Калі нешта такое вялікае, як пандэмія, уплывае на свет, гэта непазбежна мяняе тое, як працуе свет. Крок за крокам, падарожнічаючы па невядомай тэрыторыі, кожная галіна і кожны бізнес вучацца адаптавацца і быць паспяховымі ў гэтай новай нармальнай сітуацыі - асабліва ў юрыдычнай.
Прававая сістэма зведала мноства абмежаванняў і абмежаванняў, і ў выніку паўплывала на частату і даступнасць хадайніцтваў, дасудовых працэсаў, судовага разбору і ўсяго працэсу судовага разбору ў цэлым.
Як юрыдычны спецыяліст, вы, несумненна, адчулі на сабе ўласныя наступствы неабходнасці працаваць дома. Віртуальныя сустрэчы сталі валютай, паколькі папярэднія працэсы і сістэмы ператварыліся ў інтэрактыўную прастору. З відавочна зменлівым прававым ландшафтам відэаканферэнцыі становяцца важным рашэннем для многіх судовых працэсаў, пачынаючы з экспертызы на прадмет выяўлення.
Відэаканферэнцыі дазваляюць абодвум бакам адвакатаў атрымаць неабходныя і крытычныя факты, доказы, падтрымку, прэтэнзіі, доказы і абарону ў судовым працэсе, не маючы неабходнасці ступаць у суд.
Мяркуючы, ваша юрыдычная фірма зрабіла пераход у Інтэрнэце - павелічэнне колькасці аддаленых сустрэч, узмацненне ІТ-аддзела, навучанне карыстанню сумеснае выкарыстанне экрана і віртуальныя фоны, уносячы карэктывы ў больш кароткія, лаканічныя онлайн-сустрэчы і прэзентацыі - зараз вы можаце бачыць, як тэхналогіі прадастаўляюць магчымасць аддаленага зносін.
Давайце паглыбімся глыбей у тое, як гэта складваецца з розных юрыдычных наступстваў.
Адна з самых зручных функцый відэаканферэнцый - гэта запіс. Паступленне запісу пасля таго, як вядзецца анлайн-сустрэча, забяспечвае ўдзельнікам поўную і цалкам захопленую запіс усяго, што адбылося ў сінхранізацыі.
Аднак гэта можа стаць працэдурным зрухам для многіх фірмаў і прадпрыемстваў. Ці былі калі-небудзь запісвацца званкі ў каманды да выхаду ў Інтэрнэт і большасці людзей, якія працавалі дома? Хто рабіў нататкі сустрэчы? Колькі часу было выдаткавана на скліканне? Зрабіце гэты рух больш простым, уключыўшы тэхналогію, якая займаецца цяжкай працай, напрыклад, захоп аўдыё, відэа, здымкаў экрана, адпраўленых спасылак і дакументаў.
Разам з перавагай запісу звычайна прыходзіць транскрыпцыя і разумныя зводкі, дзве асаблівасці, якія паляпшаюць працэс выяўлення экспертызы. Не толькі нюансы і мова цела фіксуюцца праз відэа, але і тон голасу, схемы мыслення і слоўнікавы запас можна даведацца з дапамогай тэгаў дынамікаў тэхналогіі, прасунутых алгарытмаў і агульных спасылак на тэмы.
З іншага боку медаля, аднак, крыецца некалькі праблем, якія павінны разгледзець будучыя судовыя разборы і следства. Масавы запіс выклікае тры праблемы з пункту гледжання захоўвання дадзеных:
Памнажэнне дадзеных
Калі запісваецца ўсё больш і больш абмену ў Інтэрнэце, назапашваецца ўсё больш файлаў, а таксама можа памер відэафайлаў. Па меры павелічэння аб'ёму дадзеных, у спалучэнні з імі павялічыцца магчымасць бяспечнага захоўвання і пошуку.
Кіраванне запісамі
Надзейнае і надзейнае захоўванне дадзеных неабходна, бо інфармацыя, якая абменьваецца і абмяркоўваецца, можа быць вельмі канфідэнцыйнай і не прызначанай для прагляду нікім. Разгледзім, як і дзе захоўваюцца гэтыя файлы. Хто ці што з'яўляецца гарантыяй? Хто мае доступ і як яны абаронены?
