Ако сте адвокат или работите в юридическата индустрия, няма как да подцените силата на краткото общуване. Дали между колеги или управление на взаимоотношения клиент-адвокат; обсъждане на решения или управление на конфликти - начинът, по който буквално представяте своята страна на историята, може да бъде разликата между успеха и неуспеха.
Настройването на тона започва с изпращане и получаване на кристално чисти съобщения. Не много отдавна адвокатските кантори разчитаха много на конферентни разговори като предпочитан начин на комуникация. Тъй като обаче видеоконферентната връзка носи повече предимства, които водят до по-добра производителност, увеличени икономии на разходи, щастие и безопасност на служителите и по-добро задържане на клиентите, фирмите разчитат на двупосочна комуникационна технология, за да ангажират бизнеса.
Предимствата на видеоконференциите са много. Това, което някога се е смятало за футуристично и може да струва до десетки хиляди долари, в наши дни тази технология е необходима за управление на бизнес - и не струва почти толкова. Освен това софтуерът е значително усъвършенстван и усъвършенстван. Той е интуитивен за използване, внедряване и споделяне.
Ако сте адвокатска кантора, която искате да:
- Бъдете по-непосредствени с предаването на информация, данни и поддръжка за клиент
- Укрепване на корпоративната култура и вътрешната комуникация
- Подобрете и рационализирайте сложните задачи за фактуриране и администриране
- Зонирайте и се съсредоточете върху клиентски срещи без статични, пропуснати обаждания или разсейване
- Управлявайте гъвкавостта на обаждането локално или в чужбина
След това разгледайте видеоконференциите като част от вашата бизнес стратегия. Имайте предвид следните въпроси, които ще ви помогнат да решите коя платформа е най-подходяща за нуждите на вашата фирма.
Първо най-важното. В конферентните разговори няма нищо непродуктивно. Всъщност те са изключително ефективни за различни приложения. Тази публикация не е за замяна на конферентни разговори с видеоконферентна връзка. Това е просто да се покаже, че използвайки и двете, можете да осигурите повече стойност, за да отидете по-дълбоко с клиентите.
Конферентните разговори са отлични за:
- Провеждане на импровизирани или планирани дискусии относно развитието на случая
- Намаляване на дълги нишки на имейли, за да стигнете направо до точката
- Специализация и споделяне на информация по конкретни теми
- Привеждане на вземащите решения в едно и също пространство
- Активиране на транскрипция и запис на конференция за по-нататъшно разбиване на информация
Добавете в следващото измерение, което видеоконференциите предлагат, и ще видите колко по-добре закръглени са вашите предложения не само за вашите клиенти, но и с колегите в офиса и началниците. HR, IT и други отдели също имат голяма полза.
Какво предлага видеоконференцията?
Комуникацията с клиентите е в челните редици на успеха на всяка адвокатска кантора.
В края на деня се свежда до:
1) изграждане на доверие в клиент и
2) след това поддържането му.
Тези две критични стъпки са основата за осигуряване на отлична комуникация с клиенти че:
- Удовлетворява техните нужди и предоставя положителни преживявания на клиентите, като ги кара да се чувстват като приоритет, като ви позиционира като защитник на тяхната кауза.
- Изгражда вашата репутация. В индустрия, в която устата на уста струва колкото златото, репутацията на вашата адвокатска кантора е вашата визитна картичка. Повечето адвокатски кантори се борят за бизнес въз основа на своя опит.
- Искате да се откроите? Подходете към вашата комуникационна стратегия с клиентите с най-съвременни инструменти и методи, които ви носят ключовите прозрения, от които се нуждаете, за да се разберете.
- Създава хармония между вас и вашия клиент. Текущата комуникация във всяка точка на допир на процеса работи, за да се избегне нещо да бъде пометено под килима или да не бъде възпитано.
Особено в началото, когато клиентът просто се опитва да разбере дали те харесва като адвокат и иска да те наеме, докато в същото време се опитваш да прецениш дали има правен проблем, който можеш да му помогнеш да реши.
Толкова е от решаващо значение да се постави основа за правилна комуникация от самото начало. Не позволявайте подчинените методи за комуникация, лошото управление на взаимоотношенията и неправилното използване на времето да повлияят на начина, по който се обработват вашите клиенти.
