Когато планирате онлайн среща, трябва повече от надежда, че участниците обръщат внимание! Всъщност искате да ги вдъхновите да бъдат ангажирани и да присъстват. За да се случи това, вашата онлайн среща трябва да бъде структурирана. Трябва да се проектира и обслужва вашата аудитория.
В крайна сметка каква е целта иначе? Защо да отделяте време за събиране на войските, за да преглеждате докладите за напредъка или да отваряте комуникационните линии, за да размишлявате, ако единственият чут звук е щурците?
С по-интерактивен подход към вашите онлайн срещи можете да очаквате висока ангажираност, по-добро усвояване на информация и по-задълбочено разбиране на вашето съдържание. Може би дори малко забавно!
Нека се заемем с бизнес - бизнес срещи, това е!
Според статия от Harvard Business Review висшият мениджмънт, изпълнителите на ниво C и други лица, вземащи решения, прекарват близо три четвърти от времето си, за да се срещнат с други, за да обсъдят напредъка в работата. Това е много време, прекарано в срещи.
Да не забравяме и за отдалечените работници. Благодарение на усъвършенстваната технология са възможни онлайн срещи с екипи и колеги на различни места, но все още има предизвикателства с часовите зони, свързаността и координирането на проекти. Тук прекараното време може да се загуби или злоупотреби.
Правите ли всичко възможно, за да сте сигурни, че вашите онлайн срещи са продуктивни и използват добро време?
Ако искате да:
- Намерете по-прости начини за координация с колеги и отдалечени работници
- Поддържайте връзка независимо от времето или разстоянието
- Съживи взаимодействията
- Натиснете за повече участие и ефективност
Тогава ето няколко идеи за оживяване на срещите, за да станат по-интерактивни и ефективни:
Първо се запитайте: Наложителна ли е тази среща? Наистина ли трябва да проведете тази среща?
За да могат участниците да си взаимодействат и да си сътрудничат, трябва да се чуят гласове, мнения, констатации и споделяне на информация. В случай на онлайн среща, диалогът се предпочита пред монолога.
Ако има съобщение или информация, които не изискват от участниците да добавят или да работят от и само да слушат, помислете как вашето съобщение може да е по-подходящо в имейл. За срещи, които са интерактивни и ангажиращи, молбата на участниците да слушат само може да ги накара да загубят или да престорят интерес.
След като съдържанието и целта на онлайн среща са определени като „необходими“, ето какво да направите по-нататък:
12. Управлявайте очакванията
Култивирайте правилното мислене сред колегите, като ги уведомите предварително, че е необходимо тяхното участие. В дневния ред, изпратен преди онлайн срещата, представете просто оформление на това, което всеки може да очаква.
Представете проблема и уведомете участниците, че се искат техните идеи и мнения. Това им осигурява време да мислят и да решават проблеми, като същевременно определят някои основни правила.
Освен това ги уведомете за някои основни очаквани етикети, като:
- Натиснете „заглушаване“, когато не говорите
- Въздържайте се от ядене или пиене
- Поставете телефоните далеч и други разсейващи фактори на пауза
11. Чекиране с колеги
В светлината на неотдавнашната пандемия с милиони хора, работещи вкъщи в резултат, отдалечената работа може да се почувства изолирана. Като просто планирате среща в понеделник и започнете с простия въпрос: „Какво направихте този уикенд?“ можете да предизвикате участие и да насърчите колегите да се отворят.
Още по-добре, в зависимост от размера на вашата среща, използвайте това време за въвеждане, за да накарате всички да се свържат и да благодарят на колега за нещо, което са направили. Големи или малки, като показваме признателност с просто извикване на име и извикване на задача, благодарността работи, за да накара всички чувствайте се по-свързани. Това е малък, но мощен начин за насърчаване на социалните връзки на виртуална платформа.
Екипът Ви включва много отдалечени работници? Вдъхнете повече чувство за социална обвързаност, като инжектирате малко забавление, за да спомогнете за разбиването на леда и да накарате хората да се чувстват по-малко самотни със социално дистанциране или работа от дома:
- Въведение за подправка:
Онлайн зала за срещи, пълна с непознати? Поканете участниците да се представят със странна информация:
-
- Любимата им караоке песен
- Техният подпис домашно приготвено ястие
- Най-добрият концерт, на който са ходили
Онлайн зала за срещи със същите колеги? Поканете познати лица на:
-
- Накратко обсъдете добър филм, който наскоро видяха
- Споделете как се справя техният домашен любимец
- Отворете се за хоби или личен проект, който са поели
- Използвай мозъка си:
Упражненията за тийм билдинг не трябва да отпадат, само защото членовете на екипа са по-разпръснати. Посочете критериите преди време, за да могат участниците да се покажат готови. Опитайте кратко онлайн предаване на Charades или Balderdash за по-интересен начин за откриване на срещата. - Играйте отгатваща игра:
Друг начин да привлечете хората по-ангажирани е да помолите всеки участник да играе проста версия на ISpy, като опише елемент в отдалечената работна зона.
10. Създайте своя дневен ред за срещи напред
Ако дневният ред на вашата среща е ясен и формулиран, можете да очаквате същата възвръщаемост на инвестициите с вашата онлайн среща! Без план или предвиждане, неясна, дезинформирана синхронизация ще доведе до объркване и загуба на време.
Подгответе структурирана програма, която очертава ключови въпроси и споменавайте какво се изисква и очаква от участниците. Изпратете поне един ден предварително и не забравяйте да използвате настройките си за покани и напомняния за бързо разпространение на информацията.
9. Подгответе вашата технология
Колкото и прекрасна да е технологията, все пак има случаи, в които може да стане малко нестабилно. Уверете се, че всичко работи безпроблемно, като тествате технологията си и проверите дали всички устройства са заредени. Опознайте къде са вашите електрически контакти и зарядното устройство наблизо. Тествайте камерата, микрофона, интернет връзката си и помислете за всичко друго, което може да ви е необходимо:
- Твърде ярко ли е осветлението ви или твърде слабо?
- Заобиколени ли сте от много бъркотия?
- Намирате ли се в зона с голям трафик, където хората идват и си отиват?
- Кога за последно изключихте / нулирахте устройството си?
Помислете дали да включите тези точки в имейла за дневен ред преди срещата, така че всички да са наясно.
8. Вдъхнете живот на вашата доставка
Разбира се, можете да преминете ефективно през онлайн срещата си, като разгадаете ключови елементи, но можете също да добавите малко пица, за да заинтригувате хората:
- Покани движение
Всички знаем колко лесно е да се инвестира в работа. Ставането от бюрото ви е чудесна идея, но може да се забрави, когато сте в крачка от потушаването на пожар или писането на дълъг имейл. В даден момент от вашата онлайн среща, разклатете го малко, като накарате участниците да преместят кръвта си. Простите движения като изпъване на ръцете над главата или изправяне и сядане няколко пъти или правене на няколко разтягания на бюрото могат да увеличат кислорода в мозъка и да работят за пробиване на чувството на умора и летаргия. - Добавете визуални елементи
Насърчете взаимодействието и предайте съдържанието си на аудиторията си до
използване на ярки цветове, видеоклипове, снимки и бързи изходи за обаждания. Направете съдържанието си смилаемо и незабравимо с проста за разбиране презентация, която е привлекателна с използването на визуални изображения и може би добре поставен, подходящ мем! - Получавайте обратна връзка в реално време
Вижте как хората усвояват съдържанието ви, като проведете анкета на място. Те не само са забавни, но всъщност прекъсват програмата и ви предоставят полезна информация в реално време. Той служи за незабавен инструмент за вземане на решения, поддържа ангажираността висока и помага да се структурират следващите стъпки.
7. Делегирайте задачи
Когато хората са отговорни за приноса на нещо за онлайн срещата, като например модериране, провеждане на ледоразбиваща дейност или водене на бележки, толкова по-ангажиран ще бъде всеки човек. Освен това това помага да се поддържат малки срещи. Запазете очевидни ролите, като включите само тези, които трябва да бъдат там като взимащ решения, съветник, стажант и т.н.
- Избор на модератор
Модератор гарантира, че срещата няма да бъде дерайлирана. Неговата / нейната работа е да следи технологията, да ръководи авторитетно, да дава разрешение за говорене на тези, които се нуждаят, да отговаря за записването и да следи за качеството на звука и видеото.
6. Придържайте се към времевата рамка
Когато сте наясно с ограниченото време, което имате, производителността обикновено се запалва. Работата с ограничение на времето „рамкира“ срещата и я фокусира. Задайте определен период от време за всяка ключова точка с 10-минутен буфер. По този начин всеки може да свърши навреме или просто преди време!
5. Премахнете разсейките
Лесно е (и много често) да искате да проверите имейла си или да хвърлите един поглед на телефона си, докато сте в онлайн среща. Придържайте се към времето и избягвайте изкушението, като премахвате отвличащите вниманието от самото начало: изключете разделите на вашия лаптоп, поставете телефона си на безшумен (или самолетен режим!), Затворете прозореца, за да изключите фоновия шум (или използвайте слушалки) и запазете закуската за след!
(alt-tag: Жена, седнала на бюрото и работеща на отворен лаптоп, седнала близо до прозореца рано сутринта)
4. Насърчаване на сътрудничеството
Използвайте онлайн среща, за да генерирате идеи от участниците. Отделете малко време, за да поемете характеристиките на мозъчен тръст или мозъчна атака. Позволете на хората да изложат свои собствени идеи или да се откажат от идеите на другите; Изпробвайте функция като онлайн дъската, за да текат креативни сокове.
3. Включете игри
През Gamification, можете да очаквате нивата на интерактивност във вашата онлайн среща да стрелят през покрива! Включете малко питане в началото и накарайте участниците да го последват. Те също могат да бъдат стимулирани - удължен обяд, замяна на фирма, предсрочен отпуск и др. Например:
- Изберете изображение или символ, който да вградите в слайдовете и накарайте участниците да отговорят колко пъти е било видяно през цялата презентация.
- Хвърлете прост тест в края, за да тествате разбирането на съдържанието на участниците.
- Съберете цитати от колеги и ги накарайте да познаят кой какво е казал.
2. Завършете с добре формулирани артикули за действие
Целта на онлайн срещата е да събере участници и да се събере, за да постигне напредък към следващата стъпка. Това може да се направи само с ясни елементи за действие. Когато всеки осъзнае какво трябва да направи, само тогава нещата могат да се свършат. Преди да приключи срещата, проверете дали участниците са наясно с ролята си. Прекарайте няколко мига в обсъждане на дискутираното и възлагане на човека за работата.
1. Споделете резюмето
Много неща могат да се получат в онлайн среща. Много идеи, предложения и мнения се хвърлят наоколо, поради което добре обобщените бележки са ефективни за поддържане на целостта на синхронизирането.
Изберете софтуер за видеоконферентна връзка, който се предлага с функция за запис и или AI възможности, за да заснемете всичко, което е паднало. Воденето на бележки ръчно винаги е добра идея, но когато имате технология, която работи във фонов режим за вас, можете да изпълнявате по време на срещата, знаейки, че за останалото се полагат грижи.
Ето още няколко трика, за да блеснете следващата си онлайн среща:
- Вградете вашата марка във всички допирни точки на вашата среща
Преминаване към перспективите? Запишете вашето собствено съобщение, което представя името на вашата компания, лозунг и важни съобщения, докато участниците се показват на персонализирана онлайн зала за срещи. Направете страхотно първо впечатление, което е полирано и професионално с вашето лого и цветове на марката в потребителския интерфейс. - Използвайте AI, за да направите работата по краката
При онлайн среща вие вършите работата, насочена напред. Избери видео конферентна връзка решение, което работи във фонов режим, за да осигури транскрипции, маркери на високоговорителите и печати за дата за лесно търсене по-късно. - Натиснете Споделяне на екрана, за да „Покажете“, вместо „Кажете“
С споделяне на екрана опция, навигирането на трудно обясними демонстрации и характеристики на продукта по време на онлайн среща просто стана по-лесно. Всеки може да схване това, което казвате, когато е в състояние да го види пред очите си. Изведете участниците на една и съща страница, когато всеки начин на действие може да бъде показан в реално време.
Нека Callbridge активизира вашите онлайн срещи. С усъвършенствана технология, персонализируеми функции и интуитивно проектиран потребителски интерфейс, вашите срещи станаха по-интересни и продуктивни.
