أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

كيف يمكنني تحفيز فريقي البعيد؟

مشاركة هذه المشاركة

الرجل الشاب الذي يواجه المكتب، ب، عبرت سيقان، أيضا، الحاسوب المحمول المفتوح، عن، حضن، باسم، وتفاعل مع حاجزلم يكن الانتقال إلى العمل عن بُعد مفاجئًا في بداية عام 2020. وقد فعلت ذلك أي صناعة يمكنها إجراء التحول لجلب العمل عبر الإنترنت ، ويبدو أنه حدث بين عشية وضحاها - كان على الشركات أن تتجمع لاكتشاف التكنولوجيا التي من شأنها أن تنقذ شركاتها . حل الخدمات اللوجستية ، و توحيد الفرق حول العالم من خلال مؤتمرات الفيديو التي أصبحت جسرًا ونقطة اتصال للعديد من الشركات.

الآن ، بعد مرور عام ، يبدو أن العمل من المنزل هو القاعدة. في الواقع، تشير التقديرات إلى أنه بحلول عام 2025 ، سيعمل 22٪ من القوة العاملة الأمريكية عن بُعد. لوضع ذلك في السياق ، هذا يمثل ارتفاعًا بنسبة 87٪ عن عدد العمال عن بُعد قبل أن يصبح "الوضع الطبيعي الجديد" أمرًا طبيعيًا!

في حين أن التوافق التنظيمي قد يبدو ويشعر بتحسن ، يبدو أن هناك تأخرًا أو تعبًا من الاضطرار إلى القيام بكل شيء على الشاشة. هناك العديد من المزايا للعمل عن بعد ، ولكن ضمان بقاء فريقك متحمسًا وفوق كل شيء يمكن أن يتطلب جهدًا إضافيًا.

سواء أكنت تدير دائمًا فريقًا من الموظفين عن بُعد أو تجد نفسك فجأة كجزء من المجموعة التي انتقلت من المكتب إلى الإنترنت ، فإليك كيفية إدارة فريق بعيد بطريقة تجعل الروح المعنوية والكفاءة والابتكار والتحفيز عالية ، حتى في خضم عدم اليقين وسؤال بلا إجابة عن المستقبل:

1. ترحيل التوقعات وتحديد المسؤوليات والتحديث وفقًا لذلك

يستغرق الأمر بعض الوقت لتكوين عادة جديدة. يعتمد التكيف مع القوى العاملة عن بُعد على مجموعة مهارات إدارية جديدة تتضمن الشفافية فيما يتعلق بالتوقعات والمسؤولية. من المهم لصحة الشركة وسلامة موظفيها المحترمين وإدارتها تعزيز الشعور بالثقة والأصالة. كيف يحدث ذلك وكيف سيحفز ذلك فريقك البعيد؟

يتضمن تحديد التوقعات اتفاقًا - اتفاق واضح وموجز يجيب على من يفعل ماذا ومتى. عندما يتم ذكر هذه العناصر بوضوح في اجتماع أو في عقد ، ويتفهم الجميع هذه التوقعات ، فلا يوجد خلط في الأدوار والمسؤوليات والتفويضات المحددة.

انظر لأسفل على امرأة جالسة بشكل مريح في المنزل على أريكة تعمل على جهاز لوحي مع قطة قريبةتصبح الفرق متسقة عندما يتم تحديد المسؤوليات بوضوح. هذا يعني أن كل موظف يعرف واجبه. من الطبيعي أن تحذو العناية الواجبة حذوها عندما تمنح الأفراد الثقة والمساءلة عن أفعالهم. مع الملكية يأتي الفخر والإنتاجية مما يؤدي إلى موظف متحمس وفريق متحمس!

فكر في إنشاء ونشر أدلة شاملة للعمل من المنزل أو عقد اجتماع "ساعات العمل" المنتظم عبر الإنترنت للأسئلة والمخاوف والإعلانات.

2. إنشاء معلمات للعمل ضمنها

الآن بعد أن وجد العديد من الموظفين أنفسهم يعملون من المنزل ، أصبحت حواجز المكاتب المنزلية قديمة. يتم العمل واللعب في نفس المساحة ويمكن أن يتداخلان الآن أكثر من أي وقت مضى. قد يشعر الناس بالميل إلى العمل على مدار الساعة أو أخذ فترات راحة أقل وعدم مغادرة المنزل لأيام! عندما لا تضطر إلى ارتداء ملابس عمل لطيفة ، فمن السهل أن يتلاشى الخط الفاصل بين العمل والحياة. لا تدع إنتاجية الفريق تعاني لأن الموظفين يشعرون بأنهم محاصرون.

