ভার্চুয়াল সভা কী এবং আমি কীভাবে শুরু করব?

ভাবছেন কীভাবে ভার্চুয়াল মিটিং সেট আপ করবেন? আরও ভাল, এখনও ভাবছেন যে ভার্চুয়াল সভাটি কী? এখানে সুসংবাদ; এই মুহুর্তে, ভার্চুয়াল সভা স্থাপন করা আরও সহজ হতে পারে না এবং যদি আপনি এখনও কী তা সম্পর্কে পরিষ্কার না হন তবে আপনি সঠিক স্থানে রয়েছেন।

কাছাকাছি চেহারা পেতে প্রস্তুত?

একটি ভার্চুয়াল সভা হল…

অন্যথায় অনলাইন সম্মেলন, বা ভিডিও কনফারেন্সিং এবং ওয়েব কনফারেন্সিংয়ের ছত্রছায়ায় অডিও কনফারেন্সিং হিসাবে পরিচিত, ভার্চুয়াল মিটিং সংজ্ঞা অনুযায়ী শিক্ষা হ'ল: "ভার্চুয়াল সভাগুলি রিয়েল-টাইম ইন্টারঅ্যাকশন যা সংহত অডিও এবং ভিডিও, চ্যাট সরঞ্জাম এবং অ্যাপ্লিকেশন ভাগ করে নেওয়া ইন্টারনেটের মাধ্যমে ঘটে” " ব্যক্তিগতভাবে কোনও মিটিংয়ের মতোই ভার্চুয়াল সভা অংশগ্রহণকারীদের দুটি বা ততোধিক প্রান্তের মধ্যে গতিশীল সেটিংয়ে ধারণাগুলি ভাগ করে নিতে, কথোপকথন করতে এবং সহযোগিতা করতে সংগ্রহ করে, প্রকৃতপক্ষে শারীরিকভাবে উপস্থিত হওয়ার পরিবর্তে পরিবর্তে একটি ডিভাইস ব্যবহৃত হয়।

একটি ভার্চুয়াল সভা ক্রমবর্ধমান ব্যবসায়ের স্বাস্থ্যের জন্য গুরুতর। কোনও কর্মচারী থেকে কোনও প্রকল্প পরিচালক, সি-স্তর নির্বাহী এবং এইচআর পেশাদার তাদের কাজটি করতে সক্ষম হতে এবং সময় এবং স্থানের মধ্যে অন্য মানুষের মধ্যে ব্যবধান পূরণ করতে সক্ষম হতে গ্রুপ যোগাযোগ প্রযুক্তির উপর নির্ভর করতে হবে। ফার্মাসিউটিক্যাল এবং আইটি সংস্থাগুলি, আইন সংস্থাগুলি, ক্ষুদ্র ও উদ্যোগী ব্যবসায় এবং আরও অনেক কিছু একটি ভিডিও কেন্দ্রিক যোগাযোগের পদ্ধতির নীতি এবং প্রাসঙ্গিকতা থেকে উপকৃত হয়।

এটি একটি ভার্চুয়াল সভা:

যে কোনও জায়গায় যে কোনও সময় যে কোনও সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হওয়ার মাধ্যমে, ভার্চুয়াল সভাগুলি অবস্থান নির্বিশেষে ব্যবসায়ের উন্নতি করতে দেয়। স্থানগত প্রতিবন্ধকাগুলি যা সাধারণত কাজের সম্পর্ক, ধারাবাহিকতা এবং উত্পাদনশীল সহযোগিতাকে অবরুদ্ধ করে virtual সামগ্রিক সুবিধার কিছু অন্তর্ভুক্ত:

• কমে যাওয়া সময় হ্রাস
• পরিবহন, ভ্রমণ এবং থাকার ব্যবস্থা ব্যয় কাটা
• উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি = অপ্রয়োজনীয়তা কম
• কর্মীদের ধরে রাখা আরও ভাল
• প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা

এবং যখন ব্যবসায়ের বিষয়টি আসে তখন বিবেচনা করুন কীভাবে আপনার যোগাযোগ কৌশলটিতে একটি ভিডিওকেন্দ্রিক পদ্ধতির অন্তর্ভুক্ত করা সমর্থন করতে কাজ করে:

• আরও একটি ডিজিটালি-সক্ষম এবং সংযুক্ত কর্মশক্তি
• পরিচালনায় অ্যাক্সেস
• একটি বর্ধিত গ্লোবাল যোগাযোগ সংস্কৃতি
• আরও ভাল নির্ভরযোগ্যতা যা দ্রুত ফলাফলের সমান
• হ্রাস করা অপ্রয়োজনীয় তথ্য এবং আপ-টু-মিনিট ডেটা এবং তথ্য
• ভাল মান
• ভিডিও কনফারেন্সিং দিয়ে কীভাবে শুরু করবেন তা এখনও একটু অস্পষ্ট? ভার্চুয়াল সভাটি কীভাবে সেট আপ করবেন তা এখানে:

সঠিক সফ্টওয়্যারটি চয়ন করুন

কোনও পরিষেবা সরবরাহকারীর সাথে প্রতিশ্রুতিবদ্ধতায় ঝাঁপিয়ে পড়ার আগে কয়েকটি রসদ বিবেচনা করুন।
আপনি কতবার মনে করেন আপনার এই সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করা দরকার? আপনি যদি এন্টারপ্রাইজ-রেডি ভিডিও কনফারেন্সিং সন্ধান করছেন, অংশগ্রহণকারীরা কোথায় থাকবে তা চিন্তা করুন; বাড়িতে বা বোর্ডরুমে? যদি এটি পূর্ব হয় তবে ওয়েব-ভিত্তিক কনফারেন্সিংটি আরও উপযুক্ত, সহজ এবং ব্যবহারে সুবিধাজনক।

কী বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করা হয় তা একবার দেখুন। এটি কী স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার সাথে আসে (আইটি গ্রাহক পরিষেবা এবং উপস্থাপনাগুলির জন্য নিখুঁত); একটি অনলাইন হোয়াইটবোর্ড (শিক্ষামূলক উদ্দেশ্যে বা বুদ্ধিদীপ্ত সৃষ্টিশীল কাজের জন্য সহায়ক); বা দস্তাবেজ ভাগ করে নেওয়া (ভাগ করে নেওয়ার হ্যান্ডআউটস, গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি এবং নতুন প্রতিভাটিকে আরও অনেক প্রবাহিত করে তোলে), ইত্যাদি etc.

আপনার কেন ভার্চুয়াল সভার প্রয়োজন তা পরিষ্কার করুন

আপনি কেন প্রথম স্থানে মিটিং ডাকছেন? এটি কি অভ্যন্তরীণ (ঘোষণা, অনবোর্ডিং, টিস্যু সেশন, পরিচালনা সভা) বা বাহ্যিক (বিক্রয় পিচ, নতুন ব্যবসায়ের বিকাশ)? গঠন এবং কারণ সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং তারপরে স্বাভাবিকভাবেই, অন্যান্য টুকরা উপস্থিতির মতো জায়গায় পড়ে যাবে will

কাকে যোগদানের প্রয়োজন তা স্থির করুন

ভার্চুয়াল সভাগুলি একইসাথে, পৃথক স্থানে মানুষকে সংহত করার জন্য বিশেষভাবে কার্যকর। সুতরাং আপনার যদি বিদেশে, বাড়িতে বা হলের নিচে অংশ নেওয়া থাকে তবে আপনি অবস্থান নির্বিশেষে সহজেই এবং কার্যকরভাবে সংযোগ করতে পারেন। যতক্ষণ না প্রত্যেকে সম্ভাব্য সময়ের পার্থক্য সম্পর্কে অবগত থাকে বা সময় অঞ্চল নির্ধারকটি ব্যবহার করে, ততদিনে উপস্থিত হওয়া সহজ। তবে মনে রাখবেন যে কেবল প্রয়োজনীয় লোককেই আমন্ত্রণ করা উচিত। শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করুন। অন্য কারও জন্য, পরে পাঠানোর জন্য মিটিংটি রেকর্ড করুন।

একটি আউটলাইন তৈরি করুন

একটি এজেন্ডা নির্ধারণ করা আপনার চিন্তাগুলি সংগঠিত করবে যাতে আপনার একটি সময়মতো, স্ফটিক পরিষ্কার এবং আকর্ষণীয় ভার্চুয়াল সভা হতে পারে can এছাড়াও, এটি অংশগ্রহণকারীদের তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশিত তা জানতে সহায়তা করবে। তাদের কী অবদান রাখার দরকার? সিঙ্কের আগে তাদের কোনও ব্রাশ করার প্রয়োজন আছে কি? আর কতক্ষণ সভা চলবে? একটি সংক্ষিপ্ত বিন্যাস অন্তর্ভুক্ত করা বিভ্রান্তি রোধ করবে এবং অংশগ্রহণকারীদের প্রস্তুত বোধ করতে সহায়তা করবে।

