Amb el 2020 començat de forma rotunda, és segur dir que, a mitjan any, la vostra experiència amb videoconferència s’ha millorat deu vegades. El més probable és que la vostra oficina s’hagi convertit en un enfocament més en línia, treballant des de casa, obrint les portes a la comunicació en línia mitjançant videoconferència amb els clients, en reunions informatives d’equip, trucades de conferència de direcció superior, sessions de pluja d’idees, reunions d’estat ... i la llista continua encès.
A més, a mesura que continuem adaptant-nos als temps canviants que tothom afronta actualment, la força de treball es divideix en la forma en què han de presentar-se físicament (o virtualment). Teniu companys que treballen des de casa a temps complet? La direcció passa 2 dies a la setmana a l’oficina i després treballa a distància? Aneu d'anada i tornada entre clients que han de romandre a l'oficina 5 dies a la setmana?
Quan els companys i els membres de l’equip s’han estès per paisatges digitals i físics, mantenir tots junts pot resultar una tasca difícil, encara que no impossible. Tot i que hi ha restriccions de temps, barreres lingüístiques, diferències en la jerarquia i reptes generals amb la gestió del temps, tothom vol fer que treballar junts sigui el més eficaç i productiu possible.
A continuació s’explica com mantenir amb eficàcia un entorn de treball col·laboratiu si el vostre equip es divideix a casa, a l’oficina o al camp.
9 maneres de gestionar la col·laboració entre oficines:
9. Eviteu el desordre de correu electrònic
Els correus electrònics són claus per comunicar-se de manera ràpida i eficaç alhora que garanteixen que hi hagi un "rastre". Però quan una petita pregunta apareix en una conversa gegantina que es fa llarga i complicada, l’efectivitat real de l’intercanvi es confon.
El canvi a una eina de comunicació empresarial que proporciona un canal on la feina, els estats i les actualitzacions es fan visibles i gràfics ofereix a tothom qui hi treballa una visió més manejable del que està passant. Una eina de col·laboració com Slack crea aquest tipus de cohesió, igual que el programari de videoconferència que ve carregat d' opcions d'integració . D'aquesta manera, podeu unir dues plataformes per obtenir el màxim rendiment col·laboratiu.
8. Vigileu les càrregues de treball
Veure en què treballa tothom mitjançant una eina de gestió de projectes ajuda a distingir l’estat del projecte i qui hi és. D’aquesta manera, tant si sou a casa com si viatgeu per feina, podeu saltar i veure què hi ha a l’abast.
Aprofita la codificació per colors i l'ús de files i columnes per organitzar fitxers, ubicacions i seguiment del temps. Per contra, tenir una reunió en línia mitjançant videoconferència per discutir el projecte en temps real ofereix als companys l'oportunitat d'obrir-se sobre on són i com se senten enmig de tot plegat. Fomentar una rutina de reunions en línia on es discuteixi l'estat i les actualitzacions ajudarà a identificar els elements prioritaris, els colls d'ampolla i a reduir els terminis perduts.
(etiqueta alt: dona elegant que camina pel carrer agafant un telèfon mòbil mentre el mira i es desplaça.)
7. Tingueu en compte les zones horàries
No és ideal haver de participar en una reunió de “ulls vermells” o just abans d’anar a dormir, però quan es programen projectes o sincronitzacions, els fusos horaris juguen un paper a l’hora de decidir quan es fa una reunió entre oficines.
Tenir l’horari de tots a mà i disponible permet que l’amfitrió o l’organitzador tingui visibilitat del millor moment per tenir una reunió en línia. Cerqueu programari de videoconferència que inclogui un planificador de zones horàries o estigueu obert a que alguns participants convidats hagin de gravar la reunió ara per veure-la més tard.
6. Registre regularment
Quan el vostre equip es reparteix a l’oficina, a casa i al camp, és fàcil perdre alguns dels comportaments més típics adquirits quan treballeu en tàndem i a pocs metres l’un de l’altre, com ara mirar per fer una pregunta o passar-hi mútuament al rebedor o al vestíbul.
Per assegurar-vos que tothom es troba a la mateixa pàgina, adopteu el costum de tocar la base amb freqüència. No dubteu a establir una connexió diverses vegades a la setmana, ja sigui per correu electrònic, sincronització, conferència, videoconferència o xat de text.
5. Confieu en l'automatització per fer un seguiment
La gestió de terminis, estats i progrés del treball no és tan fàcil quan no es pot fer en persona. Però quan podeu descarregar treballs repetitius que consumeixen molt de temps, perdeu el temps per dedicar-vos a tasques més importants. A més, eliminar l'element humà produeix resultats millors i més precisos. Deixeu que l’automatització pugui dur a terme:
- Programa invitacions i recordatoris per a properes videoconferències
- Integreu Google Calendar amb el vostre programari de videoconferència per obtenir un calendari i notificacions perfectes
- Comparteix informació en temps real amb Google Doc i rep modificacions i canvis instantanis al teu correu electrònic
- Gestió de projectes i eines de vídeo que automatitzen fulls de càlcul, informació del client, gravacions, transcripcions i molt més.
4. Utilitzeu una aplicació mòbil
En el cas d’una reunió en línia, una aplicació mòbil ofereix als col·legues l’opció ràpida i senzilla de poder trucar des d’on sigui, al carrer, al jardí o al menjador.
Començar una reunió sobre la marxa des del palmell de la mà us proporcionarà reunions d’alta qualitat que siguin tan bones com si estiguessin a l’escriptori. Encara podeu programar reunions amb antelació o in situ; podeu accedir i sincronitzar-vos amb el calendari i la llibreta d'adreces; i, per descomptat, on es troba és on es troba la reunió. Una aplicació mòbil us ofereix la llibertat de dur a terme una reunió o trucar allà on hi hagi una connexió a Internet.
A més, encara teniu accés al vostre historial de trucades, transcripcions i enregistraments, en un entorn de reunions segur i segur.
3. Creeu un centre d'emmagatzematge de treball "estandarditzat"
Feu que tots els fitxers, enllaços, documents i suports importants siguin fàcilment accessibles i emmagatzemats en una ubicació. Quan està centralitzat en un lloc, arribar-hi no ha de semblar una tasca com aquesta. Quan els articles estan catalogats, organitzats i disponibles en temps real, tothom pot tenir accés als fitxers més recents, a les reunions documentades més recents i a decisions importants.
Alguns altres suggeriments:
Si teniu oficines en llocs diferents, és possible que es parli més d’un idioma. Intenteu mantenir-vos amb l'idioma més parlat i, si necessiteu comunicar-vos en un idioma diferent, conduïu la conversa en privat mitjançant un xat de text o en un canal diferent.
Eviteu fer duplicats de documents etiquetant-los correctament, evidentment i deixant clar que hi ha un procediment per treballar-hi. No hi ha res pitjor que perdre hores en un document que ja estava fet, que tingués una versió més recent o que es perdés.
Discerniu quin mode de comunicació és el més adequat per al vostre objectiu. Si necessiteu aclariments sobre un detall o una pregunta sobre sí o no, envieu un missatge al vostre col·lega al xat de text. Si teniu cap preocupació sobre una propera petició d’aturada, envieu un correu electrònic. Si hi ha algun problema amb un company o companya que afecta la vostra capacitat per realitzar i produir un bon treball, planifiqueu una videoconferència individual.
2. Adopteu un enfocament "primer en vídeo"
Especialment a la llum d'una pandèmia que ha afectat el món, un enfocament centrat en el vídeo que valora les interaccions cara a cara funciona per fer que els companys sentin que treballen amb una persona real en lloc de la idea que ho estan. Mostrar la cara, compartir la veu, moure el cos: tot això forma part de la creació d'una versió més realista de tu mateix en un entorn virtual. Una videoconferència funciona per crear un entorn d'oficina normal en un paisatge digital.
A més, per què "dir" quan es pot "mostrar?" Algunes presentacions, especialment aquelles que impliquen conceptes i idees abstractes o una navegació intransigent a través d’un disseny de llocs web, s’aconsegueixen millor amb una demostració mitjançant l’ús compartit de pantalla. Els companys arriben literalment a la mateixa pàgina de la vostra sessió de videoconferència amb un seient en primera fila per a les vostres idees.
1. Experimenteu i obteniu comentaris
Com la majoria d’arranjaments, hi ha una mica de transició i experimentació. La col·laboració entre oficines que funcioni més com una màquina ben greixada en lloc d’una rovellada, necessita implementar diferents estratègies, modes de comunicació i eines per veure el millor curs d’acció que funciona per a l’equip.
Un dels factors més importants que determinaran l’èxit de l’equip o la producció del projecte és la voluntat de tothom de confiar mútuament. Els membres de l’equip són capaços de tractar-se amb respecte? Els treballadors remots treuen pes en lloc de descansar? Els treballadors d’oficines prenen massa, amb ganes d’impressionar i de liderar-se?
Amb un enfocament en la planificació, l’ús d’eines de formació d’equips i una mica de companyerisme aquí i allà, encara que el vostre equip estigui repartit, provar coses noves per salvar la bretxa no ha de ser descoratjador. És important provar noves estratègies i eines i veure quines aporten els millors resultats per al vostre equip i objectiu.
La col·laboració entre oficines sempre comportarà un conjunt de conflictes i reptes. Els resultats dels companys que treballen dins i fora de l'oficina, a prop i lluny, i que operen amb horaris diferents, com ara horaris flexibles , a temps parcial o a temps complet, afecten el rendiment i el flux de treball. Tanmateix, fins i tot en l'estat actual de les coses al món, aquesta és una oportunitat per adaptar-se a un equilibri potencialment més integrat entre la vida laboral i la personal que es mou i es doblega amb la tecnologia que fem servir.
Deixeu que el conjunt únic de programari de videoconferència bidireccional de Callbridge cregui cohesió entre els equips. La seva tecnologia està dissenyada per connectar persones, de manera que el vostre negoci pot prosperar independentment de la dispersió de la vostra plantilla.
Callbridge atén empreses de mida mitjana que busquen solucions sofisticades que redueixin les diferències interns entre col·legues i externament amb clients, proveïdors, grups d'interès i altres parts importants del vostre negoci en creixement. Oferint una àmplia gamma de funcions de col·laboració per impulsar el compromís i la productivitat, la plataforma de conferències d’àudio, vídeo i web de Callbridge us manté connectat de manera segura i allà on sigueu i allà on aneu.
Què fa que Callbridge sigui diferent?
Transcripcions de reunions mitjançant IA : el vostre assistent personal amb intel·ligència artificial Cue™ s'encarrega de gravar les vostres reunions i d'identificar ponents, temes i temàtiques.
Integracions amb Slack i Google Calendar : no et perdis res quan pots integrar-ho amb Google Suite, Outlook i Slack.
Funcions excepcionals: gaudeix de funcions de primera classe com ara l'enregistrament de reunions , la compartició de pantalla , la compartició de documents , la pissarra en línia i molt més!
Seguretat d'alt nivell : tingueu la confiança que la vostra informació està segura i protegida amb el codi d'accés d'un sol ús, el bloqueig de reunions i el codi de seguretat.
Marca personalitzada : personalitza la teva sala de reunions en línia i fes-la única amb el teu propi logotip i estàndards de marca.
No calen descàrregues: no hi ha cables ni equips pesats, només solucions de videoconferència basades en navegador sense descàrregues.
