কিভাবে সভাগুলোকে আরো গঠনমূলক করা যায়

আপনি কতগুলি কাজের মিটিং করেছেন? এই মাসে অন্তত একটি মুষ্টিমেয়। নিশ্চয়ই আপনি একটি প্রাত morningকালীন অনলাইন সভায় নিজেকে খুঁজে পেয়েছেন একটি প্রকল্পের অবস্থা বা উন্নয়ন নিয়ে আলোচনা করে। যদি না হয়, হয়তো আপনি একটি ওয়েবিনার, উপস্থাপনা, কর্মশালা, বা অনলাইন ক্লাসে অংশ নিয়েছেন। হয়তো আপনি একটি মস্তিষ্কের সেশনে ছিলেন বা আপনি নেতৃত্ব দিচ্ছেন ভার্চুয়াল বিক্রয় উপস্থাপনা। আপনি যেভাবেই দেখান না কেন, একটি অনলাইন মিটিংয়ে সাধারণত একই চলমান অংশ থাকে: দেখান, এবং হোস্ট করুন, উপস্থাপিত হন, এবং বাজান।

এটি একই সূত্র, কিন্তু এটি একই অভিজ্ঞতা হতে হবে না। যদি আপনি খুঁজে পান যে লোকেরা আপনার পছন্দ মতো নিযুক্ত নয় বা যদি উপস্থিতি কমে যাচ্ছে, তাহলে এখন সময় এসেছে ড্রয়িং বোর্ডে ফিরে যাওয়ার এবং দেখুন আপনি কোথায় সভার প্রবাহ উন্নত করতে পারেন।

যদিও চিন্তা করবেন না, এটি এত বড় কাজ নয় যতটা আপনি ভাবতে পারেন! সেগুলি আরও দরকারী এবং গঠনমূলক করার জন্য আপনি মিটিংগুলি তৈরি করতে পারেন এমন কয়েকটি উপায় এখানে দেওয়া হল।

প্রথম জিনিস প্রথম - কি একটি নিরর্থক সভা জন্য তোলে? একটি সহায়ক সভা যা সাহায্যের চেয়ে বেশি বাধা হতে পারে তা হল যখন কেউ এটির নেতৃত্ব দেয় না, তখন এজেন্ডাটি বিক্ষিপ্ত মনে হয়, আলোচনাটি ট্র্যাকের বাইরে চলে যায় বা খুব বেশি সময় নেয় এবং আঘাত করার জন্য কোন লক্ষ্য নেই (সিদ্ধান্ত নেওয়ার, আলোচনার বিষয়, সমস্যা সমাধান করার জন্য, সমাধান খুঁজে পেতে, ভাড়া করার জন্য ব্যক্তি, সম্মত হওয়ার তারিখ ইত্যাদি)।

একটি গঠনমূলক সভা? ব্যতিক্রমী সরঞ্জাম প্লাস ব্যতিক্রমী বৈশিষ্ট্য এবং অনুশীলন গতিতে রাখা। এই 5 টি গুণ যা শক্তি তৈরি করে এবং আপনার অনলাইন মিটিংয়ের অখণ্ডতা যোগ করে:

1. একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্য থাকা

একটি অনলাইন মিটিং স্থাপন করার আগে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, "আমি কি একটি মিটিংয়ের মাধ্যমে কর্মপ্রবাহ ভেঙে ফেলতে পারি?" আপনার ঠিক কী প্রয়োজন তা জানা আপনার অনুরোধের প্রকৃতি এবং শেষ পর্যন্ত মিটিংয়ের প্রকৃতি নির্ধারণ করবে।

সেখান থেকে, আপনি বুঝতে পারবেন যে আপনার যা প্রয়োজন তা হল একটি দলিল প্রস্তুত করা যা অংশগ্রহণকারীরা পড়তে পারে এবং তাদের নিজস্ব সময়ে আপনাকে মতামত প্রদান করতে পারে, অথবা যদি আপনার পুরো দলের পরিবর্তে দেখানোর জন্য এক বা দুটি লোকের প্রয়োজন হয়।

