أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

6 أسئلة يجب على المحامين طرحها قبل الاستثمار في مؤتمرات الفيديو

مشاركة هذه المشاركة

سيدة كمبيوتر محمولإذا كنت محاميًا أو تعمل في المجال القانوني ، فلا داعي للاستخفاف بقوة التواصل المقتضب. سواء بين الزملاء أو إدارة العلاقات بين العميل والمحامي ؛ مناقشة الحلول أو إدارة النزاعات - الطريقة التي تقدم بها جانبك من القصة حرفيًا يمكن أن تكون الفرق بين النجاح والفشل.
يبدأ ضبط النغمة بإرسال واستقبال رسائل واضحة تمامًا. منذ وقت ليس ببعيد ، اعتمدت مكاتب المحاماة بشكل كبير على المكالمات الجماعية باعتبارها الوسيلة المفضلة للاتصال. ومع ذلك ، نظرًا لأن مؤتمرات الفيديو تقدم المزيد من الفوائد التي تؤدي إلى إنتاجية أفضل ، وزيادة توفير التكاليف ، وسعادة الموظفين وسلامتهم ، وتحسين الاحتفاظ بالعملاء ، فإن الشركات تعتمد على تقنية الاتصال ثنائية الاتجاه لمشاركة الأعمال.
فوائد مؤتمرات الفيديو كثيرة. ما كان يُعتقد أنه مستقبلي ويمكن أن يكلف ما يصل إلى عشرات الآلاف من الدولارات ، في الوقت الحاضر ، هذه التكنولوجيا مطلوبة لإدارة الأعمال التجارية - ولا تكلف نفس التكلفة تقريبًا. بالإضافة إلى ذلك ، تم تحسين البرنامج وتعقيده بشكل كبير. إنه سهل الاستخدام والتنفيذ والمشاركة.

إذا كنت شركة محاماة تتطلع إلى:

  • كن أكثر سرعة في نقل المعلومات والبيانات ودعم العميل
  • تعزيز ثقافة الشركة والتواصل الداخلي
  • تحسين وتبسيط الفواتير والمهام الإدارية المعقدة
  • منطقة في اجتماعات العملاء والتركيز عليها دون مكالمات ثابتة أو انقطاع أو تشتيت الانتباه
  • إدارة تعدد استخدامات المكالمة محليًا أو خارجيًا

ثم انظر إلى مؤتمرات الفيديو كجزء من استراتيجية عملك. ضع في اعتبارك الأسئلة التالية التي ستساعدك على تحديد النظام الأساسي الأفضل لاحتياجات شركتك.
اهم الاشياء اولا. لا يوجد شيء غير مثمر في المكالمات الجماعية. في الواقع ، إنها فعالة للغاية في مجموعة متنوعة من الاستخدامات. لا يتعلق هذا المنشور باستبدال المكالمات الجماعية بمؤتمرات الفيديو. إنه فقط لإظهار أنه من خلال استخدام كليهما ، يمكنك توفير المزيد من القيمة للتعمق أكثر مع العملاء.

الاتصال الجماعي ممتاز من أجل:

  • إجراء مناقشات مرتجلة أو مجدولة بشأن تطور في القضية
  • قطع سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة للوصول مباشرة إلى النقطة
  • التخصص وتبادل المعلومات حول مواضيع محددة
  • الحصول على متخذي القرار في نفس المكان
  • تمكين نسخ المؤتمر والتسجيل لمزيد من المعلومات التفصيلية

أضف البعد التالي الذي توفره مؤتمرات الفيديو ، وسترى مدى شمولية عروضك ليس فقط لعملائك ، ولكن أيضًا مع الزملاء في المكتب والرؤساء. كما تستفيد أقسام الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والإدارات الأخرى بشكل كبير أيضًا.

ماذا تقدم مؤتمرات الفيديو؟

يعتبر التواصل مع العميل في طليعة نجاح كل شركة محاماة.

في نهاية اليوم ، يتعلق الأمر بما يلي:
1) بناء الثقة في العميل و
2) ثم صيانته.

 

هاتان الخطوتان حاسمتان الأساس لتوفير اتصال ممتاز مع العملاء على ما يلي:

  • يلبي احتياجاتهم ويقدم تجارب إيجابية للعملاء من خلال جعلهم يشعرون كأولوية ، ووضعك كمدافع عن قضيتهم.
  • تبني سمعتك. في صناعة حيث تساوي الكلمة الشفوية قيمة الذهب ، فإن سمعة مكتب المحاماة الخاص بك هي بطاقة الاتصال الخاصة بك. تتنافس معظم شركات المحاماة على الأعمال بناءً على خبرتها.
  • تريد أن تبرز؟ تعامل مع استراتيجية الاتصال مع العميل باستخدام أحدث الأدوات والأساليب التي توفر لك الأفكار الرئيسية التي تحتاجها لفهم بعضكما البعض.
  • يخلق الانسجام بينك وبين عميلك. يعمل الاتصال المستمر في كل نقطة اتصال من العملية لتجنب أي شيء من أن يتم كنسه تحت السجادة أو عدم طرحه.

