Pitate se kako postaviti virtualni sastanak? Još bolje, još uvijek se pitate šta je to virtualni sastanak? Evo dobrih vijesti; U ovom trenutku ne može biti lakše uspostaviti virtualni sastanak i ako vam i dalje nije jasno koji je to, na pravom ste mjestu.
Jeste li spremni pogledati izbliza?
Virtualni sastanak je…
Inače poznatiji kao mrežni sastanak ili video konferencija i audio konferencija pod okriljem web konferencija, definicija virtualnog sastanka prema Educause je: „Virtualni sastanci su interakcije u stvarnom vremenu koje se odvijaju putem Interneta koristeći integrirani audio i video, alate za chat i dijeljenje aplikacija.“ Baš kao i lični sastanak, i virtualni sastanak okuplja učesnike kako bi razmjenjivali ideje, razgovarali i surađivali u dinamičnom okruženju između dvije ili više krajnjih točaka, osim što je zapravo fizički prisutan, umjesto njega se koristi uređaj.
Virtualni sastanak presudan je za zdravlje preduzeća u razvoju. Svatko od zaposlenika do menadžera projekta, rukovodioca na razini c i HR profesionalac mora se osloniti na tehnologiju grupne komunikacije da bi mogao raditi svoj posao i premostiti jaz između drugih ljudi u vremenu i prostoru. Farmaceutske i IT kompanije, advokatske kancelarije, mala i velika preduzeća, i još mnogo toga, svi imaju koristi od neposrednosti i važnosti videocentričnog komunikacijskog pristupa.
Ovo je virtualni sastanak:
Način na koji mogu komunicirati sa bilo kim, bilo gdje i bilo kada, virtualni sastanci omogućavaju preduzećima procvat bez obzira na lokaciju. Prostorne barijere koje bi obično blokirale radne odnose, kontinuitet i produktivnu suradnju više nisu prisutne na virtualnim sastancima koji potiču povezanost. Neke od ukupnih prednosti uključuju:
- Skraćeno vrijeme putovanja na posao
- Smanjenje troškova prijevoza, putovanja i smještaja
- Povećati produktivnost = Manje viška
- Bolje zadržavanje zaposlenih
- Konkurentna prednost
A što se tiče poslovanja, razmislite kako uključivanje videocentričnog pristupa u vašu komunikacijsku strategiju djeluje kao podrška:
- Digitalno omogućenija i povezana radna snaga
- Pristup upravljanju
- Poboljšani globalni kultura komunikacije
- Bolja pouzdanost koja odgovara bržim rezultatima
- Smanjen višak zaposlenih i najnoviji podaci i informacije
- Bolja vrijednost
- Još uvijek je malo nejasno kako započeti s video konferencijama? Evo kako postaviti virtualni sastanak:
Odaberite pravi softver
Razmotrite nekoliko logističkih podataka prije nego što se dogovorite s pružateljem usluga.
Koliko često mislite da ćete trebati koristiti softver? Ako tražite video konferencije spremne za preduzeće, razmislite o tome gdje će se učesnici nalaziti; kod kuće ili u sali za sastanke? Ako je to prvo, onda je mrežna konferencija prikladnija, lakša i prikladnija za upotrebu.
Pogledajte koje su funkcije dostupne. Da li dolazi s dijeljenjem zaslona (savršeno za IT službu za korisnike i prezentacije); mrežna tabla (korisna u obrazovne svrhe ili kreativni rad u mozganju); ili dijeljenje dokumenata (čini dijeljenje dijeljenih materijala, važnih dokumenata i ukrcavanje novih talenata mnogo pojednostavljenim) itd.
Razjasnite zašto vam je potreban virtualni sastanak
Zašto uopšte sazivate sastanak? Da li je interno (najave, ukrcavanje, sesije tkiva, sastanak menadžmenta) ili vanjsko (korak prodaje, novi poslovni razvoj)? Razmislite o strukturi i razlozima i tada će, naravno, drugi dijelovi doći na svoje mjesto poput prisustva.
Odlučite kome treba prisustvovati
Virtuelni sastanci su posebno efikasni za sazivanje ljudi istovremeno, na drugom mjestu. Dakle, ako imate učesnike u inozemstvu, kod kuće ili niz hodnik, možete se lako i efikasno povezati bez obzira na lokaciju. Sve dok su svi svjesni potencijalne razlike u vremenu ili koriste Planer vremenskih zona, lako je prisustvovati. Imajte na umu da treba pozvati samo potrebne ljude. Uštedite vrijeme i novac uključivanjem samo onih koji su od ključne važnosti. Za bilo koga drugog, snimite sastanak da biste ga kasnije poslali.
Napravite konturu
Postavljanje dnevnog reda posložit će vaše misli tako da možete imati pravovremen, kristalno jasan i zanimljiv virtualni sastanak. Osim toga, to će sudionicima pomoći da znaju šta se od njih očekuje. Šta trebaju da doprinesu? Postoji li materijal koji trebaju obraditi prije sinkronizacije? Koliko će trajati sastanak? Uključivanje kratkog izgleda spriječit će zabunu i pomoći učesnicima da se osjećaju pripremljeno.