Адкрыццё
Раней магчыма, што сустрэчы былі запісаны ў аўдыё альбо запісаны ў тэкставым дакуменце, таму абмежавана дакладнасць і аб'ём прадстаўленай інфармацыі.
Магчыма, дадзеныя былі сабраны ў прэзентацыі альбо парадку дня. Цяпер патэнцыял для атрымання больш падрабязных электронных файлаў і транскрыпцый значна больш выгадны, чым калі-небудзь. Запісаныя Інтэрнэт-сустрэчы маюць магчымасць захопліваць аўдыя і / альбо відэа разам з усім змесцівам сустрэчы, якое ўключае ў сябе кожную транзакцыю і абмен на працягу сустрэчы.
Майце на ўвазе значэнне мімікі, жэстыкуляцыі і ўсяго, што ёсць меў зносіны, не размаўляючы.
Штосьці памятаць:
Доступ да запісаных сустрэч можа апынуцца адначасова а станоўчыя і адмоўныя паколькі "лічбавы след" можа стаць падставай для далейшага выкарыстання. Пераканайцеся, што меры прыватнасці і бяспекі з'яўляюцца актуальнымі і празрыстымі, бо запыты на выяўленне іскаў могуць уключаць відэасустрэчы гэтак жа часта, як электронныя лісты і дакументы.
Каб забяспечыць агульную дакладнасць і празрыстасць, усталюйце палітыку, якая стварае згуртаванасць у сферы відэаканферэнцый. Арганізацыя дадзеных, прыняцце рэкамендацый і ў цэлым усталяванне патоку альбо працэдуры, калі гаворка ідзе пра онлайн-сустрэчы, забяспечыць абмежаванне рызык бяспекі, здабычу дадзеных і даступнасць інфармацыі:
- Вырашыце правілы прысваення імёнаў для сустрэч і адказныя за кіраванне запісамі. Дзе будуць жыць запісы і якія адміністрацыйныя правілы захоўвання, доступу, выдалення, выяўлення і г.д.?
- У залежнасці ад памеру сустрэчы, даручыце абавязкі па запісе аднаму альбо некалькім удзельнікам. Абярыце ўдзельніка з кожнага аддзела, кіраўніка ці кіраўніка, які будзе адказваць за запіс розных тыпаў сустрэч. Хто будзе мадэратарам і якія палітыкі, правілы і працэдуры неабходна ўводзіць для розных віртуальных сустрэч?
- Які "выгляд" вы хочаце захаваць? Пасля таго, як вы вызначыліся, хто мадэратар (альбо, магчыма, такіх ёсць некалькі), выбярыце, які з розных варыянтаў сустрэчы адпавядае патрэбам вашай фірмы і хто будзе рабіць запіс з якога камп'ютэра - альбо з якога пункту гледжання.
- Сачыце за канцом рэзюмэ і справаздачы, прадастаўленыя платформай відэаканферэнцый, і вызначаюць, хто за іх нясе адказнасць. Хто іх атрымае і як яны будуць мець доступ?
- Пазбягайце выяўлення з рэек з выкарыстаннем відэаканферэнцый, якія:
Усталюйце фізічнае месцазнаходжанне дэпанента і тое, як ён / яна будзе лагістычна настроены для падлучэння да віртуальнай сустрэчы
Прыходзьце з іншым варыянтам, калі судовы рэпарцёр і заяўнік не могуць з'явіцца ў адным месцы
Дастаўляйце экспанаты дэпаненту па пошце загадзя альбо ў электронным выглядзе падчас дэпазіцыі
Працуйце гладка - праверце тэхналогію да дня віртуальнага ўнясення
Злучыце некалькіх адвакатаў і ўдзельнікаў з розных геаграфічных месцаў
Усе ўзгоднены наконт таго, ці будзе ён запісаны, - атрымаць згоду - Узяць палітыку захавання, якая разбівае захаванне відэаканферэнцый і пазней іх знішчэнне праз пэўны час.
Пасля завяршэння анлайн-сустрэчы запісы захоўваюцца ў воблаку і застаюцца даступнымі праз партал фірмы альбо мадэратарам. Дазвол доступу пэўным удзельнікам - гэта мера прыватнасці і бяспекі. Агульнае кіраванне справаводствам, аперацыйныя пратаколы і доступ павінны быць устаноўлены шляхам абмеркавання і распрацоўкі палітыкі і працэдур.
Прадухіліце парушэнні бяспекі і праслухоўванне відэа з дапамогай тэхналогій, якія робяць кожны інтэрнэт-абмен бяспечным і прыватным. Абавязкова выкарыстоўваць падчас сустрэчы аднаразовы код доступу або аднаго чалавека, які б'е рэкорд. Шукайце такія функцыі, як:
- Аднаразовы код доступу: Кожны званок шыфруецца унікальным і прыватным кодам, які дзейнічае толькі для ўказанага і запланаванага канферэнц-сувязь.
- Блакаванне сустрэчы: Адразу пасля таго, як удзельнікі з'явіліся, уключыце гэтую функцыю, каб не дапусціць умяшання непажаданых удзельнікаў. Той, хто прыйдзе позна, павінен будзе папрасіць дазволу ў мадэратара.
- Код: Калі парадак дня онлайн-сустрэчы прадугледжвае абмеркаванне вельмі канфідэнцыйнай інфармацыі, дадайце яшчэ адзін узровень бяспекі з дадатковым кодам, неабходным пры ўваходзе ў канферэнцыю.
Тэхналогія, якая даступная і дае падставы для адкрыцця, аказваецца ўсё больш распаўсюджанай. І наперад, малаверагодна, што асабісты разгляд будзе мець перавагу. Калі юрыдычнае выяўленне і іншыя працэсы могуць быць ажыццёўлены ў Інтэрнэце, магчыма, яны будуць працягвацца ў Інтэрнэце.
Калі справа даходзіць да праграмнае забеспячэнне для відэаканферэнцый замест таго, каб з'яўляцца асабіста,
перавагі - у тым ліку эканомія выдаткаў, менш паездак, больш часу, аддаленая сумесная праца, павелічэнне прадукцыйнасці, меншая колькасць затрымак - напэўна перавешваюць праблемы:
Задача №1:
Традыцыйна кожны з бакоў звычайна знаходзіцца ў прысутнасці свайго юрысконсульта, які павінен прадастаўляць, дапамагаць і тлумачыць дакументы і экспанаты падчас экспертызы.
Рашэнне:
Замест гэтага з відэаканферэнцыямі гэта магчымасць планаваць загадзя. Адвакаты і юрыдычныя кансультанты павінны загадзя разабрацца з усімі доказамі, экспанатамі, дакументамі і доказамі. Ён павінен быць зразумелым, маркіраваным, арганізаваным, названым і адпраўленым па пошце альбо гатовым да звальнення ў электронным выглядзе. Пераканайцеся, што адрасы актуальныя, правільна напісаны, і ўсе, каму патрэбныя дадзеныя, уключаны ў лічбавую транзакцыю альбо па пошце.
Задача №2:
Ацэнка паводзін і спакойнасці сведак можа быць няяснай праз відэасувязь, а не прысутнічаць у адным і тым жа фізічным месцы.
Рашэнне:
Праверка тэхналогій, праведзеная за некалькі дзён да віртуальнай сустрэчы, гарантуе, што ўдзельнік бачыцца дакладна і цалкам. Стварыце даведачны дапаможнік для відэаканферэнцый для кліентаў, калег і іншых юрыдычных спецыялістаў у вашай фірме, які ўключае абавязковыя практыкі вакальнай праекцыі, асвятлення, паставы, прымальныя фоны і любую іншую інфармацыю, якая дазваляе зрабіць відэаадкрыццё дакладнай, шліфаванай і прафесійнай.
Задача №3:
Абстаноўка, якая не з'яўляецца інстытуцыйнай альбо выглядае не такой нейтральнай ці мэтазгоднай, можа выклікаць раздражненне, увядзенне ў зман альбо недастатковае вывучэнне.
Рашэнне:
Прапануйце прыклады відэа і онлайн-падручнікі пра тое, як павінны адбывацца дэпазіцыі відэаканферэнцыі, выклік, дасудовы або судовы працэс. Акрэсліце, што з'яўляецца прымальным, і якія ўмовы і фоны прывядуць да паспяховага абследавання. Прывядзіце прыклады дрэнных відэа і таго, чаго нельга рабіць.
Задача №4:
Не знаходжанне ў адной фізічнай прасторы адкрывае абследаванне для патэнцыйных злоўжыванняў і нядобрасумленных дзеянняў.
Рашэнне:
Патрэбна поўная празрыстасць абмеркавання ад пачатку да канца. Згода з прыкметным запытам на пачатку сустрэчы гарантуе, што ўсе выконваюць патрабаванні. Акрамя таго, прадастаўленне адукацыі і навучання адносна перадавога вопыту падчас іспыту замацоўвае працэсы, каб пераканацца, што яны ўпарадкаваны і адпавядаюць стандартам.
Што тычыцца фактычнай якасці сувязі падчас экзаменаў на выяўленне праз відэаканферэнцыі, вось некалькі лепшых практык:
• Адкладзіце час - да, падчас і пасля
Рэгістрацыя, інтэрв'ю, сведчанні, сустрэчы, дэпазіты - пераканайцеся, што ёсць некаторы час да падрыхтоўкі, дастаткова часу, каб прайсці, і трохі часу, адкладзенага пасля для разважанняў і прагляду запісаў ці рэзюмэ.
• Пераканайцеся, што ўсе тэхналогіі працуюць
Калі час важны, не зацягвайцеся, спрабуючы выправіць і вырашыць тэхнічныя праблемы, пакуль усе чакаюць. З'явіцеся на відэаканферэнцыю крыху раней і праверце мікрафон, дынамік і падключэнне.
Праверце, ці ўсё зараджана, даступныя дадатковыя шнуры, надзейны Wi-Fi і г. д. Скарыстайцеся перавагамі аўдыя- і відэатэставання, якія прапануюць канферэнц-платформы на ўзроўні прадпрыемства.
• Праверце месца
Выберыце месца, якое будзе ціхім, стэрыльным і без увагі. Лепш за ўсё працуе белая сцяна ці закрыты пакой з простым неразбуральным фонам.
• Прытрымвайцеся тэрмінаў
Загадзя паведаміце пра працягласць сустрэчы, каб усе маглі планаваць адпаведна. Падобна асабістай сустрэчы, стварайце парадак дня, прытрымвайцеся яго і абараняйце час кожнага.
• Праверце падключэнне аўдыя і відэа
Выкарыстоўвайце гарнітуру, каб мінімізаваць зваротную сувязь і павялічыць слых і праекцыю. Выкарыстоўвайце відэаканферэнцыі з высакаякаснымі магчымасцямі аўдыя / відэа.
Няхай Callbridge прадаставіць вашай юрыдычнай фірме тэхналогію відэаканферэнцый, якая дазваляе дасудовым працэдурам бесперашкодна працаваць у віртуальных умовах. Маючы неверагодны патэнцыял для ўдзелу ў Інтэрнэце шматлікіх асабістых разглядаў, магчымасць скараціць выдаткі, больш працаваць дома, паскорыць судовыя працэсы і хутчэй атрымаць больш інфармацыі.
Двухбаковая камунікацыйная платформа Callbridge мае магчымасць больш глыбока і глыбока змяніць спосаб вядзення бізнесу юрыдычнымі фірмамі. Запісаныя ў Інтэрнэце сустрэчы даюць усім бакам адчуванне асабістай сустрэчы, але з бяспечнай і здаровай адлегласці. Акрамя таго, ён забяспечвае больш гнуткае наведванне і пры правільнай прадуманасці, планаванні і гатоўнасці з'яўляецца прыдатным заменнікам асабістых сустрэч.
