Когато нещо толкова голямо като пандемия засяга света, това неизбежно променя начина му на работа. Стъпка по стъпка, обикаляйки непозната територия, всяка индустрия и всеки бизнес се учат как да се адаптират и да бъдат успешни в тази нова норма - особено законна.
Правната система е претърпяла множество ограничения и ограничения и в резултат на това е повлияла на честотата и наличността на молби, предварителни производства, съдебни процеси и изцяло на съдебния процес като цяло.
Като юридически специалист със сигурност сте изпитали от първа ръка последиците от необходимостта да работите от вкъщи. Виртуалните срещи се превърнаха във валута, тъй като предишните процеси и системи се преместиха, за да се трансформират в онлайн пространство. С очевидно променящия се правен ландшафт, видеоконференциите се превръщат в решение за много съдебни производства, започвайки с проверки за откриване.
Видеоконферентната връзка позволява на двете страни на адвоката да придобият необходимите и критични факти, доказателства, подкрепа, искове, доказателства и защити по делото, без никога да се налага да стъпват в съда.
Ако приемем, че вашата адвокатска кантора е извършила прехода онлайн - увеличаване на броя на отдалечените срещи, укрепване на ИТ отдела, научаване как да се използва споделяне на екрана и виртуални фонове, като правите корекция към по-кратки, по-кратки онлайн срещи и презентации - вече можете да видите как технологията предоставя възможност за комуникация от разстояние с лекота.
Нека да се потопим по-дълбоко в това как това се оформя при различни правни последици.
Една от най-удобните и бутащи напред функции на видеоконференциите включва запис. Постигането на запис, след като се провежда онлайн среща, предоставя на участниците пълен запис от всичко до края, което се е случило в синхрон.
Това обаче може да бъде процедурна промяна за много фирми и предприятия. Преди да се преместят онлайн и повечето хора, работещи от вкъщи, регистрирани ли са някога разговори в екип? Кой направи бележки за срещата? Колко време беше прекарано в свикване? Направете преместването по-безпроблемно, като включите технология, която прави тежката работа като заснемане на аудио, видео, screengrabs, изпратени връзки и документи за вас.
Наред с предимството на записването обикновено се появяват транскрипция и интелигентни обобщения, две функции, които подобряват процеса на откриване на изследването. Не само нюансът и езикът на тялото се улавят чрез видео, но също така и тонът на гласа, мисловните модели и речникът могат да бъдат разпознати чрез маркерите на високоговорителите на технологията, усъвършенстваните алгоритми и общите връзки към теми.
От другата страна на монетата обаче се крият няколко предизвикателства, които следва да бъдат взети предвид в бъдещите съдебни спорове и разследвания. Масовото записване повдига три въпроса от гледна точка на съхранението на данни:
Умножаването на данни
Когато се записват все повече онлайн обмени, се натрупват повече файлове и размерът на видео файловете също. Тъй като количеството данни се увеличава по размер, способността за безопасно съхранение и извличане ще се увеличи в тандем.
Управление на записи
Безопасното и сигурно съхранение на данни е наложително, тъй като информацията, която се споделя и обсъжда, може да бъде изключително чувствителна и да не е предназначена за никой друг. Помислете как и къде се съхраняват тези файлове. Кой или каква е защитата? Кой има достъп и как са защитени?
Откритие
Преди това е възможно срещите да са били записани аудио или записани в текстообработващ документ, следователно ограничавайки точността и обхвата на предоставената информация.
Може би данните са събрани в презентация или дневен ред. Сега възможността за по-подробни електронни файлове и транскрипции е много по-изгодна от всякога. Записаните онлайн срещи имат способността да улавят аудио и / или видео заедно с цялото съдържание на събранието, което включва всяка транзакция и обмен по време на срещата.
Имайте предвид стойността на мимиките, жестовете и всичко, което е комуникира без да говори.
Нещо за запомняне:
Достъпът до записани срещи може да се окаже едновременно a положителни и отрицателни тъй като „цифров отпечатък“ може да бъде основание за по-късна употреба. Уверете се, че мерките ви за поверителност и сигурност са актуални и прозрачни, тъй като исканията за откриване на съдебни дела могат да включват видеосрещи също толкова често, колкото имейлите и документите.
За да осигурите цялостна точност и прозрачност, задайте политики, които създават сплотеност, когато става въпрос за видеоконференции. Организирането на данни, вземането на решение за насоки и като цяло установяването на поток или процедура, когато става въпрос за онлайн срещи, ще гарантира, че рисковете за сигурността са ограничени, данните се добиват и информацията е лесно достъпна:
- Вземете решение за конвенциите за именуване на срещи и кой отговаря за управлението на записите. Къде ще живеят записите и какви са административните правила за съхранение, достъпност, изтриване, откриване и т.н.?
- В зависимост от размера на срещата, делегирайте отговорностите за запис на един или няколко участника. Изберете участник от всеки отдел, ръководител или ръководител, който да отговаря за записването на различни видове срещи. Кой ще бъде модератор и какви политики, правила и процедури трябва да бъдат въведени за различни виртуални срещи?
- Какъв „изглед“ искате да запазите? След като решите кой е модераторът (или може би има няколко), изберете коя от различните опции за срещи отговаря на нуждите на вашата фирма и кой ще прави записа от кой компютър - или гледна точка.
- Следете края резюмета и отчети, предоставени от платформата за видеоконференции и определят кой е отговорен за тях. Кой ще ги получи и как ще имат достъп до тях?
- Избягвайте откриването на релси с депозити за видеоконференции, които:
Установете физическото местоположение на депонента и как той / той ще бъде логистично настроен за свързване с виртуалната среща
Елате с друг вариант, ако съдебният репортер и въззивникът не могат да се появят на едно и също място
Вземете експонати на депозитора по пощата предварително или по електронен път по време на депозирането
Работете гладко - тествайте технологията преди деня на виртуалното отлагане
Свържете множество адвокати и участници от различни географски местоположения
Всички са съгласни дали ще бъде записано или не - получете съгласие - Имате политика на задържане, която разгражда начина, по който видеоконференциите ще се съхраняват и по-късно се унищожават след определен период от време.
След приключване на онлайн среща записите се запазват в облака и остават достъпни през портала на фирмата или от модератора. Разрешаването на достъп на определени участници е мярка за поверителност и сигурност. Общото управление на записите, оперативните протоколи и достъпът трябва да бъдат установени чрез обсъждане и разработване на политика и процедура.
Предотвратете пробивите в сигурността и подслушването на видео с технология, която прави всеки онлайн обмен безопасен и личен. Поставете мандат за използване на еднократен код за достъп или едно лице, което удря запис по време на срещата. Потърсете функции като:
- Еднократен код за достъп: Всяко повикване е шифровано с уникален и личен код, който е валиден само за посочения и насрочен конферентен разговор.
- Заключване на срещата: Веднага след като участниците се покажат, активирайте тази функция, за да предотвратите намесата на нежелани участници. Всеки, който се появи късно, ще трябва да поиска разрешение от модератора.
- Код за сигурност: Ако дневният ред на онлайн срещата включва обсъждане на силно чувствителна информация, добавете друг слой сигурност с допълнителен код, необходим при влизане в конференция.
Технологията, която е лесно достъпна и дава основания за съществуването на откритието, се оказва все по-разпространена. И занапред е малко вероятно личното производство да има предимство. Ако юридическото откриване и други процеси могат да бъдат извършени онлайн, възможно е те да продължат да се провеждат онлайн.
Когато става въпрос за прибягване до софтуер за видеоконференции вместо да се показвате лично,
ползите - включително спестяване на разходи, по-малко пътувания, повече време, дистанционно сътрудничество, увеличаване на производителността, по-малко закъснения - със сигурност надвишават предизвикателствата:
Предизвикателство # 1:
Традиционно всяка страна обикновено е във физическо присъствие на своя юрисконсулт, който е длъжен да предоставя, съдейства и обяснява документи и експонати по време на изпита.