আমন্ত্রণ এবং অনুস্মারকগুলি প্রেরণ করুন

ভার্চুয়াল মিটিং সম্পর্কে দুর্দান্ত তা হ'ল আপনি এখনই একটি অনিবার্য অধিবেশন বা আগাম শিডিউল হিসাবে হোস্ট করতে পারেন। প্রাথমিক আমন্ত্রণে সময়, তারিখ এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের মতো প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য প্লাগ ইন করা সহজ কারণ এটি স্বয়ংক্রিয়। আসন্ন সিঙ্কের অংশগ্রহণকারীদের মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য আপনার কলগুলি সমন্বয় করতে সহায়তার জন্য সেট করুন। আরও জরুরি জরুরী সভাগুলির জন্য যা ঘটনাস্থলে হওয়া দরকার, সরাসরি অংশগ্রহণকারীদের ডিভাইসে মিটিংয়ের বিশদ বিবরণ করার জন্য এসএমএস বিজ্ঞপ্তি ব্যবহার করুন। দেরীতে আগত বা অ-উপস্থিতিদের জন্য অপেক্ষা করে আর কোনও সময় নষ্ট করা উচিত নয়।

আরও কার্যকর ভার্চুয়াল সভাগুলির জন্য বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন

আপনার ভার্চুয়াল বৈঠকের জন্য সঠিক ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যারটি আপনার অনলাইন অভিজ্ঞতা বাড়ানোর জন্য প্রচুর ব্যবহারিক এবং সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্য নিয়ে আসবে। সেরা ফলাফলের জন্য, আপনার চয়ন করা প্রযুক্তিটি বোঝা হয়ে গেছে তা নিশ্চিত করুন:

• স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া: উপস্থাপনার নেতৃত্ব দিতে বা কোনও আইটি সমস্যা সমাধানের জন্য অংশগ্রহণকারীদের সাথে তাত্ক্ষণিকভাবে আপনার স্ক্রিনটি ভাগ করুন।
• রেকর্ডিং: পরে দেখার জন্য রেকর্ড হিট করুন। অংশগ্রহণকারীদের জন্য নিখুঁত যারা কলটিতে অংশ নিতে পারেন না।
• প্রতিলিপি: সমস্ত রেকর্ডকৃত মিটিংয়ের স্বয়ংক্রিয় ট্রান্সক্রিপশন নিশ্চিত করে যে কোনও ধারণা পিছনে নেই।
• অনলাইন হোয়াইটবোর্ড: চিত্র, রঙ এবং আকারগুলি ব্যবহার করে ধারণা এবং গ্রাফিকগুলি প্রকাশ করার একটি সৃজনশীল উপায়।

অ্যা টেক অ্যাওয়ে অন্তর্ভুক্ত করুন

আপনার ভার্চুয়াল মিটিং শেষে, আপনি অংশগ্রহণকারীদের কী রেখে যেতে চান? উদ্দেশ্য কী ছিল এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী কী? নিশ্চিত হয়ে নিন যে প্রত্যেকে উদ্দেশ্য এবং কী কী প্রয়োজন তা জেনে চলেছে।

একটি ইমেল সঙ্গে অনুসরণ করুন

এটিকে যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখুন তবে ফলোআপ ইমেলটিতে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা এখানে রয়েছে: মিটিং মিনিট সংক্ষিপ্তসার, পরবর্তী পদক্ষেপগুলি, মূল সভাটির সাফল্য (এটি আপনার সভার উদ্দেশ্যটির সাথে মেলে) এবং রেকর্ডিং (যদি আপনি এটি রেকর্ড করেন তবে )।

ভার্চুয়াল সভা সেরা অভ্যাস

ভার্চুয়াল সভা কীভাবে প্রেরক এবং গ্রহণকারীর মধ্যে যোগাযোগকে শক্তিশালী করতে পারে সে সম্পর্কে এখন আপনি আরও ভাল করে বুঝতে পেরেছেন, এর কিছু রয়েছে শিষ্টাচার অনুসরণ করা। এখানে কিছু বিষয় মনে রাখতে হবে:

প্রযুক্তি: আপনার প্রযুক্তি আপডেট হয়েছে এবং কার্যকর হয়েছে তা নিশ্চিত করতে একটি প্রাক-সভা পরীক্ষা করুন। আপনার মাইক, স্পিকার এবং ক্যামেরা যেতে প্রস্তুত কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনার সেটিংস যাচাই করুন এবং আপনি যদি সংশোধন করছেন তবে ওয়েটিং রুমটি চালু করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিঃশব্দে সেট করা আছে।

অংশগ্রহণ: আপনার মিটিংয়ের রূপরেখা পর্যালোচনা করুন এবং জিনিসগুলি এগিয়ে যাওয়ার আগে প্রবাহের উপরে যান। এইভাবে, আপনি যেখানে বিরতি এবং বিরতিগুলি প্রস্তুত করতে পারেন এবং অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করার জন্য প্রশ্ন পরিকল্পনা করতে পারেন। অনলাইন হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করে এবং স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার বৈশিষ্ট্যটি "বলুন" এর পরিবর্তে "শো" করতে ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।

এনগেজমেন্ট: আপনি যখন আপনার বিতরণটিকে আকর্ষণীয় করে তোলেন তখন অংশগ্রহণকারীরা আপনার তথ্যগুলিকে শোষিত করার সম্ভাবনা বেশি থাকে। কেবল পরিসংখ্যান এবং শুকনো মেট্রিক্স রিলে করার পরিবর্তে একটি শুরু, মধ্য এবং শেষের সাথে একটি গল্প বলুন। চিত্র, ভিডিও, উজ্জ্বল রঙগুলি ব্যবহার করে এবং গুরুত্বপূর্ণ শব্দকে হাইলাইট করে প্রয়োজনীয় ডেটা এবং তথ্য এম্বেড করুন।

আনন্দ কর: আসুন একটি ভার্চুয়াল সভা সামাজিক করতে ভুলবেন না! আইসব্রেকার প্রশ্ন সহ ভার্চুয়াল সভা খুলুন। প্রশ্নগুলি যা ছোট গ্রুপগুলিতে আরও কিছুটা বেশি ব্যক্তিগত কাজ, যেমন "এই সপ্তাহান্তে আপনি কী পেয়েছেন?" বা "আপনি নেটফ্লিক্সে কী দেখছেন তা বলুন।"

বড় দলগুলির সাথে আপনি আরও অস্পষ্ট এবং মজাদার হতে পারেন, "আপনি ব্যক্তিগত সময়টি সর্বদা ব্যবহার করেন?" বা "কোন ছাগলের মুভি বা বইয়ের চরিত্র আপনাকে নিজের কথা মনে করিয়ে দেয়?"

এবং একটি বৈঠকে, প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার মতো বিবেচনা করুন, "আপনি যখন কোনও গ্রুপে কথা বলছিলেন সর্বশেষ কখন ছিল?" বা কিছুটা অনন্যের মতো, "আপনার যদি কোনও প্রাণীর লেজ থাকতে পারে তবে তা কী হত?"

একে একে পেশাদার পরিবেশে একে অপরকে জানার ধারণাটি কিন্তু আরও নৈমিত্তিক সুরের সাথে। একটি আইসব্রেকার উপযুক্ত আবেগকে অনুপ্রাণিত করে, শিখতে উত্সাহ দেয় এবং বন্ধনকে উত্সাহ দেয়। ভার্চুয়াল টেবিলে আনার জন্য সমস্ত দুর্দান্ত দক্ষতা!

আপনার গ্রুপ গ্রুপ প্ল্যাটফর্ম হিসাবে কলব্রিজ চয়ন করুন এবং একবার ভার্চুয়াল সভাটি কীভাবে সেট আপ করবেন তা শিখে নিলে উত্পাদনশীলতা এবং বাগদানের স্পাইক হিসাবে দেখুন। স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়া, এআই-চালিত ট্রান্সক্রিপশন এবং সংক্ষিপ্তসার, আরও বাড়ানো সুরক্ষা ব্যবস্থা, শূন্য ডাউনলোড এবং কাস্টমাইজেশন সহ প্রিমিয়াম বৈশিষ্ট্যগুলি সহ, আপনি কোনও ভার্চুয়াল মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সাথে হিট করতে পারেন।