أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

الفرق بين مشاركة الشاشة ومشاركة المستندات

مشاركة هذه المشاركة

سيدة دفترمع اتباع نهج أكثر تركيزًا على الطريقة الرقمية في كيفية إدارة الأعمال ، فليس من المستغرب أن تقوم برامج الاتصال بدمج حلول مرئية أفضل. لا يتم تعميق العلاقات مع العملاء فحسب ، بل يتم أيضًا تعميق تفاعل الموظفين ومشاركتهم وتعاونهم عندما يمكنك إظهار ما تعنيه بدلاً من مجرد قول ذلك.

دعونا لا ننسى مقدار الفوارق الدقيقة والمعنى المفقود عند التواصل عبر الرسائل. تُعد الإرشادات الطويلة ، وسلاسل البريد الإلكتروني ، والدردشة النصية أشكالًا ممتازة للتواصل لمهام معينة ، ولكن عندما يتعلق الأمر بعرض تقديمي أو تكوين انطباع أول رائع ، فهناك طرق أخرى لزيادة الرهان المسبق.

هذا هو المكان الذي تأتي فيه مشاركة الشاشة ومشاركة المستندات. تضيف هاتان الميزتان الأساسيتان بُعدًا إلى اجتماعك وتفاعلك عبر الإنترنت من خلال تزويد المشاركين في الأماكن القريبة والبعيدة بكل ما يحتاجون إليه في مساحة عبر الإنترنت في الوقت الفعلي.

إليك المكان الذي يتم فيه تنفيذ دفعات مشاركة الشاشة ومشاركة المستندات لتكون أكثر إنتاجية:

ما هي منصة الاتصال الجماعي ثنائية الاتجاه؟

قبل القفز إلى التفاصيل ، دعنا نقسم بالضبط ما هو برنامج الاتصال ثنائي الاتجاه وكيف يعمل لتحسين سير عملك مع الجميع في جميع المجالات بما في ذلك الموظفين والعملاء والبائعين والموردين والأصدقاء والعائلة والمزيد.

بدلاً من الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات المجدولة لتبادل الأفكار أو اتخاذ قرارات تنفيذية ، حدد موعدًا للاجتماع مسبقًا أو على الفور من خلال مؤتمرات الفيديو /برنامج المكالمات الجماعية. تتيح تقنية عدم التنزيل المستندة إلى المستعرض إعدادًا سريعًا وبسيطًا يعمل على تشغيل ما بين 1 إلى 1,000 شخص وتشغيله عبر الإنترنت. اجتمع بثقة باستخدام غرفة الاجتماعات عبر الإنترنت مع مشاركين من جميع أنحاء العالم لمناقشة الأمور الكبيرة أو الصغيرة والتعاون في العروض التقديمية والمخططات و المشاريع البعيدة.

مع هذه التكنولوجيا المتطورة ، تأتي ميزات مصممة لتحسين الطريقة التي يتم بها تحقيق الاتصال عالي المستوى.

ما هي مشاركة الوثيقة؟

تُعرف هذه الميزة أيضًا باسم مشاركة الملفات ، وتمنحك وصولاً انسيابيًا فائقًا لمشاركة أي ملف رقمي عبر منصة مؤتمرات الويب. يمكنك بسهولة تمرير الروابط والوسائط ومقاطع الفيديو والملفات الصوتية ذهابًا وإيابًا وغير ذلك ، أو العمل في وقت واحد وبالتعاون مع الآخرين على نفس الكلمة doc أو العرض التقديمي ، إلخ.

استخدم مشاركة المستند من أجل:

تأكد من أن كل شخص لديه "نسخة ورقية" من المستند
من السهل سحب وإفلات أو تحديد وتحميل أي ملف يحتاج للنشر. شارك بنسخة من العرض التقديمي بعد التسليم. أرسل ملفًا مضغوطًا للصور. صوّر مقطع فيديو ترويجيًا أو روابط إلى وصفاتك المفضلة أو ملفات PDF التي تحتاج إلى توزيعها على المجموعة.

توزيع الملفات الضرورية للمشروع و / أو الاجتماع
كجزء من جدول الأعمال المحدد ، اجعل ملفاتك جاهزة للإرسال قبل بدء اجتماعك عبر الإنترنت. يمكن للجميع الحصول على نسختهم الرقمية الخاصة لإضافة ملاحظات أو إجراء تصحيحات أو فتحها لاحقًا للنظر فيها.

