কীভাবে একটি সম্মেলন কল সভার হোস্ট করবেন যাতে জিনিসগুলি সম্পন্ন হয়

একটি সম্মেলন কল সভা কীভাবে হোস্ট করবেন

আপনি যদি বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার মালিকদের মতো হন তবে আপনাকে হোস্ট করতে হবে একটি সম্মেলন কল মিটিং অথবা আপনার দলের সাথে ক্রম পরিকল্পনা বা চিন্তাভাবনা করুন। আপনি সম্ভবত এতক্ষণে বুঝতে পেরেছেন যে সমস্ত মিটিং ততটা ফলপ্রসূ হয় না যতটা হতে পারে।

কখনও কখনও কর্মীরা দেরি করে দেখায়। কখনও কখনও তারা খুব নিদ্রা বা বিভ্রান্ত হয়। অন্য সময়, তারা মোটেও প্রদর্শন করে না। এমন সময়ে আশ্চর্য হওয়া খুব সহজ যে যদি কোনও সম্মেলন কল মিটিংও হোস্ট করা সম্ভব হয় যেখানে কিছু ভুল হয় না।

সৌভাগ্যবশত, একটি অর্থপূর্ণ এবং ফলপ্রসূ কনফারেন্স কল মিটিং করা সম্ভব। কলব্রিজ -এ আমরা যথেষ্ট মিটিং দেখেছি এবং পরিচালনা করেছি, তাই আমরা জানি যে সম্ভাব্য সেরা মিটিংটি আয়োজন করার জন্য আপনার ঠিক কী করা উচিত। আপনাকে শুধু এই দ্রুত এবং সহজ পদক্ষেপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

পদক্ষেপ 1: আপনার অন্য কিছু করার আগে একটি স্পষ্ট মিলনের উদ্দেশ্য রাখুন।
পদক্ষেপ 2: একটি সম্মেলন কল মিটিং এজেন্ডা তৈরি করুন যা যথাসম্ভব বিস্তারিত।
পদক্ষেপ 3: বিশদ বৈঠকের আমন্ত্রণগুলি পাঠান এবং আপনার অতিথিদের সাথে ফলোআপ করুন।
পদক্ষেপ 4: সম্পর্কিত সম্পর্কিত বিষয়গুলি পরে সংরক্ষণ করুন যাতে আপনার সভাটি বাতিল না হয়।
পদক্ষেপ 5: সভাটি শেষ হওয়ার আগে প্রত্যেকের জন্য পরবর্তী পদক্ষেপের সাথে সম্মত হন।

একটি পরিষ্কার সভা উদ্দেশ্য আছে

যখন আপনি “প্রজেক্ট X পর্যালোচনা করতে” বা “Y সম্পর্কিত বিষয়গুলো অন্বেষণ করতে” কোনো মিটিং আয়োজন করেন , তখন একই কথা বারবার বলতে থাকাটা খুবই স্বাভাবিক , কারণ আপনি মিটিংটির জন্য সুস্পষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করেননি। এর পরিবর্তে, “শরৎকালীন ক্যাম্পেইনের জন্য একটি দিকনির্দেশনা স্থির করা”, অথবা “আমাদের সোশ্যাল মিডিয়া বিজ্ঞাপনগুলোর জন্য একটি পরিমাপ কাঠামো প্রতিষ্ঠা ও তাতে সম্মত হওয়া”-র মতো লক্ষ্য নির্ধারণ করলে কেমন হয়?

আপনার লক্ষ্যগুলি নিয়ে যথাসম্ভব সুনির্দিষ্ট হওয়ার চেষ্টা করুন এবং আপনি নিজের সভাটি সফল হয়েছে কি না তা কেবল তা বলতে সক্ষম হবেন না, তবে আপনার আলোচনায় আপনি ট্র্যাক পাচ্ছেন কিনা তাও আপনি বলতে পারবেন না।

একটি সম্মেলন কল মিটিং এজেন্ডা তৈরি করুন

কেউ 90% সময় ব্যয় করে বই লেখেন না। একটি এজেন্ডা থাকা এবং এটির সাথে আঁকুনী রাখার ফলে আপনি আপনার সম্মেলন কল মিটিংয়ের লক্ষ্যটি অর্জনের কাছাকাছি পৌঁছে যা আপনার আগে নির্ধারিত হয়েছিল কারণ আপনার সভার গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির বিষয়ে আলোচনা করার জন্য একটি বরাদ্দ সময় থাকবে।

এটা মনে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ যে আমরা সবাই কেবলমাত্র মানব, এবং মাঝে মাঝে আমাদের মধ্যে সেরাগুলি ভুল করে, ছোঁয়াতে যায়, বা মজা করার জন্য কেবল বোকা বানায়। আপনার সম্মেলন কল সভাটি সময়সূচীতে রাখা উচিত, তবে দয়া করে এটি সম্পর্কে জঙ্গি হন না। প্রতিটি সভায় কিছু মজার জায়গা আছে।

বিস্তারিত সভার আমন্ত্রণগুলি প্রেরণ করুন এবং তাদের অনুসরণ করুন

সাক্ষাত্কারের আমন্ত্রণগুলি পাঠানো হচ্ছে, এই নিয়মটি "পূর্ববর্তী, আরও ভাল"। এইভাবে, লোকেরা আপনার মিটিংয়ে আরএসভিপিকে ভুলে গিয়েছে তবে লোকজনকে আলতোভাবে মনে করিয়ে দেওয়ার সময় আপনার কাছে রয়েছে। আপনার অংশগ্রহণকারীদের সময় দেওয়াও তাদেরকে আপনার সভার জন্য প্রস্তুত করার অনুমতি দেয় এবং মিটিংয়ের আগে তাদের জানা দরকার এমন গতি বাড়িয়ে আনতে পারে।

আপনার এজেন্ডাটি বিশদভাবে প্রকাশ করা দরকার কেন? কেবলমাত্র কারণ যখন অংশগ্রহণকারীরা জানেন যে তাদের একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা কাজ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা হবে, তারা আগাম একটি উত্তর প্রস্তুত করার ঝোঁক করবে। মূলত, তারা তাদের সভার জন্য আরও প্রস্তুত থাকবেন, এমনকি যদি প্রস্তুত না হন এমন ব্যক্তি হিসাবে একা না থেকে বাঁচতে হয়।

"পার্ক" সম্মেলনের কল মিটিং বিষয়গুলি প্রাসঙ্গিক নয়

আপনার সভাটি কোনও সম্পর্কহীন স্পর্শকাতর হয়ে যেতে শুরু করলে আপনি কী করবেন? আপনি কেবল তাদের থামিয়ে দিতে বলতে পারেন, তবে এটি সবচেয়ে কৌশলগত এবং সাদরে গ্রহণযোগ্য সমাধান নাও হতে পারে। পরিবর্তে, সভাটির শেষে বা পরে কোনও সময়ে এই স্পর্শকাগুলি দেখার জন্য "পার্কিং" করার চেষ্টা করুন। কিছু লোক এটিকে "পার্কিং" বলে ডাকে।

পার্কিং লটটিও দুর্দান্ত যদি কেউ বৈধ পয়েন্ট উত্থাপন করে তবে তার দিকে নজর দেওয়া দরকার, তবে এখনও সভার সাথে সুস্পষ্টভাবে প্রাসঙ্গিক নয়। এইভাবে, গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে আপনার সভাটি চলতে থাকাকালীন তাদের প্রয়োজনীয় মনোযোগ দেওয়া যেতে পারে, অফ-টপিক আলোচনার দ্বারা নির্বিঘ্নে।

পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সম্মত হয়েছে তা নিশ্চিত করুন

এই পদক্ষেপ অপরিহার্য। সভা শেষে, পরবর্তী সমস্ত পদক্ষেপের পুনরাবৃত্তি করুন, পাশাপাশি কে মালিকানা গ্রহণ করবেন। একবার সমস্ত পক্ষ তাদের কার্যক্রমে সম্মতি জানালে, কেউ বিভ্রান্ত হওয়ার অজুহাত তৈরি করতে পারে না বা এমন কিছু বলে যে "তাদের মন সরে গেছে"।

ধন্যবাদ সূত্র, আপনি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি এআই-উত্পন্ন মিটিং প্রতিলিপিও প্রেরণ করতে পারেন যাতে কী করা দরকার তা নিয়ে কোনও বিভ্রান্তি নেই।

পরের সভাটি কখন হবে সে বিষয়ে একমত হওয়ার পরে, আপনি নিজের পার্কিং লটে ঘুরে আবার কোনও অতিরিক্ত বিবরণ, বা কেবল চ্যাট করতে পারেন। আপনি যখন কোনও সম্মেলন কল সভার আয়োজন করেন তখন বর্তমান ঘটনা এবং চলচ্চিত্রের মতো বিষয়গুলি নিয়ে কথা বলা অর্থহীন মনে হতে পারে, তবে এটি ইতিবাচক কর্মক্ষেত্রে বাস্তুসংস্থান এবং খুশি কর্মচারীদের জন্য প্রয়োজনীয় essential