خاصة في البداية عندما يحاول العميل فقط معرفة ما إذا كان يحبك كمحامي ويريد تعيينك ، بينما تحاول في نفس الوقت تقييم ما إذا كان لديهم مشكلة قانونية يمكنك مساعدتهم في حلها.

كمبيوتر محمولمن الأهمية بمكان وضع أساس للتواصل المناسب من البداية. لا تدع أساليب الاتصال المتدنية ، وإدارة العلاقات السيئة ، والاستخدام غير السليم للوقت تؤثر على كيفية التعامل مع عملائك.

بدلاً من ذلك ، أضف إلى مزيج مؤتمرات الفيديو الذي يأتي مع هذه 3 فوائد رئيسية:

الفائدة الرئيسية # 1

معايير أمان عالية طوال مدة المكالمة.
يعد الحفاظ على سلامة معلومات العميل وأمانها أولوية قصوى لكل ممارس قانوني. اجتماعات عبر الإنترنت سواء كانت قصيرة أو ممتدة ، يجب أن تكون مجهزة بجميع الخطوات اللازمة الأفضل في الممارسة نحو التدابير الأمنية المناسبة:

  • إلزامي لتوفير الوصول إلى مكالمة جماعية آمنة
  • يجب أن تكون قادرًا على التحكم في المشاركين في المكالمة
  • أضف طبقات أمان إضافية إذا لزم الأمر (Meeting Lock ، رمز الوصول لمرة واحدة ، إلخ)
  • تأكد من أن المشاركين في المكالمة هم المشاركون الوحيدون في المكالمة
  • بوابة المكالمات الجماعية

الفائدة الرئيسية # 2

سهولة إرسال واستقبال المعلومات.
عند التعامل مع العملاء ، من المهم توفير تقنية اتصال سهلة الاستخدام ومصممة بشكل حدسي تساعد أكثر من مجرد إعاقة. منصة سهلة الاستخدام ويمكن تخصيصها لتعكس علامتك التجارية تثبت أنها تجربة ممتعة أكثر.

علاوة على ذلك ، اختر نظامًا أساسيًا مليئًا بالميزات التي تدعم محادثتك مثل:

  • مشاركة الشاشة لتفقد المستندات والملفات في الوقت الفعلي عبر الإنترنت. من خلال مشاركة سطح المكتب الخاص بك ، يمكنك تضمين مشاركين آخرين لعرض ورؤية ما تراه بالضبط. يتم جعل كل مسار عمل "مرئيًا" لمزيد من التعاون المعزز والتواصل المكثف والمشاركة المتسارعة. تجعل مشاركة الشاشة أي دردشة أكثر ديناميكية وأسهل في التيسير.
  • تسجيلات الاجتماع لسرد دقيق للأحداث الماضية والتفاصيل والتاريخ. تستخدم خلال مؤتمر فيديو (أو مكالمة جماعية) ، يوفر التسجيل صورة أكبر لما يحدث. خاصة عند طرح بعض الأسئلة الصعبة ، قد يكون تسجيل الاجتماع مفيدًا في المستقبل عند المراجعة للحصول على مزيد من التفاصيل حيث تظهر لغة جسد الشخص والفروق الدقيقة ونبرة الصوت بشكل أكثر وضوحًا عبر الفيديو.
  • تعمل تسجيلات الفيديو والصوت أيضًا بشكل جيد جدًا إذا لم يتمكن شخص ما من الحضور أو المشاهدة الآن حيث يمكنه مشاهدتها لاحقًا ، بدلاً من ذلك.
  • نسخ AI تساعدك أنت وفريقك على التواجد والاحتفاظ بمساحة بدلاً من تقسيم انتباهك بين تدوين الملاحظات والاستماع. من خلال عمليات النسخ التفصيلية التي تم إجراؤها لك لتضمين علامات المتحدث وطوابع الوقت والتاريخ ، يمكنك الاستمرار في تقديم شهادة أو اتصال آخر قائم على الفيديو دون القلق بشأن اكتشاف المعلومات أم لا. يتم تصفية وتسجيل التواريخ والأسماء والأماكن والمواضيع والموضوعات المشتركة لسهولة الاستدعاء والمزيد من البيانات المتعمقة بعد المؤتمر.

توفر لك المعلومات التفصيلية التي تم وضعها باستخدام علامات المتحدث وطوابع التاريخ والكلام سهل القراءة إلى الملاحظات النصية الوقت. هذا مفيد بشكل خاص للشهادات أو الإجراءات القضائية الأخرى بما في ذلك الأوامر ، إلخ.

الفائدة الرئيسية # 3

الوصول إلى جميع المعلومات التي تم الحصول عليها بعد اكتمال المكالمة.
من المهم والمفيد بشكل خاص أن توفره تقنية مؤتمرات الفيديو ملخصات المكالمات ونسخها منظم في نهاية المزامنة. بيانات ما بعد المؤتمر التي تم وضع علامة عليها ويسهل البحث فيها مثل بريدك الإلكتروني الذي يجعل عملك أسهل وأكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم حفظ جميع المعلومات ، بما في ذلك الروابط المرسلة والوسائط ومقاطع الفيديو والتسجيلات ، بالإضافة إلى الملفات والمستندات في السحابة للحصول على مسار تنقل أكثر مركزية ويسهل الوصول إليه يمكنك أنت وأي شخص في فريقك أو في شركتك الوصول إليه.
ملخص لمكالمة الفيديو التي تحتوي على كل شيء في مكان واحد يجعل مشاركة المعلومات أكثر سلاسة وسلاسة. لا شيء يقع بين الشقوق عندما يكون كل شيء أمامك.
الآن بعد أن أصبحت الفوائد أكثر وضوحًا ، أصبح من الواضح بشكل أكبر كيف يمكن أن يؤثر تطبيق مؤتمرات الفيديو في حياتك اليومية بشكل كبير على جودة اتصالاتك. شاهد كيف يصبح تدفق الأشياء أكثر بساطة عندما يكون الجميع متصلين. يريد العملاء أن يعرفوا أنك تهتم باحتياجاتهم ويريد الموظفون أن يشعروا أن إدارتهم العليا تؤمن بهم.
نظرًا لأنك تفكر في حلول مؤتمرات الفيديو لشركتك القانونية ، فإليك 6 أسئلة تحتاج إلى طرحها أولاً:

6. كيف ستدمج مؤتمرات الفيديو في ممارستك؟

أين شركتك بالنسبة لأقسام الشرطة والمستشفيات والمحاكم ومراكز الاحتجاز وما إلى ذلك؟ هل تسمح هذه الأماكن بتقديم مقاطع الفيديو وأشكال الاتصال الأخرى للإجراءات القانونية؟ إلى أي مدى يتمتع عملاؤك بالدهاء التكنولوجي؟

معبد5. كم مرة تخطط لجدولة مؤتمرات الفيديو؟

لاحظ حجم شركتك وما يخبئه المستقبل للنمو. علاوة على ذلك ، هل ستقفز الأقسام الأخرى في العربة أيضًا؟ هذه فرصة ممتازة للموارد البشرية للبقاء على اتصال مع الشركات الأخرى والتوظيف على المستوى الدولي.

4. هل ستستخدم مؤتمرات الفيديو للحصول على تدريب إضافي وندوات عبر الإنترنت؟

لممارسي القانون الذين يرغبون في تحسين مجموعة مهاراتهم ؛ لربط الشركاء وشركات المحاماة الشقيقة ؛ أن تصبح مرشدًا أو تدرب على تكنولوجيا المعلومات - يعد استخدام مؤتمرات الفيديو طريقة فعالة وفعالة من حيث التكلفة لاستخدام التكنولوجيا لتمكين الأشخاص في دورهم.

يمكن استخدام الموارد البشرية مؤتمرات الفيديو حلول لتسريع عملية التوظيف والتوظيف وتحسينها من خلال فتح تجمع المواهب في الخارج. تكنولوجيا المعلومات قادرة على معالجة أي مشاكل تقنية بسرعة وتقديم الدعم عبر الدردشات النصية بالإضافة إلى المساعدة مشاركة الشاشة والدردشة المرئية ، تقدم إرشادات معقدة وتنقلًا وإعدادًا - في أي مكان وفي أي وقت.

3. كم عدد المحامين والعملاء المستعدين لاستخدام هذه التكنولوجيا؟

ضع في اعتبارك كيفية عمل فريقك من خلال مناقشة ميزات وفوائد استراتيجية اتصالات تتمحور حول الفيديو. هل سيؤدي هذا إلى تمكين التوازن بين العمل والحياة؟ هل يمكن للمحامين العمل من المنزل في بعض الأيام؟ هذا ينطبق على العملاء أيضًا. هل يستجيبون لوجهات أكثر افتراضية محتملة؟ هل سيؤدي تنفيذ نهج أكثر عبر الإنترنت للاجتماعات والعلاقات بين المحامين والموكل إلى توفير وقت السفر وتحسين الإنتاجية؟

2. ما هو عائد الاستثمار الذي تتوقعه؟

تعمق في معرفة المدى التقريبي للاستخدام. باستخدام حساب سريع ، قارن وقارن مقدار الوقت الحالي الذي يتم إنفاقه في حالات معينة بين وقت السفر والموارد. قم بإضافته لمعرفة ساعات الوقت في الشهر ، وشاهد كيف يمكن أن يُحدث إجراء مؤتمرات الفيديو فرقًا.

1. ما مدى انسيابية التكنولوجيا التي تبحث عنها؟

استكشف كيف يمكن أن يتكامل برنامج الاتصال ثنائي الاتجاه مع البنية التحتية الحالية وكيف يمكن ذلك تؤثر على سير عملك. ابحث عن شيء يبسط العمليات ؛ سهل الاستخدام للجميع ؛ يتصل بالقوى العاملة الافتراضية عن بُعد ويقدم تطبيقات وميزات توفر قيمة وتفاعلات أكثر جدوى.

أسئلة متابعة للتفكير فيها:

• ما هي ميزات الأمان المضمنة؟
• كم عدد المشاركين يتم استيعابهم؟
• هل هناك دعم العملاء؟
• ما هي الميزات المدرجة؟ هل يوجد تسجيل؟ مشاركة الشاشة؟ الملخصات؟
• كيف تبدو تجربة الهاتف المحمول؟ هل يوجد تطبيق؟

من خلال الجمع بين المكالمات الجماعية و مؤتمرات الفيديو في كل يوم: من الاجتماعات الداخلية ، إلى تأهيل الموظفين والتعلم المستمر ، إلى ترسبات افتراضية وأكثر من ذلك ، يصبح من الواضح أنه من أجل مواكبة العصر ، يتعين على شركات المحاماة تبني التحول الرقمي.

تفتح العروض عبر الإنترنت الأبواب لمزيد من الأعمال والإنتاجية وتعزيز الثقة وإمكانية الوصول مع العملاء. زيادة التواصل يجعل دور كل فرد - منفصل أو كليًا - أكثر فعالية.
دع Callbridge تزود مكتب المحاماة الخاص بك بمؤتمرات متطورة هي الأفضل في فئتها والتي تبني ثقافة اتصال قوية داخل فريقك المباشر ومكتبك مع تسليط الضوء على كيفية إدارة علاقات العملاء ورعايتها.

إن توفير منصة اتصال ثنائية الاتجاه لتشجيع التواصل الواضح والموجز داخل قاعة المحكمة وخارجها يبدأ بالتكنولوجيا المصممة لسد الفجوة بين الاجتماعات التي تُعقد شخصيًا وعبر الإنترنت.

تعمل مجموعة Callbridge للخدمات الرقمية على:

  • إبقاء الموظفين والعملاء على اطلاع مع سهولة نقل المعلومات والوصول إليها
  • حافظ على اتصال خاص وآمن في جميع الأوقات
  • تبسيط ميزات مثل النسخ AI, تسجيل الاجتماع و مشاركة الشاشة التي تعزز الإنتاجية والكفاءة والمشاركة
  • شجع المزيد من وقت الوجه في الوقت الفعلي من خلال مؤتمرات الفيديو والصوت عالية الجودة
  • وأكثر من ذلك!

اكتشف كيف يمكن أن تمنح حلول مؤتمرات الفيديو من Callbridge لشركتك ميزة تنافسية من خلال الاستفادة من العمل الذي يتم إنجازه وكيفية رعاية العملاء.

مشاركة هذه المشاركة
سارة أتيبي

سارة أتيبي

بصفتها مديرة نجاح العملاء ، تعمل سارة مع كل قسم في iotum للتأكد من حصول العملاء على الخدمة التي يستحقونها. إن خلفيتها المتنوعة ، التي تعمل في مجموعة متنوعة من الصناعات في ثلاث قارات مختلفة ، تساعدها على فهم احتياجات كل عميل ورغباته وتحدياته تمامًا. في أوقات فراغها ، هي خبيرة في التصوير الفوتوغرافي وخبيرة في فنون الدفاع عن النفس.

المزيد للاستكشاف

سماعات

أفضل 10 سماعات رأس لعام 2023 لعقد اجتماعات عمل سلسة عبر الإنترنت

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى