Les reunions a distància s'han convertit en una part essencial de com es fa la feina a tot el món. Fins i tot si vius en una gran ciutat, ajuda a superar la bretxa si estàs en una part de la ciutat i la teva oficina a l'altra. Conferències i trucades Videoconferència fer que sembli que literalment no hi ha distància entre l'emissor i el receptor, canviant la manera en què ens comuniquem. És realment increïble que vivim en una època en què podem mantenir oficines a Singapur, Londres, Nova York i mares que es queden a casa que viuen als suburbis, tot en la mateixa pàgina treballant junts.
Ara que la vostra empresa ha incorporat els millors talents i heu establert un ritme de reunió eficaç, hi ha l'estigma que els directius prefereixen les reunions en persona en lloc de les a distància. Si bé això és tradicionalment cert, també ho és la capacitat d'adaptar i configurar treballadors remots amb les millors eines de l'ofici per a una activitat més productiva i atractiva (i ciberseguretat!) reunions que porten a assolir números i aixafar objectius.
Com que s'apliquen regles diferents quan no esteu a una reunió cara a cara, mantenir una conversa sobre "les regles d'or" implica tothom perquè cada sincronització es pugui lliurar i rebre d'una manera que obtingui resultats. Aquestes són les regles clau que cal tenir en compte en una relació de treball a distància:
ABANS DE LA REUNIÓ
Familiaritzeu-vos amb la vostra tecnologia
És fàcil engegar la càmera de vídeo i enviar un codi per a la vostra conferència. Però, coneixent una mica millor com el programari i el maquinari s’executen podrien configurar-se en bona mesura si, per descomptat, hi ha una dificultat tecnològica durant la conferència telefònica. Eviteu qualsevol problema fent-vos en línia 5 minuts abans del previst perquè pugueu configurar-lo aviat; o bé teniu un pla b a punt per començar a actuar. Fins i tot fer un assaig de gravació de vídeo és un moviment intel·ligent.
Afegiu capes a un espai compartit
Un espai compartit no és una sala de reunions. De fet, és la sala de reunions que acull els espais compartits com els rotafolis, un pissarra en línia, pantalles compartides i molt més. Els treballadors remots poden sentir el segon millor fet d’estar-hi físicament en estar influenciats per la combinació d’aquests espais durant la conferència telefònica.
Estableix una agenda, comparteix-la abans de temps
Una trucada de conferència remota implica esforç i planificació per garantir que tothom pugui assistir. Si ressalteu els temes tractats i compartiu l'agenda prèviament, podeu estalviar moments preciosos seguint un pla. D’aquesta manera, els participants saben el que ve i poden escoltar activament i venir preparats amb la seva part de la reunió.
Convidar uns pocs seleccionats
Com més gran sigui el nombre d’assistents a la conferència, menor serà l’esperança de contribuir al debat. De 1 a 10 assistents és ideal.
DURANT LA TROBADA
Mantingueu l'objectiu de la reunió al davant i al centre
En paraules simples, recordeu a tothom què s'ha d'aconseguir al final de la conferència telefònica. Anoteu-ho a la pissarra en línia, per exemple, perquè tothom el pugui veure amb claredat i utilitzeu-lo per aterrar els participants si es desvien massa durant el debat.
Funcions de trucades de conferència Gamify
Es poden assignar rols a diferents assistents, com ara facilitador, cronometrador i escriba, per prendre nota de tots els punts d’acció i decisions preses. Per a reunions recurrents, dibuixeu noms i canvieu els rols, de manera que es decideixi al començament de la reunió i, sorpresa, podríeu ser vosaltres. Això la gamificació garantirà que la gent es mantingui compromesa.
Tothom obté una introducció
Els assistents estan més disposats a participar en el conferència quan entenguin millor qui està a la trucada amb ells. Una presentació ràpida de tots els participants de la reunió, (fins i tot si hi ha una icona o imatge) afegeix un toc d'humanitat i fa que els treballadors remots se sentin vistos i escoltats.
Animeu una petita xerrada
La connexió amb companys remots fa sentir la seva presència a la reunió. Una ràpida recuperació del seu dia, el clima, els plans per al cap de setmana, els fa sentir com si fossin coneguts tant en el món real com en el digital.
DESPRÉS DE LA TROBADA
Posa junts un seguiment
Feu un resum dels principals punts i avenços de la reunió a enviar. La part que el fa atractiu? Afegiu un element de diversió i companyonia. Un gif, un vídeo o una foto divertida ajuda a fer memorable el missatge de correu electrònic o el xat, que al seu torn farà que tothom esperi el correu electrònic de seguiment després de futures reunions.
Esmenta els números
La salut i la productivitat d'una relació de treball a distància depenen d'assolir objectius, assolir els números i assolir els objectius de rendiment. Dediqueu temps per parlar-ne a la reunió o envieu un correu electrònic de seguiment on es descriuen canvis, assoliments, millores, etc.
Deixeu que el programari de conferències d'alt rendiment de Callbridge doni vida a les trucades de conferència empresarial. La seva plataforma de sala de reunions de primera classe uneix la bretxa per a reunions virtuals i del món real. Amb funcions de col·laboració excepcionals que inclouen compartició de pantalles, l'intercanvi d'arxius, la presentació de documents i el xat en grup, l'excepcional tecnologia audiovisual de Callbridge nodreix les relacions de treball a distància.
