Tothom, independentment del sector en què es dediqui una trucada de conferència or reunió en línia almenys un cop per setmana. Probablement és segur suposar que a hores d'ara la majoria de nosaltres som professionals en aquestes reunions virtuals, oi? Lamentablement no. Tots hem estat en aquelles reunions de les 9:00 del matí amb gent que demana frenèticament els seus pins d'accés, obligats a escoltar la música d'acollida d'una altra persona i, per descomptat, hem suportat aquells eterns 5 minuts en què les úniques paraules que es diuen són "Hola, pots escoltar". jo?"
Aquí teniu 10 regles d’or per a conferències telefòniques que podeu utilitzar per rescatar les vostres reunions de dilluns i el vostre seny.
10. Preneu-vos-ho amb calma i activeu la gravació automàtica.
Als enginyers els encanten les funcions i els widgets addicionals de les aplicacions. Un dels millors estalvis de temps, però, és la funció de gravació que Cue convertirà posteriorment en una transcripció. Ha perdut alguna cosa en una trucada? Escolta la gravació o consulta la transcripció més endavant. Callbridge inclou gravació automàtica. Activeu-lo i la gravació de trucades començarà immediatament quan arribeu a la línia.
9. Marqueu com a mínim 10 minuts abans de la trucada.
Intenteu no reduir el temps de trucada. 10 minuts haurien de ser un temps més que suficient per penjar documents, respondre preguntes i discutir qüestions no relacionades amb els vostres companys. I si us trobeu en problemes, deu ser suficient amb 10 minuts per contactar amb el vostre proveïdor de serveis (nosaltres!) Per ajudar-vos.
8. Feu la deguda diligència.
Quantes vegades algú us ha convidat a una trucada de conferència mitjançant un proveïdor de serveis nou sense haver de fer una trucada de conferència pràctica per veure com funcionen les coses? La majoria de sistemes de conferències són fàcils d’esbrinar, però no tots tenen els mateixos codis clau, convencions d’interfície d’usuari o funcions. Feu una bona impressió al vostre client: si es tracta d’un sistema de conferències nou, proveu-ho primer.
7. Preneu-vos un minut per presentar-vos a vosaltres i als vostres participants
Alguns serveis de conferència com Callbridge tenen la capacitat d'identificar i mostrar persones que trucen individualment. Encara millor: familiaritzeu-vos amb la veu de cada participant. Això us permetrà fer un millor seguiment dels elements d'acció, seguiments i minuts.
6. No reduïu els costos quan es tracta de clients.
El web té molts mètodes de connexió gratuïta per triar. Tingueu en compte que moltes d'aquestes tecnologies semblen oferir grans avantatges, però que de fet són "obres en curs". És millor invertir una mica de diners que arriscar-se a perdre una venda o crear una mala impressió en una reunió important. Ni tan sols costa tant.
5. Parleu clar i enuncieu adequadament.
Vivim en un món globalitzat. Fins i tot si la vostra empresa es limita a Amèrica del Nord, tingueu en compte que és possible que tingueu molts participants per als quals l’anglès no és la seva primera llengua. Parlar amb ritme no només et representarà com un orador clar, sinó que també donarà temps a altres persones per prendre notes.
4. No participeu en converses paral·leles.
Tothom va passar almenys dotze anys d’escola on va aprendre a callar i a deixar que el professor parlés. Per què tan bon punt posem els nostres vestits en aquesta lliçó vola per la finestra? Les converses laterals generen confusió, soroll ambiental i, per no dir-ho, són grolleres. Callbridge facilita la gestió de tota la conversa: podeu aixecar la mà per parlar o anotar notes a la finestra del xat.
3. Donar a la gent la possibilitat de parlar.
Les reunions tracten de converses actives. Independentment de la vostra antiguitat a l’empresa, els estudis han demostrat que la gestió dictatorial té com a resultat un lideratge deficient i propicia una mala comunicació. Deixeu que els vostres companys de feina parlin. No només podreu aprendre alguna cosa nova, sinó que els deixareu sentir que es busca la seva contribució.
2. Marqueu amb el número de telèfon i el PIN correctes.
Disculpeu que siguin repetitius ... és que rebem molts correus electrònics d’última hora demanant el número de trucada. A més, algunes trucades utilitzen codis d’accés exclusius per seguretat. Afortunadament, podeu trobar el vostre PIN a la invitació per correu electrònic o SMS que heu rebut.
1. Si no teniu res a dir, silencieu-vos.
Us heu preguntat mai per què el soroll comença a augmentar en conferències telefòniques grans? Us heu preguntat d’on prové aquest tipus d’escriptura desesperada? Si esteu xerrant amb els vostres amics a Facebook, si us plau, silencieu-vos. Tothom pot escoltar la vostra escriptura. Feu clic a * 6 o bé al botó de silenci de la interfície d'usuari de Callbridge i podreu escoltar-lo (i fer una mica de treball al costat) sense que ningú ho sàpiga.
I ara, feu algunes trucades de conferència productives i agradables.
