Колко работни срещи сте прекарали? Най -малко шепа този месец. Със сигурност сте попаднали на рано сутрешна онлайн среща, обсъждаща състоянието или развитието на даден проект. Ако не, може би сте посещавали уебинар, презентация, семинар или онлайн курс. Може би сте били на мозъчна атака или сте водещи виртуална презентация за продажби. Независимо от начина, по който сте се появили, онлайн срещата обикновено включва същите движещи се части: Покажете се и хоствайте, бъдете представени и се включете.
Това е същата формула, но не е задължително да е същото преживяване. Ако установите, че хората не са толкова ангажирани, колкото искате, или ако посещаемостта намалява, време е да се върнете към чертожната дъска и да видите къде можете да подобрите потока на срещата.
Не се притеснявайте обаче, това не е толкова голяма задача, колкото си мислите! Ето няколко начина, по които можете да изградите срещи, за да ги направите по -полезни и конструктивни.
Първо на първо място - какво прави безполезната среща? Една безполезна среща, която би могла да попречи повече от помощ, е това, което се случва, когато никой не я води, дневният ред се чувства спорадичен, дискусията излиза извън релсите или отнема твърде дълго време и няма цели за постигане (решение за вземане, тема за обсъждане, проблем за решаване, решение за намиране, лице за наемане, дата за договаряне и т.н.).
Конструктивна среща? Изключителни инструменти плюс изключителни функции и практики се въвеждат в действие. Това са 5 -те качества, които изграждат силата и добавят към почтеността на вашата онлайн среща:
1. Да имаш определена цел и цел
Преди да настроите онлайн среща, се запитайте: „Трябва ли да прекъсна работния процес със среща?“ Знаейки точно от какво се нуждаете, ще определите естеството на вашето искане и в крайна сметка срещата.
Оттам можете да разберете дали всичко, от което се нуждаете, е да подготвите документ, който участниците могат да прочетат и да ви предоставят обратна връзка по свое време, или просто имате нужда от един или двама души да се появят вместо целия екип.
2. Ясно делегирани роли
За ефективна среща, която всъщност ще ви отведе някъде, определете следните роли и съответните им лица:
Шофьорът: Лидерът на срещата, който събра всички на първо място.
Одобрителят: Собственикът или заинтересованата страна, който може да вземе окончателното решение.
Сътрудниците: Тези, които имат информация и данни и могат да постигнат целта на срещата.
Информираните хора: Тези, които са запознати преди и след срещата, но не са задължени да присъстват.
Професионален съвет: Софтуерът за видеоконферентна връзка, който се интегрира с инструменти за управление на проекти и календари, е много по-предпочитан от решения, които не са съвместими.
3. Приспособяваща се структура
Въпреки че всички срещи трябва да позволяват известна свобода и пространство да бъдат импровизирани, създаването на контейнер, който зачита времето и енергията на хората, е основата за срещи, които вдъхновяват идеи, вместо да ги изтласкват. Създайте дневен ред, който очертава дискусионните теми и използвайте таймер, за да останете в крак.
Уведомете, че хората имат определено време за отговор. Въведете идеята за паркинг, където идеите се „паркират“, ако има потенциал, но те няма да отидат никъде в момента.
4. Изчистете точките за действие
И така, всеки е казал каквото е казал и целта, която трябваше да бъде обсъдена, сега има точки за действие и насоки. Професионален съвет: Не приключвайте срещата без призив за действие – ще има ли последваща среща? Кой е отговорен за това какво следва? Всеки човек знае ли за какво е отговорен? Какъв е крайният срок? Уверете се, че са водени правилните бележки, че са направени записи и че инструментът за управление на проекти е актуализиран.
Добре, сега за забавната част
5. Инжекционно забавление
Разбира се, всеки екип има свой собствен подход, когато става въпрос за създаване на фирмена култура или добавяне на малко доза вълнение, но поддържането на този елемент на забавление и изненада е това, което изисква малко повече усилия.
Опитайте да пробиете леда с въпрос, публикуван на онлайн дъската, или организирайте професионална, но безгрижна дейност като Virtual Show and Tell. Има изобилие от упражнения за изграждане на екип да избирате.
След като се справите здраво с 5 -те качества, които затвърждават това, което прави добрата среща, всички сте настроени да изследвате функциите за видеоконференции от Calbridge, които оформят текстурата и потока на вашите синхронизации. Оставете на технологиите да направят срещите конструктивни с функции и инструменти, които увеличават присъствието и ангажираността.
Професионален съвет: О, и ако наистина искате да извлечете максимума от срещите си (включително и забавлението) – винаги използвайте видео и напомняйте на участниците.
Ето как да се отървете от чувството на умора, за да се почувствате по -запалени:
Автоматична транскрипция
С характерната функция на Callbridge Cue ™, никой не трябва да се стресира дали е записал „това“. Участниците не трябва да се притесняват или да пропуснат следващото изречение, когато Cue ™ автоматично преписва записи.
Плюс това, Cue ™ осигурява автоматично етикети на високоговорителите, както и маркировки за час и дата. Водете си бележки, ако искате, но бъдете сигурни, че всичко е погрижено за вас!
Постигнете по -задълбочено разбиране на емоциите
Измервайте емоционалната температура на вашата онлайн среща с Sentiment Analysis; Сложна функция, която извлича положителни и отрицателни емоции, за да ви даде по -задълбочено разбиране на нюансите и значението в играта.
Бонус: Прегледайте лентата Insight, за да получите по -добра индикация къде и какви въпроси са задавани по време на срещата
Изтеглете виртуален фон
Нека масивът от виртуални фонове на Callbridge определи сцената за вашето пристигане и присъствие. Изберете настройки в реалния свят, абстрактни цветове и форми или качете свой собствен персонализиран и марков дизайн.
Насърчавайте по -тесни връзки
Обслужвайте по -малки групи, които искат да се свържат в пространство, изолирано от основната среща с Breakout Rooms. Използвайте тези пространства, за да улесните отделните дискусии, работа по отделни задачи или поддръжка 1: 1.
Сътрудничество творчески
Позволете на участниците да изразят това, което трябва да споделят, като използват цвят, форма, звук, видео и изображения с помощта на онлайн дъската. Всеки може да добавя и споделя в реално време. Можете да работите върху него сега или да го запазите и да го посетите по -късно.
Работете с Callbridge и бързо ще придобиете представа за начина, по който се провеждат и посещават вашите онлайн срещи, особено с интеграции с трети страни, включително Slack и Google Calendar . Използвайки най-съвременни функции като анализ на настроението , транскрипция , споделяне на екрана и други, вие вече имате предимство в сравнение с други софтуерни продукти за видеоконферентна връзка на пазара.