أرسل عملك أثناء مؤتمر ويب
سواء للعمل أو التعلم ، يمكن تقديم المشاريع عبر مؤتمر ويب للقائد أو المعلم للنظر فيها لاحقًا. يعمل هذا بشكل جيد مع جهد تعاوني أو مهمة جماعية تضم العديد من أعضاء الفريق أو العديد من الأجزاء المتحركة.

أرسل ما يجب رؤيته في حالة الاتصال السيئ بالإنترنت
إذا كنت في مجتمع ريفي أو كان wifi الخاص بك ضعيفًا ، ففكر في إرسال المستندات كخيار ثانٍ لمشاركة الشاشة. تمتع براحة البال عند معرفة أن ملفاتك المهمة تم تجاوزها بأمان دون مقاطعة أو تأخير.

فوائد مشاركة المستندات:

مكالمة فيديومن خلال وضع المستندات مباشرة في أيدي المشاركين الضروريين ، يمكنك أن تطمئن إلى معرفة أن معلوماتك المهمة هي بالضبط حيث يجب أن تكون. سرعة الحركة عبر المشاريع والتطورات من خلال مشاركة المستندات في الوقت الحالي:
حقق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك من خلال اكتساب المزيد من العملاء وزيادة المبيعات واتخاذ أهداف إضافية عندما يمكنك إبقاء الفريق على اطلاع بالمعلومات ذات الصلة أو التعاون في ملف من بعيد.

استمتع بالتخزين وسهولة الوصول إلى جميع مستنداتك في السحابة. هذا صحيح! جميع العناصر المهمة مثل جداول البيانات والرسومات وملفات الصوت والصور والمزيد - حتى كبيرة أو عالية الدقة - يتم تخزينها في السحابة ويمكن إزالتها وقتما تشاء. ملفاتك آمنة حتى إذا حدث شيء ما لجهاز الكمبيوتر المحمول أو سطح المكتب.

خفض التكاليف عن طريق إرسال نسخ رقمية بدلاً من المطبوعات الثقيلة والمكلفة عن طريق كورير. بالإضافة إلى ذلك ، فأنت تعلم أن المستلم يمتلكها دون أن تضيعه على طول الطريق.

تعد مشاركة المستندات أمرًا سهلاً وبسيطًا وأسرع في التعقب والوصول والإرسال مقارنةً بالبريد الإلكتروني. استخدم الملخصات الذكية بعد الاجتماع للعثور على مستنداتك المستلمة أو الاطلاع على المستندات التي أرسلتها.

ما هي مشاركة الشاشة؟

تمنحك مشاركة الشاشة طريقة لمشاركة ما قمت بسحبه على شاشتك بالضبط. بالضبط ما تراه هو ما يرونه. اضغط على زر مشاركة الشاشة واعرض عرضك التقديمي أو مقطع فيديو أو مستند - أي شيء تريد أن يلفت انتباه الآخرين إليه!

استخدم مشاركة الشاشة من أجل:

استمتع بالعروض التقديمية عبر الإنترنت
مشاركة تقرير مرحلي؟ هل لديك بعض المقاييس المثيرة للمناقشة؟ تحتاج إلى حلقة في المساهمين حول الخطط المستقبلية؟ من السهل مشاركة أي عرض تقديمي وتصفحه من خلال تحديد ما تريد إظهاره أو شرحه.

تبسيط العروض الحية
تنقل بين الزملاء من خلال عنق الزجاجة الذي يصعب شرحه وتجربة المستخدم أو اعرض ميزات البرامج الجديدة والمحسّنة باستخدام مشاركة الشاشة التي تسهل العرض والإخبار.

استضف دروس الويب
قم بإنشاء بيئة تعليمية أفضل عبر الإنترنت (يمكن أن تتحول!) عندما يمكنك البث المباشر وتكون في الوقت الحالي للإجابة على الأسئلة واستقبال المكالمات وتقديم الدعم في الوقت الفعلي.

كسر المشاكل واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
قم بتجميع حلول تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك من خلال مشاركة الشاشة التي تمنحك خيار رؤية ما يراه العميل أو زميلك. ليست هناك حاجة إلى "التخمين" وستتمكن من عرض الصورة الكاملة لما تعمل به ، بغض النظر عن مكان وجودك الجغرافي أو منطقتك الزمنية.

فوائد مشاركة الشاشة:

تعد مشاركة الشاشة مفيدة لأسباب متعددة. جرب كيف تصبح المشكلات أسهل في النقل ، والتواصل أقل صعوبة ، ويتم تحسين التأثير البصري بشكل عام:
خاصة بالنسبة لخدمة العملاء والمبيعات ، يمكن معالجة الاستفسارات المعقدة والتنقيب عنها ، بالإضافة إلى أنه يمكن للممثلين تقديم إرشادات شخصية مباشرة على الفور!

