Quantes reunions de treball heu viscut? Almenys un grapat aquest mes. Segur que us heu trobat en una reunió en línia a primera hora del matí per discutir l’estat o el desenvolupament d’un projecte. Si no, potser heu assistit a un seminari web, presentació, taller o classe en línia. Potser heu estat en una sessió de pluja d’idees o dirigiu una presentació de vendes virtuals. Sigui quina sigui la forma en què us hagueu presentat, una reunió en línia sol compondre les mateixes parts mòbils: mostrar-vos i acollir-vos, presentar-vos-hi i escoltar-los.
És la mateixa fórmula, però no ha de ser la mateixa experiència. Si constateu que la gent no està tan compromesa com voleu o si l’assistència disminueix, és hora de tornar al tauler de dibuix i veure on podeu millorar el flux de la reunió.
No us preocupeu, però, no és una tasca tan gran com es podria pensar. Aquí teniu algunes maneres de crear reunions per fer-les més útils i constructives.
Primer de tot: què fa que sigui una reunió inútil? Una reunió poc útil que pot dificultar més que l’ajut és el que passa quan ningú la dirigeix, l’agenda se sent esporàdica, la discussió s’allunya o dura massa temps i no hi ha objectius a assolir (decisió a prendre, tema a debatre, problema) per resoldre, una solució per trobar, persona per contractar, data per acordar, etc.).
Una reunió constructiva? Eines excepcionals i funcions i pràctiques excepcionals posades en marxa. Aquestes són les 5 qualitats que consoliden la força i augmenten la integritat de la vostra reunió en línia:
1. Tenir un propòsit i un objectiu definits
Abans de configurar una reunió en línia, pregunteu-vos: "He de trencar el flux de treball amb una reunió?" Saber exactament el que necessiteu determinarà la naturalesa de la vostra sol·licitud i, finalment, la reunió.
A partir d’aquí, es pot distingir si només cal preparar un document que els participants puguin llegir i proporcionar-li comentaris sobre el seu propi temps, o si només cal que aparegui una o dues persones en lloc de tot l’equip.
2. Funcions clarament delegades
Per a una reunió eficaç que realment us porti a algun lloc, contracteu els rols següents i els seus respectius individus:
El conductor: el líder de la reunió que ha reunit tothom en primer lloc.
L’aprovador: el propietari o l’interès que pot prendre la decisió final.
Els col·laboradors: aquells que tenen informació i dades i poden assolir l’objectiu de la reunió.
Les persones informades: aquelles persones que coneixen abans i després de la reunió, però no estan obligades a assistir-hi.
Pro-tip: El programari de videoconferència que s’integra amb les eines i calendaris de gestió de projectes és molt preferible a les solucions que no són compatibles.
3. Una estructura acomodatícia
Tot i que totes les reunions haurien de permetre improvisar certa llibertat i espai, crear un contenidor que respecti el temps i l’energia de les persones és la base de les reunions que inspiren idees en lloc d’expressar-les. Creeu una agenda que descrigui els temes de discussió i utilitzeu un temporitzador per seguir el camí.
Feu saber que les persones tenen un temps determinat per respondre. Introduïu la idea d'un aparcament on les idees es "aparcaran" si hi ha potencial, però ara mateix no aniran enlloc.
4. Esborreu els punts d'acció
Per tant, tothom ha dit la seva peça i l'objectiu que calia discutir ara té punts d'acció i orientació. Pro-tip: No finalitzeu la reunió sense una crida a l’acció: hi haurà una reunió de seguiment? Qui respon del que ve? Cadascú sap de què és responsable? Quin és el termini? Assegureu-vos que es prenen les notes adequades, que es fan enregistraments i que s’ha actualitzat l’eina de gestió de projectes.
D’acord, ara per la part divertida
5. Injectar diversió
Per descomptat, cada equip té el seu propi enfocament a l’hora de crear cultura d’empresa o afegir una petita dosi d’emoció, però mantenir un element de diversió i sorpresa és el que suposa un petit esforç addicional.
Proveu de trencar el gel amb una pregunta publicada a la pissarra en línia o organitzant una activitat professional però alegre com Virtual Show and Tell. N’hi ha un munt exercicis de formació d’equips per triar.
Quan hàgiu aconseguit amb fermesa les cinc qualitats que consoliden el que permet una bona reunió, esteu preparats per explorar les funcions de videoconferència de Calbridge que configuren la textura i el flux de les vostres sincronitzacions. Deixeu-ho a la mà de la tecnologia per fer que les reunions siguin constructives amb funcions i eines que augmentin la presència i el compromís.
Consell professional: Ah, i si realment vols aconseguir-ho el màxim profit de les vostres reunions (diversió inclosa): utilitzeu sempre vídeos i recordeu-los també als participants.
A continuació s’explica com apartar-se del cansament per sentir-se més encès:
Transcripció automàtica
Amb la característica de signatura de Callbridge, Cue ™, ningú ha d’estressar-se si va escriure “això”. Els participants no s’han de preocupar ni perdre la següent frase quan Cue ™ transcriu automàticament les gravacions.
A més, Cue ™ proporciona etiquetes d'altaveus i segells de data i hora de forma automàtica. Preneu notes si voleu, però tingueu la seguretat que tot està cuidat per a vosaltres.
Obteniu una comprensió més profunda de les emocions
Mesureu la temperatura emocional de la vostra reunió en línia amb Anàlisi de sentiments; Una característica sofisticada que treu emocions positives i negatives per oferir-vos una comprensió més completa del matís i del significat en joc.
Bono: consulteu la Barra d’Insight per obtenir una millor indicació d’on i quin tipus de preguntes es van fer al llarg de la reunió
Tireu cap amunt un fons virtual
Deixeu que la gamma de fons virtuals de Callbridge estableixi l’escenari per a la vostra arribada i presència. Trieu configuracions del món real, colors i formes abstractes o pengeu el vostre propi disseny de marca i personalitzat.
Fomenteu connexions més estretes
Serveix a grups més petits que vulguin connectar-se en un espai aïllat de la reunió principal amb Breakout Rooms. Utilitzeu aquests espais per facilitar les discussions derivades, treballar en tasques separades o assistència 1: 1.
Col·labora de manera creativa
Permet que els participants expressin el que han de compartir mitjançant el color, la forma, el so, el vídeo i les imatges amb l'ajuda de la pissarra en línia. Tothom pot afegir i compartir en temps real. Podeu treballar-hi ara o desar-lo i tornar-lo a visitar més tard.
Col·laboreu amb Callbridge i guanyareu ràpidament força sobre com s’organitzen i participen les vostres reunions en línia, especialment amb integracions de tercers, incloses Fluix i Google Calendar. Utilitzar funcions d’última generació, com ara Anàlisi de sentiments, transcripció, Compartir pantalla, i més, ja teniu avantatges en comparació amb altres programes de videoconferència del mercat.
