Koliko ste radnih sastanaka prošli? Barem šačica ovog mjeseca. Sigurno ste se zatekli na ranom jutarnjem mrežnom sastanku raspravljajući o statusu ili razvoju projekta. Ako ne, možda ste posjetili webinar, prezentaciju, radionicu ili tečaj na mreži. Možda ste bili na brainstormingu ili vodite virtuelna prodajna prezentacija. Kako god da ste se pojavili, mrežni sastanak obično sadrži iste pokretne dijelove: Pokažite se i ugostite, predstavite se i javite se.
To je ista formula, ali ne mora biti isto iskustvo. Ako otkrijete da ljudi nisu toliko angažirani koliko biste htjeli ili da posjećenost opada, vrijeme je da se vratite na ploču za crtanje i vidite gdje možete poboljšati tok sastanka.
Ne brinite, to nije tako veliki zadatak kao što mislite! Evo nekoliko načina na koje možete izgraditi sastanke kako biste ih učinili korisnijim i konstruktivnijim.
Prvo prvo - šta čini beskoristan sastanak? Sastanak bez pomoći koji bi mogao spriječiti više od pomoći je ono što se događa ako ga niko ne vodi, dnevni red je sporadičan, diskusija se udaljava ili predugo traje i nema ciljeva za postizanje (odluka koju ćete donijeti, tema za raspravu, problem riješiti, rješenje pronaći, osobu zaposliti, datum za dogovor itd.).
Konstruktivan sastanak? Izuzetni alati plus izuzetne funkcije i prakse pokrenuti. Ovo je 5 kvaliteta koje jačaju snagu i doprinose integritetu vašeg sastanka na mreži:
1. Imati definisanu svrhu i cilj
Prije nego što započnete mrežni sastanak, zapitajte se: "Moram li prekinuti tok rada sastankom?" Znajući šta vam je potrebno, odredit će prirodu vašeg zahtjeva i na kraju sastanak.
Odatle možete zaključiti je li sve što trebate je pripremiti dokument koji sudionici mogu pročitati i dati vam povratne informacije o vlastitom vremenu ili vam je potrebno samo jedno ili dvoje ljudi da se pojave umjesto cijelog tima.
2. Jasno delegirane uloge
Za učinkovit sastanak koji vas zapravo vodi negdje, dodijelite sljedeće uloge i njihovi pojedinci:
Vozač: Vođa sastanka koji je okupio sve.
Odobrilac: Vlasnik ili dionik koji može donijeti konačnu odluku.
Saradnici: Oni koji imaju informacije i podatke i mogu postići cilj sastanka.
Upućeni: Oni koji su upoznati prije i poslije sastanka, ali nisu obavezni prisustvovati.
Pro-tip: Softver za video konferencije koji se integrira s alatima za upravljanje projektima i kalendarima ima mnogo veću prednost u odnosu na rješenja koja nisu kompatibilna.
3. Prilagodljiva struktura
Iako bi svi sastanci trebali omogućiti slobodu i prostor da budu improvizirani, stvaranje kontejnera koji poštuje vrijeme i energiju ljudi osnova je za sastanke koji inspiriraju ideje umjesto da ih istiskuju. Napravite dnevni red koji opisuje teme za raspravu i upotrijebite mjerač vremena da biste ostali u toku.
Objasnite da pojedinci imaju određeno vrijeme za odgovor. Predstavite ideju parkirališta na kojem se ideje “parkiraju” ako postoji potencijal, ali trenutno ne idu nigdje.
4. Očistite akcijske tačke
Dakle, svi su rekli da njihov dio i cilj o kojem je sada potrebno razgovarati ima akcijske tačke i usmjerenje. Pro-tip: Nemojte prekidati sastanak bez poziva na akciju-hoće li biti sljedećeg sastanka? Ko je odgovoran za sledeće? Zna li svaka osoba za šta je odgovorna? Koji je rok? Uvjerite se da su zabilježene odgovarajuće bilješke, snimljeni i ažuriran alat za upravljanje projektom.
U redu, sada zabavni dio
5. Ubrizgavanje zabave
Naravno, svaki tim ima svoj pristup kada je u pitanju stvaranje kulture kompanije ili dodavanje male doze uzbuđenja, ali održavanje tog elementa zabave i iznenađenja zahtijeva malo dodatnog napora.
Pokušajte probiti led pitanjem postavljenim na online ploči ili dogovorite profesionalnu, ali lagodnu aktivnost poput Virtual Show and Tell. Ima ih dosta vježbe izgradnje tima da izaberete.
Nakon što ste se čvrsto snašli u 5 kvaliteta koje učvršćuju ono što čini dobar sastanak, svi ste spremni za istraživanje funkcija video konferencija iz Calbridgea koje oblikuju teksturu i tok vaših sinhronizacija. Prepustite tehnologiji da sastanke učini konstruktivnim sa značajkama i alatima koji povećavaju prisutnost i angažman.
Pro-savjet: Oh, i ako zaista želiš dobiti maksimalno iskoristite svoje sastanke (zabava uključena) - uvijek koristite video i podsjetite učesnike.
Evo kako se možete odmaknuti od osjećaja umora i osjećati se još žešće:
Automatska transkripcija
Uz Callbridgeovu karakteristiku Cue ™, nitko ne mora naglašavati jesu li zapisali „to“. Učesnici ne moraju brinuti ili propustiti sljedeću rečenicu kada Cue ™ automatski prepisuje snimke.
Osim toga, Cue ™ automatski daje oznake zvučnika, oznake vremena i datuma. Vodite bilješke ako želite, ali budite sigurni da je sve riješeno umjesto vas!
Steknite dublje razumijevanje emocija
Izmjerite emocionalnu temperaturu vašeg sastanka na mreži pomoću analize osjećaja; Sofisticirana značajka koja izvlači pozitivne i negativne emocije kako bi vam pružila temeljitije razumijevanje nijansi i značenja u igri.
Bonus: Pregledajte Insight Bar kako biste dobili bolji uvid u to gdje i koja pitanja su postavljana tokom sastanka
Povucite virtuelnu pozadinu
Neka niz Callbridgeovih virtualnih pozadina postavi scenu za vaš dolazak i prisustvo. Odaberite postavke u stvarnom svijetu, apstraktne boje i oblike ili učitajte vlastiti prilagođeni dizajn i robnu marku.
Potaknite čvršće veze
Omogućite manjim grupama koje se žele povezati u prostoru izoliranom od glavnog sastanka s prostorijama za razbijanje. Koristite ove prostore za olakšavanje spin-off diskusija, rad na zasebnim zadacima ili podršku 1: 1.
Kreativno sarađujte
Pustite učesnike da izraze ono što imaju da podijele koristeći boju, oblik, zvuk, video zapise i slike uz pomoć internetske ploče. Svi mogu dodavati i dijeliti u stvarnom vremenu. Sada možete poraditi na tome ili ga spremiti i kasnije ponovno posjetiti.
Radite s Callbridgeom i brzo ćete steći uvid u način na koji se održavaju i posjećuju vaši mrežni sastanci, posebno s integracijama trećih strana, uključujući zatišje i Google Calendar. Korištenje najsuvremenijih značajki poput Analiza osjećaja, transkripcija, Deljenje ekranai više, već ste u prednosti u odnosu na drugi softver za video konferencije na tržištu.