Вместо това добавете към микса видеоконферентна връзка, която идва с тях 3 ключови предимства:
Ключово предимство # 1
Стандарти с висока сигурност през цялото време на разговора.
Поддържането на защитена и защитена информация на клиента е основен приоритет за всеки практикуващ юрист. Онлайн срещи независимо дали е кратък или продължен, трябва да бъде оборудван с всички необходими стъпки за най-добра практика на подходящи мерки за сигурност:
- Задължително да се осигури достъп до a сигурна конферентна връзка
- Трябва да може да контролира участниците в разговор
- Добавете допълнителни слоеве защита, ако е необходимо (Заключване на събранието, Еднократен код за достъп и т.н.)
- Гаранция, че участниците в разговора са ЕДИНСТВЕНИТЕ участници в разговора
- Портал за конферентен разговор
Ключово предимство # 2
Лесно предаване на изпращане и получаване на информация.
Когато работите с клиенти, е важно да осигурите лесна за използване, интуитивно проектирана комуникационна технология, която помага повече, отколкото пречи. Платформата, която е лесна за ползване и може да бъде персонализирана така, че да отразява вашата марка, се оказва по-приятно изживяване.
Освен това, изберете платформа, заредена с функции, които поддържат вашия разговор като:
- Споделяне на екрана за пориране на документи и файлове в реално време онлайн. Като споделяте работния си плот, можете да включите други участници, за да разглеждат и виждат точно това, което виждате. Всеки начин на действие е направен „видим“ за по-засилено сътрудничество, засилена комуникация и ускорено участие. Споделянето на екрана прави всеки чат по-динамичен и по-лесен за улесняване.
- Записи на срещи за точно преброяване на минали събития, подробности и история. Използва се по време на Видеоконференция (или конферентно обаждане), записът предоставя по-голяма картина на случващото се. Особено когато задавате трудни въпроси, записването на среща може да се окаже полезно по пътя, когато преглеждате за повече подробности, тъй като езикът на тялото на човека, нюансите и тонът на гласа идват по-ясно чрез видео.
- Видео и аудиозаписите също работят много добре, ако някой не може да присъства или гледа сега, тъй като вместо това може да ги гледа по-късно.
- AI транскрипции помогнете на вас и вашия екип да присъствате и да заемате място, вместо да разделяте вниманието си между водене на бележки и слушане. С подробни транскрипции, направени за вас, за да включите тагове на високоговорителите и печати за час и дата, можете да продължите със свидетелски показания или друга видео-базирана комуникация, без да се притеснявате дали информацията е била уловена или не. Датите, имената, местата и общите теми и теми се филтрират и записват за лесно припомняне и по-задълбочени данни след конференцията.
Подробната информация, изложена с маркери за високоговорители, печати за дата и лесна за четене реч в текстови бележки, ви спестява време. Това е особено полезно за препоръки или други съдебни процеси, включително заповеди и т.н.
Ключово предимство # 3
Достъп до цялата придобита информация след приключване на разговора.
Особено важно и полезно е технологията за видеоконферентна връзка да се предоставя обобщения на обажданията и транскрипции организирани в края на синхронизирането. Данни след конференцията, които са маркирани и са толкова лесни за търсене, колкото електронната ви поща прави работата ви по-лесна и по-ефективна. Освен това цялата информация, включително изпратени връзки, медии, видеоклипове и записи, плюс файлове и документи се запазва в облака за по-централизиран и лесен достъп до навигационния път, до който вие и всеки от вашия екип или във вашата фирма имате достъп.
Обобщение на видеообаждането, което има всичко на едно място, прави споделянето на информация по-гладко и безпроблемно. Нищо не попада между пукнатините, когато всичко е изложено пред вас.
Сега, когато предимствата са малко по-очевидни, е по-ясно как внедряването на видеоконференции във вашето ежедневие може значително да повлияе на качеството на вашата комуникация. Наблюдавайте как потокът от неща става по-рационализиран, когато всички са свързани. Клиентите искат да знаят, че се грижите за техните нужди, а служителите искат да почувстват, че висшето ръководство им вярва.
Тъй като обмисляте решения за видеоконферентна връзка за вашата адвокатска кантора, ето 6 въпроса, които първо трябва да зададете:
6. Как ще включите видеоконференциите във вашата практика?
Къде е вашата фирма по отношение на полицейски участъци, болници, съдилища, центрове за задържане и т.н.? Дали тези места позволяват изпращане на видео и други форми на комуникация за правни процедури? Доколко вашите клиенти са технически интелигентни?
5. Колко често планирате да планирате видеоконференции?
Обърнете внимание на размера на вашата фирма и какво очаква бъдещето за растеж. Нещо повече, ще отскочат ли и други отдели? Това е отлична възможност за HR да поддържа връзка с други фирми и да наема работа в чужбина.
4. Ще използвате ли видеоконференции за допълнително обучение и уебинари?
За практикуващи юристи, които искат да подобрят своите умения; За свързване на партньори и сестрински адвокатски кантори; да станете ментор или да обучите ИТ - използването на видеоконферентни връзки е ефективен, рентабилен начин за използване на технологията, за да овласти хората в тяхната роля.
HR може да използва видео конферентна връзка решения за ускоряване и подобряване на набирането и наемането на работа чрез отваряне на фонда за таланти в чужбина. ИТ е в състояние бързо да се справи с всякакви технически проблеми и да предложи поддръжка чрез текстови чатове плюс с помощта споделяне на екрана и видео чат, предлагат сложни насоки, навигация и настройка - навсякъде и по всяко време.
3. Колко адвокати и клиенти са готови да използват тази технология?
Помислете как работи вашият екип, като обсъдите характеристиките и предимствата на една по-ориентирана към видео комуникационна стратегия. Това ще даде ли възможност за баланс между личния и професионалния живот? Може ли адвокатите да работят от вкъщи няколко дни? Това важи и за клиентите. Отзивчиви ли са на потенциално по-виртуално време за лице? Ще внедри ли по-онлайн подход към срещите и отношенията между адвокат и клиент, ще спести време за пътуване и ще подобри производителността?
2. Каква възвръщаемост на инвестициите можете да очаквате?
Потопете се в приблизителната степен на използване. С бързо изчисление сравнете и сравнете текущото количество време, прекарано в определени случаи между времето за пътуване и ресурсите. Съберете го, за да разберете часовете от месеца и вижте как внедряването на видеоконференции може да промени.
1. Колко рационализирана е технологията, която разглеждате?
Проучете как софтуерът за двупосочна комуникация може да се интегрира със съществуващата ви инфраструктура и как това може да повлияе на работния Ви процес. Потърсете нещо, което опростява процесите; е лесен за използване от всеки; свързва се с отдалечената виртуална работна сила и предлага приложения и функции, които осигуряват стойност и по-смислени взаимодействия.
Последващи въпроси за размисъл:
• Какви функции за сигурност са включени?
• Колко участници са настанени?
• Има ли поддръжка на клиенти?
• Какви функции са включени? Има ли запис? Споделяне на екрана? Обобщения?
• Какво е мобилното изживяване? Има ли приложение?
Чрез комбиниране на конферентен разговор и видео конферентна връзка във всеки ден: от вътрешни срещи, през обучение на служители и продължаващо обучение, до виртуални депозити и повече, става очевидно, че за да се движат с времето, адвокатските кантори трябва да възприемат цифровите технологии.
Онлайн предложенията отварят вратите за повече бизнес, производителност и повишено доверие и достъпност с клиентите. Засилената комуникация прави ролята на всеки - отделна или като цяло - по-ефективна.
Позволете на Callbridge да предостави на вашата адвокатска кантора най-добрата в класа си сложна конференция, която изгражда укрепена култура на комуникация във вашия непосредствен екип и офис, като същевременно осветява как да управлявате и поддържате взаимоотношенията с клиентите.
Осигуряването на двупосочна комуникационна платформа за насърчаване на ясна и кратка комуникация във и извън съдебната зала започва с технология, която е предназначена да преодолее разликата между личните срещи и онлайн.
Костюмът на Callbridge за цифрови услуги работи за:
- Информирайте служителите и клиентите с лесно предаване и достъпност на информацията
- Поддържайте лична и сигурна връзка през цялото време
- Опростете и се свържете с функции като AI транскрипция, Запис на срещи намлява Споделяне на екрана които подобряват производителността, ефективността и участието
- Насърчавайте повече време в реално време с висококачествени видео и аудио конферентни връзки
- И още!
Разберете как решенията за видеоконферентни връзки на Callbridge могат да дадат на вашата фирма конкурентно предимство, като се възползват от свършената работа и как се грижат за клиентите.
