أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

يمكن أن يؤدي تسجيل الاجتماعات الافتراضية إلى اكتشاف قانوني شامل

مشاركة هذه المشاركة

اجتماع بالفيديوعندما يؤثر شيء كبير مثل الوباء على العالم ، فإنه يغير حتما الطريقة التي يعمل بها العالم. خطوة بخطوة ، عبور منطقة غير معروفة ، تتعلم كل صناعة وكل عمل كيفية التكيف والنجاح في هذا الوضع الطبيعي الجديد - وخاصة القانوني.

لقد خضع النظام القانوني لقيود وقيود متعددة ، ونتيجة لذلك ، فقد أثر على تواتر وتوافر الطلبات ، والمحاكمات التمهيدية ، والمحاكمات ، وعملية التقاضي بأكملها ككل.

كمحترف قانوني ، من المؤكد أنك قد عايشت بشكل مباشر الآثار المترتبة على العمل من المنزل. أصبحت الاجتماعات الافتراضية هي العملة حيث تحولت العمليات والأنظمة السابقة للتحول إلى مساحة على الإنترنت. مع المشهد القانوني المتغير بشكل واضح ، أصبحت مؤتمرات الفيديو هي الحل الأمثل للعديد من الإجراءات القانونية ، بدءًا من اختبارات الاكتشاف.

يسمح عقد المؤتمرات عبر الفيديو لكلا الجانبين من المحامي بالحصول على الحقائق الضرورية والحاسمة والأدلة والدعم والمطالبات والإثبات والدفاعات في الدعوى دون الحاجة إلى التقدم في المحكمة.

بافتراض أن مكتب المحاماة الخاص بك قد أجرى عملية الانتقال عبر الإنترنت - زيادة عدد الاجتماعات عن بعد وتقوية قسم تكنولوجيا المعلومات وتعلم كيفية الاستخدام مشاركة الشاشة والخلفيات الافتراضية ، مما يجعل التعديل على اجتماعات وعروض تقديمية عبر الإنترنت أقصر وأكثر إيجازًا - يمكنك الآن معرفة كيف توفر التكنولوجيا الفرصة للتواصل عن بُعد بسهولة.

دعنا نتعمق أكثر في كيفية ظهور ذلك عبر الآثار القانونية المختلفة.

تتضمن إحدى الميزات الأكثر فائدة ودفعًا للأمام لعقد مؤتمرات الفيديو التسجيل. يؤدي تسجيل الرقم القياسي بمجرد عقد اجتماع عبر الإنترنت ، إلى تزويد المشاركين بتسجيل من البداية إلى النهاية ، وتم تسجيله بالكامل لكل ما حدث أثناء المزامنة.

ومع ذلك ، يمكن أن يكون هذا تحولًا إجرائيًا للعديد من الشركات والشركات. قبل الانتقال إلى الإنترنت ومعظم الأشخاص الذين يعملون من المنزل ، هل تم تسجيل مكالمات الفريق في أي وقت؟ من الذي قام بتدوين ملاحظات الاجتماع؟ كم من الوقت تم انفاقه في الانعقاد؟ اجعل هذه الخطوة أكثر سلاسة من خلال دمج التكنولوجيا التي تقوم بالأعباء الثقيلة مثل التقاط الصوت والفيديو ومقاطع الشاشة والروابط والمستندات المرسلة نيابة عنك.

إلى جانب فائدة التسجيل ، عادةً ما يأتي النسخ والملخصات الذكية ، وهما ميزتان تعززان عملية اكتشاف الفحص. لا يتم التقاط الفروق الدقيقة ولغة الجسد عبر الفيديو فحسب ، بل يمكن أيضًا تمييز نبرة الصوت وأنماط التفكير والمفردات عن طريق علامات مكبر الصوت الخاصة بالتكنولوجيا والخوارزميات المتقدمة وروابط الموضوعات الشائعة.

على الجانب الآخر من العملة ، تكمن بعض التحديات التي يجب أن ينظر فيها التقاضي والتحقيق في المستقبل. يثير التسجيل الجماعي ثلاث نقاط مثيرة للقلق من وجهة نظر تخزين البيانات:

مضاعفة البيانات
عندما يتم تسجيل المزيد والمزيد من عمليات التبادل عبر الإنترنت ، يتراكم المزيد من الملفات وكذلك حجم ملفات الفيديو. مع زيادة حجم حجم البيانات ، ستزداد القدرة على التخزين والاسترداد بأمان جنبًا إلى جنب.

