Як арганізаваць канферэнц-сувязь
Калі вы, як і большасць уладальнікаў малога бізнесу, вам даводзілася прымаць канферэнц-сустрэча або т wo ў парадку плана або мазгавы штурм з вашай камандай. Вы таксама, напэўна, ужо зразумелі, што не ўсе сустрэчы так прадуктыўныя, як маглі б быць.
Часам супрацоўнікі з'яўляюцца позна. Часам яны бываюць занадта соннымі або рассеянымі. Іншы раз яны зусім не з'яўляюцца. Часам лёгка задумацца, ці магчыма нават правесці сустрэчу па канферэнцыі, дзе нічога не атрымліваецца.
На шчасце для вас, правядзенне значнай і прадуктыўнай канферэнц-сувязі магчымае. У Callbridge мы бачылі і арганізавалі дастатковую колькасць сустрэч, каб дакладна ведаць, што вам трэба зрабіць, каб правесці яе найлепшым чынам. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта выканаць наступныя простыя і хуткія крокі:
Крок 1: Майце на ўвазе ясную мэту сустрэчы, перш чым рабіць што-небудзь яшчэ.
Крок 2: Стварыце як мага больш падрабязны парадак дня канферэнцыі.
Крок 3: Адпраўце падрабязныя запрашэнні на сустрэчы і звяжыцеся з гасцямі.
Крок 4: Захавайце не звязаныя тэмы на потым, каб ваша сустрэча не была сарвана з рэек.
Крок 5: Дамоўцеся пра наступныя крокі для ўсіх удзельнікаў сустрэчы, перш чым яе скончыць.
Майце ясную мэту сустрэчы
Лёгка круціцца па крузе, калі вы праводзіце сустрэчу , каб «абмеркаваць праект X» або «вывучыць тэмы, звязаныя з Y», таму што вы не паставілі выразных мэтаў для сустрэчы. Замест гэтага, як наконт таго, каб паставіць мэту накшталт «вызначыць кірунак восеньскай кампаніі» або «ўсталяваць і ўзгадніць сістэму вымярэння для нашай рэкламы ў сацыяльных сетках».
Паспрабуйце як мага больш канкрэтна вызначыць свае мэты, і вы зможаце не толькі зразумець, ці ўдала ваша сустрэча, але і выходзіць ці не ў дыскусіі.
Стварыце парадак дня сустрэчы для канферэнц-сувязі
Ніхто не піша кнігу, марнуючы 90% свайго часу на прадмову. Вызначэнне парадку дня і прытрымліванне яго значна больш наблізіць вас да рэальнага дасягнення мэты вашай канферэнц-сустрэчы, якую вы выклалі раней, паколькі на абмеркаванне ўсіх важных тэм вашай сустрэчы будзе адведзены час.
Важна таксама памятаць, што ўсе мы толькі людзі, і часам лепшыя з нас робяць памылкі, ідуць па датычных ці проста падманваюць для задавальнення. Вы павінны падтрымліваць канферэнц-сувязь па графіку, але, калі ласка, не будзьце з ёй ваяўнічымі. На кожнай сустрэчы ёсць месца для задавальнення.
Рассылайце падрабязныя запрашэнні на сустрэчы і далейшыя дзеянні па іх
Распрацоўваючы запрашэнні на сустрэчы, правіла: "чым раней, тым лепш". Такім чынам, у вас ёсць час мякка нагадаць людзям, калі яны забыліся прыняць удзел у сустрэчы з вамі. Даючы час удзельнікам, вы таксама можаце падрыхтавацца да вашай сустрэчы і паскорыць хуткасць, якую яны павінны ведаць перад сустрэчай.
Чаму ваш парадак дня павінен быць дэталізаваны? Проста таму, што, калі ўдзельнікі ведаюць, што іх будуць пытаць пра пэўную тэму альбо працу, яны, як правіла, загадзя падрыхтуюць адказ. Па сутнасці, яны будуць больш падрыхтаваны да сустрэчы, нават калі гэта проста для таго, каб пазбегнуць вылучэння ў якасці чалавека, які не быў падрыхтаваны.
Тэмы канферэнц-сувязі "Паркаванне", якія не маюць дачынення
Што вы робіце, калі ваша сустрэча пачынае дрэйфаваць у не звязаную паміж сабой датычную? Можна проста сказаць ім спыніцца, але гэта можа быць не самым тактоўным і добра прынятым рашэннем. Замест гэтага паспрабуйце «паркаваць» гэтыя датычныя, каб іх можна было наведаць у канцы сустрэчы альбо пазней. Некаторыя называюць гэта "стаянкай".
Стаянка таксама выдатна падыходзіць, калі хто-небудзь падымае сапраўдную кропку, трэба звярнуцца да яе, але ўсё роўна не мае дачынення да сустрэчы. Такім чынам, важным прадметам усё яшчэ можна надаць увагу, пакуль неабходна працягваць вашу сустрэчу, без перашкод па-за тэмамі.
Пераканайцеся, што наступныя крокі ўзгоднены
Гэты крок вельмі важны. У канцы сустрэчы паўтарыце ўсе наступныя крокі, а таксама тое, хто будзе браць на сябе ўласнасць. Пасля таго, як усе бакі пагадзіліся са сваімі задачамі, ніхто не можа апраўдвацца, што збіты з панталыку альбо кажа, што нешта "выслізнула з іх".
Дзякуючы кі, вы таксама можаце разаслаць стэнаграму сустрэчы, створаную ІІ, каб не было блытаніны ў тым, што трэба зрабіць.
Дамовіўшыся, калі адбудзецца наступная сустрэча, вы зможаце вярнуцца да сваёй стаянкі і адрасаваць дадатковыя дадзеныя альбо проста пагутарыць. Хоць часам можа здацца бессэнсоўным размаўляць пра такія рэчы, як бягучыя падзеі і фільмы, калі вы прымаеце канферэнц-сувязь, гэта вельмі важна для станоўчай экасістэмы на працоўным месцы і шчаслівых супрацоўнікаў.