إن معرفة أن الجميع متاحون وفي المنزل قد يجعل من السهل الوصول إلى الموظفين خارج ساعات العمل ، ولكن من الضروري عدم تجاوز حدود العمل. التوازن بين العمل والحياة أمر بالغ الأهمية لرفاهية الموظفين والإدارة ، ويجب أن تعكس فكرة "الأداء العالي" ذلك.

يمكن أن يؤدي إجهاد الشاشة ومتلازمة تململ الساق وآلام الجلوس لفترة طويلة إلى الإرهاق العقلي. سيساعد إنشاء الحدود والبقاء ضمن معايير العمل على غرس الشعور بالتحفيز.

3. غير متأكد من الروح المعنوية؟ إجراء المسوحات

إذا كانت الأمور تبدو كئيبة بعض الشيء ، فلا معنى لتخمين طريقك للتغلب عليها. لا يعد قياس درجة الحرارة العاطفية للموظفين أو الإدارة عبر الإنترنت الطريقة الأكثر دقة لتقييم السبب أو الحل. خاصة إذا انخفضت الإنتاجية أو النظرة العامة ، ففكر في إنشاء استطلاع لتقييم كيفية توقف الناس.

يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل تسجيل وصول متكرر لمدة 10 دقائق يسأل عما إذا كان الموظفون بحاجة إلى أي لوازم مكتبية إضافية أو مجرد متابعة أسبوعهم. حاول إنشاء استطلاع "توقف" يطلب من الموظفين تحديد الضوء الأخضر (كل شيء جيد) أو الضوء الأصفر (الشعور ببعض المقاومة) أو الضوء الأحمر (بحاجة إلى المساعدة).

أو يمكن أن يكون أكثر تعقيدًا. تصميم استبيان يطلب من الموظفين مشاركة أي عقبات يشعرون أنها تعوق قدرتهم على إنتاج عمل جيد. اسأل ما الذي يجعلهم يشعرون بالقوة ؛ هل يشعرون بالأمان والولاء والتقدير والعناية ، أم أنهم غير مرئيين وغير مسموعين وغير مدعومين؟ هل يريدون تدريبًا إضافيًا؟ أكثر مرة على حدة؟ حاول الجمع بين أسئلة محددة وأسئلة "صواب أو خطأ" والاختيار من متعدد للحصول على ملاحظات أكثر اكتمالاً وصدقًا.

4. تسجيل الوصول على مساحة عمل مخصصة للجميع

منذ الانتقال من المكتب إلى الإنترنت ، كان على الأشخاص توفير مساحة في المنزل لاستيعاب التغيير. في البداية ، ربما كانت الأمور أكثر تعقيدًا وتعقيدًا. الآن ، نأمل أن يشعر الموظفون بمزيد من الفرز والراحة. في كلتا الحالتين ، لن تعرف أبدًا ما لم تطلب ذلك.

لكي يظل الموظفون متحفزين ، فإن وجود مساحة مخصصة تسمح لهم بالعمل دون انقطاع سيوفر أفضل النتائج. يمكن أن يؤدي القفز ذهابًا وإيابًا بين الفناء وطاولة غرفة الطعام والأريكة إلى تفتيت التركيز أو التسبب في اضطراب.

قد يكون العيش مع العديد من أفراد الأسرة في مساحة صغيرة أمرًا صعبًا بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى منطقة هادئة لإنجاز العمل. ضع ذلك في اعتبارك إذا كان أداء الموظف يبدو منخفضًا أو لم يكن لديه حافز كما هو معتاد. في هذه الحالة اسأل! تعرف على ما إذا كان هناك أي شيء يمكن توفيره واقترح أيضًا أن يبدع الناس. إنه لأمر مدهش كيف يمكن للمساحات المختلفة أن تأخذ شعورًا جديدًا تمامًا عند نقل الأثاث أو إضافة تركيبات الإضاءة.

5. انظر كيف يمكن للتقنيات الجديدة أن تخلق التماسك

كان العمل في مكتب يعني أنه يمكنك النهوض والسير إلى مكان عمل زميلك أو عقد اجتماع ارتجالي في الردهة. لم يكن الاعتماد على التكنولوجيا للبقاء متحفزًا ومتصلاً أمرًا مطلوبًا كثيرًا عندما تكون التفاعلات الشخصية متكررة ، ولم يتم استخدامها بكامل إمكاناتها في بيئة مكتبية. من الناحية الواقعية ، ما مقدار التكنولوجيا التي استخدمتها بالفعل؟ ربما في الغالب برامج معالجة الكلمات والبريد الإلكتروني.

الآن بعد أن انتشرت القوى العاملة في جميع أنحاء المدينة والريف ، فإن الابتكار هو ما يساعد في الحفاظ عليها جميعًا معًا. هذا هو الوقت المناسب لاستكشاف التقنيات التي ستبقي فريقك على الكرة. أدوات إدارة المشاريع ، ومنصات اتصالات الأعمال ، وبرامج مؤتمرات الفيديو كلها تأخذ الكعكة عندما يتعلق الأمر بالبقاء على اتصال في الوقت الفعلي. تعرف على كيفية عمل كل أداة معًا من خلال التكامل مع التكنولوجيا الحالية من خلال الاستفادة من فترات التجربة. بعضها مجاني بينما البعض الآخر منخفض الاستثمار. في كلتا الحالتين ، جرب نظامًا جديدًا لمعرفة ما إذا كان يناسبك أم لا.

امرأة ذات وجه يغطي الشعر تعمل بجد على الكمبيوتر المحمول ، وتجلس في كرسي جلدي في مساحة ردهة مظلمة وفاخرةنظرًا لأن التفاعلات الشخصية ليست مجدية كما كانت من قبل ، انظر كيف يمكن لبرامج مؤتمرات الفيديو أن تسد فجوة إدارة العمل للاجتماعات عبر الإنترنت. مع القليل من التفكير والتخطيط ، يمكن أن تكون الاجتماعات الافتراضية محفزة تمامًا مثل الاجتماعات وجهًا لوجه ، ويمكن أن تنتج نتائج رائعة مع ميزات متجاورة مثل مشاركة الشاشة و السبورة على الإنترنت.

6. خصص وقتًا للدردشة

بناء علاقة الفريق - حتى في بيئة الإنترنت - أمر بالغ الأهمية لصحة الفريق وأعضائه الفرديين.

بصفتك إدارة ، فإن معرفة من تعمل معه مهنيًا ، جنبًا إلى جنب مع معرفة بعض التفاصيل الشخصية ، يخلق علاقة في مكان العمل عبر الإنترنت تنمو. قد يكون هذا بسيطًا مثل إجراء محادثة للسؤال عن عطلة نهاية الأسبوع للموظف أو السؤال عما يشاهده على Netflix. ربما يكسر الجليد في مؤتمر بالفيديو للسؤال عن قطعة فنية لشخص ما معلقة على الحائط. تخلق هذه الإيماءات الصغيرة إحساسًا "بالعلاقة". إنها ليست ضرورية للغاية لإنجاز العمل ، لكنها تحدث فرقًا في إحساس الشخص بالقيمة.

من الصعب تحديد العلاقات الشخصية ولا تريد المبالغة في التفاصيل الدقيقة ، ولكن إظهار أنك تهتم بالأشخاص الذين تعمل معهم أثناء تناول القهوة الافتراضية أو اللحاق بالركب السريع قبل أن يقطع اجتماع الحالة عبر الإنترنت شوطًا طويلاً.

7. الوقود الدافع الجوهري

المكافآت والتقدير هما طريقتان قديمتان لإبقاء الموظفين يعملون في ذروة أدائهم. العاملان المحفزان لا يكتشفان الإمكانات الكاملة للموظف فحسب ، بل يساعدان أيضًا المديرين على الشعور بأن فريقهم ملتزم.

ما يتعلق باحتياجات الموظف. تعتبر المكافآت والتقدير محفزًا ولكن فقط إذا كانت تتماشى مع ما يحرك الموظف:

الجوائز
يُشار أيضًا إلى المكافآت الخارجية ، وهذا العامل التحفيزي يعتمد على الحوافز مثل الزيادات في الأجور وبطاقات الهدايا والمكافآت. يمكن اعتبار أي شيء ملموس ويعكس أداء الموظف المتميز بمثابة مكافأة. في حين أن هذه الحوافز جذابة ، فإن المكافآت تكون محفزة فقط إذا أرادها الناس. تدفع الامتيازات الكبيرة الموظفين إلى الأداء الأفضل مع زيادة جاذبية صاحب العمل للمرشحين المحتملين. فائدة أخرى تقديم مكافآت مثل المزيد من وقت الإجازة ، أو سيارة الشركة يمكن أن تعوض عن الوظائف التي لا تدفع الكثير.