إدارة السجلات
يعد تخزين البيانات بشكل آمن وآمن أمرًا ضروريًا لأن المعلومات التي تتم مشاركتها ومناقشتها يمكن أن تكون حساسة للغاية ولا يقصد بها أن يراها أي شخص آخر. ضع في اعتبارك كيف وأين يتم تخزين هذه الملفات. من أو ما هي الضمانة؟ من لديه حق الوصول ، وكيف يتم حمايته؟

الاكتشاف
في السابق ، كان من الممكن أن تكون الاجتماعات مسجلة بالصوت ، أو مكتوبة في مستند معالجة الكلمات ، مما يحد من دقة المعلومات المقدمة ونطاقها.

ربما تم تجميع البيانات في عرض تقديمي أو جدول أعمال. الآن ، تعد إمكانية إنشاء ملفات إلكترونية وتدوينات أكثر تفصيلاً أكثر فائدة من أي وقت مضى. تتمتع الاجتماعات المسجلة عبر الإنترنت بالقدرة على التقاط الصوت و / أو الفيديو جنبًا إلى جنب مع كل محتوى الاجتماع الذي يتضمن كل معاملة وتبادل خلال الاجتماع.

ضع في اعتبارك قيمة تعابير الوجه والإيماءات وكل ما هو موجود تواصلت دون أن تتحدث.

شيء لتذكره:

عدالة

يمكن أن يكون الوصول إلى الاجتماعات المسجلة أ ايجابي وسلبي باعتبارها "بصمة رقمية" يمكن أن تكون أسبابًا لاستخدامها لاحقًا. تأكد من أن إجراءات الخصوصية والأمان لديك محدثة وشفافة لأن طلبات اكتشاف الدعاوى القضائية يمكن أن تتضمن اجتماعات فيديو بنفس الشائع مثل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات.

لضمان الدقة والشفافية بشكل عام ، حدد السياسات التي تخلق التماسك عندما يتعلق الأمر بمؤتمرات الفيديو. إن تنظيم البيانات ، واتخاذ قرار بشأن المبادئ التوجيهية ، وإنشاء تدفق أو إجراء بشكل عام عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات عبر الإنترنت ، سيضمن أن تكون المخاطر الأمنية محدودة ، ويتم استخراج البيانات والمعلومات المتاحة بسهولة:

  • حدد اصطلاحات التسمية للاجتماعات ومن المسؤول عن إدارة التسجيلات. أين ستعيش التسجيلات وما هي القواعد الإدارية للتخزين وإمكانية الوصول والحذف والاكتشاف وما إلى ذلك؟
  • اعتمادًا على حجم الاجتماع ، قم بتفويض مسؤوليات التسجيل إلى مشارك واحد أو عدد قليل من المشاركين. حدد مشاركًا من كل قسم أو مشرف أو مدير ليكون مسؤولاً عن تسجيل أنواع مختلفة من الاجتماعات. من سيكون الوسيط وما هي السياسات والقواعد والإجراءات التي يجب وضعها للاجتماعات الافتراضية المختلفة؟
  • ما "العرض" الذي تريد حفظه؟ بمجرد أن تقرر من هو الوسيط (أو ربما يكون هناك عدد قليل) ، اختر أيًا من خيارات الاجتماعات المتنوعة التي تلبي احتياجات شركتك ومن الذي سيقوم بالتسجيل من أي جهاز كمبيوتر - أو نقطة الأفضلية.
  • راقب النهاية ملخصات والتقارير التي توفرها منصة مؤتمرات الفيديو وتحديد المسؤول عنها. من سيستقبلهم وكيف سيتم الوصول إليهم؟
  • تجنب عرقلة الاكتشاف مع ترسيبات مؤتمرات الفيديو التي:
    حدد الموقع الفعلي للموكل وكيف سيتم إعداده لوجستيًا للاتصال بالاجتماع الافتراضي
    تعال مع خيار آخر إذا كان مراسل المحكمة والمحضر غير قادرين على الحضور في نفس المكان
    احصل على المعروضات للموكل عن طريق البريد مقدمًا أو إلكترونيًا أثناء الإيداع
    تشغيل بسلاسة - اختبر التقنية قبل يوم الإيداع الافتراضي
    ربط العديد من المحامين والمشاركين من مواقع جغرافية مختلفة
    متفق عليه من قبل الجميع حول ما إذا كان سيتم تسجيله أم لا - احصل على الموافقة
  • امتلك سياسة استبقاء توضح كيفية تخزين مؤتمرات الفيديو ، ثم إتلافها لاحقًا بعد فترة زمنية معينة.