تُنمي مشاركة الشاشة فهمًا أعمق وأكثر تأثيرًا عندما يتمكن العملاء و / أو الممثلون من تمرير الماوس فوق مناطق معينة من الصفحة لمناقشة المشكلات والفرص وأي نقاط أخرى للمحادثة.

عندما تكون في وضع مشاركة الشاشة ، تظل الخصوصية في المقدمة. قد يكون سطح المكتب مرئيًا ، ولكن يمكن فقط عرضه وعدم الوصول إليه. لا توجد طريقة للنقر فوق الصفحات أو فتح علامات التبويب أو الوصول إلى التطبيقات.

لا تتطلب مشاركة الشاشة تنزيل برامج إضافية أو تثبيتها.

قبل النقر على مشاركة الشاشة ، تأكد من:

تحقق مرة أخرى مما لديك على سطح المكتب الخاص بك:
كن على دراية بمن تتحدث إليه أو من سيكون في اجتماعك عبر الإنترنت. من خلال معرفة جمهورك ، يمكنك استخدام خلفية سطح المكتب بشكل فعال ، على سبيل المثال ، لإحداث انطباع. لكن أولاً ، تجنب أي شيء شديد الانشغال أو مسيء ، ومن هناك ، فكر في رفع العلامة التجارية لشركتك أو العلامة التجارية للعميل الذي تسعى للحصول عليه.

أيضًا ، ضع في اعتبارك علامات التبويب والصفحات التي فتحتها. هل هي شخصية؟ تأكد من إغلاق هؤلاء.

تنظيف سطح المكتب الخاص بك:
قم بتنظيف سريع للمجلدات المتنوعة والصور التي تم تنزيلها والفوضى العامة التي تتراكم بشكل عضوي بشكل يومي. حافظ على سطح مكتبك أنيقًا ومرتبًا بحيث يمكنك التنقل بسهولة والعثور على ما تبحث عنه دون الحاجة إلى إضاعة الوقت في البحث أو احتمالية سحب المستند الخطأ.

اغلاق البرامج ونوافذ المتصفح:
سيعمل الكمبيوتر بشكل أبطأ مع تشغيل البرامج في الخلفية. تأكد من مواكبة السرعة من خلال إغلاق كل ما لا تحتاجه أثناء المشاركة في اجتماع عبر الإنترنت.

تسجيل الخروج من المراسلة والدردشة:
تجنب احتمال ظهور رسالة محرجة عن طريق تسجيل الخروج من أي تطبيقات دردشة أو مراسلة. آخر شيء تريده هو أن تتم مقاطعتك برسالة شخصية مباشرة!

تحقق من اتصالك بالإنترنت:
احصل على كلمة مرور إيثرنت أو واي فاي في متناول اليد وجاهز للانطلاق. حاول القفز على الاتصال قبل أن يحين وقت اللعبة للتأكد من أن كل شيء في مكانه للحصول على تجربة سلسة.
يؤدي استخدام ميزة مشاركة الشاشة إلى بث الحياة في كل تفاعل عبر الإنترنت يتضمن الاتصال. بصرف النظر عن العروض التقديمية والاجتماعات الافتراضية ، جربها لتحسين:
تدريب الموظفين - يصبح تدريب العاملين أكثر بساطة عندما يمكنك استهداف متعلمين متعددين في وقت واحد ، من سطح مكتبك المريح. اصطحبهم في جولة باستخدام كاميرا الويب الخاصة بك أو أحضرهم من خلال منصة توجيه حيث يمكنهم طرح الأسئلة والحصول على إجابات في الوقت الفعلي.

جلسات العصف الذهني - بمجرد أن يجتمع الجميع في غرفة الاجتماعات عبر الإنترنت ، اضغط على مشاركة الشاشة ثم افتح السبورة عبر الإنترنت لتدوين الأفكار والمفاهيم. استخدم الألوان والأشكال والصور لتكوين خريطة ذهنية أو لوحة الحالة المزاجية التي تستضيفها وتقودها ، ولكن يمكن لأي شخص آخر رؤيتها.

المقابلات مع المواهب الجديدة - يعمل هذا بشكل مثالي للموظف المحتمل لإظهار مهاراته التقنية في الكمبيوتر. إذا كان أحد المرشحين في مقابلة ، فيمكنه ببساطة النقر على مشاركة الشاشة وإرشاد ممثل الموارد البشرية خلال محفظته أو تقديم حل ترميز سريعًا.

