Kako organizirati konferencijski poziv
Ako ste poput većine vlasnika malih preduzeća, morali ste biti domaćini sastanak konferencijskog poziva ili planirajte redoslijed ili razmišljajte sa svojim timom. Također ste vjerovatno do sada shvatili da nisu svi sastanci produktivni koliko bi mogli biti.
Ponekad se zaposlenici pojave kasno. Ponekad su previše pospani ili rastreseni. Drugi puta se uopće ne pojave. Ponekad se lako zapitati je li uopće moguće organizirati sastanak konferencijskog poziva na kojem ništa ne ide po zlu.
Na vašu sreću, moguć je smislen i produktivan sastanak za konferencijski poziv. At Callbridge, vidjeli smo i omogućili dovoljno sastanaka da tačno znamo šta biste trebali učiniti da biste bili domaćin najboljeg mogućeg sastanka. Sve što trebate je slijediti ove brze i jednostavne korake:
Korak 1: Imajte na umu jasan cilj sastanka prije nego što učinite bilo šta drugo.
Korak 2: Stvorite dnevni red sastanka za konferenciju koji je što detaljniji.
Korak 3: Pošaljite detaljne pozivnice za sastanke i nastavite sa svojim gostima.
Korak 4: Spremite nepovezane teme za kasnije kako vaš sastanak ne bi iskočio iz kolosijeka.
Korak 5: Dogovorite se o sljedećim koracima za sve na sastanku prije nego što ga završite.
Imajte jasan cilj sastanka
Lako je vrtjeti se u krugu kada ste organizovati sastanak da “pređete preko projekta X” ili “istražite teme vezane za Y”, jer niste postavili jasne ciljeve za sastanak. Umjesto toga, šta kažete na postavljanje cilja kao što je „odrediti smjer jesenje kampanje“ ili „uspostaviti i dogovoriti okvir mjerenja za naše oglase na društvenim mrežama“.
Pokušajte što preciznije odrediti svoje ciljeve i ne samo da ćete moći reći da li je vaš sastanak uspješan, već i da li se zaobilazite iz svojih rasprava.
Kreirajte dnevni red sastanka za konferencije
Nitko ne piše knjigu trošeći 90% svog vremena na predgovor. Ako imate dnevni red i držite se njega, toliko ćete se više približiti stvarnom postizanju cilja za konferencijski poziv koji ste ranije postavili, jer će biti određeno vrijeme za raspravu o svim važnim temama na vašem sastanku.
Također je važno imati na umu da smo svi samo ljudi, a ponekad i najbolji od nas griješe, prelaze na dodir ili se jednostavno zabavljaju. Trebali biste održati sastanak konferencijskog poziva po rasporedu, ali molim vas, nemojte biti militantni oko toga. Na svakom sastanku ima mjesta za zabavu.
Pošaljite detaljne pozivnice za sastanke i slijedite ih
Pravilo je slanje pozivnica za sastanke „što ranije, to bolje“. Na taj način imate vremena da nežno podsjetite ljude ako su zaboravili odgovor na vaš sastanak. Davanje vremena učesnicima takođe im omogućava da se pripreme za vaš sastanak i ubrzaju kako bi trebali znati prije sastanka.
Zašto vaš dnevni red treba biti detaljan? Jednostavno zato što će sudionici, kada znaju da će ih pitati o određenoj temi ili poslu, skloni unaprijed pripremiti odgovor. U osnovi, oni će biti spremniji za svoj sastanak, čak iako je to samo kako bi izbjegli da budu izdvojeni kao neko ko nije bio pripremljen.
Predmeti sastanka za konferencije „Park“ koji nisu relevantni
Šta radite kada vaš sastanak počne odmicati u nepovezanu tangentu? Mogli biste im jednostavno reći da prestanu, ali to možda nije najtaktnije i najbolje prihvaćeno rješenje. Umjesto toga, pokušajte „parkirati“ ove tangente kako biste ih posjetili na kraju sastanka ili kasnije. Neki ovo nazivaju "parkingom".
Parkiralište je također sjajno ako treba riješiti nekoga ko važi, ali to još uvijek nije izričito važno za sastanak. Na ovaj način se važnim subjektima i dalje može posvetiti pažnja koja im je potrebna dok vaš sastanak traje, nesmetano raspravama izvan teme.
Provjerite jesu li dogovoreni sljedeći koraci
Ovaj korak je presudan. Na kraju sastanka ponovite sve naredne korake, kao i ko će preuzeti vlasništvo. Jednom kada se sve strane slože sa svojim zadacima, niko se ne može opravdati zbunjenošću ili reći da im je nešto „skliznulo u glavi“.
Hvala za Cue, takođe možete poslati transkript sastanka generiranog AI svim učesnicima, tako da nema zabune oko toga šta treba učiniti.
Nakon što se dogovorite kada će biti sljedeći sastanak, možete se zaokružiti natrag na svoje parkiralište i obratiti se dodatnim detaljima ili jednostavno čavrljati. Iako se ponekad može učiniti besmislenim razgovarati o stvarima kao što su trenutni događaji i filmovi kada vodite sastanak konferencijskog poziva, neophodno je za pozitivan ekosistem na radnom mjestu i sretne zaposlenike.
