Us pregunteu com configurar una reunió virtual? Millor encara, encara us pregunteu què és una reunió virtual? Aquí teniu les bones notícies; En aquest moment, no seria més fàcil configurar una reunió virtual i, si encara no teniu clar què és, esteu al lloc adequat.
Esteu a punt per conèixer-los de prop?
Una reunió virtual és ...
Altrament coneguda com a reunió en línia o videoconferència i conferència d’àudio sota el paraigua de la conferència web, la definició de reunió virtual segons Educació és: "Les reunions virtuals són interaccions en temps real que tenen lloc a través d'Internet mitjançant àudio i vídeo integrats, eines de xat i compartició d'aplicacions." Igual que una reunió presencial, una reunió virtual reuneix els participants per compartir idees, conversar i col·laborar en un entorn dinàmic entre dos o més punts finals, tret que en lloc d’estar realment físic, s’utilitza un dispositiu.
Una reunió virtual és fonamental per a la salut d’un negoci en creixement. Tothom, des d’un empleat fins a un gestor de projectes, un executiu de nivell c i Professional de recursos humans ha de confiar en la tecnologia de comunicació de grup per poder fer la seva feina i salvar la bretxa entre altres humans en el temps i l’espai. Les empreses farmacèutiques i informàtiques, els despatxos d’advocats, les empreses petites i empresarials i molt més, es beneficien de la immediatesa i la rellevància de tenir un enfocament de comunicació videocèntric.
Aquesta és una reunió virtual:
Mitjançant la possibilitat de comunicar-se amb qualsevol persona, en qualsevol lloc i en qualsevol moment, les reunions virtuals permeten que les empreses prosperin independentment de la ubicació. Les barreres espacials que normalment bloquegen les relacions de treball, la continuïtat i les col·laboracions productives ja no existeixen amb reunions virtuals que fomenten la connexió. Alguns dels avantatges generals inclouen:
- Temps de desplaçament reduït
- Reducció dels costos de transport, desplaçament i allotjament
- Augmentar la productivitat = Menys redundància
- Millor retenció dels empleats
- Avantatge competitiu
I pel que fa als negocis, tingueu en compte com funciona la incorporació d’un enfocament centrat en el vídeo a la vostra estratègia de comunicació:
- Una plantilla més connectada i habilitada digitalment
- Accés a la gestió
- Un global millorat cultura de la comunicació
- Millor fiabilitat que equival a resultats més ràpids
- Reduccions redundants i dades i informació actualitzades
- Millor valor
- Encara no està clar sobre com començar amb la videoconferència? A continuació s’explica com configurar una reunió virtual:
Trieu el programari adequat
Penseu en algunes logístiques abans de llançar-vos a un compromís amb un proveïdor de serveis.
Amb quina freqüència creieu que haureu d’utilitzar el programari? Si esteu buscant videoconferències preparades per a empreses, penseu on se situaran els participants; a casa o a la sala de juntes? Si es tracta de la primera, les conferències basades en web són més adequades, fàcils i còmodes d’utilitzar.
Mireu quines funcions es proporcionen. Ve amb compartició de pantalla (perfecte per al servei d’atenció al client i presentacions); una pissarra en línia (útil per a propòsits educatius o pluja d’idees amb treballs creatius); o compartició de documents (facilita l’ús compartit de documents, documents importants i incorporació de nous talents), etc.
Esbrineu per què necessiteu una reunió virtual
Per què convoqueu una reunió en primer lloc? És intern (anuncis, incorporació, sessions de teixits, reunió de gestió) o extern (presentació de vendes, desenvolupament de nous negocis)? Penseu en l’estructura i la raó i, naturalment, altres peces es posaran al seu lloc com l’assistència.
Decidiu qui ha d'assistir
Les reunions virtuals són especialment efectives per acostar persones alhora, en un lloc diferent. Així, si teniu participants a l’estranger, a casa o al passadís, podeu connectar-vos fàcilment i eficaçment independentment de la ubicació. Sempre que tothom tingui coneixement d’una diferència horària potencial o utilitzi el programador de zones horàries, és fàcil assistir-hi. Tingueu en compte, però, que només s’han de convidar les persones necessàries. Estalvieu temps i diners incloent només participants imprescindibles. Per a qualsevol altra persona, anoteu la reunió per enviar-la més tard.
Crea un esquema
Establir una agenda us farà organitzar els vostres pensaments perquè pugueu tenir una reunió virtual oportuna, clara i atractiva. A més, ajudarà els participants a saber què s’espera d’ells. Què necessiten per contribuir? Hi ha algun material que necessitin aprofundir abans de la sincronització? Quant de temps durarà la reunió? Incloure un disseny breu evitarà confusions i ajudarà els participants a sentir-se preparats.