تحديثات المشروع - خذ التنفيذيين على المستوى C من خلال حالة مشروع مجدول من خلال مشاركته مع الموظفين والحصول على تعليقات منهم في الوقت الفعلي. تواصل مع أصحاب المصلحة والمستثمرين والمديرين للاطلاع على جداول البيانات والمقاييس والمستندات الرقمية.
وأكثر من ذلك بكثير. بغض النظر عن كيفية إشراكك في مشاركة الشاشة كجزء من العرض التقديمي أو العرض التقديمي أو الاجتماع الافتراضي ، توفر الراحة لكل صناعة ومجموعة من الأشخاص إحساسًا قويًا بالتعاون والتماسك. فجأة ، يمكن للجميع أن يكونوا جزءًا من عملية صنع القرار ويشعرون وكأنهم في مكان الحادث عندما لا يكونوا في نفس الجزء من المدينة!

كيف تختلف مشاركة الشاشة والمستندات؟

تعد مشاركة الشاشة مثالية للتواجد في الوقت الفعلي. يمكن للمشاركين أن يروا ويكونوا جزءًا من عرضك التقديمي أو البرنامج التعليمي في هذه اللحظة. إنها أداة مفيدة للغاية لجلب الزملاء لتجربة ما تواجهه.

من ناحية أخرى ، تتماشى مشاركة المستندات مع خطوط "الوجبات الجاهزة". يُترك للمشاركين روابط ملموسة ومقاطع فيديو ووثائق ووسائط وملفات يمكنهم الوصول إليها في وقتهم الخاص. يمكنهم الحصول على الملفات المهمة الآن للنظر فيها وفتحها الآن أو الحفظ لوقت لاحق. بالإضافة إلى ذلك ، هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في المواقف التي يكون فيها اتصال الإنترنت دون المستوى.

لماذا تحتاج كلاهما؟

مكالمة فيديو بين الزوجينكلتا الميزتين أساسيتان وتتوافقان تمامًا مع بعضهما البعض لتعزيز مكان العمل أو الفصل الدراسي أو مساحة الدعم عبر الإنترنت بقوة لأي مجتمع أو شركة للتجمع وإحراز تقدم في المشروع. ضع في اعتبارك كيف تؤثر هذه العوامل في الرعاية الصحية والعمل الخيري ودور رعاية المسنين والتجمعات الافتراضية ، دعوى، وأكثر من ذلك.

بالإضافة إلى الميزات الداعمة الأخرى مثل السبورة على الإنترنت, مؤتمرات الفيديو, الدعوات والتذكير, تسجيل الاجتماع, ملخصات ذكية وأكثر من ذلك ، فإن إمكانيات توحيد القوى وإقامة شراكات لا حصر لها. هناك دائمًا فرصة لتواصل أفضل وأكثر فاعلية يمنحك النتائج التي تريدها.

اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر باستخدام هاتين الميزتين اللتين تعملان على تعزيز عقد المؤتمرات عبر الإنترنت وجعل الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر إنتاجية وتعاونًا وانخراطًا.

دع منصة Callbridge القوية تعزز طريقة عملك مع فريقك أو التواصل مع الأصدقاء والعائلة. ربما تكون السمتان الأكثر شيوعًا ، مشاركة الشاشة ومشاركة المستندات ، ستحدث ثورة في كيفية تطور اتصالاتك.

شاهد كلما أصبحت المحادثات أكثر إيجازًا ، وأصبح الإنتاج سريعًا ، والتعليقات أعمق ويريد المشاركون تقديم المزيد.

جرب عقد المؤتمرات عبر الإنترنت الذي يضع جودة الاتصال في المقدمة.

مشاركة هذه المشاركة
ميسون برادلي

ميسون برادلي

Mason Bradley هو خبير تسويق ، وخبير في وسائل التواصل الاجتماعي ، وبطل نجاح العملاء. لقد كان يعمل لدى iotum لسنوات عديدة للمساعدة في إنشاء محتوى لعلامات تجارية مثل FreeConference.com. بصرف النظر عن حبه لـ pina coladas والوقوع في المطر ، يستمتع Mason بكتابة المدونات والقراءة عن تقنية blockchain. عندما لا يكون في المكتب ، يمكنك على الأرجح اللحاق به في ملعب كرة القدم ، أو في قسم "جاهز للأكل" في Whole Foods.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى