أفضل نصائح لعقد المؤتمرات

كيف يمكن لعقد المؤتمرات عبر الفيديو تحسين تدفق العمل بين المكاتب الحكومية

مشاركة هذه المشاركة

لقاءعندما تعمل جميع الإدارات والوكالات جنبًا إلى جنب كجبهة موحدة ، يكون ذلك عندما تكون الهيئة الحكومية العاملة بكامل طاقتها هي حقاً مجموع أجزائها. ولكن كيف تتبادل جميع الأجزاء الأفكار بانسجام على أساس منتظم أو مواكبة حالات الطوارئ والتغييرات المفاجئة في السياسة؟ من المؤكد أن الأنماط التقليدية للتوثيق والاتصال لن تخرج تمامًا عن الأنماط ، ولكن نظرًا لأن مؤتمرات الفيديو أصبحت الطريقة المفضلة للاتصال ، يتم استبدال أكوام الأوراق والملفات التناظرية ببطء.

ضع في اعتبارك الفوائد التالية لمؤتمرات الفيديو للهيئات الحكومية:

10. جودة حياة أفضل

يتطلب الاتصال بالفرق وزملاء العمل عبر الأقسام والقطاعات الأخرى وقتًا للسفر والحضور. أم هو كذلك؟ باستخدام مؤتمرات الفيديو ، ما عليك سوى إعداد اجتماع عبر الإنترنت والخروج من الحاجة إلى القيادة والوقوف والظهور عندما يمكن اتخاذ أي قرار أو حل المشكلات عبر الفيديو. تأخذ المساعدة بين الوكالات معنى جديدًا تمامًا عندما يتعلق الأمر بتعزيز وظائف الموظفين. فكر في كل التدريب والتوظيف والتوظيف للوظائف الحكومية المتخصصة. تعمل تقنية مؤتمرات الفيديو على تبسيط الجهود من خلال التسجيل دروس للتدريس؛ مقاطع فيديو التوظيف لحملات التوظيف وحزم التوظيف المخططة للإعداد.

المكاتب الحكومية9. تحسينات بيئة العمل

يؤثر الاتصال الداخلي بشكل كبير على جودة العمل المنجز بين الإدارات وكذلك في قسم واحد. يتحسن التعاون بشكل كبير عندما يكون الاتصال بسرعة التكنولوجيا خاصة في المواقف الحرجة أو العلاقات العامة. في ملاحظة أقل دراماتيكية ، حتى العمال الذين هم آباء جدد أو الذين ينتمون إلى ثقافة أو دولة مختلفة لديهم الآن فرصة للاندماج في القوى العاملة بشكل أكثر سلاسة.

8. استخدام ساعات العمل بشكل أكثر فعالية

يعني خفض التكاليف توفير الوقت ، وتوفير الوقت يعني أنه يمكن استخدام ساعات العمل بشكل أكثر فعالية في أي مكان آخر. مؤتمرات الفيديو تدعم الإنتاجية ويعيد المزيد من ساعات العمل وهو مورد ثمين في الحكومة. تخيل الأموال التي يتم توفيرها عندما تصبح رسوم سفر محامٍ رفيع المستوى غير موجودة فجأة. يؤدي تقليل وقت السفر إلى توفير راحة البال ودفع أموال دافعي الضرائب بمرور الوقت.

7. خفض تكاليف العمليات القانونية

يمكن استخدام أموال دافعي الضرائب في أي مكان آخر عندما تكون مؤتمرات الفيديو في الصورة. الشهادات وجلسات الاستماع والشهادات ، يمكن القيام بها دون الحاجة إلى نقل النزلاء من وإلى السجن ؛ لا يُطلب من المحامين مغادرة المكتب بشكل متكرر ويمكن للشهود تقديم حسابات مفصلة من خصوصية منازلهم وأمانها. علاوة على ذلك ، يمكن تنفيذ معظم السيناريوهات الأخرى ذات الصلة بقصر الوقت دون السفر والتنقل. من خلال إعداد بسيط واتصال إنترنت واضح ، يمكن تنفيذ الكثير من الإجراءات القضائية بسلاسة على الشاشة.

6. التفاعل مع الجمهور

عندما تصبح خطوط الاتصال بين الحكومة والجمهور مفتوحة وأكثر شفافية ، يكون هناك شعور أفضل بالثقة والتفاهم. باستخدام مثل هذه التكنولوجيا التي تواجه المستقبل مثل مؤتمرات الفيديو للعلاقات العامة ، يضع المتحدث في العلن. هناك القليل من الدخان والمرايا ويمكن لممثلي القطاع العام معالجة المظالم والأسئلة بجرأة ، من خلال التحدث إلى الجمهور شخصيًا.

