Как да организирам среща за конферентен разговор
Ако сте като повечето собственици на малък бизнес, трябваше да бъдете домакин среща за конферентен разговор или t wo в ред план или мозъчна атака с вашия екип. Вероятно вече сте осъзнали, че не всички срещи са толкова продуктивни, колкото биха могли да бъдат.
Понякога служителите се появяват късно. Понякога са твърде сънливи или разсеяни. Друг път изобщо не се появяват. Понякога е лесно да се чудите дали изобщо е възможно да се организира среща за конферентен разговор, където нищо не се обърка.
За ваше щастие е възможна смислена и продуктивна конферентна среща. В Калбридж, видяхме и улеснихме достатъчно срещи, за да знаем точно какво трябва да направите, за да бъдете домакин на възможно най-добрата среща. Всичко, което трябва да направите, е да следвате тези бързи и лесни стъпки:
Стъпка 1: Имайте предвид ясна цел на срещата, преди да направите нещо друго.
Стъпка 2: Създайте програма за конферентен разговор, която е възможно най-подробна.
Стъпка 3: Изпратете подробни покани за срещи и проследете с гостите си.
Стъпка 4: Запазете несвързани теми за по-късно, така че срещата ви да не е дерайлирана.
Стъпка 5: Договорете следващите стъпки за всички в срещата, преди да я приключите.
Имайте ясна цел на срещата
Лесно е да се въртите в кръг, когато сте домакин на среща да „прегледате проект X“ или „разгледайте теми, свързани с Y“, защото не сте си поставили ясни цели за срещата. Вместо това, какво ще кажете за поставяне на цел като „установете посоката за есенната кампания“ или „установете и се споразумеете за рамка за измерване за нашите реклами в социалните медии“.
Опитайте се да станете възможно най-конкретни с целите си и вие не само ще можете да разберете дали срещата ви е успешна или не, но и дали излизате извън дискусиите си.
Създайте дневен ред за конферентен разговор
Никой не пише книга, като прекарва 90% от времето си в предговора. Наличието на дневен ред и придържането към него ще ви доближат толкова много до действителното постигане на целта за вашата конференция, която сте посочили по-рано, защото ще има определено време за обсъждане на всички важни теми във вашата среща.
Също така е важно да запомните, че всички ние сме само хора и понякога най-добрите от нас правят грешки, продължават по допирателни или просто се забавляват. Трябва да поддържате срещата си за конферентен разговор по график, но, моля, не бъдете войнстващи по този въпрос. Във всяка среща има място за малко забавление.
Изпратете подробни покани за срещи и последващи действия по тях
Разпращайки покани за събрания, правилото е „колкото по-рано, толкова по-добре“. По този начин имате време внимателно да напомните на хората, ако са забравили да отговорят на вашата среща. Предоставянето на време на вашите участници също им позволява да се подготвят за вашата среща и да се ускорят, за да се запознаят преди срещата.
Защо вашият дневен ред трябва да бъде подробен? Просто защото, когато участниците знаят, че ще бъдат попитани за определена тема или работа, те са склонни да подготвят отговор предварително. По принцип те ще бъдат по-подготвени за срещата си, дори и само за да избегнат да бъдат посочени като някой, който не е бил подготвен.
„Паркиране“ на теми за конферентен разговор, които не са от значение
Какво правите, когато срещата ви започне да се отклонява в несвързана тангента? Можете просто да им кажете да спрат, но това може да не е най-тактичното и добре прието решение. Вместо това опитайте да „паркирате“ тези допирателни, за да бъдат посетени в края на срещата или по-късно. Някои хора наричат това „паркинг”.
Паркингът също е чудесен, ако някой повдигне валидна точка, трябва да се обърне внимание, но все още няма изрично значение за срещата. По този начин на важни теми все още може да се обърне необходимото внимание, докато срещата ви продължава, без да се възпрепятства от дискусии извън темата.
Уверете се, че следващите стъпки са договорени
Тази стъпка е от съществено значение. В края на срещата повторете всички следващи стъпки, както и кой ще поеме собствеността. След като всички страни се съгласят със задачите си, никой не може да се оправдае, че е объркан или казва, че нещо „му е изплъзнало ума“.
Благодарение на Щека, можете също да изпратите генерирана от AI транскрипция на събрание до всички участници, така че да няма объркване относно това, което трябва да се направи.
След като се съгласите кога ще бъде следващата среща, можете след това да се върнете обратно до паркинга си и да посочите допълнителни подробности или просто да разговаряте. Въпреки че понякога може да изглежда безсмислено да се говори за неща като текущи събития и филми, когато сте домакин на конферентен разговор, това е от съществено значение за положителната екосистема на работното място и щастливите служители.
