Totes les empreses es basen en la seva capacitat per gestionar el temps i la feina per poder obtenir els millors resultats. Creixent, escalant, expandint-se, Iit no és possible sense implementar una estructura de flux de treball sòlida i gestionar com es desenvolupa. Després de tot, si no el podeu gestionar, no el podeu mesurar. Llavors, què és exactament la gestió del treball i com optimitza els equips? Seguiu llegint per obtenir més informació.
Què és la gestió del treball?
En els seus termes més bàsics, la gestió del treball fa referència a on es reuneixen els processos de l’equip i els processos empresarials per formar cohesió en els fluxos de treball i la producció.
El programari de gestió de treballs és especialment útil per orquestrar el flux i delimitar processos que generen informació. Combinat amb reunions en línia mitjançant programes de videoconferència, un enfocament de gestió de treball crea ritme i visibilitat per a tothom, des d’empleats fins a clients, i racionalitza els processos per a rendiment millorat i resultats.
La gestió del treball es pot aprofundir per gestionar un projecte concret o un individu. El procés de gestió de treballs s’inicia al començament del cicle de gestió de projectes, de manera que podeu obtenir una comprensió més clara de l’abast implicat per desglossar millor com es desenvoluparà un projecte únic (o múltiple).
La gestió del treball afecta la manera com es gestionen els equips. Això inclou:
- Gestió de persones
- Supervisió del flux de treball
- Dirigint la càrrega de treball
- Assignar una tasca als equips
- Decidir què és prioritari
- Creació de terminis
- Actualització de clients i empleats sobre canvis o blocs
... tot plegat es pot gestionar mitjançant un programari de gestió de treball i es pot potenciar mitjançant reunions en línia i xat de vídeo.
Gestió de projectes vs. Gestió del treball
La gestió de projectes és un enfocament holístic del conjunt, mentre que la gestió del treball és un enfocament que combina la gestió de projectes, l’automatització del treball i la col·laboració per capacitar els equips a treballar millor en tots els projectes, tasques, lliuraments, etc.
La gestió de projectes ajuda a gestionar projectes que tenen un inici i un final i un paper clar per als diferents empleats. No obstant això, pot descomptar projectes d'emergència o ad-hoc, tasques concretes d'última hora i molt més. A més, tinguem en compte el temps dedicat als correus electrònics, a les tasques d’administració, a assistir a reunions i a altres articles que no funcionen, que un empleat hagi fet específicament a l’equip.
Per què la gestió del treball és tan crítica?
En termes bàsics: millora el rendiment. Igual que amb qualsevol sistema de gestió o individu en un càrrec directiu , la gestió del treball és una altra manera de garantir que el vostre equip treballi al màxim rendiment per oferir la millor qualitat a la velocitat de lliurament més eficient sense haver d'esgotar les finances. La reducció de redundàncies, la identificació de colls d'ampolla i la determinació del temps versus pressupost es poden establir amb una comunicació i estratègies adequades per al millor sistema de gestió del treball.
Trencar la gestió del treball
Els detalls canviaran d’indústria a indústria i entre organitzacions, però, hi ha alguns punts en comú i també hi ha reptes comuns en la gestió del treball:
- Equips de tasques
Quan apareix un nou projecte, l’organització i la delegació són les primeres. És responsabilitat del gerent assignar i assignar recursos alhora que garanteix que tinguin la persona adequada per a la feina o la tasca, a més d’assegurar-se que es faci a temps i que sigui d’alta qualitat. És útil fer un seguiment de qui fa què amb les eines digitals i el programari de gestió, tot i que també us en fixeu amb freqüència reunió virtual calendari d'actualitzacions d'estat, registres i informació - Establir la línia entre les tasques urgents i d’alta prioritat
Especialment si apareix alguna cosa del no-res, pot haver-hi certa confusió quant al que s’ha de fer aviat. Tenir coneixement dels propers terminis i tenir visibilitat del que s’està preparant crea una millor comprensió i un millor punt de vista per saber si cal dir sí o no als lliuraments. - Creació de terminis per a tasques
Un gestor que tingui coneixement i experiència serà hàbil en establir terminis adequats per a les tasques. Els problemes sorgeixen quan canvien els terminis o no hi ha prou temps de memòria intermèdia. Les dates de finalització han d’estar clarament descrites i visibles perquè tothom les vegi. - Queda transparent amb els clients
La regla general és subpromès i sobreimpressió, no al revés. Les converses clares i concises amb els clients i els equips ajuden a gestionar les expectatives i establir prioritats perquè la gent estigui a la mateixa pàgina. És quan no s’aclareixen els canvis i les redireccions al projecte, la data límit i l’assignació de recursos que el projecte es pot descarrilar o esdevenir més difícil.
Amb un flux de gestió de treball adequat que permet reunions i actualitzacions en línia consistents, els projectes poden prendre forma amb més precisió i mantenir el pressupost i el temps.
Les millors pràctiques de gestió de treballs
Tant si teniu un programari específic de gestió del treball com si teniu un altre sistema implementat, com ara reunions en línia rutinàries, heu de saber que no cal que sigui immutable. La gestió del treball més eficaç és la que viu i respira, i s'ha de revisar amb freqüència. Aquí teniu alguns consells i recomanacions :
- Practiqueu una comunicació excel·lent
Construir entorns d’equip col·laboratiu amb una comunicació clara i oportuna. Establir informació i documents centralitzats, reunions en línia freqüents i reunions d’equips. Inculqueu una cultura de comunicació de l’empresa acordant les regles de compromís: quan és millor enviar per correu electrònic o tenir una reunió? Qui s’encarrega de què i com es pot contactar amb ells? Com s’incorporen els nous empleats? On poden anar els empleats a fer preguntes? - No eviti la transparència
Informeu els membres de l’equip del que passa tan aviat com passi o tan aviat com sigui convenient. Hi ha hagut una retallada pressupostària? Un canvi de lideratge? Desenvolupament de nous negocis? Mantingueu la gent al corrent i mencioneu els motius del canvi quan sigui adequat. A més, intenteu evitar ocultar informació important. Els rumors perden el temps i fan caure la moral. - Fomenteu un bucle de retroalimentació contínua
Per obtenir els millors resultats possibles, l’agraïment i la retroalimentació d’oportunitats exigeixen una millor escolta i afavoreixen els resultats. No només genera confiança, sinó que manté els empleats i fa que la gent se senti valorada. Deixeu que els comentaris formin part del procés de gestió del treball per obtenir una millor productivitat i menys temps perdut. - No microgestionar
Es van contractar membres de l’equip per fer la feina. Un cop se’ls ha donat les eines i el temps que necessiten, no cal que els vegin com un falcó. Deixeu que tinguin accés al programari i a les plataformes que tinguin la informació que necessiten i confieu en ells per aconseguir el que s’han proposat fer. Dit d’una altra manera, informeu-los i configureu-los perquè tinguin èxit perquè puguin treballar al màxim de manera ininterrompuda.
Deixeu que la sofisticada plataforma de videoconferència de Callbridge creï connexions per potenciar els individus i les tasques de gestió de treballs als quals s’enfronten. Amb un enfocament centrat en el vídeo que s’integra perfectament amb altres eines de gestió de projectes i comunicació empresarial, podeu optimitzar el funcionament del vostre equip immediatament.
