Чудите се как да настроите виртуална среща? Още по-добре, все още се чудите какво е виртуална среща? Ето добрите новини; Към този момент не може да бъде по-лесно да настроите виртуална среща и ако все още не сте наясно коя е, вие сте на правилното място.
Готови ли сте да разгледате по-отблизо?
Виртуалната среща е ...
Иначе известни като онлайн среща или видеоконференции и аудиоконференции под шапката на уеб конференциите, дефиницията на виртуалната среща според Образование е: „Виртуалните срещи са взаимодействия в реално време, които се осъществяват през Интернет с помощта на интегрирани аудио и видео, инструменти за чат и споделяне на приложения.“ Подобно на лична среща, виртуалната среща събира участниците, за да споделят идеи, да разговарят и да си сътрудничат в динамична обстановка между две или повече крайни точки, освен вместо да присъстват физически, вместо това се използва устройство.
Виртуалната среща е от решаващо значение за здравето на развиващия се бизнес. Всеки от служител до ръководител на проект, ръководител на ниво c и HR специалист трябва да разчита на технология за групова комуникация, за да може да си свърши работата и да преодолее пропастта между другите хора във времето и пространството. Фармацевтичните и ИТ компаниите, адвокатските кантори, малките и корпоративни предприятия и други, всички се възползват от непосредствеността и уместността на използването на видеоцентричен комуникационен подход.
Това е виртуална среща:
Като възможност за комуникация с всеки, навсякъде и по всяко време, виртуалните срещи позволяват на бизнеса да процъфтява независимо от местоположението. Пространствени бариери, които обикновено блокират работните взаимоотношения, приемствеността и продуктивната колаборация, вече не съществуват при виртуални срещи, които насърчават връзката. Някои от общите предимства включват:
- Намалено време за пътуване до работното място
- Намаляване на разходите за транспорт, пътуване и настаняване
- Увеличете производителността = По-малко съкращения
- По-добро задържане на служителите
- Конкурентно предимство
А що се отнася до бизнеса, помислете как интегрирането на видеоцентричен подход към вашата комуникационна стратегия работи в подкрепа:
- По-цифрова поддръжка и свързана работна сила
- Достъп до управление
- Подобрен глобален култура на общуване
- По-добра надеждност, която се равнява на по-бързи резултати
- Намалени съкращения и актуални данни и информация
- По-добра стойност
- Все още е малко неясно как да започнем с видеоконференции? Ето как да настроите виртуална среща:
Изберете правилния софтуер
Помислете за малко логистика, преди да се ангажирате с доставчик на услуги.
Колко често смятате, че ще трябва да използвате софтуера? Ако търсите корпоративна видеоконферентна връзка, помислете къде ще бъдат разположени участниците; у дома или в заседателната зала? Ако това е първото, тогава уеб-базираната конференция е по-подходяща, по-лесна и удобна за използване.
Разгледайте какви функции се предоставят. Включва ли се със споделяне на екрана (идеално за ИТ обслужване на клиенти и презентации); онлайн бяла дъска (полезна за образователни цели или мозъчна атака на творческа работа); или споделяне на документи (прави споделянето на материали, важни документи и включването на нови таланти много по-рационализирани) и т.н.
Разберете ясно защо ви е необходима виртуална среща
Защо изобщо свиквате събрание? Вътрешен ли е (съобщения, въвеждане на борда, сеанси на тъкани, ръководна среща) или външен (представяне на продажбите, ново развитие на бизнеса)? Помислете за структурата и причината и тогава естествено други парчета ще си дойдат на мястото като присъствие.
Решете кой трябва да присъства
Виртуалните срещи са особено ефективни за събиране на хора едновременно, на различно място. Така че, ако имате участници в чужбина, у дома или в коридора, можете да се свържете лесно и ефективно, независимо от местоположението. Докато всички са наясно с потенциална разлика във времето или използват Планировчика на часовите зони, е лесно да присъствате. Имайте предвид обаче, че трябва да бъдат поканени само необходимите хора. Спестете време и пари, като включите само важни участници. За всеки друг запишете събранието, за да го изпратите по-късно.
Създайте контур
Определянето на дневен ред ще организира мислите ви, за да можете да имате навременна, кристално ясна и ангажираща виртуална среща. Освен това ще помогне на участниците да разберат какво се очаква от тях. Какво трябва да допринесат? Има ли някакъв материал, който трябва да изчистят, преди да се синхронизира? Колко време ще продължи срещата? Включването на кратко оформление ще предотврати объркване и ще помогне на участниците да се чувстват подготвени.
Изпращайте покани и напомняния
Страхотното при виртуалните срещи е, че можете да бъдете домакин на такава като импровизирана сесия или график предварително. Лесно е да включите цялата необходима информация в първоначалната покана като час, дата и друга важна информация, защото е автоматична. Задайте напомнянията, за да ви помогне да координирате вашите обаждания, за да напомните на участниците за предстоящата синхронизация. За по-спешни срещи, които трябва да се проведат на място, използвайте SMS известия, за да задействате подробности за събранието направо на устройствата на участниците. Не се губи повече време в очакване на закъснели пристигащи или не присъстващи.
Използвайте функции за по-ефективни виртуални срещи
Подходящият софтуер за видеоконферентна връзка за вашата виртуална среща ще се предлага с множество практични и удобни функции за подобряване на вашето онлайн изживяване. За най-добри резултати се уверете, че избраната от вас технология е снабдена с:
- Споделяне на екрана: Незабавно споделете екрана си с участниците, за да проведете презентация или да решите ИТ проблем.
- Записване: Натиснете записа сега, за да гледате по-късно. Перфектен за участници, които не могат да присъстват на разговор.
- препис: Автоматичните транскрипции на всички записани срещи гарантират, че нито една идея няма да остане назад.
- Онлайн бяла дъска: Творчески начин за изразяване на концепции и графики, използвайки изображения, цветове и форми.
Включете A Take Away
В края на вашата виртуална среща с какво искате да напуснат участниците? Каква беше целта и какви са следващите стъпки? Уверете се, че всички се отдалечават, знаейки целта и какво трябва да направите след това.
Последвайте с имейл
Дръжте го възможно най-кратък и сладък, но ето какво да включите в последващ имейл: Обобщение на протокола от срещата, следващите стъпки, ключовото постижение на срещата (това трябва да съответства на целта на вашата среща) и записа (ако сте го записали) ).
Най-добри практики за виртуална среща
Сега, след като разбрахте по-добре как виртуалната среща може да засили комуникацията между подателя и получателя, има някои етикет да последвам. Ето няколко неща, които трябва да имате предвид:
Технологии: Направете проверка преди срещата, за да сте сигурни, че вашата технология е актуализирана и функционира. Уверете се, че вашият микрофон, високоговорители и камера са готови за работа. Проверете настройките си и ако модерирате, стартирайте чакалня и се уверете, че всички автоматично са настроени да заглушават.
Участие: Прегледайте схемата на срещата си и преминете през потока, преди нещата да започнат. По този начин можете да се подготвите къде са паузите и почивките и да планирате въпроси, които да задавате на участниците. Опитайте да включите дейност, използвайки онлайн бялата дъска и използвайки функцията за споделяне на екрана, за да „покажете“ вместо „кажете“.
Ангажираност: Участниците са по-склонни да усвоят вашата информация, когато направите доставката си интересна. Вместо просто да предавате статистика и сухи показатели, разкажете история с начало, средата и края. Вградете необходимите данни и информация в използването на изображения, видеоклипове, ярки цветове и подчертаване на важни думи.
Забавлявай се: Нека не забравяме да направим виртуална среща социална! Отворете виртуалната среща с въпроси за ледоразбивача. Въпроси, които са малко по-лични, работят добре в малки групи, като: „Какво постигнахте този уикенд?“ или „Кажете ни какво гледате в Netflix.“
С по-големите групи можете да бъдете по-неясни и забавни: „Какво лично оправдание използвате през цялото време?“ или „Филмът или книжният герой на кое дете ви напомня за себе си?“
И по време на среща помислете дали да зададете уместен въпрос като: „Кога за последен път говорихте в група?“ или нещо малко по-уникално като „Ако можеш да имаш някаква опашка от животни, каква би била тя?“
Идеята е да се опознаете в професионална среда, но с по-непринуден тон. Ледоразбивачът вдъхва подходяща емоция, стимулира ученето и насърчава връзката. Всички отлични умения, които да донесете на виртуалната маса!
Изберете Callbridge като платформа за групова комуникация и наблюдавайте как се увеличава производителността и ангажираността, след като научите как да настроите виртуална среща. С първокласните функции, които включват споделяне на екрана, транскрипция и обобщения, задвижвани с изкуствен интелект, плюс засилени мерки за сигурност, нулеви изтегляния и персонализиране, можете да направите всяка виртуална среща у дома с участници.
