Ang matag negosyo nagsalig sa ilang kaarang sa pagdumala sa oras ug pagtrabaho aron makuha ang labing kaayo nga sangputanan. Ang pagtubo, pag-scale, pagpalapad, ang Iit dili mahimo kung wala ipatuman ang usa ka solidong istraktura sa workflow ug pagdumala kung giunsa kini molihok. Pagkahuman, kung dili nimo kini madumala, dili nimo kini masukod. Mao nga unsa ang ensakto nga pagdumala sa trabaho ug giunsa kini pag-optimize sa mga tem? Basaha sa dugang aron mahibal-an ang labi pa.
Unsa ang Pagdumala sa Trabaho?
Sa labi ka punoan nga termino niini, ang pagdumala sa trabaho nagpasabut kung diin ang mga proseso sa koponan ug ang mga proseso sa negosyo nagtagbo aron maporma ang panaghiusa sa mga daloy sa trabaho ug output.
Ang software sa pagdumala sa trabaho labi nga makatabang sa pag-orchestrating sa pag-agos ug pag-delineate sa mga proseso nga nakamugna og kasayuran. Gipares sa mga miting sa online gamit ang software sa video conferencing, usa ka pamaagi sa pagdumala sa trabaho ang nagmugna sa ritmo ug pagkakita sa tanan, gikan sa mga empleyado hangtod sa kliyente, ug gipadali ang mga proseso alang sa gipaayo nga pasundayag ug mga sangputanan.
Ang pagdumala sa trabaho mahimong drill aron madumala ang usa ka partikular nga proyekto o indibidwal. Ang proseso sa pagdumala sa trabaho magsugod sa pagsugod sa siklo sa pagdumala sa proyekto aron makakuha ka usa ka mas tin-aw nga pagsabut sa gilakip nga kasangkaran aron labi nga mabungkag kung giunsa ang pagbukas sa usa (o daghang) proyekto.
Ang pagdumala sa trabaho nakaapekto sa kung giunsa pagdumala ang mga tem. Kauban niini:
- Pagdumala sa mga indibidwal
- Pagtan-aw sa workflow
- Pagdumala sa karga sa trabaho
- Paghatag sa usa ka buluhaton sa mga tem
- Pagpili kung unsa ang prayoridad
- Paghimo mga deadline
- Pag-update sa mga kliyente ug empleyado bahin sa mga pagbag-o o bloke
… Nga tanan mahimo’g pagdumala pinaagi sa software sa pagdumala sa trabaho ug dugang nga gihatagan gahum pinaagi sa mga miting sa online ug chat sa video.
Pagdumala sa Project vs. Pagdumala sa Trabaho
Ang pagdumala sa proyekto usa ka holistic nga pamaagi sa tibuuk, samtang ang pagdumala sa trabaho usa ka pamaagi nga gihiusa ang pagdumala sa proyekto, awtomatiko nga trabaho ug pagtinabangay aron hatagan gahum ang mga koponan nga magtrabaho nga labi ka maayo sa tanan nga mga proyekto, buluhaton, mahatud, ug uban pa.
Ang pagdumala sa proyekto makatabang sa pagdumala sa mga proyekto nga adunay pagsugod ug katapusan ug tin-aw nga mga katungdanan alang sa lainlaing mga empleyado. Mahimong, bisan pa, adunay diskwento sa mga proyekto sa emerhensya o ad-hoc, sa katapusang minuto nga tin-aw nga giputol nga mga buluhaton, ug daghan pa. Dugang pa, hunahunaon naton ang oras nga gigugol sa mga email, mga buluhaton sa admin, pagtambong sa mga miting ug uban pang mga butang nga dili trabaho usa ka empleyado ang piho nga gidala sa koponan aron buhaton.
Ngano nga Kritikal ang Pagdumala sa Buhat?
Sa sukaranan nga mga termino: gipaayo niini ang paghimo. Sama sa bisan unsang sistema sa pagdumala o indibidwal sa posisyon sa manedyer, Ang pagdumala sa trabaho usa pa nga paagi aron maseguro nga ang imong koponan nagtrabaho sa kataas nga nahimo aron mahatud ang labing kaayo nga kalidad sa labing episyente nga tulin sa paghatud nga dili kinahanglan maubos ang panalapi. Ang pagkunhod sa mga redundancies, pag-ila sa mga bottlenecks, pagtino sa oras kumpara sa badyet tanan mahimo nga maestablisar sa husto nga komunikasyon ug mga pamaagi alang sa labing kaayo nga sistema sa pagdumala sa trabaho.
