Kako video konferencije mogu poboljšati tijek rada između državnih ureda

Kada svi odjeli i agencije rade u tandemu kao jedinstveni front, tada je potpuno funkcionalno vladino tijelo zbroj njegovih dijelova. Ali kako svi dijelovi redovito skladno razmjenjuju ideje ili su u toku s hitnim situacijama i naglim promjenama politike? Tradicionalni načini dokumentiranja i komunikacije sigurno nikada neće u potpunosti izaći iz mode, ali kako video konferencije postaju preferirani način komunikacije, hrpe papirologije i analognih datoteka polako se zamjenjuju.

Razmotrite sljedeće prednosti video konferencija za vladine agencije:

10. Bolji kvalitet života

Povezivanje s timovima i saradnicima u odjelima i drugim sektorima zahtijeva vrijeme putovanja i prisustvo. Ili je tako? Uz video konferencije, jednostavno uspostavite internetski sastanak i nestaje potreba da se vozite, parkirate i pojavite kada se bilo kakvo donošenje odluka ili rješavanje problema može izvršiti putem videa. Pomoć između agencija dobija potpuno novo značenje kada je u pitanju unapređenje karijere zaposlenih. Razmislite o cjelokupnoj obuci, zapošljavanju i zapošljavanju za specijalizirane državne poslove. Tehnologija video konferencija radi na usmjeravanju napora snimanjem tutorijali za nastavu; videozapisi o zapošljavanju za regrutne kampanje i planirani paketi zapošljavanja za ukrcavanje.

9. Poboljšanja radnog okruženja

Međukancelarijska komunikacija u velikoj mjeri utječe na kvalitetu rada obavljenog između odjeljenja, kao i u jednom odjelu. Saradnja se znatno poboljšava kada je komunikacija brzinom tehnologije, posebno u kritičnoj situaciji ili kad se radi o odnosima s javnošću. Manje dramatično, čak i radnici koji su novopečeni roditelji ili dolaze iz druge kulture ili zemlje sada imaju priliku da se glatko integrišu u radnu snagu.

8. Radni sati koji se koriste efikasnije

Smanjenje troškova znači uštedu vremena, a ušteda vremena znači da se radni sati mogu efikasnije koristiti drugdje. Video konferencije podržavaju produktivnost i vraća više radnog vremena što je dragocjen resurs u vladi. Zamislite dolare ušteđene kad putničke naknade odglednog advokata odjednom više ne postoje. Smanjivanje vremena putovanja vremenom štedi bezbrižnost i dolare poreznih obveznika.

7. Smanjite troškove pravnih procesa

Novac poreznih obveznika može se koristiti drugdje kada je na slici video konferencija. Svjedočenja, saslušanja, izjave, to se može učiniti bez potrebe da se zatvorenici dovlače u zatvor i iz zatvora; Pravnici ne moraju tako često napuštati ured, a svjedoci mogu pružiti detaljne račune iz privatnosti i sigurnosti vlastitog doma. Nadalje, većina drugih scenarija vezanih za sud u malom vremenu može se održati bez putovanja i putovanja na posao. Jednostavnim postavljanjem i jasnom internetskom vezom, mnoštvo sudskih postupaka može se nesmetano provesti na ekranu.

6. Interakcija s javnošću

Kada linije komunikacije između vlade i javnosti postanu otvorene i transparentnije, postoji bolji osjećaj povjerenja i razumijevanja. Korišćenje takve napredne tehnologije poput video konferencija za odnose s javnošću, stavlja zvučnik na otvoreno. Manje je dima i ogledala, a predstavnici javnog sektora mogu hrabro rješavati pritužbe i pitanja ličnim obraćanjem javnosti.

5. Komunicirajte sa građanima

Angažman građana u zajednici važan je ako se o nekom pitanju treba čuti ili ga upoznati. Iako gradske vijećnice i javni događaji nisu dobro posjećeni, video konferencije mogu pomoći da se ti brojevi povećaju. Građani mogu birati (s bilo kojeg mjesta, koristeći besplatni međunarodni pozivni broj) i vidjeti što se događa. Oni mogu sudjelovati postavljanjem pitanja putem chata, isključivanjem zvuka i podizanjem ruke ili gostujući govornici, ovisno o veličini skupa. Video konferencije pomažu u davanju glasa ljudima koji žele razgovarati, bez obzira na to gdje se geografski nalaze.

4. Jednostavna saradnja

Bez obzira razmišljate li o idejama za ponude i programe zajednice ili radite li zajedno kao tim koji osmišljava plan za nepredviđene slučajeve, suradnja u letu ponekad je obavezna. Učinkovit sistem komunikacije poput platforme za video konferencije na zahtjev, jednostavne za upotrebu, čini udruživanje snaga jednostavnijim i obogaćenijim. Sve dok postoji internetska veza, sudionici iz različitih regija, zemalja i ureda mogu dodirnuti bazu „lokalno“ u internetska soba za sastanke to okuplja sve.

3. Sastanci u pokretu

Važni sastanci ne moraju se odgađati ili preusmjeravati zbog vremena putovanja ili iznenadnih promjena rasporeda šefa odjela u posljednji trenutak. Video konferencije omogućavaju veću mobilnost i fleksibilnost vladi kada je u pitanju geografska udaljenost ili sukobljeni raspored. A ako ključni igrač ne može održati video konferenciju? snimanje a gledanje kasnije je druga najbolja opcija.

2. Komunikacije o javnoj sigurnosti na zahtjev

Video komunikacija otvara direktnu liniju kontakta u hitnim situacijama. Timovi mogu poboljšati vrijeme reagovanja u vanrednim situacijama i procijeniti na koje upravljanje hitnim situacijama treba voditi računa u slučaju krize gdje su građani u opasnosti. Ovo je učinkovit oblik komunikacije u svrhu obuke i ako se hitna situacija pojavi na udaljenom mjestu.

1. Međuresorna harmonija

Brže donošenje odluka koristeći manje resursa pomaže da radno mjesto teče glatko. Bolja suradnja omogućena je samo zahvaljujući video konferencijama, čineći svaki projekt vidljivijim ili bolje delegiranim među radnicima i saradnicima.

pustiti Callbridgeova dvosmjerna platforma za video konferencije ojačati tijek rada između vladinih ureda, istovremeno smanjujući ukupne troškove rada. Njegov softver koji se temelji na pretraživaču, bez potrebe za preuzimanjem, jednostavan je za upotrebu, brz je, pouzdan i povezuje vas širom svijeta - ili samo između ureda. Sa značajkama za suradnju poput dijeljenja dokumenata i dijeljenje ekrana, posao se može obaviti svrhovitije.

Započnite svoje besplatno probno razdoblje od 30 dana ovdje.