Ako ste pravnik ili radite u pravnoj industriji, nema potcjenjivanja moći sažetog komuniciranja. Bilo između kolega ili upravljanja odnosima klijent-advokat; raspravljati o rješenjima ili upravljati sukobima - način na koji doslovno predstavljate svoju stranu priče može biti razlika između uspjeha i neuspjeha.
Postavljanje tona započinje slanjem i primanjem kristalno čistih poruka. Nedavno su se advokatske kancelarije u velikoj mjeri oslanjale na konferencijske pozive kao preferirani način komunikacije. Međutim, kako video konferencije donose više prednosti koje dovode do veće produktivnosti, povećane uštede troškova, sreće i sigurnosti zaposlenika i boljeg zadržavanja klijenata, kompanije se za angažiranje poslovanja oslanjaju na dvosmjernu komunikacijsku tehnologiju.
Prednosti video konferencija su brojne. Ono što se nekada smatralo futurističkim i moglo bi koštati i do desetine hiljada dolara, danas je ova tehnologija potrebna za vođenje posla - i ne košta ni približno toliko. Uz to, softver je značajno usavršen i sofisticiran. Intuitivno je koristiti, implementirati i dijeliti.
Ako ste pravna firma koja želi:
- Budite neposredniji u prenosu informacija, podataka i podrške za klijenta
- Jačati korporativnu kulturu i internu komunikaciju
- Poboljšajte i pojednostavnite složene zadatke naplate i administracije
- Zonirajte i usredotočite se na sastanke klijenata bez statičnih, ispuštenih poziva ili ometanja
- Upravljajte svestranošću poziva lokalno ili u inozemstvu
Zatim pogledajte video konferencije kao dio vaše poslovne strategije. Imajte na umu sljedeća pitanja koja će vam pomoći da odlučite koja je platforma najbolja za potrebe vaše firme.
Krenimo redom. U konferencijskim pozivima nema ništa neproduktivno. U stvari, izuzetno su efikasni za razne svrhe. Ovaj post ne govori o zamjeni konferencijskih poziva video konferencijama. To je samo da se pokaže da korištenjem oba, možete pružiti veću vrijednost za dublje s klijentima.
Konferencijski pozivi su izvrsni za:
- Imati improvizovane ili zakazane diskusije u vezi sa razvojem slučaja
- Smanjivanje dugih niti e-pošte da biste prešli ravno na stvar
- Specijalizacija i razmjena informacija o određenim temama
- Vodi donosioce odluka u isti prostor
- Omogućavanje transkripcije i snimanja konferencija za dalje razbijanje informacija
Dodajte sljedeću dimenziju koju nude video konferencije i vidjet ćete kako su vaše ponude zaokruženije ne samo za vaše klijente, već i za kolege u uredu i nadređene. Odjeli za ljudske resurse, IT i ostala odjeljenja također imaju veliku korist.
Šta pruža video konferencija?
Komunikacija s klijentima prednjači u uspjehu svake odvjetničke tvrtke.
Na kraju dana, to se svodi na:
1) izgradnja povjerenja u klijenta i
2) zatim održavanje.
Ova dva kritična koraka su temelj za pružanje izvrsne komunikacije s klijentima da:
- Udovoljava njihovim potrebama i pruža pozitivna iskustva klijenta čineći da se osjećaju kao prioritet, postavljajući vas kao zagovornika njihove svrhe.
- Gradi vašu reputaciju. U industriji u kojoj usmena predaja vrijedi koliko i zlato, reputacija vaše advokatske kancelarije vaša je posjetnica. Većina odvjetničkih društava bori se za posao na osnovu svog iskustva.
- Želite da se istaknete? Pristupite strategiji komunikacije s klijentima pomoću najsavremenijih alata i metoda koji vam donose ključne uvide koji su vam potrebni da biste se razumjeli.
- Stvara harmoniju između vas i vašeg klijenta. Kontinuirana komunikacija na svakoj dodirnoj tački procesa sprečava da bilo što bude pometeno pod tepih ili ne bude odgajano.
Pogotovo na početku kada klijent samo pokušava shvatiti sviđate li mu se kao odvjetnik i želi li vas zaposliti, dok istovremeno pokušavate procijeniti ima li pravni problem koji mu možete pomoći u rješavanju.
Tako je presudno postaviti temelje pravilne komunikacije od samog početka. Ne dopustite da podređene komunikacijske metode, loše upravljanje odnosima i nepropisno korištenje vremena utječu na način na koji se postupa s vašim klijentima.
Umjesto toga, dodajte u kombinaciju video konferencija koje dolaze s njima 3 ključne prednosti:
Ključna prednost # 1
Standardi visoke sigurnosti tokom trajanja poziva.
Zaštita podataka vašeg klijenta na sigurnom je glavni prioritet svakog pravnika. Internet sastanci da li kratki ili produženi, treba biti opremljen svim potrebnim koracima najbolje prakse u pravcu pravih sigurnosnih mjera:
- Obavezno omogućiti pristup a siguran konferencijski poziv
- Mora biti u stanju da kontroliše učesnike u pozivu
- Po potrebi dodajte dodatne slojeve sigurnosti (zaključavanje sastanka, jednokratni pristupni kod itd.)
- Jamstvo da su sudionici poziva JEDINI sudionici poziva
- Portal za konferencijske pozive
Ključna prednost # 2
Jednostavan prenos slanja i primanja informacija.
Kada imate posla s klijentima, važno je osigurati jednostavnu, intuitivno dizajniranu komunikacijsku tehnologiju koja pomaže više nego što ometa. Platforma koja je jednostavna za upotrebu i može se prilagoditi da odražava vašu marku pokazuje se kao ugodnije iskustvo.
Nadalje, odlučite se za platformu punu funkcija koje podržavaju vaš razgovor poput:
- Deljenje ekrana za prenošenje dokumenata i datoteka u realnom vremenu na mreži. Dijeljenjem radne površine možete uključiti i druge sudionike da vide i vide tačno ono što vidite. Svaki način djelovanja postaje „vidljiv“ za pojačanu suradnju, pojačanu komunikaciju i ubrzano sudjelovanje. Dijeljenje zaslona čini svaki razgovor dinamičnijim i lakšim za olakšavanje.
- Snimke sa sastanaka za tačno prepričavanje prošlih događaja, detalja i povijesti. Koristi se tokom video konferencija (ili konferencijski poziv), snimak pruža širu sliku onoga što se događa. Naročito kada postavljate neka teška pitanja, snimanje sastanka može se pokazati korisnim tokom pregleda kada se radi o detaljima, jer govor tijela, nijanse i ton glasa jasnije dolaze kroz video.
- Video i audio snimci takođe dobro funkcioniraju ako neko sada ne može prisustvovati ili gledati jer ih kasnije može pogledati.
- AI transkripcije pomozite vama i vašem timu da budete prisutni i zadržite prostor, a ne da dijelite pažnju između pravljenja bilješki i slušanja. S urađenim detaljnim transkripcijama da biste mogli uključiti oznake zvučnika, te oznake vremena i datuma, možete nastaviti sa svjedočenjem ili drugom video komunikacijom bez brige da li su informacije uhvaćene ili ne. Datumi, imena, mjesta i uobičajene teme i teme filtriraju se i bilježe radi lakšeg opoziva i dubljih podataka nakon konferencije.
Detaljne informacije poredane s oznakama zvučnika, pečatima datuma i lako čitljivim govorom u tekstualne bilješke štede vam vrijeme. Ovo je posebno korisno za svjedočenja ili druge sudske procese, uključujući naloge itd.
Ključna prednost # 3
Pristup svim stečenim informacijama nakon završetka poziva.
Posebno je važno i korisno za tehnologiju video konferencija sažetke poziva i transkripcije organizovano na kraju sinhronizacije. Podaci nakon konferencije koji su označeni i kojima je lako pretraživati kao što i vaša e-pošta čini vaš posao lakšim i efikasnijim. Pored toga, sve informacije, uključujući poslane veze, medije, videozapise i snimke, plus datoteke i dokumenti spremaju se u oblak radi centraliziranijeg, jednostavnog pristupa navigacijskoj putanji kojoj možete pristupiti vi i bilo tko u vašem timu ili u vašoj firmi.
Sažetak video poziva koji sadrži sve na jednom mjestu čini razmjenu informacija glatkijom i jednostavnijom. Ništa ne pada između pukotina kad je sve postavljeno pred vama.
Sad kad su prednosti malo očiglednije, jasnije je kako uvođenje video konferencija u vašu svakodnevnicu može uvelike utjecati na kvalitetu vaše komunikacije. Gledajte kako tok stvari postaje pojednostavljeniji kada su svi povezani. Klijenti žele znati da se brinete o njihovim potrebama, a zaposlenici žele da se osjećaju kao da im viša uprava vjeruje u njih.
Dok razmišljate o rješenjima za video konferencije za svoju odvjetničku tvrtku, evo 6 pitanja koja morate prvo postaviti:
6. Kako ćete uključiti video konferencije u svoju praksu?
Gdje je vaša firma u odnosu na policijske stanice, bolnice, sudnice, pritvorne centre itd.? Da li ova mjesta omogućavaju podnošenje video zapisa i druge oblike komunikacije za pravne postupke? Koliko su pametni vaši klijenti?
5. Koliko često planirate zakazivati video konferencije?
Zabilježite veličinu vaše firme i ono što budućnost sprema za rast. Nadalje, hoće li i drugi odjeli uskočiti? Ovo je izvrsna prilika za HR da održi kontakt sa drugim firmama i zapošljava na međunarodnom nivou.
4. Hoćete li koristiti video konferencije za dodatnu obuku i webinare?
Za pravnike koji žele poboljšati svoje vještine; Za povezivanje partnera i sestrinskih odvjetničkih društava; postati mentor ili obučiti IT - korišćenje video konferencija je efikasan, isplativ način upotrebe tehnologije za osnaživanje ljudi u njihovoj ulozi.
HR može koristiti video konferencije rješenja za ubrzanje i poboljšanje zapošljavanja i procesa zapošljavanja otvaranjem bazena nadarenih u inozemstvu. IT je u stanju brzo riješiti sve tehničke probleme i ponuditi podršku putem tekstualnih chat-ova uz pomoć dijeljenje ekrana i video chat, nude složene smjernice, navigaciju i postavljanje - bilo gdje i bilo kada.
3. Koliko je pravnika i klijenata spremno koristiti ovu tehnologiju?
Razmotrite kako vaš tim funkcionira raspravljajući o karakteristikama i prednostima više videocentrične komunikacijske strategije. Hoće li ovo osnažiti ravnotežu između poslovnog i privatnog života? Mogu li advokati raditi kod kuće nekoliko dana? To se odnosi i na klijente. Da li reagiraju na potencijalno više virtualnih facetime-a? Hoće li primjena internetskog pristupa sastancima i odnosima odvjetnika i klijenta uštedjeti vrijeme putovanja i poboljšati produktivnost?
2. Kakav povrat ulaganja možete očekivati?
Zaronite u približni opseg upotrebe. Brzom kalkulacijom uporedite i uporedite trenutnu količinu vremena provedenog na određenim slučajevima između vremena putovanja i resursa. Zbrojte ga da biste shvatili koliko sati u mjesecu imate i pogledajte kako implementacija video konferencija može učiniti razliku.
1. Koliko je racionalizirana tehnologija koju gledate?
Istražite kako se dvosmjerni komunikacijski softver može integrirati s vašom postojećom infrastrukturom i kako to može utjecati na vaš tijek rada. Potražite nešto što pojednostavljuje procese; jednostavan je za upotrebu; povezuje se s udaljenom virtualnom radnom snagom i nudi aplikacije i značajke koje pružaju vrijednost i smislenije interakcije.
Slijedeća pitanja za razmišljanje:
• Koje su sigurnosne funkcije uključene?
• Koliko je učesnika smješteno?
• Postoji li korisnička podrška?
• Koje su značajke uključene? Postoji li snimanje? Dijeljenje ekrana? Sažeci?
• Kakvo je mobilno iskustvo? Postoji li aplikacija?
Kombinacijom konferencijskog poziva i video konferencije u vaš svaki dan: od internih sastanaka, preko zaposlenika i kontinuiranog učenja, do virtualne depozicije i više, postaje očigledno da da bi se kretalo u skladu s vremenom, odvjetničke tvrtke moraju prihvatiti digitalnu tehnologiju.
Internet ponude otvaraju vrata za više poslovanja, produktivnosti i povećanog povjerenja i pristupačnosti kod klijenata. Pojačana komunikacija čini svačiju ulogu - odvojenu ili u cjelini - učinkovitijom.
Dopustite Callbridgeu da vašem advokatskom uredu pruži najbolju sofisticiranu konferenciju u klasi koja gradi osnaženu kulturu komunikacije u vašem neposrednom timu i uredu, a istovremeno osvjetljava kako upravljati i njegovati odnose s klijentima.
Pružanje dvosmjerne komunikacijske platforme za poticanje jasne i koncizne komunikacije unutar i izvan sudnice započinje tehnologijom koja je dizajnirana da premosti jaz između sastanaka koji se održavaju lično i na mreži.
Callbridge-ova digitalna usluga djeluje na:
- Obavještavajte zaposlenike i klijente jednostavnim prenosom i dostupnošću informacija
- Održavajte privatnu i sigurnu vezu u svakom trenutku
- Pojednostavite i povežite se s funkcijama poput AI transkripcija, Snimanje sastanka i Deljenje ekrana koji povećavaju produktivnost, efikasnost i učešće
- Ohrabrite više vremena za lice u stvarnom vremenu visokokvalitetnim video i audio konferencijama
- I više!
Saznajte kako rješenja za video konferencije Callbridge mogu vašoj firmi dati konkurentsku prednost iskorištavanjem posla koji se obavlja i kako se brine o klijentima.
