Si sou advocat o treballeu a la indústria jurídica, no hi ha cap valor subestimable del poder de la comunicació succinta. Ja sigui entre col·legues o gestionant relacions client-advocat; discutir solucions o gestionar conflictes: la manera com literalment presenta el vostre costat de la història pot ser la diferència entre èxit i fracàs.
La configuració del to comença amb l’enviament i la recepció de missatges nítids. No fa gaire, els despatxos d’advocats depenien en gran mesura de les conferències telefòniques com a mitjà de comunicació preferit. No obstant això, a mesura que la videoconferència presenta més avantatges que condueixen a una millor productivitat, un major estalvi de costos, felicitat i seguretat dels empleats i una millor retenció del client, les empreses confien en la tecnologia de comunicació bidireccional per involucrar els negocis.
Els avantatges de la videoconferència són molts. El que abans es va considerar futurista i que podia costar fins a desenes de milers de dòlars, avui en dia, aquesta tecnologia és necessària per dirigir un negoci i no costa gaire. A més, el programari s’ha refinat i sofisticat de manera significativa. És intuïtiu d’utilitzar, implementar i compartir.
Si sou un bufet d'advocats que vol:
- Sigui més immediat amb la transmissió d'informació, dades i assistència per a un client
- Reforçar la cultura corporativa i la comunicació interna
- Milloreu i racionalitzeu les tasques d’administració i facturació complicades
- Centreu-vos i centreu-vos en les reunions de clients sense trucades estàtiques, interrupcions o distraccions
- Gestioneu la versatilitat d'una trucada localment o a l'estranger
A continuació, mireu la videoconferència com a part de la vostra estratègia empresarial. Tingueu en compte les següents preguntes que us ajudaran a decidir quina plataforma és la millor per a les necessitats de la vostra empresa.
El primer és el primer. No hi ha res improductiu en les trucades de conferència. De fet, són extremadament efectius per a diversos usos. Aquesta publicació no tracta de substituir les conferències per videoconferència. És només demostrar que, utilitzant tots dos, podeu aportar més valor per aprofundir amb els clients.
Les trucades de conferència són excel·lents per a:
- Tenir discussions improvisades o programades sobre un desenvolupament del cas
- Tallant fils de correu electrònic llargs per arribar directament al punt
- Especialització i compartició d'informació sobre temes específics
- Aconseguir els responsables de la presa de decisions al mateix espai
- Habilitació de la transcripció i enregistrament de conferències per desglossar més informació
Afegiu la següent dimensió que proporciona la videoconferència i veureu com de més completes són les vostres ofertes, no només per als vostres clients, sinó també per als col·legues de l’oficina i els superiors. RRHH, TI i altres departaments també en beneficien molt.
Què proporciona la videoconferència?
La comunicació amb els clients és l’avantguarda de l’èxit de tots els despatxos d’advocats.
Al final del dia, es tracta de:
1) generar confiança en un client i
2) després mantenint-lo.
Aquests dos passos crítics són la base per proporcionar una comunicació excel·lent amb els clients que:
- Atén les seves necessitats i ofereix experiències positives dels clients fent-los sentir prioritaris, posicionant-vos com a defensor de la seva causa.
- Construeix la teva reputació. En una indústria on el boca-orella val tant com l’or, la reputació del vostre despatx d’advocats és la vostra targeta de presentació. La majoria de despatxos d’advocats es disputen negocis segons la seva experiència.
- Voleu destacar? Apropeu-vos a la vostra estratègia de comunicació amb clients amb eines i mètodes d’última generació que us ofereixen els coneixements clau que necessiteu per entendre’s.
- Crea harmonia entre vosaltres i el vostre client. La comunicació contínua en tots els punts de contacte del procés funciona per evitar que qualsevol cosa es pugui escombrar sota la catifa o no criar-la.
Especialment al principi, quan el client només intenta esbrinar si li agrada com a advocat i vol contractar-lo, alhora que intenta avaluar si té algun problema legal que el pugui ajudar a resoldre.
És tan fonamental establir les bases d’una comunicació adequada des del primer moment. No deixeu que els mètodes de comunicació inferiors, la mala gestió de les relacions i l’ús inadequat del temps afectin la manera com es gestionen els vostres clients.
En lloc d'això, afegiu a la barreja de videoconferència que s'inclou amb aquestes 3 avantatges clau:
Avantatge clau núm. 1
Estàndards d’alta seguretat durant tota la durada de la trucada.