Pošaljite pozivnice i podsjetnike
Ono što je sjajno u vezi sa virtualnim sastancima je to što jedan možete sada ugostiti kao improvizovanu sesiju ili unaprijed zakazati raspored. Jednostavno je u početni poziv uključiti sve potrebne informacije, poput vremena, datuma i drugih važnih informacija, jer su automatske. Postavite podsjetnike kako bi vam pomogli da koordinirate svoje pozive kako biste podsjetili učesnike na predstojeću sinhronizaciju. Za hitnije sastanke koji se trebaju održati na licu mjesta, upotrijebite SMS obavijesti da biste ispaljivali detalje sastanka ravno na uređaje učesnika. Nema više gubljenja vremena na čekanje kasnih dolazaka ili nedolaska.
Koristite funkcije za učinkovitije virtualne sastanke
Pravi softver za video konferencije za vaš virtualni sastanak isporučit će se s mnoštvom praktičnih i prikladnih funkcija za poboljšanje vašeg internetskog iskustva. Za najbolje rezultate pobrinite se da tehnologija koju odaberete bude opremljena:
- Dijeljenje zaslona: Odmah podijelite svoj zaslon sa sudionicima kako biste vodili prezentaciju ili riješili IT problem.
- Snimanje: Hit snimak sada za gledanje kasnije. Savršeno za sudionike koji ne mogu prisustvovati pozivu.
- transkript: Automatska transkripcija svih snimljenih sastanaka osigurava da nijedna ideja ne zaostane.
- Online tabla: Kreativan način izražavanja koncepata i grafike pomoću slika, boja i oblika.
Uključite A Take Away
Na kraju vašeg virtualnog sastanka, sa čim želite da učesnici odu? Koja je bila svrha i koji su sljedeći koraci? Obavezno se udaljite znajući cilj i šta treba dalje učiniti.
Pratite putem e-pošte
Neka bude što je moguće kraći i slatkiji, ali evo što trebate uključiti u e-poštu za praćenje: sažetak zapisnika sa sastanka, sljedeći koraci, ključni uspjeh sastanka (ovo bi trebalo odgovarati cilju vašeg sastanka) i snimanje (ako ste ga snimili) ).
Najbolje prakse za virtualni sastanak
Sad kad ste bolje razumjeli kako virtualni sastanak može ojačati komunikaciju između pošiljatelja i primaoca, ima nekih etiketa pratiti. Evo nekoliko stvari koje morate imati na umu:
Tehnologija: Provjerite prije sastanka kako biste bili sigurni da je vaša tehnologija ažurirana i funkcionira. Provjerite jesu li mikrofon, zvučnici i kamera spremni za rad. Provjerite svoje postavke i ako moderirate, pokrenite čekaonicu i osigurajte da su svi automatski postavljeni na isključivanje zvuka.
Učešće: Pregledajte konture sastanka i prijeđite preko toka prije nego što stvari krenu u tijek. Na ovaj način možete se pripremiti gdje su pauze i pauze i planirati pitanja koja ćete postaviti učesnicima. Pokušajte uključiti aktivnost pomoću mrežne table i pomoću funkcije dijeljenja ekrana za "pokazivanje" umjesto za "kazivanje".
Angažman: Veća je vjerovatnoća da će sudionici upiti vaše podatke kada svoju dostavu učinite zanimljivom. Umjesto da samo prenosite statistiku i suve metrike, ispričajte priču s početkom, sredinom i krajem. Ugradite potrebne podatke i informacije kroz korištenje slika, video zapisa, svijetlih boja i isticanja važnih riječi.
Zabavi se: Ne zaboravimo virtualni sastanak učiniti društvenim! Otvorite virtualni sastanak pitanjima ledolomaca. Pitanja koja su malo ličnija dobro funkcioniraju u malim grupama, poput: "Što ste dogovorili za ovaj vikend?" ili "Recite nam šta gledate na Netflixu."
S većim grupama možete biti neodređeniji i zabavniji: "Koji lični izgovor stalno koristite?" ili "Lik kojeg filma ili knjige kojeg djeteta podsjeća na sebe?"
I na sastanku razmislite o postavljanju relevantnog pitanja poput: "Kada ste zadnji put razgovarali u grupi?" ili nešto malo jedinstvenije poput, "Da možete imati bilo koji rep životinje, koji bi to bio?"
Ideja je upoznati se u profesionalnom okruženju, ali uz ležerniji ton. Ledolomac pobuđuje odgovarajuće emocije, stimulira učenje i podstiče vezivanje. Sve izvrsne vještine za virtualni stol!
Odaberite Callbridge za svoju platformu za grupnu komunikaciju i gledajte kako raste produktivnost i angažman nakon što naučite kako postaviti virtualni sastanak. Uz premium funkcije koje uključuju Dijeljenje ekrana, transkripciju i sažetke zasnovane na AI, plus povećane sigurnosne mjere, nula preuzimanja i prilagođavanje, svaki virtualni sastanak možete učiniti domaćim sa sudionicima.