2. স্পষ্টভাবে দায়িত্বপ্রাপ্ত ভূমিকা

একটি কার্যকর বৈঠকের জন্য যা আসলে আপনাকে কোথাও নিয়ে যায়, নিম্নলিখিত ভূমিকা তালিকাভুক্ত করুন এবং তাদের নিজ নিজ ব্যক্তি:
ড্রাইভার: মিটিং লিডার যিনি সবাইকে একত্রিত করেছেন প্রথম স্থানে।
অনুমোদনকারী: মালিক বা স্টেকহোল্ডার যিনি চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
অবদানকারীরা: যাদের কাছে তথ্য এবং ডেটা আছে এবং তারা মিটিংয়ের লক্ষ্য অর্জন করতে পারে।
দ্য ইনফর্মড পিপল: যারা মিটিং-এর আগে এবং পরে জানেন, কিন্তু তাদের উপস্থিত থাকার প্রয়োজন নেই।

পরামর্শ: যেসব ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যার প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ও ক্যালেন্ডারের সাথে সমন্বিত হয়, সেগুলো এমন সমাধানের চেয়ে অনেক বেশি পছন্দনীয় যা এগুলোর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়।

3. একটি আবাসন কাঠামো

যদিও সব মিটিংয়েই কিছু স্বাধীনতা এবং স্থানকে তাত্ক্ষণিকভাবে অনুমোদিত করা উচিত, এমন একটি ধারক তৈরি করা যা মানুষের সময় এবং শক্তিকে সম্মান করে, সেই মিটিংগুলির ভিত্তি যা তাদের চিন্তা করার পরিবর্তে ধারণাগুলি অনুপ্রাণিত করে। একটি আলোচ্যসূচি তৈরি করুন যা আলোচনার বিষয়গুলির রূপরেখা দেয় এবং ট্র্যাকে থাকার জন্য একটি টাইমার ব্যবহার করে।

এটা জানাও যে ব্যক্তিদের প্রতিক্রিয়া করার জন্য নির্দিষ্ট সময় আছে। একটি পার্কিং লটের ধারণাটি প্রবর্তন করুন যেখানে সম্ভাব্যতা থাকলে ধারণাগুলি "পার্ক করা" হবে কিন্তু সেগুলি এখনই কোথাও যাচ্ছে না।

4. অ্যাকশন পয়েন্ট সাফ করুন

সুতরাং, প্রত্যেকে তাদের বক্তব্য পেশ করেছেন এবং যে লক্ষ্যটি নিয়ে আলোচনা করা প্রয়োজন ছিল, সেটির জন্য এখন করণীয় বিষয় ও দিকনির্দেশনা রয়েছে। বিশেষ পরামর্শ: করণীয় সম্পর্কে না জানিয়ে সভা শেষ করবেন না – পরবর্তী কোনো সভা হবে কি? এরপর কী হবে তার জন্য কে দায়ী? প্রত্যেকে কি জানে যে তার দায়িত্ব কী? শেষ তারিখ কবে? নিশ্চিত করুন যে যথাযথ নোট নেওয়া হয়েছে, রেকর্ডিং করা হয়েছে এবং প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলটি আপডেট করা হয়েছে।

ঠিক আছে, এখন মজার অংশের জন্য

5. মজা ইনজেকশন

অবশ্যই, কোম্পানির সংস্কৃতি তৈরি করার সময় বা উত্তেজনার সামান্য মাত্রা যোগ করার ক্ষেত্রে প্রতিটি দলের নিজস্ব পন্থা থাকে, কিন্তু মজা এবং বিস্ময়ের এই উপাদানটি বজায় রাখা একটু অতিরিক্ত প্রচেষ্টা লাগে।

অনলাইন হোয়াইটবোর্ডে পোস্ট করা একটি প্রশ্ন দিয়ে বরফ ভাঙার চেষ্টা করুন অথবা ভার্চুয়াল শো এবং টেলের মতো একটি পেশাদার কিন্তু হালকা হৃদয়ের কার্যকলাপের ব্যবস্থা করুন। প্রচুর আছে দল গঠনের অনুশীলন থেকে বাছাই করা.

একবার আপনি 5 টি গুণের উপর একটি দৃ handle় হ্যান্ডেল পেয়েছেন যা একটি ভাল মিটিংয়ের জন্য কী করে তা দৃ solid় করে, আপনি ক্যালব্রিজের ভিডিও কনফারেন্সিং বৈশিষ্ট্যগুলি অন্বেষণ করতে প্রস্তুত যা আপনার সিঙ্কের টেক্সচার এবং প্রবাহকে আকৃতি দেয়। উপস্থিতি, এবং ব্যস্ততা বৃদ্ধি করে এমন বৈশিষ্ট্য এবং সরঞ্জামগুলির সাথে মিটিংগুলিকে গঠনমূলক করার জন্য প্রযুক্তির উপর ছেড়ে দিন।

বিশেষ পরামর্শ: আর হ্যাঁ, যদি আপনি আপনার মিটিংগুলো থেকে সত্যিই সেরা ফল পেতে চান (মজা সহ) – তাহলে সবসময় ভিডিও ব্যবহার করুন এবং অংশগ্রহণকারীদেরও মনে করিয়ে দিন।

আরও ক্লান্ত বোধের দিকে ক্লান্তি বোধ থেকে দূরে সরে যাওয়ার উপায় এখানে:

স্বয়ংক্রিয় প্রতিলিপি

কলব্রিজের সিগনেচার ফিচার কিউ ™ এর সাথে, তারা "সেই" লিখেছে কিনা তা নিয়ে কাউকে চাপ দিতে হবে না। অংশগ্রহণকারীদের চিন্তা করতে হবে না বা পরবর্তী বাক্যটি মিস করতে হবে না যখন Cue ™ স্বয়ংক্রিয়ভাবে রেকর্ডিং প্রতিলিপি করে।

এছাড়াও, Cue speaker স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পিকার ট্যাগ এবং সময় এবং তারিখের স্ট্যাম্প প্রদান করে। আপনি চাইলে নোট নিন, কিন্তু আশ্বস্ত থাকুন এটি সব আপনার জন্য যত্ন নেওয়া হয়েছে!

আবেগের গভীর উপলব্ধি অর্জন করুন

সেন্টিমেন্ট অ্যানালাইসিসের সাথে আপনার অনলাইন মিটিং এর মানসিক তাপমাত্রা মাপুন; একটি অত্যাধুনিক বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে ইতিবাচক এবং নেতিবাচক আবেগকে টেনে এনে আপনাকে খেলার সময় সূক্ষ্মতা এবং অর্থ সম্পর্কে আরও বিস্তারিত ধারণা দেয়।

বোনাস: সভা জুড়ে কোথায় এবং কী ধরনের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল তার একটি ভাল ইঙ্গিত পেতে অন্তর্দৃষ্টি বারটি দেখুন

একটি ভার্চুয়াল পটভূমি টানুন

কলব্রিজের ভার্চুয়াল ব্যাকগ্রাউন্ডের অ্যারে আপনার আগমনের এবং উপস্থিতির জন্য দৃশ্য সেট করুন। বাস্তব বিশ্বের সেটিংস, বিমূর্ত রং এবং আকার চয়ন করুন অথবা আপনার নিজস্ব কাস্টম এবং ব্র্যান্ডেড ডিজাইন আপলোড করুন।

কঠোর সংযোগগুলিকে উত্সাহিত করুন

ব্রেকআউট রুমের সাথে প্রধান মিটিং থেকে বিচ্ছিন্ন একটি জায়গায় সংযোগ করতে চান এমন ছোট গোষ্ঠীগুলি পূরণ করুন। স্পিন-অফ আলোচনার সুবিধার্থে, পৃথক কাজগুলিতে কাজ করার জন্য বা 1: 1 সমর্থন করার জন্য এই স্থানগুলি ব্যবহার করুন।

সৃজনশীলভাবে সহযোগিতা করুন

অনলাইন হোয়াইটবোর্ডের সাহায্যে অংশগ্রহণকারীদের রং, আকৃতি, শব্দ, ভিডিও এবং ছবি ব্যবহার করে তাদের যা ভাগ করতে হয় তা প্রকাশ করতে দিন। প্রত্যেকেই রিয়েল-টাইমে যোগ এবং ভাগ করতে পারে। আপনি এখনই এটিতে কাজ করতে পারেন, অথবা এটি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং পরে এটি আবার দেখতে পারেন।

কলব্রিজের সাথে কাজ করলে আপনার অনলাইন মিটিং পরিচালনা ও অংশগ্রহণের পদ্ধতিতে আপনি দ্রুত উন্নতি লাভ করবেন, বিশেষ করে স্ল্যাক এবং গুগল ক্যালেন্ডারের মতো থার্ড-পার্টি ইন্টিগ্রেশনগুলোর মাধ্যমে। সেন্টিমেন্ট অ্যানালাইসিস , ট্রান্সক্রিপশন , স্ক্রিন শেয়ারিং এবং আরও অনেক অত্যাধুনিক ফিচার ব্যবহার করে , আপনি বাজারে থাকা অন্যান্য ভিডিও কনফারেন্সিং সফটওয়্যারের তুলনায় ইতিমধ্যেই একটি সুবিধাজনক অবস্থানে থাকবেন।