Решение:
Вместо това с видеоконференциите това е възможност да планирате предварително. Адвокатите и юрисконсултите трябва предварително да подредят всички доказателства, доказателства, документи и доказателства. Той трябва да бъде ясен, етикетиран, организиран, озаглавен и изпратен по пощата или готов да бъде уволнен по електронен път. Уверете се, че адресите са актуални, написани правилно и всички, които се нуждаят от данните, са включени в цифровата транзакция или по пощата.
Предизвикателство # 2:
Оценката на поведението и спокойствието на свидетелите може да бъде мрачна чрез видеовръзка, вместо да присъства на едно и също физическо място.
Решение:
Технологичен тест, направен в дните преди виртуалната среща, ще гарантира, че участникът се вижда ясно и изцяло. Създайте справочно ръководство за видеоконферентна връзка за клиенти, колеги и други юридически специалисти във вашата фирма, което включва задължителни практики за вокална проекция, осветление, поза, приемлив фон и всякаква друга информация, която прави откриването на видеото на място, полирано и професионално.
Предизвикателство # 3:
Обстановка, която не е институционална или изглежда не толкова неутрална или подходяща, може да предизвика дразнене, подвеждане или да доведе до недостатъчно изследване.
Решение:
Представете примерни видеоклипове и онлайн уроци за това как трябва да се развиват процесите на отлагане на видеоконференция, обаждане за откриване, предсъдебен или пробен процес. Очертайте какво е приемливо и кои настройки и произход ще доведат до успешен преглед. Дайте примери за лоши видеоклипове и какво също да не правите.
Предизвикателство # 4:
Липсата на едно и също физическо пространство отваря прегледа за потенциални злоупотреби или злоупотреби.
Решение:
Необходима е пълна прозрачност на дискусията от началото до края. Съгласието със забележимо бързо съобщение в началото на срещата гарантира, че всички се съобразяват. Освен това, осигуряването на образование и обучение по отношение на най-добрите практики по време на изпитите затвърждава процесите, за да се гарантира, че те са рационализирани и съвременни.
По отношение на действителното качество на комуникацията по време на изпитите за откриване чрез видеоконференции, ето някои най-добри практики:
• Задайте време - преди, по време и след
Чекиране, интервюта, свидетелства, срещи, депозити - уверете се, че има известно време преди да се подготвите, достатъчно време за преминаване и известно време след това, за да размислите и да преминете през записа или обобщенията.
• Уверете се, че всички технологии функционират
Когато времето е от съществено значение, не се хващайте да се опитвате да поправяте и решавате технически проблеми, докато всички чакат. Появете се на видеоконференцията малко по-рано и тествайте своя микрофон, високоговорител и връзка.
Проверете дали всичко е заредено, налични са допълнителни кабели, здрав ли е wifi и др. Възползвайте се от аудио и видео тестване, предлагани от конферентни платформи на корпоративно ниво.
• Проверете двойно мястото
Изберете място, което е тихо, стерилно и без разсейване. Бяла стена или затворена стая с обикновен, неразрушаващ фон работи най-добре.
• Придържайте се към времето
Предупредете продължителността на срещата предварително, за да може всеки да планира съответно. Точно като лична среща, създайте дневен ред, придържайте се към него и защитете времето на всички.
• Проверете аудио и видео връзката
Използвайте слушалки, за да сведете до минимум обратната връзка и да увеличите слуха и прожекцията си. Използвайте видеоконферентна връзка, която има висококачествени аудио / видео възможности.
Позволете на Callbridge да предостави на вашата адвокатска кантора технология за видеоконференции, която прави досъдебните процедури да протичат гладко във виртуална обстановка. С невероятния потенциал да заведете много лични производства онлайн, възможността да намалите разходите, да работите повече от вкъщи, да ускорите съдебните процеси и да получавате повече информация с по-бързи темпове е на една ръка разстояние.
Двупосочната комуникационна платформа на Callbridge има силата да отиде по-задълбочено и да даде измерение на начина, по който адвокатските кантори извършват своя бизнес. Записаните онлайн срещи дават на всички страни усещането да бъдат очи в очи, но от безопасно и здравословно разстояние. Освен това, той осигурява по-гъвкаво присъствие и с правилната обмисленост, планиране и готовност е подходящ заместител на лични срещи.