بدلاً من ذلك ، يمكن أن تؤدي المكافآت إلى تحفيز قصير المدى ، وتلبية الشعور المتزايد بالمنافسة على التعاون والعمل الجماعي ، ويمكن أن تقضي على الأشخاص الذين يقضون الوقت بالفعل في تحقيق نتائج العمل. قد يؤدي هذا إلى عدم الانسجام حيث سيكون للموظفين "عيونهم على الجائزة" ويفقدون التركيز على المهمة التي أمامهم.

تقدير
يُفهم أيضًا على أنه مكافآت نفسية ، يشير التقدير إلى "الثناء" على العمل الذي تم إجراؤه بشكل جيد. ربما تكون رسالة بريد إلكتروني أو رسالة مكتوبة توضح بالتفصيل الجهود الإيجابية والمعترف بها لشخص ما أو إنجازاته أو أدائه. يمكن أن يكون للاعتراف ، حتى لو كان لفظيًا مثل الصراخ في اجتماع عبر الإنترنت أو تعليق من الرئيس إلى المدير المباشر ، تأثير إيجابي في الأداء.

علاوة على ذلك ، يميل التقدير إلى تحفيز الموظفين بشكل أكبر على المستوى اليومي. لا يوجد استثمار مالي. يزداد شعور الموظف بالقيمة والمساهمة عندما يتلقى ردود فعل إيجابية. يتم تنشيط العمل الجماعي ، ويتم تعزيز القيم التنظيمية وثقافة الشركة ، والأهم من ذلك ، يتم تسليط الضوء على هدف الموظف وحضوره الهادف.

من ناحية أخرى ، قد يكون من الأسهل التراخي بمجرد إخبار الموظف بأنه يقوم بعمل ممتاز. من السهل "الضغط على إيقاف مؤقت" على ناتج عملهم أو إبطاء إنتاجيتهم بمجرد أن يتلقوا الإقرار بأنهم تمكنوا من إثبات أنفسهم.

في باقة TED نقاش من تيد بينك ، ذكر 3 نقاط رئيسية حول إبقاء الدافع مرتفعًا: الاستقلالية ، والإتقان ، والغرض.

وفقًا لبينك ، "الاستقلالية" هي الدافع الداخلي للرغبة في أن تكون المدير والميسر لحياتنا ، وهو مفهوم يتوافق مع "الإتقان" وهو الرغبة في التحسن في شيء مهم من خلال التركيز عليه.

بشكل أساسي ، إذا كنت تريد بيئة عمل ذات دوافع عالية حيث يزدهر الموظفون ، فإن المكافآت والتقدير يساعدان ، لكن الدافع الطبيعي للشخص هو القيام بالأشياء من أجله. يتعلق الأمر بإيجاد "سبب" لتحقيق مكاسب شخصية خاصة بهم داخل النظام البيئي لكيفية أداء دورهم في العمل. يُطلق على هذا "الدافع الجوهري" وعندما يقترن بكل من المكافآت والتقدير ، يمكن أن تكون هذه العناصر الثلاثة وصفة لموظف متحمس للغاية وذو أداء عالي وله "هدف".

مع Callbridge ، يمكنك الاعتماد على أحدث مؤتمرات الفيديو لإبقاء الفرق متصلة ، بالقرب أو البعيد. لا تكون إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت أمرًا شاقًا عندما يكون لديك تقنية تعمل بسلاسة توفر الأدوات الرقمية لإبقاء الجميع على المسار الصحيح وتحفيزهم. استضف فرديًا أو احتفالات جماعية أو احتفالات توزيع الجوائز أو جلسات عصف ذهني يومية وجلسات الأنسجة حيث يمكنك بالفعل رؤية وجوه العملاء والزملاء باستخدام برامج صوت وفيديو عالية الدقة.

Callbridge هو متصفح قائم على المتصفح وسهل الاستخدام. استمتع بأدوات رقمية إضافية مثل مشاركة الشاشة, ملف تقاسمو تسجيل الاجتماع عبر الإنترنت قدرات عمليات المزامنة التي تشارك وتعاونية.

مشاركة هذه المشاركة
ميسون برادلي

ميسون برادلي

Mason Bradley هو خبير تسويق ، وخبير في وسائل التواصل الاجتماعي ، وبطل نجاح العملاء. لقد كان يعمل لدى iotum لسنوات عديدة للمساعدة في إنشاء محتوى لعلامات تجارية مثل FreeConference.com. بصرف النظر عن حبه لـ pina coladas والوقوع في المطر ، يستمتع Mason بكتابة المدونات والقراءة عن تقنية blockchain. عندما لا يكون في المكتب ، يمكنك على الأرجح اللحاق به في ملعب كرة القدم ، أو في قسم "جاهز للأكل" في Whole Foods.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى