أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

كيفية جعل الاجتماعات بناءة أكثر

مشاركة هذه المشاركة

امرأة متحمسة المظهر تبتسم وتحمل كوبًا وتلمح. تجلس بشكل مريح أمام الكمبيوتر المحمول على الطاولة في المنزل في مطبخ علويكم عدد اجتماعات العمل التي جلست خلالها؟ حفنة على الأقل هذا الشهر. من المؤكد أنك وجدت نفسك في اجتماع عبر الإنترنت في الصباح الباكر لمناقشة حالة المشروع أو تطوره. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فربما تكون قد حضرت ندوة عبر الإنترنت أو عرضًا تقديميًا أو ورشة عمل أو فصلًا عبر الإنترنت. ربما كنت في جلسة عصف ذهني أو كنت تقود a عرض مبيعات افتراضي. أيًا كانت الطريقة التي تظهر بها ، يشتمل الاجتماع عبر الإنترنت عادةً على نفس الأجزاء المتحركة: الحضور والاستضافة والتقديم والتوافق.

إنها نفس الصيغة ، لكن لا يجب أن تكون نفس التجربة. إذا وجدت أن الأشخاص ليسوا متفاعلين كما تريد أو إذا توقف الحضور ، فقد حان الوقت للعودة إلى لوحة الرسم ومعرفة أين يمكنك تحسين تدفق الاجتماع.

لا تقلق رغم ذلك ، فهي ليست مهمة كبيرة كما تعتقد! فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم الاجتماعات لجعلها أكثر فائدة وبناءة.

الأشياء الأولى أولاً - ما الذي يجعل الاجتماع عديم الفائدة؟ الاجتماع غير المفيد الذي يمكن أن يعيق أكثر من المساعدة هو ما يحدث عندما لا يقوده أحد ، ويشعر جدول الأعمال بأنه متقطع ، وتخرج المناقشة عن المسار الصحيح أو تستغرق وقتًا طويلاً ولا توجد أهداف لتحقيقها (قرار يجب اتخاذه ، أو موضوع للمناقشة ، أو مشكلة لحلها ، حل للعثور ، شخص للتوظيف ، تاريخ للاتفاق عليه ، وما إلى ذلك).

لقاء بناء؟ أدوات استثنائية بالإضافة إلى ميزات وممارسات استثنائية تم وضعها موضع التنفيذ. هذه هي الصفات الخمس التي تبني القوة وتزيد من نزاهة اجتماعك عبر الإنترنت:

1. تحديد الهدف والهدف

قبل إعداد اجتماع عبر الإنترنت ، اسأل نفسك ، "هل يجب أن أقطع سير العمل باجتماع؟" ستحدد معرفة ما تحتاجه بالضبط طبيعة طلبك والاجتماع في النهاية.

من هناك ، يمكنك تمييز ما إذا كان كل ما تحتاجه هو إعداد مستند يمكن للمشاركين قراءته وتقديم ملاحظات لك في وقتهم الخاص ، أو إذا كنت تحتاج فقط إلى حضور شخص أو شخصين بدلاً من الفريق بأكمله.

2. تفويض الأدوار بوضوح

منظر لامرأتين تتحدثان وتعملان بجهاز كمبيوتر محمول وتدوين الملاحظات ، وتجلسان على زاوية من طاولة في مكان العمل مع إضاءة ضوء بعد الظهر عليهمامن أجل اجتماع فعال يوصلك إلى مكان ما ، جند الأدوار التالية وأفرادهم:
السائق: قائد الاجتماع الذي جمع الجميع معًا في المقام الأول.
المعتمد: المالك أو صاحب المصلحة الذي يمكنه اتخاذ القرار النهائي.
المساهمون: من يملك المعلومات والبيانات ويستطيع تحقيق هدف الاجتماع.
الأشخاص المطلعون: أولئك الذين هم على دراية قبل الاجتماع وبعده ، لكن ليسوا مطالبين بالحضور.

الموالية للنصيحة: يُفضل كثيرًا برامج مؤتمرات الفيديو التي تتكامل مع أدوات إدارة المشروع والتقويمات على الحلول غير المتوافقة.

3. هيكل ملائم

في حين يجب أن تسمح جميع الاجتماعات ببعض الحرية والمساحة لتكون مرتجلة ، فإن إنشاء حاوية تحترم وقت الناس وطاقتهم هو الأساس للاجتماعات التي تلهم الأفكار بدلاً من الضغط عليها. أنشئ أجندة تحدد موضوعات المناقشة واستخدم مؤقتًا للبقاء على المسار الصحيح.

اجعله معروفًا أن الأفراد لديهم قدر محدد من الوقت للرد. قدم فكرة موقف للسيارات حيث يتم "إيقاف" الأفكار إذا كانت هناك إمكانية ولكنها لا تسير في أي مكان في الوقت الحالي.

4. نقاط عمل واضحة

لذلك ، قال الجميع مقالهم والهدف الذي يجب مناقشته الآن يحتوي على نقاط عمل وتوجهات. الموالية للنصيحة: لا تنهِ الاجتماع بدون دعوة للعمل - هل سيكون هناك اجتماع متابعة؟ من المسؤول عن الخطوة التالية؟ هل يعرف كل شخص مسئوليته؟ ما هو الموعد النهائي؟ تأكد من تدوين الملاحظات الصحيحة وإجراء التسجيلات وتحديث أداة إدارة المشروع.

حسنًا ، الآن من أجل الجزء الممتع

5. متعة الحقن

بالتأكيد ، لكل فريق منهجه الخاص عندما يتعلق الأمر بإنشاء ثقافة الشركة أو إضافة القليل من الإثارة ، ولكن الحفاظ على عنصر المتعة والمفاجأة هذا هو ما يتطلب القليل من الجهد الإضافي.

منظر لثلاثة رجال يرتدون ملابس غير رسمية ، يتجمعون ويضحكون في مساحة مكتبية مع رفوف للمجلدات والكتب في الخلفيةحاول كسر الجمود بسؤال تم نشره على السبورة البيضاء عبر الإنترنت أو قم بترتيب نشاط احترافي ولكنه لطيف مثل Virtual Show and Tell. يوجد العديد من تمارين بناء الفريق للإختيار من.

بمجرد أن تتحكم في الصفات الخمس التي تعزز ما يجعل الاجتماع جيدًا ، تكون جاهزًا لاستكشاف ميزات مؤتمرات الفيديو من Calbridge التي تشكل نسيج وتدفق المزامنات الخاصة بك. اترك الأمر متروكًا للتقنية لجعل الاجتماعات بناءة باستخدام الميزات والأدوات التي تعزز الحضور والمشاركة.

الموالية للنصيحة: أوه ، وإذا كنت تريد حقًا الحصول عليها إلى أقصى حد من اجتماعاتك (يشمل المرح) - استخدم دائمًا الفيديو وذكّر المشاركين أيضًا.

إليك كيفية الابتعاد عن الشعور بالتعب تجاه الشعور بمزيد من الحماسة:

النسخ التلقائي

مع ميزة التوقيع Cue ™ من Callbridge ، لا يتعين على أي شخص أن يؤكد ما إذا كان قد كتب "ذلك". لا داعي للقلق أو تفويت الجملة التالية عندما يقوم برنامج Cue ™ بنسخ التسجيلات تلقائيًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يوفر Cue ™ علامات مكبر الصوت وطوابع الوقت والتاريخ تلقائيًا. قم بتدوين الملاحظات إذا كنت تريد ذلك ، ولكن كن مطمئنًا أن كل شيء يتم الاهتمام به من أجلك!

اكتساب فهم أعمق للعواطف

قم بقياس درجة الحرارة العاطفية لاجتماعك عبر الإنترنت باستخدام تحليل المشاعر ؛ ميزة متطورة تستخرج المشاعر الإيجابية والسلبية لتمنحك فهمًا أكثر شمولاً للفوارق الدقيقة والمعنى في اللعب.

المكافأة: اعرض شريط Insight للحصول على إشارة أفضل لمكان ونوع الأسئلة التي تم طرحها خلال الاجتماع

سحب ما يصل إلى خلفية افتراضية

دع مجموعة الخلفيات الافتراضية من Callbridge تهيئ المشهد لوصولك ووجودك. اختر إعدادات العالم الحقيقي ، والألوان المجردة ، والأشكال ، أو قم بتحميل التصميم المخصص والعلامة التجارية الخاصة بك.

شجع روابط أكثر إحكامًا

قم بتلبية احتياجات المجموعات الأصغر التي ترغب في الاتصال في مساحة معزولة عن الاجتماع الرئيسي مع Breakout Rooms. استخدم هذه المساحات لتسهيل المناقشات العرضية أو العمل على مهام منفصلة أو دعم 1: 1.

تعاون بشكل خلاق

اسمح للمشاركين بالتعبير عما يتعين عليهم مشاركته باستخدام اللون والشكل والصوت والفيديو والصور بمساعدة White Whiteboard. يمكن للجميع الإضافة والمشاركة في الوقت الفعلي. يمكنك العمل عليه الآن ، أو حفظه وإعادة زيارته لاحقًا.

اعمل مع Callbridge وستكتسب زخمًا سريعًا في كيفية إدارة اجتماعاتك عبر الإنترنت وحضورها ، خاصةً مع عمليات تكامل الجهات الخارجية بما في ذلك فترة ركود و مفكرة. استخدام أحدث الميزات مثل تحليل المشاعر, نسخ, مشاركة الشاشة، وأكثر من ذلك ، فأنت تتمتع بالفعل بميزة مقارنة ببرامج مؤتمرات الفيديو الأخرى الموجودة في السوق.

مشاركة هذه المشاركة
ميسون برادلي

ميسون برادلي

Mason Bradley هو خبير تسويق ، وخبير في وسائل التواصل الاجتماعي ، وبطل نجاح العملاء. لقد كان يعمل لدى iotum لسنوات عديدة للمساعدة في إنشاء محتوى لعلامات تجارية مثل FreeConference.com. بصرف النظر عن حبه لـ pina coladas والوقوع في المطر ، يستمتع Mason بكتابة المدونات والقراءة عن تقنية blockchain. عندما لا يكون في المكتب ، يمكنك على الأرجح اللحاق به في ملعب كرة القدم ، أو في قسم "جاهز للأكل" في Whole Foods.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى