تنسيق مكالماتك لتذكير المشاركين بالمزامنة القادمة. لمزيد من الاجتماعات العاجلة التي يجب عقدها على الفور ، استخدم إشعارات الرسائل القصيرة لإطلاق تفاصيل الاجتماع مباشرة إلى أجهزة المشاركين. لا مزيد من الوقت الضائع في انتظار الوصول المتأخر أو عدم الحضور.
استخدم الميزات لعقد اجتماعات افتراضية أكثر فعالية
سيأتي برنامج مؤتمرات الفيديو المناسب لاجتماعك الافتراضي مع العديد من الميزات العملية والمريحة لتحسين تجربتك عبر الإنترنت. للحصول على أفضل النتائج ، تأكد من أن التقنية التي تختارها تأتي محملة بما يلي:
- مشاركة الشاشة: شارك شاشتك على الفور مع المشاركين لقيادة عرض تقديمي أو حل مشكلة تكنولوجيا المعلومات.
- تسجيل: اضغط على سجل الآن لمشاهدته لاحقًا. مثالي للمشاركين الذين لا يستطيعون حضور مكالمة.
- نص: تضمن النسخ التلقائية لجميع الاجتماعات المسجلة عدم ترك أي فكرة وراء الركب.
- السبورة على الإنترنت: طريقة إبداعية للتعبير عن المفاهيم والرسومات باستخدام الصور والألوان والأشكال.
تضمين تيك أواي
في نهاية اجتماعك الافتراضي ، ما الذي تريد أن يغادر به المشاركون؟ ما هو الهدف وما هي الخطوات التالية؟ تأكد من أن الجميع يبتعد وهم يعلمون الهدف وما يجب القيام به بعد ذلك.
المتابعة برسالة بريد إلكتروني
اجعله قصيرًا ولطيفًا قدر الإمكان ، ولكن إليك ما يجب تضمينه في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة: ملخص محضر الاجتماع ، والخطوات التالية ، وإنجاز الاجتماع الرئيسي (يجب أن يتطابق مع هدف الاجتماع) ، والتسجيل (إذا قمت بتسجيله ).
أفضل ممارسات الاجتماع الافتراضي
بعد أن أصبح لديك فهم أفضل لكيفية تعزيز التواصل بين المرسل والمستقبل من خلال الاجتماعات الافتراضية، إليك بعض قواعد السلوك التي يجب مراعاتها:
التكنولوجيا: قبل الاجتماع، تأكد من تحديث أجهزتك التقنية وأنها تعمل بشكل سليم. تأكد من جاهزية الميكروفون ومكبرات الصوت والكاميرا. راجع إعداداتك، وإذا كنتَ تُدير الاجتماع، فأنشئ غرفة انتظار وتأكد من كتم صوت الجميع تلقائيًا.
المشاركة: راجع مخطط الاجتماع وتأكد من سير العمل قبل البدء. بهذه الطريقة، يمكنك تحديد مواضع التوقفات والاستراحات، وتخطيط الأسئلة التي ستطرحها على المشاركين. جرّب إضافة نشاط باستخدام السبورة البيضاء الإلكترونية، واستخدم خاصية مشاركة الشاشة لعرض المعلومات عمليًا بدلًا من شرحها نظريًا.
التفاعل: يزداد احتمال استيعاب المشاركين للمعلومات عندما تجعل طريقة عرضها شيقة. بدلاً من مجرد سرد الإحصائيات والبيانات الجافة، اروِ قصة ذات بداية ووسط ونهاية. وزّع البيانات والمعلومات الضرورية في جميع أنحاء العرض باستخدام الصور والفيديوهات والألوان الزاهية، مع تسليط الضوء على الكلمات المهمة.
استمتعوا: لا تنسوا جعل الاجتماع الافتراضي اجتماعيًا! ابدأوا الاجتماع بأسئلة لكسر الجمود. الأسئلة الشخصية نوعًا ما مناسبة للمجموعات الصغيرة، مثل: "ماذا فعلتم في عطلة نهاية الأسبوع؟" أو "أخبرونا ماذا تشاهدون على نتفليكس؟"
مع المجموعات الأكبر ، يمكنك أن تكون أكثر غموضًا ومتعة ، "ما العذر الشخصي الذي تستخدمه طوال الوقت؟" أو "أي فيلم طفل أو شخصية كتابية تذكرك بنفسك؟"
وفي الاجتماع ، ضع في اعتبارك طرح سؤال ذي صلة مثل ، "متى كانت آخر مرة تحدثت فيها في مجموعة؟" أو شيء فريد من نوعه مثل ، "إذا كان بإمكانك الحصول على ذيل حيوان ، فماذا سيكون؟"
الفكرة هي التعرف على بعضنا البعض في بيئة مهنية ولكن بنبرة غير رسمية. تحفز كاسحة الجليد على المشاعر المناسبة وتحفز التعلم وتشجع الترابط. جميع المهارات الممتازة لإحضارها إلى الطاولة الافتراضية!
اختر Callbridge كمنصة اتصالات جماعية وشاهد ارتفاع الإنتاجية والمشاركة بمجرد أن تتعلم كيفية إعداد اجتماع افتراضي. من خلال الميزات المتميزة التي تتضمن مشاركة الشاشة والنسخ والملخصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي ، بالإضافة إلى إجراءات الأمان المشددة ، وعدم التنزيل والتخصيص ، يمكنك جعل أي اجتماع افتراضي يصل إلى المنزل مع المشاركين.
