Si vols el teu reunions virtuals per començar bé, prepara’t per tenir èxit fent una sessió de preparació per assegurar-te que tot estigui en bon estat. Obteniu informació sobre com provar el micròfon perquè pugueu tenir una reunió en línia clara i cristal·lina.
Però primer, anem a examinar algunes altres coses.
Per poder utilitzar la tecnologia per assistir a reunions fora de l'oficina, recórrer una nova ubicació en un país diferent, unir-se amb els nostres companys a l'estranger i més avantatges i, a vegades, desavantatges.
Pot resultar frustrant quan la tecnologia decideix posar-se malament o no funcionar quan se suposa que ho fa. Una connexió deficient, un ús incorrecte del programari i no practicar abans d’entrar en directe poden ser problemàtics. En lloc d’això, dirigiu una reunió lliure de frustracions a través d’alguns conceptes bàsics de preparació (inclosa la manera de provar el micròfon) abans d'entrar en directe:
1. Envieu invitacions a tots els participants
Seria una llàstima que tinguéssiu la presentació i la reunió preparades, però ningú no es presentés o la gent que hagués de presentar-se no ho pogués fer perquè no va rebre la informació necessària per participar-hi. Assegureu-vos que tots els assistents tinguin què necessiten per estar presents: l'hora, la data i els detalls de la reunió són els fonaments bàsics, però penseu en qualsevol altra cosa que pugui ser útil, com ara l'agenda de la reunió, un resum de qui és qui segons la mida de la reunió en línia, etc.
2. Feu una prova
Especialment amb un client important o una nova oportunitat de desenvolupament de negoci, vegeu com flueix la vostra presentació virtual executant-la prèviament. Envieu l'enllaç a un company o companya i demaneu-los que s'uneixin i prenguin notes. D’aquesta manera, podeu veure on cal millorar o treballar les vostres diapositives i obtenir una idea de la plataforma de videoconferència per a la navegació i el ritme.
3. Equip de prova
Una de les tasques més importants que podeu fer abans de la reunió és provar el vostre equip. Proveu-ho dies abans de la reunió i (o) proveu-lo només uns instants abans de viure. De fet, recordeu als participants en un correu electrònic que comprovin el seu equip per assegurar-se que tot funciona correctament també al seu costat. Els retards de latència i el vídeo que es redueix només a causa d’una mala connexió a Internet fan que la reunió en línia sigui improductiva; a més, resulta frustrant que l’àudio i el vídeo no estiguin a l’alçada. Comproveu el vostre ample de banda i sol·liciteu que altres persones també comprovin la seva per obtenir la millor experiència possible.
Quan escolliu una plataforma de videoconferència per a les vostres necessitats, estigueu pendent d’una prova de diagnòstic de trucades que us mostri com proveu el micròfon i altres funcions. Aquesta petita però poderosa funció és especialment útil per comprovar l'àudio i el vídeo i normalment es pot trobar a Configuració quan la funció de videoconferència està oberta.
Després de seleccionar el vostre mode de reunió, (mode de conversa / col·laboració, mode d’aula de preguntes i respostes o mode de presentació / seminari web), apareixerà l’eina de prova de diagnòstic de trucades i us executarà uns quants diagnòstics:
- Micròfon
Això us demanarà que comproveu el micròfon parlant-hi mentre veieu si les barres es mouen. - Reproducció d'àudio
Hi ha una sol·licitud de reproducció d'àudio on es reproduirà una peça musical i us preguntarà si podeu escoltar l'àudio dels altaveus. - Entrada d’àudio
Determineu si l'àudio entra i surt del micròfon. Si parles al micròfon, pots escoltar la teva veu? Si sentiu un ressò durant una reunió, els altaveus d'un altre participant poden ser massa forts. - Velocitat de connexió
Aquesta funció comprovarà la velocitat de la vostra connexió en temps real per a conferències d’àudio i vídeo per determinar quants Mbps podeu baixar i carregar. 
Vídeo
Podeu veure el vostre feed de vídeo? Això provarà la càmera per veure si podeu veure o no una imatge en moviment.
En qualsevol moment d'una reunió en línia, podeu accedir a Configuració i provar el vostre micròfon. No cal fer cap prova de diagnòstic cada vegada, tot i que, per a la tranquil·litat i la seguretat, no fa mal fer-ho al principi abans que comenci la reunió. Si en algun moment de la reunió virtual no esteu segur del que passa amb el vostre micròfon o si un participant té problemes amb el seu, normalment és una solució ràpida i un simple clic per tornar a la pista.
A continuació s’explica com provar el micròfon:
- Seleccioneu la roda dentada Configuració a la barra d'eines dreta.
- Seleccioneu la pestanya Àudio / Vídeo.
- Feu clic al menú desplegable que hi ha a sota de Configuració d'àudio.
- Seleccioneu una de les opcions següents:
- Predeterminat: micròfon extern (incorporat)
- Micròfon extern (incorporat)
- ZoomAudioDevice (virtual)
- Feu clic a Reprodueix el so de prova per veure si el vostre micròfon el recull
Un consell més a favor: penseu a obrir la sala de reunions abans d'hora abans de qualsevol xat de vídeo o conferència telefònica per permetre que els participants es presentin i es conformin. Mai se sap qui pot tenir o no experiència amb la tecnologia, de manera que això permet que la gent s’instal·li i provi la seva connexió durant uns quants moments. Si tenen dificultats tècniques, poden fer una prova de diagnòstic de trucades o provar una mica de solució de problemes per si sols.
Amb Callbridge, podeu treure el màxim partit a les vostres reunions en línia amb la tecnologia de videoconferència que us permetrà connectar-vos amb clients, clients i empleats. Independentment de la capacitat o de la indústria que utilitzeu videoconferència, experimenteu com Callbridge marca la diferència amb capacitats d’àudio i vídeo d’alta qualitat.
