Kad nešto veliko poput pandemije utječe na svijet, to neizbježno mijenja način na koji svijet funkcionira. Korak po korak, putujući nepoznatim teritorijom, svaka industrija i svako preduzeće uči kako se prilagoditi i biti uspješan u ovoj novoj normalnoj situaciji - posebno legalnoj.
Pravni sistem je pretrpio višestruka ograničenja i ograničenja, što je rezultiralo utjecajem na učestalost i dostupnost zahtjeva, prethodnih postupaka, suđenja i cjelokupnog parničnog postupka u cjelini.
Kao pravni stručnjak, sigurno ste iz prve ruke iskusili implikacije rada od kuće. Virtualni sastanci postali su valuta jer su se prethodni procesi i sustavi preobrazili u internetski prostor. Sa očigledno promjenjivim pravnim okruženjem, video konferencije postaju rješenje za mnoge pravne postupke, počevši od ispitivanja radi otkrivanja.
Video konferencije omogućavaju obema stranama branioca da steknu neophodne i kritične činjenice, dokaze, potporu, tvrdnje, dokaze i odbranu u parnici, a da nikada ne moraju zakoračiti na sud.
Pod pretpostavkom da je vaše odvjetničko društvo izvršilo tranziciju putem interneta - povećanje broja udaljenih sastanaka, jačanje IT odjela, učenje korištenja dijeljenje ekrana i virtualne pozadine, prilagođavajući kraće, sažetije mrežne sastanke i prezentacije - sada možete vidjeti kako tehnologija pruža mogućnost daljinske komunikacije s lakoćom.
Zaronimo dublje u to kako se ovo oblikuje kroz različite pravne implikacije.
Jedna od najprikladnijih karakteristika video konferencija koja uključuje pokretanje unaprijed uključuje snimanje. Postizanje snimka nakon što je internetski sastanak u toku, pruža učesnicima početak, završetak, potpuno snimljeno snimanje svega što se dogodilo u sinhronizaciji.
To, međutim, može biti proceduralni pomak za mnoge firme i preduzeća. Jesu li ikad zabilježeni timski pozivi prije preseljenja na mrežu i većine ljudi koji rade od kuće? Ko je pravio bilješke sa sastanka? Koliko vremena je potrošeno na sazivanje? Učinite potez lakšim uključivanjem tehnologije koja za vas podiže teške ruke poput snimanja zvuka, videa, grafika ekrana, poslanih veza i dokumenata.
Uz dobrobit snimanja obično dolazi transkripcija i pametni sažeci, dvije značajke koje poboljšavaju postupak otkrivanja pregleda. Ne samo da se putem videa snimaju nijanse i govor tijela, već se i ton glasa, obrasci mišljenja i rječnik mogu prepoznati putem oznaka zvučnika tehnologije, naprednih algoritama i uobičajenih veza do tema.
S druge strane medalje, leži nekoliko izazova koje bi budući parnice i istrage trebali razmotriti. Masovno bilježenje postavlja tri zabrinjavajuća pitanja sa stanovišta pohrane podataka:
Množenje podataka
Kada se zabilježi sve više razmjena na mreži, gomila se više datoteka, pa tako i veličina video datoteka. Kako se količina podataka povećava, tako će se sposobnost njihovog sigurnog pohranjivanja i preuzimanja povećavati u tandemu.
Upravljanje zapisima
Sigurna i sigurna pohrana podataka je imperativ jer informacije o kojima se dijeli i raspravlja mogu biti vrlo osjetljive i nisu namijenjene nikome drugom. Razmotrite kako i gdje se te datoteke čuvaju. Ko ili šta je zaštita? Ko ima pristup i kako su zaštićeni?
otkriće
Ranije je bilo moguće da su sastanci bili snimani zvukom ili zapisani u dokumentu za obradu teksta, što je ograničavalo tačnost i opseg danih informacija.
Možda su podaci prikupljeni u prezentaciji ili dnevnom redu. Sada je mogućnost za detaljnije elektroničke datoteke i transkripcije daleko povoljnija nego ikad. Snimljeni mrežni sastanci mogu snimati audio i / ili video zajedno sa svim sadržajem sastanka koji uključuje svaku transakciju i razmjenu tokom sastanka.
Imajte na umu vrijednost izraza lica, gestikulacija i svega što jest komunicirali bez govora.
Nešto za pamćenje:
Pristup snimljenim sastancima može se pokazati kao a pozitivno i negativno jer bi „digitalni otisak“ mogao biti osnova za kasniju upotrebu. Osigurajte da su vaše mjere privatnosti i sigurnosti ažurne i transparentne jer zahtjevi za otkrivanje tužbe mogu sadržavati video sastanke jednako često kao i e-poruke i dokumenti.