بعد انتهاء الاجتماع عبر الإنترنت ، يتم حفظ التسجيلات في السحابة ويظل الوصول إليها متاحًا من خلال بوابة الشركة أو بواسطة الوسيط. السماح لبعض المشاركين بالوصول هو إجراء للخصوصية والأمان. يجب إنشاء إدارة السجلات العامة وبروتوكولات التشغيل والوصول من خلال مناقشة وتطوير السياسة والإجراءات.

امنع الاختراقات الأمنية والتنصت على الفيديو باستخدام التكنولوجيا التي تجعل كل تبادل عبر الإنترنت آمنًا وخاصًا. فرض استخدام رمز الوصول لمرة واحدة أو قيام شخص واحد بضرب الرقم القياسي أثناء الاجتماع. ابحث عن ميزات مثل:

  • رمز الوصول لمرة واحدة: يتم تشفير كل مكالمة برمز فريد وخاص صالح فقط للمكالمات المحددة والمجدولة مكالمة مؤتمر.
  • قفل الاجتماع: بعد ظهور المشاركين مباشرة ، قم بتنشيط هذه الميزة لمنع المشاركين غير المرغوب فيهم من التدخل. سيُطلب من أي شخص يظهر متأخراً طلب الإذن من الوسيط.
  • قانون الضمان: إذا كان جدول أعمال الاجتماع عبر الإنترنت يستلزم مناقشة معلومات حساسة للغاية ، فأضف طبقة أخرى من الأمان مع رمز إضافي مطلوب عند الدخول إلى المؤتمر.

سيدة الكمبيوترأثبتت التكنولوجيا المتاحة بسهولة والتي توفر أسسًا لوجود الاكتشاف أنها أصبحت أكثر انتشارًا. وللمضي قدمًا ، من غير المحتمل أن تكون الأولوية للإجراءات الشخصية. إذا كان من الممكن إنجاز الاكتشاف القانوني والعمليات الأخرى عبر الإنترنت ، فمن المحتمل أن يستمر تعليقها عبر الإنترنت.

عندما يتعلق الأمر باللجوء إلى برامج مؤتمرات الفيديو بدلاً من الظهور شخصيًا ،
الفوائد - بما في ذلك توفير التكاليف ، وقلة السفر ، والمزيد من الوقت ، والتعاون عن بعد ، وزيادة الإنتاجية ، وتقليل التأخير - بالتأكيد تفوق التحديات:

التحدي رقم 1:
تقليديا ، يكون كل طرف عادة في حضور مادي لمستشاره القانوني الذي يُطلب منه تقديم ومساعدة وشرح الوثائق والمستندات أثناء الفحص.

حل:
بدلاً من ذلك ، مع مؤتمرات الفيديو ، هذه فرصة للتخطيط للمستقبل. يجب على المحامين والمستشارين القانونيين فرز أي وكل قطعة من الأدلة والعرض والوثيقة والإثبات مسبقًا. يجب أن تكون واضحة ومُصنَّفة ومنظمة ومُسماة ومُرسلة بالبريد أو جاهزة للتشغيل إلكترونيًا. تأكد من أن العناوين محدثة ومكتوبة بشكل صحيح وأن كل من يحتاج إلى البيانات مدرج في المعاملة الرقمية أو البريد المرسل.

التحدي رقم 2:
قد يكون تقييم سلوك الشهود ورباطة جأشهم غامضًا من خلال رابط فيديو بدلاً من التواجد في نفس الموقع الفعلي.

حل:
سيضمن اختبار التكنولوجيا الذي يتم إجراؤه في الأيام التي تسبق الاجتماع الافتراضي رؤية المشارك بوضوح وبشكل كامل. أنشئ دليلًا مرجعيًا لمؤتمرات الفيديو للعملاء ، والزملاء ، وغيرهم من المتخصصين القانونيين داخل شركتك ، والذي يتضمن ممارسات إلزامية للإسقاط الصوتي ، والإضاءة ، والوضع ، والخلفيات المقبولة ، وأي معلومات أخرى تجعل اكتشاف الفيديو على الفور ، ومصقولًا واحترافيًا.

التحدي رقم 3:
قد يكون الإعداد غير المؤسسي أو الذي يبدو غير محايد أو مناسبًا متناقضًا أو مضللاً أو يؤدي إلى فحص غير كافٍ.

