С началото на 2020 г. до ревния старт е безопасно да се каже, че до средата на годината вашият опит с видеоконференциите се е подобрил десетократно. Вашият офис най-вероятно се е превърнал в по-онлайн подход за работа от дома, отваряйки вратите за онлайн комуникация чрез видеоконферентна връзка с клиенти, в брифинги на екипи, конферентни разговори в горния мениджмънт, мозъчни атаки, срещи за състоянието ... и списъкът продължава На.
Нещо повече, тъй като ние продължаваме да се адаптираме към променящите се времена, пред които са изправени всички в момента, работната сила се разделя на това как трябва физически (или на практика!) Да се покаже да работи. Имате ли колеги, които работят от къщи на пълен работен ден? Мениджмънтът поставя ли 2 дни в седмицата в офиса и след това работи дистанционно? Ще ходите ли напред-назад между клиенти, които трябва да останат в офиса 5 дни в седмицата?
Когато колегите и членовете на екипа се разпространяват в дигитални и физически пейзажи, поддържането на всички заедно може да се окаже трудна задача, макар и невъзможна! Въпреки че има времеви ограничения, езикови бариери, различия в йерархията и общи предизвикателства при управлението на времето, всеки наистина иска да направи съвместната работа възможно най-ефективна и продуктивна.
Ето как ефективно да поддържате работна среда за съвместна работа, ако екипът ви е разделен у дома, в офиса или на място.
9 начина за управление на сътрудничеството между офисите:
9. Избягвайте претрупването на имейли
Имейлите са ключови за бързата и ефективна комуникация, като същевременно се гарантира, че има „следа“. Но когато един малък въпрос се превърне в гигантски разговор, който става дълъг и сложен, действителната ефективност на обмена става объркана.
Преминаването към инструмент за бизнес комуникация, който предоставя канал, където работата, статусите и актуализациите са видими и графични, дава на всички участници по-лесна за управление представа за случващото се. Инструмент за сътрудничество като Slack създава този вид сплотеност, както и софтуерът за видеоконферентна връзка, който е пълен с опции за интеграция . По този начин можете да обедините две платформи за максимална съвместна производителност.
8. Следете работните натоварвания
Виждането на това, върху което всички работят чрез инструмент за управление на проекти, помага да се разбере състоянието на проекта и кой участва в него. По този начин, независимо дали сте у дома или пътувате по работа, можете да скочите и да видите какво предстои.
Възползвайте се от цветовото кодиране и използването на редове и колони за организиране на файлове, местоположения и проследяване на времето. Обратно, провеждането на онлайн среща с помощта на видеоконферентна връзка за обсъждане на проекта в реално време дава възможност на колегите да говорят открито за това къде се намират и как се чувстват в разгара на събитията. Насърчаването на рутина от онлайн срещи, където се обсъждат състоянието и актуализациите, ще помогне за идентифициране на приоритетни елементи, пречки и намаляване на пропуснатите срокове.
(alt-tag: Стилна жена, която върви по улицата, държейки мобилен телефон, докато го гледа и прелиства.)
7. Внимавайте за часовите зони
Не е идеално да се присъединявате към среща с „червени очи“ или такава непосредствено преди лягане, но когато планирате проекти или синхронизации, часовите зони играят роля при вземането на решение кога да се събира кръстосан офис.
Наличието на график за всички удобен и достъпен позволява на домакина или организатора да види видимостта на най-доброто време за провеждане на онлайн среща. Потърсете софтуер за видеоконферентни връзки, който се доставя с програма за планиране на часови зони, или бъде отворен за някои поканени участници, които трябва да запишат срещата сега, за да я гледат по-късно.
6. Чекиране Редовно
Когато екипът ви е разпръснат в офиса, дома и на терена, лесно е да загубите някои от по-типичните поведения, придобити, когато работите в тандем и само на няколко метра един от друг - като да хвърлите поглед, за да зададете въпрос или да отминете един друг в залата или трапезарията.
За да сте сигурни, че всички са на една и съща страница, възприемете навика да докосвате често основата. Не се колебайте да правите връзка няколко пъти седмично, независимо дали по имейл, синхронизация, конферентно обаждане, видеоконференция или текстов чат!
5. Разчитайте на автоматизацията, за да следите
Управлението на срокове, статуси и напредък в работата не е толкова лесно, когато не можете да го направите лично. Но когато можете да разтоварите отнемащата време повтаряща се работа, вие разхлабвате времето за по-важни задачи. Освен това премахването на човешкия елемент води до по-добри и по-точни резултати. Позволете на автоматизацията да ви вдигне тежко:
- Планирайте покани и напомняния за предстоящи видеоконференции
- Интегрирайте Google Calendar с вашия софтуер за видеоконференции за безпроблемен график и известия
- Споделяйте информация в реално време с Google Doc и получавайте незабавни редакции и промени, изпратени на вашия имейл
- Инструменти за управление на проекти и видео, които автоматизират електронни таблици, информация за клиенти, записи, транскрипции и др.
4. Използвайте мобилно приложение
В случай на онлайн среща мобилното приложение дава на колегите бързата и лесна възможност да се включат в разговор от където и да се намират - на улицата, в задния двор или в трапезарията.
Започването на среща в движение от дланта на ръката ви дава висококачествени срещи, които са също толкова добри, колкото ако са на вашия работен плот. Все още можете да планирате срещи предварително или на място; можете да осъществите достъп и да синхронизирате до вашия календар и адресна книга; и разбира се, точно там, където се намирате, е мястото, където е вашата среща. Мобилното приложение ви дава свободата да провеждате среща или да се обаждате навсякъде, където има връзка с интернет.
Освен това все още получавате достъп до историята на обажданията, преписи и записи в безопасна и сигурна среда за срещи.
3. Създайте „стандартизиран“ център за съхранение на работното място
Направете всички важни файлове, връзки, документи и носители лесно достъпни и съхранени на едно място. Когато е централизирано на едно място, достигането до него не трябва да изглежда като такава задача. Когато елементите се каталогизират, организират и са налични в реално време, всеки може да има достъп до най-новите файлове, най-новите документирани срещи и важни решения.
Някои други предложения:
Ако имате офиси на различни места, може да се говори на повече от един език. Опитайте се да останете на езика, който е най-широко разпространен, и ако все пак трябва да общувате на различен език, проведете разговора насаме чрез текстов чат или в отделен канал.
Избягвайте да правите дубликати на документи, като ги маркирате правилно, очевидно и ясно посочвайте, че има процедура за работа по тях. Няма нищо по-лошо от това да губите часове за документ, който вече е направен, има по-нова версия или се е изгубил.
Разберете кой начин на комуникация е най-подходящ за вашата цел. Ако се нуждаете от разясняване на подробности или въпрос с „да“ или „не“, изпратете съобщение на колегата в текстов чат. Ако имате притеснения относно предстояща заявка за изчакване, изпратете имейл. Ако има проблем с колега и това се отразява на способността ви да изпълнявате и произвеждате добра работа, насрочете индивидуална видеоконференция.
2. Приемете подход „Първо видео“
Особено в светлината на пандемията , която засегна света, видеоцентричният подход, който цени взаимодействията лице в лице, помага на колегите да се чувстват сякаш работят с истински човек, а не с идеята за такъв. Показването на лицето ви, споделянето на гласа ви, движението на тялото ви – всичко това е част от създаването на по-реалистична версия на вас във виртуална среда. Видеоконференцията служи за превръщането на нормална офис среда в дигитален пейзаж.
Плюс това, защо „кажете“, когато можете да „покажете?“ Някои презентации - особено такива, които включват концепции, и абстрактни идеи, или грубо навигация чрез дизайн на уебсайт - се приземяват по-добре с демонстрация, използвайки споделяне на екрана. Колегите буквално могат да бъдат на една и съща страница на вашата сесия за видеоконферентна връзка със седалка на първия ред според вашите идеи.
1. Експериментирайте и получете обратна връзка
Както повечето аранжименти, има малко преход и експерименти. Сътрудничеството между офисите, което работи по-скоро като добре смазана машина, вместо като ръждясала, трябва да прилага различни стратегии, начини на комуникация и инструменти, за да види най-добрия начин на действие, който работи за екипа.
Един от най-важните фактори, които ще определят успеха на екипа или резултата от проекта, е готовността на всеки да се доверява един на друг. Умеят ли членовете на екипа да се отнасят с уважение един към друг? Далечните работници дърпат ли тежестта си, вместо просто да се излежават? Служителите в офиса поемат ли твърде много, нетърпеливи да впечатлят и да поемат водещата роля?
С фокус върху планирането, използването на инструменти за изграждане на екип и малко другарство тук и там, дори ако вашият екип е разпръснат, опитите за нови неща, за да се преодолее пропастта, не трябва да е плашещо. Важно е да изпробвате нови стратегии и инструменти и да видите кои от тях дават най-добри резултати за вашия екип и цел.
Сътрудничеството между офисите винаги ще е свързано с набор от конфликти и предизвикателства. Резултатите от работата на колегите в офиса и извън него, близо до и отдалеч, и работата по различни графици, като гъвкаво работно време , непълно или пълно работно време, влияят върху производителността и потока на работа. Въпреки това, дори и при сегашното състояние на нещата в света, това е възможност за адаптиране към потенциално по-интегриран баланс между работа и личен живот, който се променя и променя заедно с технологиите, които използваме.
Нека уникалният набор от двупосочен софтуер за видеоконференции на Callbridge създаде сплотеност между екипите. Технологията му е предназначена да свързва хората, така че вашият бизнес може да процъфтява независимо от това колко е разпръсната вашата работна сила.
Callbridge обслужва среден бизнес, който търси усъвършенствани решения, които ограничават разликите вътрешно между колегите и външно с клиенти, доставчици, заинтересовани страни и други важни движещи се части от вашия нарастващ бизнес. Предлагайки широка гама от съвместни функции за повишаване на ангажираността и производителността напред, експертната платформа за аудио, видео и уеб конферентни връзки на Callbridge ви държи свързани безопасно и сигурно, където и да се намирате.
Какво прави Callbridge различен?
Транскрипции на срещи чрез изкуствен интелект – Вашият личен асистент Cue™ с изкуствен интелект се грижи за записването на вашите срещи и идентифицирането на лектори, теми и теми.
Интеграции със Slack и Google Calendar – Не пропускайте нищо, когато можете да се интегрирате заедно с Google Suite, Outlook и Slack.
Изключителни функции – Насладете се на функции от световна класа, като запис на срещи , споделяне на екран , споделяне на документи , онлайн бяла дъска и други!
Високо ниво на сигурност – Бъдете уверени, че информацията ви е в безопасност с еднократен код за достъп, заключване на срещи и код за сигурност.
Персонализирано брандиране – Направете вашата онлайн конферентна зала брандирана и уникална, използвайки вашето собствено лого и стандарти за марката.
Не се изискват изтегляния – Няма кабели и тежко оборудване, само решения за видеоконферентна връзка, базирани на браузър , без изтегляне.