Da biste osigurali ukupnu tačnost i transparentnost, postavite politike koje stvaraju koheziju kada je riječ o video konferencijama. Organiziranje podataka, odlučivanje o smjernicama i općenito uspostavljanje protoka ili procedure kada su u pitanju mrežni sastanci osiguraće da su sigurnosni rizici ograničeni, podaci minirani i informacije dostupne:
- Odlučite o konvencijama imenovanja za sastanke i ko je zadužen za upravljanje snimkama. Gdje će snimci živjeti i koja su administrativna pravila za pohranu, pristup, brisanje, otkrivanje itd.?
- Ovisno o veličini sastanka, dodijelite odgovornosti za snimanje jednom ili nekoliko sudionika. Izaberite učesnika iz svakog odjela, supervizora ili menadžera koji će biti zadužen za snimanje različitih vrsta sastanaka. Ko će biti moderator i koje politike, pravila i procedure treba uspostaviti za različite virtualne sastanke?
- Koji "pogled" želite sačuvati? Jednom kada odlučite ko je moderator (ili ih možda ima nekoliko), odaberite koja od različitih opcija sastanka odgovara potrebama vaše firme i ko će snimati sa kojeg računara - ili iz koje će se tačke gledati.
- Pripazite na kraj sažetke i izvještaje koje pruža platforma za video konferencije i određuju ko je odgovoran za njih. Ko će ih primiti i kako će im se pristupiti?
- Izbjegavajte otkrivanje iz kolosijeka s depozitima za video konferencije koji:
Utvrdite fizičku lokaciju deponenta i kako će on / ona biti logistički postavljen za povezivanje s virtualnim sastankom
Dođite s drugom opcijom ako se sudski izvjestitelj i tužilac ne mogu pojaviti na istom mjestu
Izložbe dostavite deponentu poštom unaprijed ili elektronskim putem tokom depozita
Radite glatko - testirajte tehnologiju prije dana virtualnog taloženja
Povežite više advokata i sudionika sa različitih geografskih lokacija
Svi se dogovore oko toga hoće li to biti snimljeno ili ne - dobiti saglasnost - Imajte politiku zadržavanja koja raščlanjuje način na koji će se video konferencije čuvati i kasnije uništavati nakon određenog vremena.
Nakon završetka sastanka na mreži, snimci se čuvaju u oblaku i ostaju im dostupni putem portala firme ili moderatora. Omogućavanje pristupa određenim učesnicima je mjera privatnosti i sigurnosti. Opće upravljanje evidencijama, operativni protokoli i pristup trebali bi se uspostaviti kroz raspravu i razvoj politike i postupka.
Spriječite sigurnosne provale i prisluškivanje video zapisa tehnologijom koja svaku mrežnu razmjenu čini sigurnom i privatnom. Naredite upotrebu jednokratnog pristupnog koda ili jedne osobe koja postiže rekord tokom sastanka. Potražite značajke kao što su:
- Jednokratni pristupni kod: Svaki poziv je šifriran jedinstvenim i privatnim kodom koji vrijedi samo za navedeni i zakazani konferencijski poziv.
- Zaključavanje sastanka: Odmah nakon što se učesnici pojave, aktivirajte ovu funkciju da biste spriječili neželjene učesnike da intervenišu. Svi koji se kasno pojave, morat će zatražiti dozvolu od moderatora.
- Sigurnosni kod: Ako dnevni red sastanka uključuje raspravu o vrlo osjetljivim informacijama, dodajte još jedan nivo sigurnosti s dodatnim kodom koji je potreban prilikom ulaska na konferenciju.
Pokazuje se da tehnologija koja je lako dostupna i pruža osnove za postojanje otkrića postaje sve rasprostranjenija. I dalje, malo je vjerojatno da će lični postupci imati prednost. Ako se pravno otkrivanje i drugi procesi mogu izvršiti putem interneta, moguće je da će se oni i dalje održavati na mreži.
Što se tiče pribegavanja softver za video konferencije umjesto da se pojavite lično,
prednosti - uključujući uštedu troškova, manje putovanja, više vremena, daljinsku suradnju, povećanje produktivnosti, manje kašnjenja - zasigurno su veće od izazova:
Izazov br. 1:
Tradicionalno je svaka stranka obično u fizičkom prisustvu svog pravnog savjetnika koji je dužan pružiti, pomoći i objasniti dokumente i dokazne predmete tokom ispitivanja.
rješenje:
Umjesto toga, uz video konferencije ovo je prilika za planiranje unaprijed. Advokati i pravni zastupnici moraju unaprijed razvrstati sve dokaze, dokaze, dokumente i dokaze. Trebao bi biti jasan, označen, organiziran, naslovljen i poslan poštom ili spreman za elektroničko otpuštanje. Uvjerite se da su adrese ažurne, pravilno napisane i da svi koji trebaju podatke budu uključeni u digitalnu transakciju ili poštom.
Izazov br. 2:
Procjena ponašanja i pribranosti svjedoka mogla bi biti mutna putem video veze, umjesto da je prisutna na istoj fizičkoj lokaciji.
rješenje:
Tehnološki test urađen u danima koji su prethodili virtualnom sastanku osiguraće da se učesnik vidi jasno i u potpunosti. Stvorite referentni vodič za video konferencije za klijente, kolege i druge pravne stručnjake u vašoj firmi koji uključuje obavezne prakse za vokalnu projekciju, osvjetljenje, držanje tijela, prihvatljive pozadine i sve druge informacije koje čine video otkrivanje tačnim, uglađenim i profesionalnim.
Izazov br. 3:
Postavka koja nije institucionalna ili se ne čini neutralnom ili prikladnom može dovesti do nejasnoća, obmanjivanja ili dovesti do nedovoljnog ispitivanja.
rješenje:
Navedite primjere video zapisa i mrežne upute o tome kako bi se trebao odvijati postupak taloženja videozapisa, poziva za otkrivanje, pretkrivičnog postupka ili suđenja. Zacrtajte šta je prihvatljivo i koje postavke i pozadine će dovesti do uspješnog ispitivanja. Navedite primjere loših videozapisa i onoga što ne treba raditi.
Izazov br. 4:
Nepostojanje u istom fizičkom prostoru otvara pregled za potencijalne zloupotrebe ili zloupotrebe.
rješenje:
Potrebna je puna transparentnost rasprave od početka do kraja. Pristanak sa uočljivim odzivom na početku sastanka osigurava da svi poštuju pravila. Štaviše, pružanje obrazovanja i obuke u vezi s najboljim praksama tokom ispitivanja učvršćuje procese kako bi se osiguralo da su pojednostavljeni i da budu u skladu sa standardima.
U vezi sa stvarnim kvalitetom komunikacije tokom pregleda za otkrivanje putem video konferencija, evo nekoliko najboljih praksi:
• Odmaknite vrijeme - prije, tokom i poslije
Prijave, intervjui, svjedočenja, sastanci, izjave - osigurajte da postoji neko vrijeme prije pripreme, dovoljno vremena za prolazak i neko vrijeme odvojeno za razmišljanje i prolazak kroz snimke ili sažetke.
• Osigurajte da sva tehnologija funkcionira
Kad je vrijeme najvažnije, nemojte se zateći pokušavajući popraviti i riješiti tehničke probleme dok svi čekaju. Pojavite se na video konferenciji malo ranije i testirajte svoj mikrofon, zvučnik i vezu.
Provjerite jesu li sve napunjene, dostupni su dodatni kablovi, je li WiFi jak itd. Iskoristite audio i video testiranje koje nude konferencijske platforme na nivou poduzeća.
• Još jednom provjerite mjesto
Odaberite mjesto koje je tiho, sterilno i bez ometanja. Bijeli zid ili zatvorena soba s običnom, neometanom pozadinom najbolje funkcioniraju.
• Pridržavajte se vremena
Prije vremena priopćite dužinu sastanka kako bi svi mogli da planiraju u skladu s tim. Baš poput osobnog sastanka, napravite dnevni red, pridržavajte ga se i zaštitite svačije vrijeme.
• Provjerite audio i video vezu
Koristite slušalice kako biste umanjili povratne informacije i maksimizirali sluh i projekciju. Koristite video konferencije koje imaju visokokvalitetne audio / video mogućnosti.
Dopustite Callbridgeu da vašem advokatskom društvu pruži tehnologiju video konferencija koja omogućava pretkrivični postupak u nesmetanom odvijanju u virtualnom okruženju. Uz nevjerojatan potencijal za povezivanje mnogih osobnih postupaka putem interneta, nadohvat ruke vam je prilika da smanjite troškove, radite više od kuće, ubrzate sudske procese i brže dobijete više informacija.
Dvosmjerna komunikacijska platforma Callbridge-a ima moć da produbi dublje i da dimenziju načinu na koji advokatske kuće posluju. Snimljeni internetski sastanci daju svim stranama osjećaj da su licem u lice, ali sa sigurne i zdrave distance. Osim toga, pruža fleksibilnije prisustvo i uz pravilno promišljanje, planiranje i spremnost pogodna je zamjena za osobne sastanke.