5. التواصل مع المواطنين

تعد مشاركة المواطنين في المجتمع أمرًا مهمًا إذا كانت هناك حاجة إلى الاستماع إلى قضية ما أو التوعية بها. في حين أن قاعات المدينة والمناسبات العامة لا تحظى بحضور جيد ، إلا أن مؤتمرات الفيديو يمكن أن تساعد في رفع هذه الأرقام. يمكن للمواطنين الاتصال (من أي مكان ، باستخدام رقم اتصال دولي مجاني) وعرض ما يحدث. يمكنهم المشاركة عن طريق طرح الأسئلة عبر الدردشة ، وإلغاء كتم الصوت ورفع اليد ، أو أن يكونوا متحدثًا ضيفًا ، اعتمادًا على حجم التجمع. تساعد مؤتمرات الفيديو في إعطاء صوت للأشخاص الذين يرغبون في التحدث ، بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.

رجل في أسود يحمل الهاتف4. تسهيل التعاون

سواء كنت تقوم بالعصف الذهني لأفكار العروض والبرامج المجتمعية أو تعمل معًا كفريق للتوصل إلى خطة طوارئ ، فإن التعاون السريع أمر إلزامي في بعض الأحيان. يجعل نظام الاتصال الفعال مثل منصة مؤتمرات الفيديو سهلة الاستخدام وعند الطلب من توحيد القوى أبسط وأكثر إثراءً. طالما يوجد اتصال بالإنترنت ، يمكن للمشاركين من مناطق ودول ومكاتب مختلفة لمس القاعدة "محليًا" في غرفة اجتماعات عبر الإنترنت الذي يجمع الجميع.

3. اجتماعات أثناء التنقل

لا يلزم تأجيل الاجتماعات المهمة أو إعادة جدولتها بسبب وقت السفر أو التغييرات المفاجئة في اللحظة الأخيرة في جدول رئيس القسم. تتيح مؤتمرات الفيديو مزيدًا من التنقل والمرونة للحكومة عندما يتعلق الأمر بالمسافة الجغرافية أو الجداول الزمنية المتضاربة. وماذا لو لم يتمكن لاعب رئيسي من عقد مؤتمر الفيديو؟ تسجيل والمشاهدة لاحقًا هي ثاني أفضل خيار.

2. اتصالات السلامة العامة عند الطلب

تفتح اتصالات الفيديو خط اتصال مباشر في حالة الطوارئ. يمكن للفرق تحسين أوقات الاستجابة للطوارئ وتقييم ما يجب أن تؤخذ إدارة الطوارئ في الاعتبار في حالة حدوث أزمة حيث يكون المواطنون في خطر. هذا شكل فعال من أشكال الاتصال لأغراض التدريب وفي حالة حدوث حالة طوارئ في مكان بعيد.

1. الانسجام بين الإدارات

يساعد اتخاذ القرار بشكل أسرع باستخدام موارد أقل على إدارة مكان العمل بسلاسة أكبر. أصبح التعاون الأفضل ممكنًا فقط بفضل مؤتمرات الفيديو ، مما يجعل كل مشروع أكثر وضوحًا أو تفويضًا أفضل بين العمال والمنتسبين.

اسمحوا منصة Callbridge لعقد المؤتمرات عبر الفيديو ثنائية الاتجاه تعزيز سير العمل بين الدوائر الحكومية مع تقليل التكاليف الإجمالية للعملية. إن برامجه سهلة الاستخدام والتي لا يتم تنزيلها على متصفح سريع وموثوق بها وتوصلك حول العالم - أو بين المكاتب فقط. مع ميزات التعاون مثل مشاركة المستندات و مشاركة الشاشة، يمكن إنجاز العمل بشكل أسرع.

ابدأ تجربتك المجانية لمدة 30 يومًا هنا.

مشاركة هذه المشاركة
سارة أتيبي

سارة أتيبي

بصفتها مديرة نجاح العملاء ، تعمل سارة مع كل قسم في iotum للتأكد من حصول العملاء على الخدمة التي يستحقونها. إن خلفيتها المتنوعة ، التي تعمل في مجموعة متنوعة من الصناعات في ثلاث قارات مختلفة ، تساعدها على فهم احتياجات كل عميل ورغباته وتحدياته تمامًا. في أوقات فراغها ، هي خبيرة في التصوير الفوتوغرافي وخبيرة في فنون الدفاع عن النفس.

المزيد للاستكشاف

كيف تستخدم الحكومات مؤتمرات الفيديو

اكتشف مزايا مؤتمرات الفيديو والقضايا الأمنية التي تحتاج الحكومات للتعامل معها في كل شيء من جلسات مجلس الوزراء إلى التجمعات العالمية وما الذي تبحث عنه إذا كنت تعمل في الحكومة وترغب في استخدام مؤتمرات الفيديو.
واجهة برمجة تطبيقات مؤتمر الفيديو

5 مزايا تنفيذ برنامج Whiteelabel لعقد المؤتمرات عبر الفيديو

يمكن لعقد مؤتمرات الفيديو ذات العلامة البيضاء أن تساعد أعمال MSP أو PBX الخاصة بك على النجاح في السوق التنافسي اليوم.
انتقل إلى الأعلى