Envieu invitacions i recordatoris
El que és fantàstic de les reunions virtuals és que podeu allotjar-ne una ara com a sessió improvisada o programar-la amb antelació. És fàcil connectar tota la informació necessària a la invitació inicial, com ara l’hora, la data i altra informació important, ja que és automàtica. Configureu els recordatoris perquè us ajudin a coordinar les trucades per recordar als participants la propera sincronització. Per a reunions més urgents que han de tenir lloc in situ, utilitzeu notificacions per SMS per activar els detalls de la reunió directament als dispositius dels participants. Ja no es perd el temps a l’espera d’arribades tardanes o de no assistents.
Utilitzeu funcions per a reunions virtuals més efectives
El programari de videoconferència adequat per a la vostra reunió virtual inclourà moltes funcions pràctiques i convenients per millorar la vostra experiència en línia. Per obtenir els millors resultats, assegureu-vos que la tecnologia que trieu estigui carregada de:
- Compartir pantalla: Comparteix la pantalla a l'instant amb els participants per dirigir una presentació o resoldre un problema de TI.
- Enregistrament: Feu un registre ara per veure-ho més tard. Perfecte per als participants que no poden assistir a una trucada.
- transcripció: Les transcripcions automàtiques de totes les reunions enregistrades garanteixen que no es deixi cap idea.
- Pissarra en línia: Una manera creativa d’expressar conceptes i gràfics mitjançant imatges, colors i formes.
Inclou un menjar per emportar
Al final de la reunió virtual, amb què voleu que deixin els participants? Quin era el propòsit i quins són els passos següents? Assegureu-vos que tothom marxi coneixent l’objectiu i el que s’ha de fer a continuació.
Seguiment amb un correu electrònic
Mantingueu-ho tan curt i dolç com pugueu, però això és el que heu d’incloure en un correu electrònic de seguiment: resum de l’acta de la reunió, passos següents, assoliment clau de la reunió (que hauria de coincidir amb l’objectiu de la reunió) i enregistrament (si l’heu gravat) ).
Pràctiques recomanades per a reunions virtuals
Ara que teniu una millor comprensió de com una reunió virtual pot enfortir la comunicació entre l’emissor i el receptor, n’hi ha algunes etiqueta seguir. Aquí teniu algunes coses que cal tenir en compte:
Tecnologia: Feu una comprovació prèvia a la reunió per assegurar-vos que la vostra tecnologia està actualitzada i funciona. Assegureu-vos que el micròfon, els altaveus i la càmera estiguin a punt. Verifiqueu la configuració i, si modereu, inicieu una sala d'espera i assegureu-vos que tothom estigui configurat automàticament per silenciar-lo.
Participació: Reviseu l'esquema de la reunió i repasseu el flux abans que les coses comencin. D’aquesta manera, podeu preparar-vos on es troben les pauses i les pauses i planificar preguntes per fer als participants. Proveu d'incloure una activitat amb la pissarra en línia i amb la funció d'ús compartit de pantalla per "mostrar" en lloc de "dir".
Compromís: És més probable que els participants absorbeixin la vostra informació quan feu que el vostre lliurament sigui interessant. En lloc de retransmetre estadístiques i mètriques seques, expliqueu una història amb un principi, un mitjà i un final. Inseriu les dades i la informació necessàries mitjançant imatges, vídeos, colors vius i ressaltant paraules importants.
Diverteix-te: No oblidem fer social una reunió virtual! Obriu la reunió virtual amb preguntes sobre el trencaglaç. Les preguntes que són una mica més personals funcionen bé en grups reduïts, com ara: "A què us heu plantejat aquest cap de setmana?" o bé "Digueu-nos què mireu a Netflix".
Amb grups més grans, podeu ser més imprecís i divertit: "Quina és una excusa personal que utilitzeu tot el temps?" o "Quin personatge de pel·lícula o llibre de quin nen et recorda a tu mateix?"
I en una reunió, considereu fer una pregunta rellevant com: "Quan va ser l'última vegada que vau parlar en un grup?" o alguna cosa una mica més singular com: "Si poguessis tenir alguna cua d'animals, què seria?"
La idea és conèixer-se en un entorn professional però amb un to més desenfadat. Un trencaglaç inspira l’emoció adequada, estimula l’aprenentatge i fomenta el vincle. Totes les habilitats excel·lents per portar a la taula virtual.
Trieu Callbridge com a plataforma de comunicació de grup i observeu com augmenten la productivitat i la implicació un cop hàgiu après a configurar una reunió virtual. Amb funcions premium que inclouen Compartir pantalla, transcripció i resums impulsats per IA, a més de mesures de seguretat intensificades, zero descàrregues i personalització, podeu fer que qualsevol reunió virtual arribi a casa amb els participants.