Mantenir segura i segura la informació del vostre client és una prioritat per a tots els professionals de l’advocacia. Reunions en línia si s'ha de dotar de curt o de llarg amb tots els passos necessaris per a les mesures de seguretat adequades:
- Obligatori per proporcionar accés a trucada de conferència segura
- Ha de ser capaç de controlar els participants en una trucada
- Afegiu capes de seguretat addicionals si cal (bloqueig de reunions, codi d'accés únic, etc.)
- Garantiu que els participants a la convocatòria són els ÚNICS participants a la convocatòria
- Portal de conferències telefòniques
Avantatge clau núm. 2
Fàcil transmissió d’enviament i recepció d’informació.
Quan es tracta de clients, és important proporcionar una tecnologia de comunicació fàcil d’utilitzar i dissenyada de manera intuïtiva que ajudi més que els obstacles. Una plataforma fàcil d'utilitzar i que es pot personalitzar per reflectir la vostra marca és una experiència més agradable.
A més, opteu per una plataforma carregada de funcions que admetin la vostra conversa com:
- Compartició de pantalla per examinar documents i fitxers en temps real en línia. En compartir l'escriptori, podeu incloure altres participants per veure i veure exactament el que esteu veient. Cada acció es fa "visible" per millorar la col·laboració, augmentar la comunicació i la participació accelerada. L'ús compartit de pantalla fa que qualsevol xat sigui més dinàmic i fàcil de facilitar.
- Enregistraments de reunions per a un relat precís d’esdeveniments passats, detalls i història. S'utilitza durant un videoconferència (o conferència telefònica), una gravació proporciona una visió més completa del que està passant. Especialment quan es fan algunes preguntes difícils, gravar una reunió pot resultar beneficiós en revisar per obtenir més detalls, ja que el llenguatge corporal, els matisos i el to de la veu es transmeten de manera més clara a través del vídeo.
- Les gravacions de vídeo i àudio també funcionen molt bé si algú no pot assistir-hi o mirar-lo, ja que el pot veure més endavant.
- Transcripcions d’IA ajudeu-vos a vosaltres i al vostre equip a estar presents i mantenir espai en lloc de dividir la vostra atenció entre prendre notes i escoltar. Amb les transcripcions detallades fetes perquè incloeu etiquetes d’altaveus i segells de data i hora, podeu continuar amb un testimoni o una altra comunicació basada en vídeo sense preocupar-vos de si s’ha capturat o no informació. Les dates, els noms, els llocs i els temes i temes més comuns es filtren i es registren per facilitar-ne la recuperació i les dades posteriors a la conferència.
La informació detallada que s’ofereix amb les etiquetes dels altaveus, els segells de data i les notes de text fàcils de llegir per estalviar temps. Això és especialment útil per a testimonis o altres processos judicials, incloses les ordres, etc.
Avantatge clau núm. 3
Accés a tota la informació adquirida un cop finalitzada la trucada.
És especialment important i beneficiós proporcionar la tecnologia de videoconferència resum de transcripcions i transcripcions organitzat al final de la sincronització. Les dades posteriors a la conferència, etiquetades i fàcils de cercar, ja que el vostre correu electrònic us facilita i eficaç la feina. A més, tota la informació, inclosos els enllaços enviats, mitjans multimèdia, vídeos i enregistraments, a més de fitxers i documents, es desa al núvol per obtenir un camí de navegació més centralitzat i de fàcil accés al qual podeu accedir tant vosaltres com qualsevol persona del vostre equip o de la vostra empresa.
Un resum de la videotrucada que ho té tot en un sol lloc permet compartir i compartir informació sense problemes. Res no cau entre les esquerdes quan tot està disposat davant vostre.
Ara que els beneficis són una mica més evidents, és més clar com implementar videoconferències en el vostre dia a dia pot afectar molt la qualitat de la vostra comunicació. Mireu com el flux de coses es racionalitza quan tothom està connectat. Els clients volen saber que s’atenen les seves necessitats i els empleats volen sentir que la seva alta direcció té confiança en ells.
Com que esteu pensant en solucions de videoconferència per al vostre despatx d'advocats, aquí teniu 6 preguntes que heu de fer primer:
6. Com incorporareu la videoconferència a la vostra consulta?
On és la vostra empresa en relació amb comissaries, hospitals, jutjats, centres de detenció, etc.? Aquests llocs permeten enviar vídeos i altres formes de comunicació per a procediments legals? Quin nivell de tecnologia té la vostra clientela?
5. Amb quina freqüència teniu previst programar videoconferències?
Preneu nota de la mida de la vostra empresa i del que el futur té previst per al creixement. A més, altres departaments saltaran també al carro? Aquesta és una excel·lent oportunitat perquè RRHH es mantingui en contacte amb altres empreses i contracti internacionalment.
4. Fareu servir videoconferència per a formació addicional i seminaris web?
Per als professionals de l’advocacia que vulguin millorar el seu conjunt d’habilitats; Per connectar socis i despatxos d'advocats; convertir-se en mentor o formar-se en TI: utilitzar videoconferències és una manera eficient i rendible d’utilitzar la tecnologia per capacitar les persones en el seu paper.
RH pot utilitzar Videoconferència solucions per agilitar i millorar la contractació i el procés de contractació obrint el conjunt de talents a l’estranger. IT és capaç d’abordar ràpidament qualsevol problema tecnològic i oferir assistència mitjançant xats de text, a més, amb l’ajuda compartició de pantalles i xat de vídeo, ofereixen una guia, una navegació i una configuració complicats, en qualsevol lloc i en qualsevol moment.
3. Quants advocats i clients estan disposats a utilitzar aquesta tecnologia?
Penseu en el funcionament del vostre equip discutint les característiques i els avantatges d’una estratègia de comunicació més centrada en el vídeo. Potenciarà això la conciliació laboral i familiar? Els advocats poden treballar alguns dies des de casa? Això també s'aplica als clients. Responen a facetime potencialment més virtual? Implementar un enfocament més en línia de les reunions i les relacions entre advocats i clients permetrà estalviar temps de viatge i millorar la productivitat?
2. Quin ROI podeu esperar?
Busqueu quina serà l’extensió aproximada de l’ús. Amb un càlcul ràpid, compareu i contrasteu la quantitat actual de temps que es passa en determinats casos entre el temps de viatge i els recursos. Afegiu-lo per esbrinar les hores de temps al mes i veure com la implementació de videoconferències pot marcar la diferència.
1. Quina és la racionalització de la tecnologia que esteu mirant?
Investigueu com es pot integrar el programari de comunicació bidireccional amb la vostra infraestructura existent i com pot fer-ho incideix en el flux de treball. Cerqueu alguna cosa que simplifiqui els processos; és fàcil d'utilitzar per a tothom; es connecta a la força de treball virtual remota i ofereix aplicacions i funcions que proporcionen valor i interaccions més significatives.
Preguntes de seguiment per reflexionar:
• Quines funcions de seguretat s’inclouen?
• Quants participants hi ha allotjats?
• Hi ha atenció al client?
• Quines funcions s’inclouen? Hi ha enregistrament? Compartir pantalla? Resums?
• Com és l’experiència mòbil? Hi ha alguna aplicació?
Combinant les trucades de conferència i Videoconferència en el vostre dia a dia: des de reunions internes, fins a la incorporació dels empleats i l'aprenentatge continu, fins a deposicions virtuals i més, es fa obvi que, per avançar amb els temps, els despatxos d'advocats han d'adoptar el digital.
Les ofertes en línia obren les portes a més negoci, productivitat i una major confiança i accessibilitat amb els clients. La comunicació intensificada fa que el paper de tothom, separat o en conjunt, sigui més eficaç.
Deixeu que Callbridge proporcioni al vostre despatx d'advocats les millors conferències sofisticades de la vostra classe que construeixin una cultura de comunicació capacitada dins del vostre equip i oficina immediats, alhora que aporta una llum sobre com gestionar i fomentar les relacions amb els clients.
Proporcionar una plataforma de comunicació bidireccional per afavorir una comunicació clara i concisa dins i fora de la sala comença amb una tecnologia dissenyada per salvar la bretxa entre les reunions celebrades presencialment i en línia.
El servei de serveis digitals de Callbridge funciona per:
- Mantingueu informats els empleats i els clients amb una fàcil transmissió i accessibilitat de la informació
- Mantingueu una connexió privada i segura en tot moment
- Simplifiqueu i connecteu-vos amb funcions com Transcripció AI, Enregistrament de reunions i Compartir pantalla que milloren la productivitat, l'eficiència i la participació
- Fomenteu més temps de cara en temps real amb videoconferències d’àudio d’alta qualitat
- I més!
Esbrineu com les solucions de videoconferència de Callbridge poden proporcionar a la vostra empresa un avantatge competitiu aprofitant la feina feta i com s’atenen els clients.