Pagbungkag sa Pagdumala sa Trabaho
Ang mga detalye magbag-o gikan sa industriya ngadto sa industriya ug taliwala sa mga organisasyon, bisan pa, adunay pipila nga pagkaparehas, ug mga kasagarang hagit sa pagdumala sa trabaho usab:
- Mga Koponan sa Tasking
Kung adunay us aka bag-ong proyekto, una ang organisasyon ug delegasyon. Responsibilidad sa usa ka manedyer ang paghatag ug paggahin mga kahinguhaan samtang gisiguro usab nga sila adunay husto nga tawo alang sa trabaho o buluhaton sa ibabaw sa pagsiguro nga kini nahuman sa oras, ug adunay taas nga kalidad. Makatabang nga masubay kung kinsa ang naghimo sa mga gamit sa digital ug pagdumala nga software, samtang nagpabilin usab kanunay virtual nga miting iskedyul alang sa mga pag-update sa status, check-in ug briefing - Ang pagtukod sa Linya Tali sa Dinalian ug Daghang mga Buluhaton nga Unahon
Ilabi na kung adunay usa ka butang nga nagsugod gikan sa wala’y lugar, mahimo’g adunay usa ka kalibog kung unsa ang kinahanglan nga buhaton sa dili madugay. Ang pagkahibalo sa umaabot nga mga deadline ug pagkita sa kung unsa ang naa sa pipeline nagmugna usa ka labi ka maayo nga pagsabut ug punto sa kabantog alang sa pagkahibalo kung mosulti nga oo o dili sa mga mahatud. - Paghimo mga Deadline Alang sa Mga Buluhaton
Ang usa ka manedyer nga adunay kahibalo ug kasinatian mahimong hanas sa pagtakda sa angay nga mga deadline alang sa mga buluhaton. Motumaw ang mga problema kung magbag-o ang mga deadline o wala’y igong oras sa buffer. Ang mga petsa sa pagtapos kinahanglan nga klarong gilatid ug makita aron makita sa tanan. - Nagpabilin nga Transparent Sa Mga kliyente
Ang kinatibuk-an nga lagda sa hinagiban mao ang pagkulang sa promosyon ug sobra nga paghatud, dili sa laing paagi. Ang tin-aw ug mubu nga mga panagsulti sa mga kliyente ug mga koponan makatabang sa pagdumala sa mga gilauman ug paghimo mga prayoridad aron ang mga tawo naa sa parehas nga panid. Kini kung ang mga pagbag-o ug pag-usab sa proyekto, deadline, ug paggahin sa mga kahinguhaan wala giklaro nga ang proyekto mahimong madiskaril o mahimong labi ka mahagiton.
Uban sa husto nga pagdagan sa trabaho sa pagdumala sa lugar nga nagtugot alang sa makanunayon nga mga miting sa online ug mga pag-update, ang mga proyekto mahimo nga labi ka husto nga pagporma ug magpadayon sa badyet ug sa oras.
Labing Maayo nga Mga Kasanayan sa Pagdumala sa Trabaho
Kung adunay ka piho nga software sa pagdumala sa trabaho o adunay ka lain nga sistema sama sa naandan nga mga miting sa online, hibal-i lang nga dili kinahanglan isulat sa bato. Ang labing epektibo nga pagdumala sa trabaho mao ang pagpuyo ug pagginhawa ug kinahanglan kanunay nga susihon. Ania ang pipila dos ug dili angay buhaton:
- Pagbansay sa Maayo Kaayo nga Komunikasyon
Paghimo mga panagsama nga mga palibot sa grupo nga adunay komunikasyon nga malinaw ug tukma sa panahon. Gitukod ang sentralisadong kasayuran ug mga dokumento, kanunay nga mga miting sa online, ug mga panagtapok sa grupo. Pagtanum usa ka kultura sa komunikasyon sa kompanya pinaagi sa pag-uyon sa mga lagda sa pakiglambigit: Kanus-a labing maayo nga mag-email o adunay usa ka miting? Kinsa ang nagdumala kung unsa ug unsaon sila makontak? Giunsa nakasakay ang mga bag-ong kawani? Asa man moadto ang mga empleyado aron makapangutana? - Ayaw Paglikay sa Transparency
Pahibal-a ang mga myembro sa team kung unsa ang nahinabo sa dayon nga kini nahinabo o sa diha nga kini angay. Adunay ba pagkunhod sa badyet? Usa ka pagbag-o sa pagpangulo? Bag-ong pag-uswag sa negosyo? Ipadayon ang mga tawo sa loop ug isulti ang mga hinungdan sa pagbag-o kung kini angay. Ingon usab, pagsulay nga likayan ang pagtabon sa hinungdanon nga kasayuran. Ang mga hungihong nag-usik sa oras ug nakaguba sa moral. - Pagdasig ba Usa ka Nagpadayon nga Loop sa Feedback
Alang sa labing kaayo nga mahimo’g sangputanan, ang pagpasalamat ug feedback sa higayon nga nagpatuman sa labi ka maayo nga pagpamati ug pagdasig sa mga sangputanan. Dili lamang kini nagahatag pagsalig, kini nagpabilin nga mga empleyado ug gipabati sa mga tawo nga sila gipabilhan. Himoa nga ang feedback mahimong bahin sa proseso sa pagdumala sa trabaho alang sa labi ka kaayo nga pagkamabungahon ug dili kaayo mausik nga oras. - Ayaw Micromanage
Ang mga miyembro sa team gihatagan aron buhaton ang trabaho. Kung nahatagan na sila mga gamit ug oras nga ilang gikinahanglan, dili na kinahanglan bantayan sila sama sa usa ka lawin. Tugoti sila nga adunay access sa software ug mga plataporma nga adunay kasayuran nga ilang gikinahanglan ug pagkahuman mosalig kanila aron matuman kung unsa ang ilang gitakda nga buhaton. Sa ato pa, ipamubo sila ug ipahimutang alang sa kalampusan aron sila makatrabaho sa ilang bug-os nga potensyal nga dili masamok.
Pasagdi ang sopistikado nga plataporma sa video conferencing sa Callbridge nga maghimo og mga koneksyon aron hatagan gahum ang mga indibidwal ug ang mga buluhaton sa pagdumala sa trabaho nga ilang giatubang. Uban sa usa ka pamaagi nga nakasentro sa video nga gisalmutan nga seamless sa uban pang mga proyekto sa pagdumala sa proyekto ug komunikasyon sa negosyo, mahimo nimo nga ma-optimize kung giunsa ang paglihok dayon sa imong team.
