تعتمد كل شركة على قدرتها على إدارة الوقت والعمل من أجل الحصول على أفضل النتائج. النمو والتوسع والتوسع ، لا يمكن تحقيق ذلك دون تطبيق بنية سير عمل قوية وإدارة كيفية ظهورها. بعد كل شيء ، إذا لم تتمكن من إدارته ، فلا يمكنك قياسه. إذن ما هي إدارة العمل بالضبط وكيف تعمل على تحسين الفرق؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد.
ما هي إدارة العمل؟
في أبسط مصطلحاتها ، تشير إدارة العمل إلى المكان الذي تلتقي فيه عمليات الفريق وعمليات العمل لتشكيل تماسك في تدفقات العمل والمخرجات.
برنامج إدارة العمل مفيد بشكل خاص في تنظيم التدفق وتحديد العمليات التي تولد المعلومات. يقترن نهج إدارة العمل بالاجتماعات عبر الإنترنت باستخدام برنامج مؤتمرات الفيديو ، ويخلق الإيقاع والرؤية للجميع ، من الموظفين إلى العملاء ، ويبسط العمليات من أجل تعزيز الأداء والنتائج.
يمكن البحث في إدارة العمل لأسفل لإدارة مشروع أو فرد معين. تبدأ عملية إدارة العمل في بداية دورة إدارة المشروع حتى تتمكن من الحصول على فهم أوضح للنطاق المتضمن لتحليل كيفية تطور مشروع واحد (أو متعدد) بشكل أفضل.
تؤثر إدارة العمل على كيفية التعامل مع الفرق. هذا يتضمن:
- إدارة الأفراد
- الإشراف على سير العمل
- توجيه عبء العمل
- تخصيص مهمة للفرق
- تحديد ما هي الأولوية
- تحديد المواعيد النهائية
- إحاطة العملاء والموظفين بالتغييرات أو الكتل
... يمكن التعامل مع كل ذلك من خلال برنامج إدارة العمل وتمكينه بشكل أكبر من خلال الاجتماعات عبر الإنترنت ومحادثات الفيديو.
إدارة المشروع مقابل. إدارة العمل
إدارة المشروع هي نهج شامل للجميع ، في حين أن إدارة العمل هي نهج يجمع بين إدارة المشروع وأتمتة العمل والتعاون لتمكين الفرق من العمل بشكل أفضل عبر جميع المشاريع والمهام والمخرجات وما إلى ذلك.
تساعد إدارة المشروع في إدارة المشاريع التي لها بداية ونهاية وأدوار واضحة لمختلف الموظفين. ومع ذلك ، قد يُخصم المشاريع الطارئة أو المخصصة ، والمهام الواضحة في اللحظة الأخيرة ، والمزيد. بالإضافة إلى ذلك ، دعنا نأخذ في الاعتبار الوقت المستغرق في رسائل البريد الإلكتروني والمهام الإدارية وحضور الاجتماعات والعناصر الأخرى التي لا تعمل ، والتي تم إحضار الموظف على وجه التحديد إلى الفريق للقيام به.
لماذا تعتبر إدارة العمل حرجة للغاية؟
ببساطة، يُحسّن الأداء. وكما هو الحال مع أي نظام إداري أو فرد في منصب إداري ، تُعدّ إدارة العمل وسيلة أخرى لضمان عمل فريقك بأقصى كفاءة لتقديم أفضل جودة بأسرع وقت ممكن دون استنزاف الموارد المالية. ويمكن تحقيق تقليل التكرار، وتحديد نقاط الضعف، وموازنة الوقت مع الميزانية من خلال التواصل الفعال ووضع استراتيجيات مناسبة لنظام إدارة العمل الأمثل.