حل:
قدم أمثلة من مقاطع الفيديو والبرامج التعليمية عبر الإنترنت حول كيفية إجراء عملية الإيداع عبر مؤتمر الفيديو أو مكالمة الاكتشاف أو المحاكمة التمهيدية أو العملية التجريبية. حدد ما هو مقبول ، وما هي الإعدادات والخلفيات التي ستؤدي إلى امتحان ناجح. أعط أمثلة على مقاطع فيديو رديئة وما لا يجب فعله أيضًا.

التحدي رقم 4:
عدم التواجد في نفس المساحة المادية يفتح الفحص لسوء التصرف أو سوء التصرف المحتمل.

حل:
الشفافية الكاملة للمناقشة مطلوبة من البداية إلى النهاية. الموافقة مع موجه ملحوظ في بداية الاجتماع يضمن امتثال الجميع. علاوة على ذلك ، فإن توفير التعليم والتدريب فيما يتعلق بأفضل الممارسات أثناء الفحص يعزز العمليات للتأكد من أنها مبسطة ومواكبة للمعايير.

فيما يتعلق بالجودة الفعلية للاتصال خلال اختبارات الاكتشاف عبر مؤتمرات الفيديو ، إليك بعض أفضل الممارسات:

• خصص الوقت - قبل وأثناء وبعد
تسجيلات الوصول ، والمقابلات ، والشهادات ، والاجتماعات ، والشهادات - تأكد من وجود بعض الوقت قبل التحضير ، ووقتًا كافيًا خلال ذلك ، وتخصيص بعض الوقت بعد ذلك للتفكير وتصفح التسجيل أو الملخصات.

• التأكد من أن جميع التقنيات تعمل
عندما يكون الوقت جوهريًا ، لا تنشغل بمحاولة إصلاح المشكلات الفنية وحلها أثناء انتظار الجميع. احضر مؤتمر الفيديو قبل ذلك بقليل واختبر الميكروفون ومكبر الصوت والاتصال.

تحقق لمعرفة ما إذا كان كل شيء مشحونًا ، وأن الأسلاك الإضافية متوفرة ، وشبكة wifi قوية ، وما إلى ذلك. استفد من اختبار الصوت والفيديو الذي توفره منصات المؤتمرات على مستوى المؤسسة.

• فحص مزدوج البقعة
اختر مكانًا هادئًا ومعقمًا وخاليًا من الإلهاء. يعمل الجدار الأبيض أو الغرفة المغلقة مع خلفية بسيطة وغير مزعجة بشكل أفضل.

• التمسك بالتوقيت
أبلغ عن طول الاجتماع مسبقًا حتى يتمكن الجميع من التخطيط وفقًا لذلك. تمامًا مثل الاجتماع الشخصي ، قم بإنشاء جدول أعمال والتزم به وحماية وقت الجميع.

• تحقق من اتصال الصوت والفيديو
استخدم سماعة رأس لتقليل ردود الفعل وزيادة السمع والإسقاط. استخدم مؤتمرات الفيديو التي تتمتع بقدرات صوت / فيديو عالية الجودة.

دع Callbridge تزود مكتب المحاماة الخاص بك بتكنولوجيا مؤتمرات الفيديو التي تجعل إجراءات ما قبل المحاكمة تعمل بسلاسة في بيئة افتراضية. مع الإمكانات المذهلة لإجراء العديد من الإجراءات الشخصية عبر الإنترنت ، فإن فرصة خفض التكاليف ، والعمل أكثر من المنزل ، وتسريع الإجراءات القضائية ، والحصول على مزيد من المعلومات بمعدل أسرع هي في متناول يدك.

تتمتع منصة الاتصال ثنائية الاتجاه لـ Callbridge بالقدرة على التعمق أكثر وإعطاء بُعد للطريقة التي تدير بها شركات المحاماة أعمالها. تمنح الاجتماعات المسجلة عبر الإنترنت لجميع الأطراف الشعور بأنهم وجهاً لوجه ولكن من مسافة آمنة وصحية. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر حضورًا أكثر مرونة ومع التفكير السليم ، يعد التخطيط والاستعداد بديلاً مناسبًا للاجتماعات الشخصية.

مشاركة هذه المشاركة
سارة أتيبي

سارة أتيبي

بصفتها مديرة نجاح العملاء ، تعمل سارة مع كل قسم في iotum للتأكد من حصول العملاء على الخدمة التي يستحقونها. إن خلفيتها المتنوعة ، التي تعمل في مجموعة متنوعة من الصناعات في ثلاث قارات مختلفة ، تساعدها على فهم احتياجات كل عميل ورغباته وتحدياته تمامًا. في أوقات فراغها ، هي خبيرة في التصوير الفوتوغرافي وخبيرة في فنون الدفاع عن النفس.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى