Com organitzar una reunió de conferència telefònica
Si sou com la majoria de propietaris de petites empreses, heu hagut d'acollir una reunió de conferència o dos per planificar o fer una pluja d'idees amb el vostre equip. Probablement també us heu adonat que no totes les reunions són tan productives com podrien ser.
De vegades, els empleats apareixen tard. De vegades tenen massa son o es distreuen. Altres vegades, no apareixen en absolut. De vegades és fàcil preguntar-se si fins i tot és possible organitzar una conferència de conferències en què res no vagi malament.
Afortunadament per a vosaltres, és possible una reunió de conferència telefònica significativa i productiva. A Callbridge, hem vist i facilitat prou reunions per saber exactament què heu de fer per organitzar la millor reunió possible. Tot el que heu de fer és seguir aquests passos ràpids i senzills:
Pas 1: tingueu present un objectiu de reunió clar abans de fer qualsevol altra cosa.
Pas 2: creeu una agenda de reunions de conferència que sigui el més detallada possible.
Pas 3: envieu invitacions de reunions detallades i feu un seguiment amb els vostres convidats.
Pas 4: deseu temes no relacionats per més endavant perquè la reunió no es descarrili.
Pas 5: acordeu els passos següents per a tots els membres de la reunió abans de finalitzar-la.
Teniu un objectiu de reunió clar
És fàcil girar en cercles quan tu organitzar una reunió per “repassar el projecte X” o “explorar temes relacionats amb Y”, perquè no t'has fixat uns objectius clars per a la reunió. En comptes d'això, què tal establir un objectiu com "establir una direcció per a la campanya de tardor" o "establir i acordar un marc de mesura per als nostres anuncis a les xarxes socials".
Intenta ser el més específic possible amb els teus objectius i no només podràs saber si la teva reunió és un èxit o no, sinó també si estàs fora de pista en les teves discussions.
Creeu una agenda de reunions de conferència telefònica
Ningú escriu un llibre dedicant el 90% del seu temps al prefaci. Tenir una agenda i complir-la us ajudarà molt més a assolir l’objectiu de la reunió de conferència que heu establert anteriorment perquè hi haurà un temps assignat per debatre tots els temes importants de la reunió.
També és important recordar que tots som només humans i, de vegades, els millors de nosaltres cometem errors, passem tangents o simplement ens enganyem per diversió. Hauríeu de mantenir la reunió de conferència en el termini previst, però si us plau no tingueu militància al respecte. Hi ha espai per divertir-se en totes les reunions.
Envieu invitacions de reunions detallades i feu-ne un seguiment
En enviar invitacions a reunions, la regla és “com més aviat millor”. D’aquesta manera, teniu temps per recordar-los suaument si s’han oblidat de respondre a la vostra reunió. Donar temps als participants també els permet preparar-se per a la reunió i posar-se al dia sobre el que necessiten saber abans de la reunió.
Per què cal detallar la vostra agenda? Simplement perquè quan els participants saben que se’ls preguntarà sobre un tema o feina determinat, tendiran a preparar una resposta per endavant. Bàsicament, estaran més preparats per a la seva reunió, encara que només sigui per evitar que se’ls distingeixi com algú que no estava preparat.
Temes de reunió de conferències “Park” que no són rellevants
Què feu quan la vostra reunió comença a derivar cap a una tangent no relacionada? Simplement els podríeu dir que s’aturessin, però potser aquesta no seria la solució més tàctica i ben rebuda. En lloc d'això, intenteu "aparcar" aquestes tangents per visitar-les al final de la reunió o en un moment posterior. Algunes persones anomenen això "aparcament".
L’aparcament també és fantàstic si cal abordar un punt vàlid, però encara no és explícitament rellevant per a la reunió. D’aquesta manera, els temes importants encara es poden prestar l’atenció que necessiten mentre la vostra reunió continua, sense problemes per debats fora del tema.
Assegureu-vos que s’acorden els passos següents
Aquest pas és essencial. Al final de la reunió, repetiu tots els passos següents i també qui prendrà la propietat. Un cop totes les parts han acceptat les seves tasques, ningú no pot excusar confondre's o dir que alguna cosa els "va escapar".
Gràcies a Cue, també podeu enviar una transcripció de reunió generada per IA a tots els participants perquè no hi hagi confusió sobre el que cal fer.
Després d’acordar quan serà la propera reunió, podeu tornar al cercle al vostre aparcament i adreçar-vos a qualsevol informació addicional o simplement xatejar. Tot i que de vegades pot semblar inútil parlar de coses com ara esdeveniments i pel·lícules quan organitzeu una reunió de conferència, és essencial per a un ecosistema de lloc de treball positiu i empleats feliços.