تقسيم إدارة العمل
ستتغير التفاصيل من صناعة إلى أخرى وبين المنظمات ، ومع ذلك ، هناك بعض القواسم المشتركة ، وتحديات إدارة العمل المشتركة أيضًا:
- فرق المهام
عندما يأتي مشروع جديد ، يأتي التنظيم والتفويض أولاً. تقع على عاتق المدير مسؤولية تعيين الموارد وتخصيصها مع التأكد أيضًا من أن لديهم الشخص المناسب للوظيفة أو المهمة بالإضافة إلى التأكد من إنجازها في الوقت المحدد وبجودة عالية. من المفيد أن تتعقب من يفعل ماذا باستخدام الأدوات الرقمية وبرامج الإدارة ، مع الالتزام بكثرة اجتماع افتراضي الجدول الزمني لتحديثات الحالة وعمليات تسجيل الوصول والإيجازات - تحديد الخط الفاصل بين المهام العاجلة وذات الأولوية العالية
خاصة إذا ظهر شيء من العدم ، فقد يكون هناك بعض الالتباس حول ما يجب القيام به قريبًا. إن إدراك المواعيد النهائية القادمة وإمكانية رؤية ما هو قيد التنفيذ يخلق فهماً أفضل ونقطة أفضل لمعرفة ما إذا كان يجب أن يقول نعم أم لا للتسليم. - إنشاء المواعيد النهائية للمهام
سيكون المدير الذي لديه المعرفة والخبرة بارعًا في تحديد المواعيد النهائية المناسبة للمهام. تظهر المشاكل عندما تتغير المواعيد النهائية أو عندما لا يكون هناك وقت احتياطي كافٍ. يجب تحديد تواريخ الانتهاء بوضوح وأن تكون مرئية للجميع ليراها. - الحفاظ على الشفافية مع العملاء
القاعدة العامة هي التقليل من الوعود والإفراط في التسليم ، وليس العكس. تساعد المحادثات الواضحة والموجزة مع العملاء والفرق في إدارة التوقعات وتحديد الأولويات بحيث يكون الأشخاص في نفس الصفحة. عندما لا يتم توضيح التغييرات وإعادة التوجيه إلى المشروع والموعد النهائي وتخصيص الموارد ، يمكن أن ينحرف المشروع عن مساره أو يصبح أكثر صعوبة.
من خلال تدفق إدارة العمل المناسب الذي يسمح بعقد اجتماعات وتحديثات متسقة عبر الإنترنت ، يمكن أن تتشكل المشاريع بشكل أكثر دقة وتبقى في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.
أفضل ممارسات إدارة العمل
سواءً كنت تستخدم برنامجًا مُخصصًا لإدارة العمل أو نظامًا آخر مثل الاجتماعات الدورية عبر الإنترنت، اعلم أن هذا النظام ليس جامدًا. فإدارة العمل الأكثر فعالية هي تلك التي تتطور باستمرار وتحتاج إلى مراجعة دورية. إليك بعض النصائح والإرشادات :
- مارس التواصل الممتاز
قم ببناء بيئات جماعية تعاونية باتصالات واضحة وفي الوقت المناسب. إنشاء معلومات ووثائق مركزية ، واجتماعات متكررة عبر الإنترنت ، وتجمعات جماعية. غرس ثقافة التواصل في الشركة من خلال الاتفاق على قواعد المشاركة: متى يكون من الأفضل إرسال بريد إلكتروني أو عقد اجتماع؟ من المسؤول عن ماذا وكيف يمكن الاتصال بهم؟ كيف يتم تعيين الموظفين الجدد؟ أين يمكن للموظفين الذهاب لطرح الأسئلة؟ - لا تتجنب الشفافية
دع أعضاء الفريق يعرفون ما يحدث بمجرد حدوثه أو بمجرد أن يكون ذلك مناسبًا. هل كان هناك تخفيض في الميزانية؟ تغيير في القيادة؟ تطوير أعمال جديدة؟ أبقِ الأشخاص على اطلاع واذكر الأسباب الكامنة وراء التغيير عندما يكون مناسبًا. حاول أيضًا تجنب التعتيم على المعلومات المهمة. الشائعات تضيع الوقت وتهدم الروح المعنوية. - قم بتشجيع حلقة التغذية الراجعة المستمرة
للحصول على أفضل النتائج الممكنة ، يفرض التقدير وردود الفعل على الفرصة الاستماع بشكل أفضل وتشجيع النتائج. فهو لا يبني الثقة فحسب ، بل يحتفظ بالموظفين ويجعل الناس يشعرون بالتقدير. اجعل الملاحظات جزءًا من عملية إدارة العمل لتحسين الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع. - لا تتدخل في التفاصيل الدقيقة
تم تعيين أعضاء الفريق للقيام بالعمل. بمجرد حصولهم على الأدوات والوقت الذي يحتاجون إليه ، لا يحتاجون إلى أن تتم مراقبتهم مثل الصقر. اسمح لهم بالوصول إلى البرامج والأنظمة الأساسية التي تحتوي على المعلومات التي يحتاجونها ثم ثق بهم لإنجاز ما قرروا القيام به. بعبارة أخرى ، قم بإطلاعهم وإعدادهم للنجاح حتى يتمكنوا من العمل بكامل إمكاناتهم دون انقطاع.
دع منصة مؤتمرات الفيديو المتطورة من Callbridge تنشئ اتصالات لتمكين الأفراد ومهام إدارة العمل التي يواجهونها. من خلال نهج يركز على الفيديو يتكامل بسلاسة مع أدوات إدارة المشاريع واتصالات الأعمال الأخرى ، يمكنك تحسين كيفية عمل فريقك على الفور.
